Как создать согласованную и действенную документацию по продажам

Это данность: покупатели становятся умнее с каждой покупкой.

Они знают, какие решения удовлетворяют их потребности или помогают преодолеть трудности. Некоторые покупатели обращаются к вам с пугающими вопросами, которые могут застать врасплох любой отдел продаж.

Вы же не хотите, чтобы это случилось с вашей командой. Вот почему так важно документировать необходимую информацию, например сведения о продукте, и составлять список полезных ресурсов контента для управления покупателями.

Документация по продажам помогает вашему отделу продаж быстро реагировать на запросы каждого покупателя и более эффективно привлекать новых клиентов. Узнайте, что такое торговая документация, как ее создать и какую пользу она принесет вашей прибыли — продаже!

Что такое торговая документация?

Документация по продажам — это набор материалов, которые помогают торговым представителям в процессе продаж с помощью информации, инструментов и методов для привлечения потенциальных клиентов, ответов на их вопросы и успешного заключения сделок.

Эффективная документация по продажам включает ряд ресурсов, таких как сценарии телефонных звонков, шаблоны электронных писем для последовательностей продаж и руководства по работе с возражениями. Это также может включать продвижение продукта, предложение информации, ссылки на связанный контент, такой как блоги, электронные книги, видео, слайды, тематические исследования, пресс-релизы, ответы по электронной почте и анализ конкурентов.

Это хранилище качественного контента, которое позволяет торговым представителям предоставлять покупателям более полную информацию о продукте или услуге. Документация по продажам помогает обеспечить последовательность и ясность в процессе продаж и позволяет новым торговым представителям быстро освоиться.

Как документация по продажам помогает вашему бизнесу

Сотрудники обычно тратят 25% своего времени на поиск и сбор информации. Потеря времени особенно невыгодна в сценариях продаж, когда клиенты хотят получать информацию быстрее. Здесь вступает в действие торговая документация.

1. Делает возможным общение на основе данных

Документация по продажам предоставляет торговым представителям правильную информацию для информирования и привлечения клиентов и потенциальных клиентов. Это помогает:

• Предложите аналогичное решение, предложенное существующим клиентам
• Выявляйте и помогайте покупателям решить проблему быстрее
• Используйте существующие тематические исследования, чтобы стимулировать инвестиции покупателей в услуги бренда.
• Предоставляйте убедительные доказательства по существующей клиентской базе, чтобы завоевать доверие и быстрее заключать сделки

Подробные данные вовлекают покупателей в разговоры на основе данных, приближая их к решению о покупке.

2. Вносит ясность в информацию

Почти 42% торговых представителей считают, что им не хватает информации, прежде чем звонить по телефону. И цифры вряд ли врут.

Торговые представители обычно не информируются о новых событиях в компании. Это держит их изо всех сил, чтобы наверстать упущенное. Они не могут делать предложения или сообщать клиентам об обновлениях продуктов, если они о них не знают. Простой!

Вы можете положить конец этому недостатку информации с помощью торговой документации. Документация по продажам, созданная на основе базы знаний, легко редактируется и предоставляет вашему отделу продаж самую свежую информацию о ваших услугах.

3. Помогает создавать потрясающие коммерческие предложения

Реализация структурированного коммерческого предложения включает в себя мозговой штурм, совместную работу и итерацию. Документация по продажам помогает создавать отличные коммерческие предложения с последней информацией о продукте, информацией о клиентах и ​​​​данными о продажах, адаптированными к потребностям и проблемам каждого потенциального клиента.

Документация по продажам также содержит шаблоны и рамки для эффективного структурирования торговых предложений, чтобы четко и лаконично охватить все основные моменты. Он также может включать примеры успешных презентаций и сообщений, которые хорошо сработали с аналогичными потенциальными клиентами. Торговые представители лучше учатся на прошлых успехах и могут воспроизвести их в будущих коммуникациях.

4. Поддерживает тон бренда и стандартизирует процессы

Документация по продажам помогает поддерживать тот же тон бренда и придерживаться стандартных процессов. Это включает в себя использование последовательного обмена сообщениями, следование стандартизированному процессу продаж и последовательное представление бренда.

