So erstellen Sie eine konsistente und überzeugende Verkaufsdokumentation

Es ist eine Selbstverständlichkeit: Käufer werden mit jedem Kauf klüger.

Sie wissen, welche Lösungen ihre Bedürfnisse erfüllen oder ihnen helfen, eine Herausforderung zu meistern. Einige Käufer kommen mit einschüchternden Fragen auf Sie zu, die wahrscheinlich jedes Verkaufsteam aus der Fassung bringen.

Sie wollen nicht, dass dies Ihrem Team passiert. Aus diesem Grund ist es wichtig, notwendige Informationen wie Produktkenntnisse zu dokumentieren und nützliche Inhaltsressourcen aufzulisten, um Käufer zu verwalten.

Die Verkaufsdokumentation hilft Ihrem Verkaufsteam, reibungslos auf jede Käuferanfrage zu reagieren und neue Kunden effektiver an Bord zu holen. Finden Sie heraus, was Verkaufsdokumentation ist, wie man sie erstellt und wie sie Ihrem Endergebnis zugute kommt – dem Verkauf!

Was ist Verkaufsdokumentation?

Die Verkaufsdokumentation ist eine Sammlung von Inhalten, die Vertriebsmitarbeiter im Verkaufsprozess mit den Informationen, Tools und Techniken anleitet, um Interessenten und Kunden anzusprechen, ihre Fragen zu beantworten und Geschäfte erfolgreich abzuschließen.

Eine effektive Verkaufsdokumentation umfasst eine Reihe von Ressourcen, wie z. B. Skripte für Verkaufsgespräche, E-Mail-Vorlagen für Verkaufssequenzen und Leitfäden zum Umgang mit Einwänden. Es kann auch Produktwerbung, Angebotsinformationen, Links zu verwandten Inhalten wie Blogs, eBooks, Videos, Präsentationen, Fallstudien, Pressemitteilungen, E-Mail-Antworten und Wettbewerbsanalysen umfassen.

Es ist eine Sammlung hochwertiger Inhalte, die es Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, Käufern einen besseren Kontext zu einem Produkt oder einer Dienstleistung zu bieten. Die Verkaufsdokumentation trägt dazu bei, Konsistenz und Klarheit im Verkaufsprozess zu gewährleisten und ermöglicht es neuen Vertriebsmitarbeitern, sich schnell einzuarbeiten.

Wie Vertriebsunterlagen Ihrem Unternehmen helfen

Mitarbeiter verbringen in der Regel 25 % ihrer Zeit mit dem Suchen und Sammeln von Informationen. Der Zeitverlust ist besonders nachteilig in Verkaufsszenarien, in denen Kunden schneller Informationen wünschen. Hier kommt die Verkaufsdokumentation ins Spiel.

1. Ermöglicht datengestützte Gespräche

Die Verkaufsdokumentation bietet Vertriebsmitarbeitern die richtigen Einblicke, um Kunden und Interessenten zu informieren und zu binden. Das hilft:

• Bieten Sie bestehenden Kunden eine ähnliche Lösung an
• Identifizieren und helfen Sie Käufern, das Problem schneller zu lösen
• Verwenden Sie vorhandene Fallstudien, um Käufer zur Investition in die Dienstleistungen der Marke zu ermutigen
• Stellen Sie schlüssige Beweise für den gesamten bestehenden Kundenstamm bereit, um Vertrauen aufzubauen und Geschäfte schneller abzuschließen

Detaillierte Daten verwickeln Käufer in datengesteuerte Gespräche und bringen sie einer Kaufentscheidung näher.

2. Bringt Informationen klarer

Fast 42 % der Vertriebsmitarbeiter haben das Gefühl, dass sie nicht genügend Informationen haben, bevor sie ein Verkaufsgespräch führen. Und die Zahlen lügen kaum.

Vertriebsmitarbeiter werden in der Regel nicht über neue Entwicklungen in einem Unternehmen informiert. Dadurch haben sie Schwierigkeiten, aufzuholen. Sie können Kunden keine Angebote präsentieren oder Produkt-Upgrades mitteilen, wenn sie nichts davon wissen. Einfach!

