Como criar uma documentação de vendas consistente e poderosa

É fato: os compradores estão se tornando mais inteligentes a cada compra.

Eles sabem quais soluções atendem às suas necessidades ou os ajudam a superar um desafio. Alguns compradores abordam você com perguntas intimidadoras, que podem pegar qualquer equipe de vendas desprevenida.

Você não quer que isso aconteça com sua equipe. É por isso que é fundamental documentar as informações necessárias, como conhecimento do produto, e listar recursos de conteúdo úteis para gerenciar os compradores.

A documentação de vendas ajuda sua equipe de vendas a responder sem problemas a todas as perguntas do comprador e a integrar novos clientes com mais eficiência. Descubra o que é a documentação de vendas, como criá-la e como ela beneficia seus resultados – a venda!

O que é documentação de vendas?

A documentação de vendas é uma coleção de conteúdo que orienta os representantes de vendas no processo de vendas com informações, ferramentas e técnicas para envolver clientes potenciais e clientes, responder suas perguntas e fechar negócios com sucesso.

A documentação de vendas eficaz inclui uma variedade de recursos, como scripts de chamada de vendas, modelos de e-mail para sequências de vendas e guias sobre como lidar com objeções. Também pode incluir promoção de produtos, informações sobre ofertas, links para conteúdo relacionado, como blogs, e-books, vídeos, apresentações de slides, estudos de caso, comunicados à imprensa, respostas por e-mail e análise de concorrentes.

É um repositório de conteúdo de qualidade que permite que os representantes de vendas forneçam aos compradores um melhor contexto sobre um produto ou serviço. A documentação de vendas ajuda a garantir consistência e clareza no processo de vendas e permite que novos representantes de vendas se familiarizem rapidamente.

Como a documentação de vendas ajuda sua empresa

Os funcionários normalmente gastam 25% de seu tempo pesquisando e reunindo informações. A perda de tempo é particularmente desvantajosa em cenários de vendas em que os clientes desejam obter informações mais rapidamente. É aqui que entra a documentação de vendas.

1. Torna possíveis conversas baseadas em dados

A documentação de vendas fornece aos representantes de vendas os insights certos para informar e envolver clientes e clientes em potencial. Isso ajuda:

• Oferecer uma solução semelhante proposta a clientes existentes
• Identifique e ajude os compradores a resolver o problema mais rapidamente
• Use estudos de caso existentes para incentivar o investimento do comprador nos serviços da marca
• Forneça evidências conclusivas em toda a base de clientes existente para estabelecer confiança e fechar negócios mais rapidamente

Dados detalhados envolvem os compradores em conversas baseadas em dados, aproximando-os de uma decisão de compra.

2. Traz clareza nas informações

Quase 42% dos representantes de vendas sentem que não têm informações suficientes antes de fazer uma visita de vendas. E os números dificilmente mentem.

Os representantes de vendas normalmente não são informados sobre novos desenvolvimentos em uma empresa. Isso os mantém lutando para alcançá-los. Eles não podem lançar ofertas ou comunicar atualizações de produtos aos clientes se não souberem sobre elas. Simples!

Você pode acabar com essa falta de informação com a documentação de vendas. Construído em uma base de conhecimento, a documentação de vendas é fácil de editar e equipa sua equipe de vendas com as informações mais recentes sobre seus serviços.

3. Ajuda a criar argumentos de vendas incríveis

A implementação de um discurso de vendas estruturado envolve brainstorming, colaboração e iteração. A documentação de vendas ajuda a criar excelentes propostas de vendas com as informações mais recentes sobre produtos, insights de clientes e dados de vendas adaptados às necessidades e pontos problemáticos de cada cliente em potencial.

A documentação de vendas também fornece modelos e estruturas para estruturar efetivamente os argumentos de vendas para cobrir todos os pontos essenciais de forma clara e concisa. Também pode incluir exemplos de lançamentos e mensagens bem-sucedidas que funcionaram bem com clientes em potencial semelhantes. Os representantes de vendas aprendem melhor com os sucessos do passado e podem replicá-los em comunicações futuras.