Когда дело доходит до продаж, поддержание согласованности бренда создает чувство доверия и надежности. Последовательность в общении устраняет путаницу с брендом, искажение фактов и недопонимание.

Без документации по продажам торговые представители могут:

• Предоставлять разную информацию о продукте разным клиентам
• Пропустите последние обновления и обновления, обсуждая продукт с потенциальными клиентами по запросу.
• Пропустите любые маркетинговые предложения, которые компания планирует предложить

Документация по продажам содержит четкие рекомендации и инструкции для торговых представителей, чтобы гарантировать, что все взаимодействия с клиентами будут последовательными и качественными.

5. Упрощает процесс продаж для новых сотрудников

Документация по продажам — идеальный учебный материал для новых продавцов. Это помогает им узнать больше о ваших предложениях и лучше представить их клиентам. Документация по продажам объединяет соответствующие материалы по продажам и предлагает примеры разговоров с клиентами для новых сотрудников, а также то, что сработало и не сработало для других.

Короче говоря, документация по продажам предоставляет необходимую информацию торговым представителям на борту и хорошо готовит их к их первым разговорам с клиентами.

8 важных шагов для создания документации по продажам

Пришло время научиться создавать документацию по продажам, чтобы воспользоваться всеми удивительными преимуществами, которые она предлагает.

1. Изучите существующий процесс продаж

Как закрыть сделку? Требуется ли более одного торгового представителя, чтобы закрыть продажу? Каковы потенциальные компромиссы или обещания?

Ответьте на эти вопросы, прежде чем планировать и выполнять процесс документации по продажам. Поймите, что происходит в вашем существующем процессе продаж и как работает каждый сотрудник.

• Какие документы используют торговые представители, чтобы помочь потенциальным клиентам понять продукт?
• Получают ли торговые представители запросы на обратный звонок? Если да, то сколько?
• Легко ли найти и делать покупки в вашей компании?
• При определенных звонках потенциальные клиенты начинают беспокоиться об услуге и бренде. Как торговые представители справляются со сложными звонками и снимают давление с потенциальных клиентов, чтобы поддерживать разговор?

2. Определить документы, необходимые для закрытия сделки

Привлечение клиентов требует времени. Вы принимаете несколько звонков не с одним, а с несколькими заинтересованными сторонами. Таким образом, понимание форматов контента, которые помогают торговым представителям отвечать на ключевые вопросы клиентов, имеет решающее значение на этом этапе.

Разные типы контента привлекают разную целевую аудиторию. Вот некоторые распространенные форматы контента, которые используют продажи:

• пресс-релизы
• Руководства по продуктам и руководства по функциям
• Блоги
• Видео
• Тематические исследования
• Домашние страницы
• электронные книги
• Отчеты компании
• Слайд-колоды
• Шаблоны электронной почты

После того, как вы определили эти ресурсы, запланируйте документацию по продажам в стиле справочника, чтобы плавно переходить от одного стиля документа к другому.

3. Оцените болевые точки и потребности клиентов

Разрабатывайте и документируйте возражения по продажам и болевые точки клиентов по одному.

Просить:

• С какими трудностями вы обычно сталкиваетесь при общении с клиентами?
• Удалось ли вам решить какие-либо ключевые проблемы? Как?
• Что ты изучал?
• Как бы вы поняли болевые точки и потребности клиентов в будущем?

Ответы на эти вопросы помогут вам быстрее найти решение для создания необходимых решений.

4. Выберите инструмент для документации продаж

После того, как вы изложили свою документацию по продажам и перечислили необходимые ресурсы, поищите инструмент управления документами, который удвоит ваши усилия. Хороший инструмент должен:

• Предлагайте расширенные функции поиска и быстрый поиск конкретной информации
• Держите ваши данные в безопасности
• Упростите публикацию статей с видео, изображениями и несколькими гиперссылками на другие полезные статьи.
• Помогите обновить старые статьи или добавить новые после публикации документации по продажам.