Diesem Mangel an Informationen können Sie mit Verkaufsunterlagen Einhalt gebieten. Aufbauend auf einer Wissensbasis ist die Verkaufsdokumentation einfach zu bearbeiten und stattet Ihr Verkaufsteam mit den neuesten Informationen über Ihre Dienstleistungen aus.

3. Hilft beim Aufbau großartiger Verkaufsgespräche

Die Umsetzung eines strukturierten Verkaufsgesprächs beinhaltet Brainstorming, Zusammenarbeit und Iteration. Die Verkaufsdokumentation hilft dabei, großartige Verkaufsgespräche mit den neuesten Produktinformationen, Kundenerkenntnissen und Verkaufsdaten zu erstellen, die auf die Bedürfnisse und Schwachstellen jedes Interessenten zugeschnitten sind.

Die Verkaufsdokumentation bietet auch Vorlagen und Frameworks, um Verkaufsgespräche effektiv zu strukturieren, um alle wesentlichen Punkte klar und präzise abzudecken. Es kann auch Beispiele für erfolgreiche Pitches und Botschaften enthalten, die bei ähnlichen Interessenten gut funktioniert haben. Vertriebsmitarbeiter lernen besser aus vergangenen Erfolgen und können diese in der zukünftigen Kommunikation replizieren.

4. Behält den Markenton bei und standardisiert Prozesse

Die Verkaufsdokumentation trägt dazu bei, den gleichen Markenton beizubehalten und sich an Standardprozesse zu halten. Dazu gehört die Verwendung konsistenter Botschaften, die Befolgung eines standardisierten Verkaufsprozesses und die konsistente Präsentation der Marke.

Wenn es um den Verkauf geht, schafft die Aufrechterhaltung der Markenkonsistenz ein Gefühl von Vertrauen und Zuverlässigkeit. Eine konsistente Kommunikation eliminiert Markenverwirrung, falsche Darstellung und Fehlkommunikation.

Ohne Verkaufsdokumentation könnten Vertriebsmitarbeiter:

• Stellen Sie verschiedenen Kunden unterschiedliche Produktinformationen zur Verfügung
• Verpassen Sie die neuesten Updates und Upgrades, während Sie das Produkt mit Interessenten auf Abruf besprechen
• Verpassen Sie keine Marketingangebote, die das Unternehmen anbieten möchte

Die Vertriebsdokumentation enthält klare Richtlinien und Anweisungen für Vertriebsmitarbeiter, die befolgt werden müssen, um sicherzustellen, dass alle Kundeninteraktionen konsistent und von hoher Qualität sind.

5. Vereinfacht den Verkaufsprozess für Neueinstellungen

Die Verkaufsdokumentation ist das perfekte Schulungsmaterial für neue Verkäufer. Es hilft ihnen, mehr über Ihre Angebote zu erfahren und sie Kunden besser zu präsentieren. Die Verkaufsdokumentation konsolidiert relevante Verkaufsmaterialien und bietet Beispiele für Kundengespräche für Neueinstellungen und was für andere funktioniert hat und was nicht.

Kurz gesagt, die Verkaufsdokumentation liefert die notwendigen Informationen, um Vertriebsmitarbeiter einzuarbeiten und sie gut auf ihre ersten Kundengespräche vorzubereiten.

8 wichtige Schritte zur Erstellung von Verkaufsunterlagen

Es ist an der Zeit zu lernen, wie man Verkaufsunterlagen erstellt, um all die erstaunlichen Vorteile zu nutzen, die sie bietet.

1. Verstehen Sie Ihren bestehenden Verkaufsprozess

Wie schließt man einen Deal ab? Braucht es mehr als einen Vertriebsmitarbeiter, um einen Verkauf abzuschließen? Welche möglichen Kompromisse oder Versprechungen gibt es?

Beantworten Sie diese Fragen, bevor Sie den Verkaufsdokumentationsprozess planen und durchführen. Verstehen Sie, was in Ihrem bestehenden Vertriebsprozess vor sich geht und wie jeder Mitarbeiter abschneidet.

