Come creare una documentazione di vendita coerente e potenziante

È un dato di fatto: gli acquirenti stanno diventando più intelligenti ad ogni acquisto.

Sanno quali soluzioni soddisfano le loro esigenze o li aiutano a superare una sfida. Alcuni acquirenti si rivolgono a te con domande intimidatorie, che probabilmente prenderanno alla sprovvista qualsiasi team di vendita.

Non vuoi che questo accada alla tua squadra. Ecco perché è fondamentale documentare le informazioni necessarie, come la conoscenza del prodotto, ed elencare risorse di contenuto utili per gestire gli acquirenti.

La documentazione di vendita aiuta il tuo team di vendita a rispondere senza problemi a ogni richiesta dell'acquirente e a coinvolgere i nuovi clienti in modo più efficace. Scopri cos'è la documentazione di vendita, come crearla e in che modo avvantaggia i tuoi profitti: la vendita!

Cos'è la documentazione di vendita?

La documentazione di vendita è una raccolta di contenuti che guida i rappresentanti di vendita nel processo di vendita con le informazioni, gli strumenti e le tecniche per coinvolgere potenziali clienti e clienti, rispondere alle loro domande e concludere affari con successo.

Una documentazione di vendita efficace include una serie di risorse, come script per chiamate di vendita, modelli di e-mail per sequenze di vendita e guide sulla gestione delle obiezioni. Può anche includere la promozione del prodotto, informazioni sull'offerta, collegamenti a contenuti correlati come blog, eBook, video, presentazioni, case study, comunicati stampa, risposte e-mail e analisi della concorrenza.

È un archivio di contenuti di qualità che consente ai rappresentanti di vendita di fornire agli acquirenti un contesto migliore su un prodotto o servizio. La documentazione di vendita aiuta a garantire coerenza e chiarezza nel processo di vendita e consente ai nuovi rappresentanti di vendita di aggiornarsi rapidamente.

In che modo la documentazione di vendita aiuta la tua azienda

I dipendenti in genere dedicano il 25% del loro tempo alla ricerca e alla raccolta di informazioni. La perdita di tempo è particolarmente svantaggiosa negli scenari di vendita in cui i clienti desiderano informazioni più rapidamente. È qui che entra in gioco la documentazione di vendita.

1. Rende possibili conversazioni basate su dati

La documentazione di vendita fornisce ai rappresentanti di vendita le informazioni giuste per informare e coinvolgere clienti e potenziali clienti. Questo aiuta:

• Offrire una soluzione simile proposta ai clienti esistenti
• Identifica e aiuta gli acquirenti a risolvere il problema più velocemente
• Utilizzare case study esistenti per incoraggiare l'investimento degli acquirenti nei servizi del marchio
• Fornisci prove conclusive a tutta la base di clienti esistente per stabilire la fiducia e chiudere le trattative più rapidamente

I dati dettagliati coinvolgono gli acquirenti in conversazioni basate sui dati, avvicinandoli a una decisione di acquisto.

2. Fornisce informazioni chiare

Quasi il 42% dei rappresentanti di vendita ritiene di non disporre di informazioni sufficienti prima di effettuare una chiamata di vendita. E i numeri difficilmente mentono.

I rappresentanti di vendita in genere non vengono informati dei nuovi sviluppi in un'azienda. Questo li fa lottare per recuperare il ritardo. Non possono presentare offerte o comunicare aggiornamenti di prodotti ai clienti se non li conoscono. Semplice!

Puoi porre fine a questa mancanza di informazioni con la documentazione di vendita. Costruita su una knowledge base, la documentazione di vendita è facile da modificare e fornisce al tuo team di vendita le informazioni più recenti sui tuoi servizi.

3. Aiuta a costruire fantastiche proposte di vendita

L'implementazione di un discorso di vendita strutturato comporta brainstorming, collaborazione e iterazione. La documentazione di vendita aiuta a creare ottime proposte di vendita con le ultime informazioni sui prodotti, le informazioni sui clienti e i dati di vendita su misura per le esigenze e i punti deboli di ogni potenziale cliente.

La documentazione di vendita fornisce anche modelli e strutture per strutturare in modo efficace le presentazioni di vendita per coprire tutti i punti essenziali in modo chiaro e conciso. Può anche includere esempi di presentazioni e messaggi di successo che hanno funzionato bene con potenziali clienti simili. I rappresentanti di vendita apprendono meglio dai successi passati e possono replicarli nelle comunicazioni future.

4. Mantiene il tono del marchio e standardizza i processi

La documentazione di vendita aiuta a mantenere lo stesso tono del marchio e ad attenersi ai processi standard. Ciò include l'utilizzo di messaggi coerenti, seguendo un processo di vendita standardizzato e presentando il marchio in modo coerente.

Quando si tratta di vendite, mantenere la coerenza del marchio crea un senso di fiducia e affidabilità. Essere coerenti nella comunicazione elimina la confusione del marchio, la falsa rappresentazione e la cattiva comunicazione.

Senza la documentazione di vendita, i rappresentanti di vendita potrebbero:

• Fornire informazioni sui prodotti diversi a clienti diversi
• Perdi gli ultimi aggiornamenti e upgrade mentre discuti il ​​prodotto con potenziali clienti su richiesta
• Perdi qualsiasi offerta di marketing che l'azienda intende offrire

La documentazione di vendita fornisce linee guida e istruzioni chiare che i rappresentanti di vendita devono seguire per garantire che tutte le interazioni con i clienti siano coerenti e di alta qualità.

