Comment créer une documentation de vente cohérente et responsabilisante

C'est une évidence : les acheteurs deviennent plus intelligents à chaque achat.

Ils savent quelles solutions répondent à leurs besoins ou les aident à surmonter un défi. Certains acheteurs vous posent des questions intimidantes, susceptibles de surprendre toute équipe de vente.

Vous ne voulez pas que cela arrive à votre équipe. C'est pourquoi il est essentiel de documenter les informations nécessaires, telles que la connaissance du produit, et de répertorier les ressources de contenu utiles pour gérer les acheteurs.

La documentation commerciale aide votre équipe de vente à répondre en douceur à chaque demande d'acheteur et à intégrer plus efficacement de nouveaux clients. Découvrez ce qu'est la documentation de vente, comment la créer et comment elle profite à votre résultat net - la vente !

Qu'est-ce que la documentation commerciale ?

La documentation de vente est une collection de contenu qui guide les commerciaux dans le processus de vente avec les informations, les outils et les techniques pour engager les prospects et les clients, répondre à leurs questions et conclure des affaires avec succès.

Une documentation de vente efficace comprend une gamme de ressources, telles que des scripts d'appel de vente, des modèles d'e-mail pour les séquences de vente et des guides sur la gestion des objections. Il peut également inclure la promotion de produits, l'offre d'informations, des liens vers des contenus connexes tels que des blogs, des livres électroniques, des vidéos, des diapositives, des études de cas, des communiqués de presse, des réponses par e-mail et des analyses de concurrents.

Il s'agit d'un référentiel de contenu de qualité qui permet aux commerciaux de fournir aux acheteurs un meilleur contexte sur un produit ou un service. La documentation de vente aide à assurer la cohérence et la clarté du processus de vente et permet aux nouveaux commerciaux de se familiariser rapidement.

Comment la documentation commerciale aide votre entreprise

Les employés passent généralement 25 % de leur temps à rechercher et à collecter des informations. La perte de temps est particulièrement pénalisante dans les scénarios de vente où les clients veulent des informations plus rapidement. C'est là qu'intervient la documentation commerciale.

1. Rend les conversations basées sur les données possibles

La documentation commerciale fournit aux commerciaux les bonnes informations pour informer et engager les clients et les prospects. CA aide:

• Proposer une solution similaire proposée aux clients existants
• Identifiez et aidez les acheteurs à résoudre le problème plus rapidement
• Utiliser des études de cas existantes pour encourager l'investissement des acheteurs dans les services de la marque
• Fournir des preuves concluantes à l'ensemble de la clientèle existante pour établir la confiance et conclure des affaires plus rapidement

Des données détaillées engagent les acheteurs dans des conversations basées sur les données, les rapprochant d'une décision d'achat.

2. Apporte la clarté des informations

Près de 42 % des commerciaux estiment ne pas disposer de suffisamment d'informations avant de passer un appel commercial. Et les chiffres ne mentent guère.

Les commerciaux ne sont généralement pas informés des nouveaux développements dans une entreprise. Cela les empêche de lutter pour rattraper leur retard. Ils ne peuvent pas proposer d'offres ou communiquer des mises à niveau de produits aux clients s'ils ne les connaissent pas. Simple!

Vous pouvez mettre un terme à ce manque d'information grâce à la documentation commerciale. Construite sur une base de connaissances, la documentation commerciale est facile à modifier et fournit à votre équipe de vente les dernières informations sur vos services.

3. Aide à construire des argumentaires de vente impressionnants

La mise en œuvre d'un argumentaire de vente structuré implique un brainstorming, une collaboration et une itération. La documentation de vente aide à créer d'excellents arguments de vente avec les dernières informations sur les produits, les informations sur les clients et les données de vente adaptées aux besoins et aux points faibles de chaque prospect.

La documentation de vente fournit également des modèles et des cadres pour structurer efficacement les argumentaires de vente afin de couvrir tous les points essentiels de manière claire et concise. Il peut également inclure des exemples de présentations et de messages réussis qui ont bien fonctionné avec des prospects similaires. Les commerciaux apprennent mieux des succès passés et peuvent les reproduire dans les communications futures.