• Welche Dokumente verwenden Vertriebsmitarbeiter, um potenziellen Kunden zu helfen, das Produkt zu verstehen?
• Erhalten Vertriebsmitarbeiter Rückrufanfragen? Wenn ja, wie viele?
• Ist es einfach, Ihr Unternehmen zu finden und einzukaufen?
• Bei bestimmten Anrufen machen sich potenzielle Kunden Sorgen über den Service und die Marke. Wie gehen Vertriebsmitarbeiter mit herausfordernden Anrufen um und entlasten potenzielle Kunden, um das Gespräch am Laufen zu halten?

2. Identifizieren Sie die für den Geschäftsabschluss erforderlichen Dokumente

Kundenakquise braucht Zeit. Sie nehmen mehrere Anrufe mit nicht nur einem, sondern mehreren Stakeholdern entgegen. Daher ist es in diesem Schritt entscheidend, die Inhaltsformate zu verstehen, die Vertriebsmitarbeitern helfen, wichtige Kundenfragen zu beantworten.

Unterschiedliche Inhaltstypen sprechen unterschiedliche Zielgruppen an. Hier sind einige gängige Inhaltsformate, die im Vertrieb verwendet werden:

• Pressemeldungen
• Produkthandbücher und Funktionsleitfäden
• Blogs
• Videos
• Fallstudien
• Webseiten
• E-Books
• Firmenberichte
• Rutschdecks
• E-Mail-Vorlagen

Sobald Sie diese Ressourcen identifiziert haben, planen Sie die Verkaufsdokumentation im Verzeichnisstil so, dass sie nahtlos von einem Dokumentstil zum anderen übergeht.

3. Schmerzpunkte und Bedürfnisse der Kunden bewerten

Entwickeln und dokumentieren Sie Verkaufseinwände und Kundenschmerzpunkte einzeln.

Fragen:

• Auf welche Schwierigkeiten stoßen Sie normalerweise im Umgang mit Kunden?
• Haben Sie eines der wichtigsten Probleme überwunden? Wie?
• Was hast du gelernt?
• Wie würden Sie die Schmerzpunkte und Bedürfnisse der Kunden in Zukunft verstehen?

Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen, schneller eine Lösung zu finden, um die erforderlichen Lösungen zu erstellen.

4. Wählen Sie ein Verkaufsdokumentationstool

Nachdem Sie Ihre Verkaufsdokumentation skizziert und die benötigten Ressourcen aufgelistet haben, suchen Sie nach einem Dokumentenmanagement-Tool, um Ihre Bemühungen zu verdoppeln. Ein gutes Werkzeug sollte:

• Bieten Sie erweiterte Suchfunktionen und suchen Sie schnell nach bestimmten Informationen
• Bewahren Sie Ihre Daten sicher auf
• Erleichtern Sie das Veröffentlichen von Artikeln mit Videos, Bildern und mehreren Hyperlinks zu anderen hilfreichen Artikeln
• Helfen Sie mit, ältere Artikel zu aktualisieren oder neue hinzuzufügen, nachdem die Verkaufsdokumentation live gegangen ist

5. Stellen Sie einen Dokumentationsspezialisten mit Vertriebserfahrung ein

Der Prozess ist ohne einen Spezialisten unvollständig, der Sie bei der Strategie, Organisation und Verwaltung der Verkaufsdokumentation unterstützt. Die Einstellung der richtigen Person für den Job ist zwingend erforderlich. Ein Dokumentenspezialist sollte idealerweise:

• Sie haben bereits Verkaufserfahrung
• Erfahrung in der technischen Redaktion und Redaktion
• Organisations- und Managementfähigkeiten
• Zusammenarbeits- und Überprüfungsfunktionen

Mit diesen Voraussetzungen ist es einfacher, Ihren Verkaufsdokumentationsprozess auf Kurs zu halten.

6. Stellen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bereit, um sich einem Verkauf zu nähern

Mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen in den Verkaufsunterlagen können Vertriebsmitarbeiter ihre Verkaufsgespräche klar und strukturiert angehen und Geschäfte besser abschließen.

