如何創建一致且有效的銷售文檔

這是必然的：買家在每次購買時都變得更聰明。

他們知道什麼解決方案可以滿足他們的需求或幫助他們克服挑戰。 一些買家會向您提出令人生畏的問題，這可能會讓任何銷售團隊措手不及。

您不希望這種情況發生在您的團隊中。 這就是為什麼記錄必要的信息（例如產品知識）並列出有用的內容資源來管理買家至關重要。

銷售文檔可幫助您的銷售團隊順暢地響應每個買家的詢問，並更有效地吸引新客戶。 了解什麼是銷售文檔、如何創建它以及它如何有益於您的底線——銷售！

什麼是銷售文件？

銷售文檔是一系列內容，可在銷售過程中指導銷售代表使用信息、工具和技術來吸引潛在客戶和客戶、回答他們的問題並成功完成交易。

有效的銷售文檔包括一系列資源，例如銷售電話腳本、銷售序列的電子郵件模板以及處理異議的指南。 它還可以包括產品促銷、提供信息、博客、電子書、視頻、幻燈片、案例研究、新聞稿、電子郵件回復和競爭對手分析等相關內容的鏈接。

它是高質量內容的存儲庫，使銷售代表能夠為買家提供有關產品或服務的更好背景信息。 銷售文檔有助於確保銷售流程的一致性和清晰度，並使新的銷售代表能夠快速上手。

銷售文檔如何幫助您的業務

員工通常將 25% 的時間用於搜索和收集信息。 在客戶需要更快獲得信息的銷售場景中，時間的損失尤其不利。 這是銷售文檔介入的地方。

1. 使數據支持的對話成為可能

銷售文檔為銷售代表提供了正確的見解，以告知客戶和潛在客戶並吸引他們。 這有助於：

• 向現有客戶提供類似的解決方案
• 識別並幫助買家更快地解決問題
• 使用現有的案例研究來鼓勵購買者對品牌服務的投資
• 在現有客戶群中提供確鑿證據，以建立信任並更快地完成交易

詳細數據讓買家參與數據驅動的對話，使他們更接近購買決定。

2. 使信息清晰

將近 42% 的銷售代表認為他們在撥打銷售電話之前沒有獲得足夠的信息。 數字幾乎不會說謊。

銷售代表通常不會被告知公司的新發展。 這讓他們努力追趕。 如果他們不了解客戶，他們就無法向客戶推銷產品升級或傳達產品升級信息。 簡單的！

您可以通過銷售文檔來解決這種信息缺失的問題。 銷售文檔建立在知識庫之上，易於編輯，並為您的銷售團隊提供有關您服務的最新信息。

3. 幫助建立出色的銷售宣傳

實施結構化的銷售宣傳涉及頭腦風暴、協作和迭代。 銷售文檔有助於利用最新的產品信息、客戶見解和針對每個潛在客戶的需求和痛點量身定制的銷售數據來創建出色的銷售宣傳。

銷售文檔還提供模板和框架，以有效地構建銷售宣傳，以清晰簡潔地涵蓋所有要點。 它還可以包括成功推銷的示例和對類似潛在客戶產生良好效果的信息。 銷售代表從過去的成功中學習得更好，並可以在未來的溝通中復制它們。

4.維護品牌基調和標準化流程

銷售文檔有助於保持相同的品牌基調並堅持標準流程。 這包括使用一致的消息傳遞、遵循標準化的銷售流程以及一致地展示品牌。

在銷售方面，保持品牌一致性可以建立信任感和可靠性。 在您的溝通中保持一致可以消除品牌混淆、虛假陳述和誤解。

如果沒有銷售文檔，銷售代表可能會：

• 為不同的客戶提供不同的產品信息
• 在討論具有按需前景的產品時錯過最新的更新和升級
• 錯過公司計劃提供的任何營銷優惠

銷售文檔為銷售代表提供了明確的指導方針和說明，以確保所有客戶互動都是一致且高質量的。

5. 簡化新員工的銷售流程

銷售文檔是新銷售人員的完美培訓材料。 它可以幫助他們更多地了解您的產品並更好地向客戶展示它們。 銷售文檔整合了相關的銷售材料，並提供了新員工的客戶對話示例以及對其他人有效和無效的內容。

簡而言之，銷售文檔為入職銷售代表提供必要的信息，並為他們的首次客戶對話做好準備。

創建銷售文檔的 8 個關鍵步驟

是時候學習如何創建銷售文檔以獲得它提供的所有驚人好處了。

1.了解您現有的銷售流程

你如何完成交易？ 是否需要不止一名銷售代表才能完成銷售？ 潛在的權衡或承諾是什麼？

在計劃和執行銷售文檔流程之前回答這些問題。 了解您現有銷售流程中發生的情況以及每個員工的表現。

• 銷售代表使用哪些文件來幫助潛在客戶了解產品？
• 銷售代表是否收到回電請求？ 如果有，有多少？
• 是否容易找到您的公司並與其一起購物？
• 在某些電話中，潛在客戶開始關注服務和品牌。 銷售代表如何處理具有挑戰性的電話並減輕潛在客戶的壓力以保持對話的進行？