4. Maintient le ton de la marque et normalise les processus

La documentation de vente aide à conserver le même ton de marque et à respecter les processus standard. Cela inclut l'utilisation de messages cohérents, le suivi d'un processus de vente standardisé et la présentation cohérente de la marque.

En ce qui concerne les ventes, le maintien de la cohérence de la marque crée un sentiment de confiance et de fiabilité. Être cohérent dans votre communication élimine la confusion de marque, les fausses déclarations et les erreurs de communication.

Sans documentation commerciale, les commerciaux peuvent :

• Fournir différentes informations sur les produits à différents clients
• Passer à côté des dernières mises à jour et mises à niveau tout en discutant du produit avec des prospects à la demande
• Manquez toutes les offres marketing que l'entreprise prévoit d'offrir

La documentation commerciale fournit des directives et des instructions claires que les commerciaux doivent suivre pour s'assurer que toutes les interactions avec les clients sont cohérentes et de haute qualité.

5. Simplifie le processus de vente pour les nouvelles recrues

La documentation commerciale est le support de formation idéal pour les nouveaux vendeurs. Cela les aide à en savoir plus sur vos offres et à mieux les présenter aux clients. La documentation de vente consolide les supports de vente pertinents et propose des exemples de conversations avec les clients pour les nouvelles recrues et ce qui a fonctionné et n'a pas fonctionné pour les autres.

En bref, la documentation commerciale fournit les informations nécessaires aux commerciaux intégrés et les prépare bien à leurs premières conversations avec les clients.

8 étapes essentielles pour créer une documentation de vente

Il est temps d'apprendre à créer une documentation de vente pour profiter de tous les avantages incroyables qu'elle offre.

1. Comprendre votre processus de vente existant

Comment concluez-vous une affaire? Faut-il plus d'un représentant commercial pour conclure une vente ? Quels sont les compromis potentiels ou les promesses faites ?

Répondez à ces questions avant de planifier et d'exécuter le processus de documentation commerciale. Comprenez ce qui se passe dans votre processus de vente existant et la performance de chaque employé.

• Quels documents les commerciaux utilisent-ils pour aider les prospects à comprendre le produit ?
• Les commerciaux reçoivent-ils des demandes de rappel ? Si oui, combien?
• Est-il facile de trouver et d'acheter avec votre entreprise ?
• Lors de certains appels, les prospects s'inquiètent du service et de la marque. Comment les commerciaux gèrent-ils les appels difficiles et soulagent-ils les prospects pour maintenir la conversation ?

2. Identifiez les documents requis pour conclure la transaction

L'acquisition de clients prend du temps. Vous prenez plusieurs appels avec non pas un mais plusieurs intervenants. Ainsi, la compréhension des formats de contenu qui aident les commerciaux à répondre aux principales questions des clients est essentielle à cette étape.

Différents types de contenu s'adressent à différents publics cibles. Voici quelques formats de contenu courants utilisés par les commerciaux :

• communiqués de presse
• Manuels de produits et guides de fonctionnalités
• Blogues
• Vidéos
• Études de cas
• Page d'accueil
• livres électroniques
• Rapports d'entreprise
• Diapositives
• Modèles d'e-mails

Une fois que vous avez identifié ces ressources, planifiez une documentation commerciale de style répertoire pour passer en toute transparence d'un style de document à un autre.

3. Évaluer les points faibles et les besoins des clients

Développez et documentez les objections de vente et les points faibles des clients un à la fois.

Demander:

• Quelles difficultés rencontrez-vous généralement lorsque vous interagissez avec les clients ?
• Avez-vous surmonté l'un des problèmes clés? Comment?
• Qu'as-tu appris?
• Comment comprendriez-vous les points faibles et les besoins des clients à l'avenir ?

Répondre à ces questions vous aidera à trouver une solution plus rapidement pour créer les solutions requises.