5. Наймите специалиста по документации с опытом продаж

Этот процесс будет неполным без специалиста, который поможет вам разработать стратегию, организовать и управлять торговой документацией. Крайне важно нанять подходящего человека для этой работы. Специалист по документам в идеале должен:

• Иметь предыдущий опыт продаж
• Опыт написания технических текстов и редактирования
• Организаторские и управленческие навыки
• Возможности совместной работы и обзора

При наличии этих предварительных условий отслеживание процесса документации по продажам становится проще.

6. Предоставьте пошаговое руководство по продаже

Благодаря пошаговым инструкциям в документации по продажам торговые представители могут четко и структурированно подходить к своим коммерческим предложениям и лучше заключать сделки.

• Проведите исследование клиентов и используйте информацию для подготовки к коммерческому звонку.
• Найдите привлекательные способы начать разговор
• Оценка и выявление квалифицированных лидов
• Позиционируйте свой продукт или услугу как идеальное решение и расскажите о его уникальном ценностном предложении.
• Разбираться с возражениями и предоставлять доказательства или примеры, подтверждающие эффективность продукта или услуги.
• Создайте FOMO, чтобы повысить интерес к бренду
• Знать, как запросить продажу, справиться с любыми окончательными возражениями или проблемами и принять меры после звонка, чтобы обеспечить успешную сделку.

7. Оставьте место для изменений и обновлений

Регулярное обновление документации по продажам имеет решающее значение для информирования вашего отдела продаж о разработках новых продуктов. Таким образом, вы гарантируете своей команде доступ к самой актуальной информации о ваших продуктах, что, в свою очередь, позволяет им продавать более эффективно.

Чтобы обеспечить эффективную передачу обновлений, вы можете быстро отправить электронное письмо своему отделу продаж, чтобы уведомить их об изменениях и предоставить ссылки на обновленную документацию. Это сэкономит время и гарантирует, что все находятся на одной странице.

Также важно вести подробный учет всех изменений в документации по продажам. Следите за тем, что было обновлено и когда использовать его в качестве справочного материала для любых вопросов или проблем.

8. Представьте возможности дополнительных и перекрестных продаж

Хотите выйти за рамки традиционных продаж? Расскажите торговым представителям о некоторых методах дополнительных и перекрестных продаж. Вот несколько примеров, которые можно добавить в документацию по продажам.

• Эффективные варианты для более быстрого решения задач и ускорения принятия решений
• Продукты в комплекте с другими отличными услугами, которые вы предлагаете
• Фиктивные варианты, чтобы побудить клиентов сравнивать различные функции и варианты.
• Специальные предложения и ценные дополнения к существующей покупке

4 лучших практики для создания документации по продажам

Ниже приведены некоторые рекомендации по созданию, поддержке и использованию документации по продажам.

1. Включите в процесс свой отдел продаж, так как они привносят нишевую перспективу в содержание документации.
2. Документация по продажам должна быть легко доступна. Рассмотрите возможность использования центрального репозитория или базы знаний.
3. Не торопите творческий процесс. Убедитесь, что ваша документация точна, эффективна и поддерживает усилия вашего отдела продаж. Научитесь придерживаться курса и не спешите создавать такой ценный актив.
4. Регулярно обновляйте документацию по продажам, чтобы ваш отдел продаж и клиенты были в курсе самой последней информации.

Направьте свой отдел продаж на путь к успеху

Создание документации по продажам снабжает вашу команду продаж инструментами и информацией для достижения успеха. Это помогает торговым представителям вести диалоги на основе данных, немедленно уточнять информацию, создавать убедительные коммерческие предложения, поддерживать согласованность бренда и четкое пошаговое руководство по заключению сделок.

Инвестиции в торговую документацию позволяют улучшить процессы продаж и выделиться на конкурентном рынке.

Не хотите терять потенциальные продажи из-за общих возражений потенциальных клиентов? Узнайте, как справляться с возражениями по продажам и заключать больше сделок.