2. 確定完成交易所需的文件

客戶獲取需要時間。 您不僅與一個利益相關者，而且與多個利益相關者接聽多個電話。 因此，了解有助於銷售代表回答關鍵客戶問題的內容格式在此步驟中至關重要。

不同的內容類型吸引不同的目標受眾。 以下是銷售使用的一些常見內容格式：

• 新聞稿
• 產品手冊和功能指南
• 博客
• 影片
• 實例探究
• 主頁
• 電子書
• 公司報告
• 幻燈片
• 電子郵件模板

確定這些資源後，安排目錄式銷售文檔以從一種文檔樣式無縫過渡到另一種文檔樣式。

3.評估客戶痛點和需求

一次製定並記錄銷售異議和客戶痛點。

問：

• 在與客戶互動時，您通常會遇到哪些困難？
• 您是否解決了任何關鍵問題？ 如何？
• 你學到了什麼？
• 你會如何理解未來客戶的痛點和需求？

回答這些問題將幫助您更快地找到解決方案以創建所需的解決方案。

4.選擇銷售文檔工具

一旦您概述了您的銷售文檔並列出了所需的資源，就可以尋找一種文檔管理工具來加倍努力。 一個好的工具應該：

• 提供高級搜索功能并快速搜索特定信息
• 確保您的數據安全
• 輕鬆發布帶有視頻、圖像和指向其他有用文章的多個超鏈接的文章
• 在銷售文檔上線後幫助更新舊文章或添加新文章

5.聘請具有銷售專業知識的文檔專家

如果沒有專家幫助您制定戰略、組織和管理銷售文檔，則該過程是不完整的。 僱用合適的人選是當務之急。 理想情況下，文檔專家應該：

• 有銷售經驗
• 技術寫作和編輯經驗
• 組織和管理能力
• 協作和審查能力

具備這些先決條件後，讓您的銷售文件編制流程步入正軌變得更加容易。

6. 提供接近銷售的分步指南

通過銷售文檔中的分步說明，銷售代表可以以清晰和結構化的方式進行銷售宣傳，並更好地完成交易。

• 進行客戶研究並使用這些信息為銷售電話做準備
• 尋找引人入勝的方式開始對話
• 評估和識別合格的線索
• 將您的產品或服務定位為理想的解決方案並傳達其獨特的價值主張
• 處理異議並提供證據或示例來支持產品或服務的有效性
• 創建 FOMO 以增加對品牌的興趣
• 知道如何請求出售，處理任何最終異議或疑慮，並在電話後跟進以確保交易成功

7.為變更和升級讓路

定期更新銷售文檔對於讓您的銷售團隊了解新產品開發情況至關重要。 這樣，您可以確保您的團隊可以訪問有關您產品的最新信息，從而使他們能夠更有效地銷售。

為確保有效傳達更新，您可以快速向您的銷售團隊發送電子郵件，通知他們更改並提供指向更新文檔的鏈接。 這將節省時間並確保每個人都在同一頁面上。

詳細記錄銷售文件的所有更改也很重要。 跟踪更新的內容以及何時將其用作任何問題的參考。

8.引入追加銷售和交叉銷售機會

想超越傳統銷售？ 向銷售代表展示一些追加銷售和交叉銷售技巧以供盤點。 這裡有一些示例可以添加到您的銷售文檔中。

• 更快解決挑戰和加快決策制定的有效選項
• 將產品與您提供的其他優質服務捆綁在一起
• 鼓勵客戶比較不同功能和選項的虛擬選項
• 現有購買之外的特別優惠和有價值的附加服務

構建銷售文檔的 4 個最佳實踐

以下是構建、維護和使用銷售文檔的一些最佳實踐。

1. 讓您的銷售團隊參與該過程，因為他們為文檔的內容帶來了利基視角。
2. 銷售文件應隨時可用且易於訪問。 考慮使用中央存儲庫或知識庫。
3. 不要急於創造過程。 確保您的文檔準確、有效並支持您的銷售團隊的工作。 在創造如此寶貴的資產時，學會堅持到底並放輕鬆。
4. 定期更新銷售文檔，讓您的銷售團隊和客戶了解最新信息。

讓您的銷售團隊走上成功之路

構建銷售文檔可為您的銷售團隊提供成功所需的工具和信息。 它可以幫助銷售代表進行數據支持的對話、立即澄清信息、建立引人注目的銷售宣傳、保持品牌一致性以及完成交易的清晰分步指南。

投資於銷售文檔可以讓您改進銷售流程並在競爭激烈的市場中脫穎而出。

不想因為潛在客戶的普遍反對而失去潛在的銷售額？ 找出處理銷售異議並完成更多交易的方法。