4. Mantém o tom da marca e padroniza os processos

A documentação de vendas ajuda a manter o mesmo tom da marca e seguir os processos padrão. Isso inclui o uso de mensagens consistentes, seguindo um processo de vendas padronizado e apresentando a marca de forma consistente.

Quando se trata de vendas, manter a consistência da marca cria um senso de confiança e confiabilidade. Ser consistente em sua comunicação elimina confusão de marca, deturpação e falta de comunicação.

Sem a documentação de vendas, os representantes de vendas podem:

• Forneça informações de produtos diferentes para clientes diferentes
• Perca as atualizações e upgrades mais recentes enquanto discute o produto com clientes em potencial sob demanda
• Deixar passar qualquer oferta de marketing que a empresa planeja oferecer

A documentação de vendas fornece diretrizes e instruções claras para os representantes de vendas seguirem para garantir que todas as interações com o cliente sejam consistentes e de alta qualidade.

5. Simplifica o processo de vendas para novas contratações

A documentação de vendas é o material de treinamento perfeito para novos vendedores. Isso os ajuda a aprender mais sobre suas ofertas e apresentá-las melhor aos clientes. A documentação de vendas consolida materiais de vendas relevantes e oferece exemplos de conversas com clientes para novos contratados e o que funcionou e não funcionou para outros.

Em suma, a documentação de vendas fornece as informações necessárias para integrar os representantes de vendas e prepará-los bem para suas primeiras conversas com o cliente.

8 etapas críticas para criar documentação de vendas

É hora de aprender a criar documentação de vendas para colher todos os incríveis benefícios que ela oferece.

1. Entenda seu processo de vendas existente

Como você fecha um negócio? É preciso mais de um representante de vendas para fechar uma venda? Quais são as possíveis compensações ou promessas feitas?

Responda a estas perguntas antes de planejar e executar o processo de documentação de vendas. Entenda o que está acontecendo em seu processo de vendas existente e como cada funcionário atua.

• Quais documentos os representantes de vendas usam para ajudar os clientes em potencial a entender o produto?
• Os representantes de vendas recebem solicitações de retorno de chamada? Se sim, quantos?
• É fácil encontrar e comprar com a sua empresa?
• Em certas ligações, os clientes em potencial ficam preocupados com o serviço e a marca. Como os representantes de vendas lidam com chamadas desafiadoras e tiram a pressão dos clientes em potencial para manter a conversa?

2. Identificar os documentos necessários para fechar o negócio

A aquisição de clientes leva tempo. Você atende várias chamadas não apenas com uma, mas com várias partes interessadas. Portanto, entender os formatos de conteúdo que ajudam os representantes de vendas a responder às principais perguntas dos clientes é fundamental nesta etapa.

Diferentes tipos de conteúdo atraem diferentes públicos-alvo. Aqui estão alguns formatos de conteúdo comuns que as vendas usam:

• Comunicados de imprensa
• Manuais de produtos e guias de recursos
• Blogues
• Vídeos
• Estudos de caso
• Páginas iniciais
• e-books
• Relatórios da empresa
• Apresentações de slides
• modelos de e-mail

Depois de identificar esses recursos, programe a documentação de vendas em estilo de diretório para fazer a transição perfeita de um estilo de documento para outro.

3. Avalie os pontos problemáticos e as necessidades do cliente

Desenvolva e documente as objeções de vendas e os pontos problemáticos do cliente, um de cada vez.

Perguntar:

• Que dificuldades você normalmente enfrenta ao interagir com os clientes?
• Você superou algum dos principais problemas? Como?
• O que você aprendeu?
• Como você entenderia os pontos problemáticos e as necessidades do cliente no futuro?

Responder a essas perguntas ajudará você a encontrar uma solução mais rapidamente para criar as soluções necessárias.