4. Choisissez un outil de documentation commerciale

Une fois que vous avez défini votre documentation de vente et répertorié les ressources nécessaires, recherchez un outil de gestion de documents pour doubler vos efforts. Un bon outil doit :

• Offrir une fonctionnalité de recherche avancée et rechercher rapidement des informations spécifiques
• Protégez vos données
• Facilitez la publication d'articles avec des vidéos, des images et plusieurs hyperliens vers d'autres articles utiles
• Aidez à mettre à jour les anciens articles ou à en ajouter de nouveaux après la mise en ligne de la documentation commerciale

5. Engagez un spécialiste de la documentation avec une expertise commerciale

Le processus est incomplet sans un spécialiste pour vous aider à élaborer des stratégies, organiser et gérer la documentation commerciale. Embaucher la bonne personne pour le poste est impératif. Un spécialiste des documents devrait idéalement :

• Avoir une première expérience en vente
• Expérience en rédaction et édition technique
• Compétences organisationnelles et managériales
• Capacités de collaboration et de révision

Avec ces conditions préalables en place, il est plus facile de maintenir votre processus de documentation commerciale sur la bonne voie.

6. Fournissez un guide étape par étape pour aborder une vente

Avec des instructions étape par étape dans la documentation de vente, les commerciaux peuvent aborder leurs arguments de vente de manière claire et structurée et mieux conclure les affaires.

• Effectuer des recherches sur les clients et utiliser les informations pour préparer l'appel de vente
• Trouvez des façons attrayantes de démarrer une conversation
• Évaluer et identifier les prospects qualifiés
• Positionnez votre produit ou service comme la solution idéale et communiquez sa proposition de valeur unique
• Traiter les objections et fournir des preuves ou des exemples à l'appui de l'efficacité du produit ou du service
• Créer FOMO pour accroître l'intérêt pour la marque
• Savoir comment demander la vente, gérer les objections ou préoccupations finales et assurer le suivi après l'appel pour garantir le succès de la transaction

7. Faites place aux changements et aux mises à niveau

La mise à jour régulière de la documentation commerciale est essentielle pour tenir votre équipe commerciale informée des nouveaux développements de produits. De cette façon, vous vous assurez que votre équipe a accès aux informations les plus récentes sur vos produits, ce qui leur permet de vendre plus efficacement.

Pour vous assurer que les mises à jour sont communiquées efficacement, vous pouvez envoyer rapidement un e-mail à votre équipe de vente pour l'informer des modifications et fournir des liens vers la documentation mise à jour. Cela vous fera gagner du temps et garantira que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Il est également important de conserver un enregistrement détaillé de toutes les modifications apportées à la documentation de vente. Gardez une trace de ce qui a été mis à jour et quand l'utiliser comme référence pour toute question ou problème.

8. Introduire des opportunités de vente incitative et de vente croisée

Vous voulez aller au-delà des ventes traditionnelles ? Présentez quelques techniques de vente incitative et de vente croisée pour que les commerciaux puissent faire le point. Voici quelques exemples à ajouter à votre documentation commerciale.

• Des options efficaces pour résoudre les problèmes plus rapidement et accélérer la prise de décision
• Produits groupés avec d'autres excellents services que vous offrez
• Options factices pour encourager les clients à comparer différentes fonctionnalités et options
• Offres spéciales et compléments précieux au-delà de l'achat existant

4 bonnes pratiques pour créer une documentation commerciale

Voici quelques bonnes pratiques pour la création, la maintenance et l'utilisation de la documentation commerciale.

1. Faites participer votre équipe de vente au processus, car elle apporte une perspective de niche au contenu de la documentation.
2. La documentation commerciale doit être disponible et facilement accessible. Envisagez d'utiliser un référentiel central ou une base de connaissances.
3. Ne précipitez pas le processus de création. Assurez-vous que votre documentation est précise, efficace et soutient les efforts de votre équipe de vente. Apprenez à garder le cap et à vous détendre lors de la création d'un atout aussi précieux.
4. Mettez régulièrement à jour la documentation de vente pour tenir votre équipe de vente et vos clients informés des dernières informations.

Mettez votre équipe de vente sur la voie du succès

La création de documentation commerciale fournit à votre équipe de vente les outils et les informations nécessaires pour réussir. Il aide les commerciaux à avoir des conversations basées sur des données, à clarifier immédiatement les informations, à élaborer des argumentaires de vente convaincants, à maintenir la cohérence de la marque et à fournir un guide clair étape par étape pour conclure des affaires.

Investir dans la documentation commerciale vous permet d'améliorer vos processus de vente et de vous démarquer sur un marché concurrentiel.

Vous ne voulez pas perdre des ventes potentielles à cause des objections courantes des prospects ? Découvrez des moyens de gérer les objections à la vente et de conclure davantage de transactions.