• Führen Sie Kundenrecherchen durch und verwenden Sie die Informationen, um sich auf das Verkaufsgespräch vorzubereiten
• Finden Sie ansprechende Wege, um ein Gespräch zu beginnen
• Bewerten und identifizieren Sie qualifizierte Leads
• Positionieren Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung als ideale Lösung und kommunizieren Sie ihr einzigartiges Wertversprechen
• Gehen Sie mit Einwänden um und liefern Sie Beweise oder Beispiele, um die Wirksamkeit des Produkts oder der Dienstleistung zu untermauern
• Erstellen Sie FOMO, um das Interesse an der Marke zu steigern
• Wissen, wie man den Verkauf anfordert, mit letzten Einwänden oder Bedenken umgeht und nach dem Anruf nachfasst, um einen erfolgreichen Abschluss zu gewährleisten

7. Machen Sie Platz für Änderungen und Upgrades

Die regelmäßige Aktualisierung der Verkaufsdokumentation ist entscheidend, um Ihr Verkaufsteam über neue Produktentwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Team Zugriff auf die aktuellsten Informationen über Ihre Produkte hat, was es wiederum ermöglicht, effektiver zu verkaufen.

Um sicherzustellen, dass die Aktualisierungen effektiv kommuniziert werden, können Sie Ihr Vertriebsteam schnell per E-Mail über die Änderungen informieren und Links zur aktualisierten Dokumentation bereitstellen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass alle auf derselben Seite sind.

Es ist auch wichtig, alle Änderungen an den Verkaufsunterlagen detailliert zu dokumentieren. Verfolgen Sie, was aktualisiert wurde und wann Sie es als Referenz für Fragen oder Probleme verwenden können.

8. Einführung von Upselling- und Cross-Selling-Möglichkeiten

Möchten Sie über den traditionellen Verkauf hinausgehen? Präsentieren Sie einige Upselling- und Cross-Selling-Techniken für Vertriebsmitarbeiter zur Bestandsaufnahme. Hier sind einige Beispiele, die Sie Ihrer Verkaufsdokumentation hinzufügen können.

• Effektive Optionen, um Herausforderungen schneller zu lösen und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen
• Gebündelte Produkte mit anderen großartigen Dienstleistungen, die Sie anbieten
• Dummy-Optionen, um Kunden zu ermutigen, verschiedene Funktionen und Optionen zu vergleichen
• Sonderangebote und wertvolle Add-Ons über den bestehenden Kauf hinaus

4 Best Practices für die Erstellung von Verkaufsunterlagen

Hier sind einige Best Practices für das Erstellen, Pflegen und Verwenden von Verkaufsunterlagen.

1. Beziehen Sie Ihr Vertriebsteam in den Prozess ein, da es eine Nischenperspektive in die Inhalte der Dokumentation einbringt.
2. Verkaufsunterlagen sollten leicht verfügbar und leicht zugänglich sein. Erwägen Sie die Verwendung eines zentralen Repositorys oder einer Wissensdatenbank.
3. Überstürzen Sie den kreativen Prozess nicht. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation korrekt und effektiv ist und die Bemühungen Ihres Vertriebsteams unterstützt. Lernen Sie, den Kurs zu halten, und lassen Sie es ruhig angehen, wenn Sie ein so wertvolles Asset erstellen.
4. Aktualisieren Sie die Verkaufsdokumentation regelmäßig, um Ihr Verkaufsteam und Ihre Kunden mit den neuesten Informationen auf dem Laufenden zu halten.

Bringen Sie Ihr Vertriebsteam auf Erfolgskurs

Die Erstellung von Verkaufsunterlagen stattet Ihr Verkaufsteam mit den Werkzeugen und Informationen aus, um erfolgreich zu sein. Es hilft Vertriebsmitarbeitern, datengestützte Gespräche zu führen, Informationen sofort zu klären, überzeugende Verkaufsgespräche zu führen, die Markenkonsistenz aufrechtzuerhalten und eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Abschluss von Geschäften zu erhalten.

Die Investition in Verkaufsdokumentation ermöglicht es Ihnen, Ihre Verkaufsprozesse zu verbessern und sich in einem wettbewerbsintensiven Markt abzuheben.

Sie möchten potenzielle Verkäufe nicht durch häufige Einwände potenzieller Kunden verlieren? Finden Sie heraus, wie Sie mit Verkaufseinwänden umgehen und mehr Geschäfte abschließen können.