4. Escolha uma ferramenta de documentação de vendas

Depois de delinear sua documentação de vendas e listar os recursos necessários, procure uma ferramenta de gerenciamento de documentos para dobrar seus esforços. Uma boa ferramenta deve:

• Ofereça funcionalidade de pesquisa avançada e pesquise informações específicas rapidamente
• Mantenha seus dados seguros
• Facilite a publicação de artigos com vídeos, imagens e vários hiperlinks para outros artigos úteis
• Ajude a atualizar artigos mais antigos ou adicione novos depois que a documentação de vendas for publicada

5. Contrate um especialista em documentação com experiência em vendas

O processo fica incompleto sem um especialista para ajudá-lo a criar estratégias, organizar e gerenciar a documentação de vendas. Contratar a pessoa certa para o trabalho é imperativo. Um especialista em documentos deve idealmente:

• Ter experiência anterior em vendas
• Experiência técnica em redação e edição
• Habilidades organizacionais e gerenciais
• Capacidades de colaboração e revisão

Com esses pré-requisitos em vigor, é mais fácil manter o processo de documentação de vendas no caminho certo.

6. Forneça um guia passo a passo para abordar uma venda

Com instruções passo a passo na documentação de vendas, os representantes de vendas podem abordar seus argumentos de venda de maneira clara e estruturada e fechar negócios melhor.

• Realize pesquisas com clientes e use as informações para se preparar para a visita de vendas
• Encontre maneiras envolventes de iniciar uma conversa
• Avalie e identifique leads qualificados
• Posicione seu produto ou serviço como a solução ideal e comunique sua proposta de valor única
• Lide com objeções e forneça evidências ou exemplos para apoiar a eficácia do produto ou serviço
• Crie FOMO para aumentar o interesse na marca
• Saiba como solicitar a venda, lidar com quaisquer objeções ou preocupações finais e fazer o acompanhamento após a ligação para garantir um negócio bem-sucedido

7. Abra caminho para mudanças e atualizações

A atualização regular da documentação de vendas é crucial para manter sua equipe de vendas informada sobre o desenvolvimento de novos produtos. Dessa forma, você garante que sua equipe tenha acesso às informações mais atualizadas sobre seus produtos, o que, por sua vez, permite que eles vendam com mais eficiência.

Para garantir que as atualizações sejam comunicadas de forma eficaz, você pode enviar um e-mail para sua equipe de vendas rapidamente para notificá-los sobre as alterações e fornecer links para a documentação atualizada. Isso economizará tempo e garantirá que todos estejam na mesma página.

Também é importante manter um registro detalhado de todas as alterações na documentação de vendas. Acompanhe o que foi atualizado e quando usá-lo como referência para qualquer dúvida ou problema.

8. Apresente oportunidades de upsell e cross-sell

Quer ir além das vendas tradicionais? Apresente algumas técnicas de upselling e cross-selling para os representantes de vendas fazerem um balanço. Aqui estão alguns exemplos para adicionar à sua documentação de vendas.

• Opções eficazes para resolver desafios mais rapidamente e acelerar a tomada de decisões
• Produtos agrupados com outros excelentes serviços que você oferece
• Opções fictícias para incentivar os clientes a comparar diferentes recursos e opções
• Ofertas especiais e complementos valiosos além da compra existente

4 práticas recomendadas para criar documentação de vendas

Aqui estão algumas práticas recomendadas para criar, manter e usar a documentação de vendas.

1. Inclua sua equipe de vendas no processo, pois eles trazem uma perspectiva de nicho para o conteúdo da documentação.
2. A documentação de vendas deve estar prontamente disponível e facilmente acessível. Considere o uso de um repositório central ou base de conhecimento.
3. Não apresse o processo criativo. Certifique-se de que sua documentação seja precisa, eficaz e apoie os esforços de sua equipe de vendas. Aprenda a manter o curso e tenha calma ao criar um ativo tão valioso.
4. Atualize a documentação de vendas regularmente para manter sua equipe de vendas e clientes atualizados com as informações mais recentes.

Coloque sua equipe de vendas no caminho do sucesso

A criação de documentação de vendas equipa sua equipe de vendas com as ferramentas e informações necessárias para o sucesso. Ele ajuda os representantes de vendas a ter conversas baseadas em dados, esclarecer informações imediatamente, criar argumentos de vendas atraentes, manter a consistência da marca e um guia passo a passo claro para fechar negócios.

Investir em documentação de vendas permite melhorar seus processos de vendas e se destacar em um mercado competitivo.

Não quer perder vendas em potencial devido a objeções comuns de clientes em potencial? Descubra maneiras de lidar com objeções de vendas e fechar mais negócios.