5. Semplifica il processo di vendita per i nuovi assunti

La documentazione di vendita è il materiale di formazione perfetto per i nuovi venditori. Li aiuta a conoscere meglio le tue offerte e a presentarle meglio ai clienti. La documentazione di vendita consolida i materiali di vendita rilevanti e offre esempi di conversazioni con i clienti per i nuovi assunti e cosa ha e non ha funzionato per gli altri.

In breve, la documentazione di vendita fornisce le informazioni necessarie ai rappresentanti di vendita e li prepara bene per le loro prime conversazioni con i clienti.

8 passaggi fondamentali per la creazione della documentazione di vendita

È tempo di imparare a creare la documentazione di vendita per raccogliere tutti gli incredibili vantaggi che offre.

1. Comprendi il tuo processo di vendita esistente

Come si chiude un affare? Ci vuole più di un rappresentante per chiudere una vendita? Quali sono i potenziali compromessi o le promesse fatte?

Rispondi a queste domande prima di pianificare ed eseguire il processo di documentazione di vendita. Comprendi cosa sta succedendo nel tuo processo di vendita esistente e come si comporta ogni dipendente.

• Quali documenti utilizzano i rappresentanti di vendita per aiutare i potenziali clienti a comprendere il prodotto?
• I rappresentanti di vendita ricevono richieste di richiamata? Se sì, quanti?
• È facile trovare e fare acquisti con la tua azienda?
• In alcune chiamate, i potenziali clienti si preoccupano del servizio e del marchio. In che modo i rappresentanti di vendita gestiscono le chiamate impegnative e riducono la pressione sui potenziali clienti per mantenere viva la conversazione?

2. Identificare i documenti necessari per chiudere l'affare

L'acquisizione del cliente richiede tempo. Rispondi a più chiamate con non solo una ma più parti interessate. Pertanto, in questa fase è fondamentale comprendere i formati dei contenuti che aiutano i rappresentanti di vendita a rispondere alle domande chiave dei clienti.

Diversi tipi di contenuto si rivolgono a diversi target di pubblico. Ecco alcuni formati di contenuto comuni utilizzati dalle vendite:

• comunicati stampa
• Manuali dei prodotti e guide alle funzioni
• Blog
• Video
• Casi studio
• Home page
• eBook
• Rapporti aziendali
• Far scorrere i mazzi
• Modelli di posta elettronica

Dopo aver identificato queste risorse, pianifica la documentazione di vendita in stile directory per passare senza problemi da uno stile di documento a un altro.

3. Valutare i punti deboli e le esigenze del cliente

Sviluppa e documenta le obiezioni di vendita e i punti deboli dei clienti uno alla volta.

Chiedere:

• Quali difficoltà incontri di solito quando interagisci con i clienti?
• Hai superato uno dei problemi chiave? Come?
• Cos'hai imparato?
• Come capiresti i punti deboli e le esigenze dei clienti in futuro?

Rispondere a queste domande ti aiuterà a trovare una soluzione più velocemente per creare le soluzioni richieste.

4. Scegli uno strumento per la documentazione di vendita

Dopo aver delineato la documentazione di vendita ed elencato le risorse necessarie, cerca uno strumento di gestione dei documenti per raddoppiare i tuoi sforzi. Un buon strumento dovrebbe:

• Offri funzionalità di ricerca avanzata e cerca rapidamente informazioni specifiche
• Mantieni i tuoi dati al sicuro
• Semplifica la pubblicazione di articoli con video, immagini e più collegamenti ipertestuali ad altri articoli utili
• Aiuta ad aggiornare gli articoli meno recenti o ad aggiungerne di nuovi dopo la pubblicazione della documentazione di vendita

5. Assumere uno specialista della documentazione con esperienza di vendita

Il processo è incompleto senza uno specialista che ti aiuti a definire strategie, organizzare e gestire la documentazione di vendita. Assumere la persona giusta per il lavoro è imperativo. Uno specialista di documenti dovrebbe idealmente:

• Avere una precedente esperienza di vendita
• Esperienza di scrittura tecnica ed editing
• Capacità organizzative e gestionali
• Funzionalità di collaborazione e revisione

Con questi prerequisiti, tenere sotto controllo il processo di documentazione delle vendite è più semplice.

6. Fornire una guida passo passo per avvicinarsi a una vendita

Con le istruzioni dettagliate nella documentazione di vendita, i rappresentanti di vendita possono affrontare le loro proposte di vendita in modo chiaro e strutturato e concludere meglio le trattative.

• Condurre ricerche sui clienti e utilizzare le informazioni per prepararsi alla chiamata di vendita
• Trova modi coinvolgenti per iniziare una conversazione
• Valutare e identificare lead qualificati
• Posiziona il tuo prodotto o servizio come la soluzione ideale e comunica la sua proposta di valore unica
• Affrontare le obiezioni e fornire prove o esempi per supportare l'efficacia del prodotto o del servizio
• Crea FOMO per aumentare l'interesse per il marchio
• Sapere come richiedere la vendita, gestire eventuali obiezioni o dubbi finali e seguire dopo la chiamata per garantire un accordo di successo

7. Fai spazio a modifiche e aggiornamenti

L'aggiornamento regolare della documentazione di vendita è fondamentale per tenere informato il team di vendita sugli sviluppi di nuovi prodotti. In questo modo, ti assicuri che il tuo team abbia accesso alle informazioni più aggiornate sui tuoi prodotti, il che a sua volta consente loro di vendere in modo più efficace.

Per garantire che gli aggiornamenti vengano comunicati in modo efficace, è possibile inviare rapidamente un'e-mail al team di vendita per informarli delle modifiche e fornire collegamenti alla documentazione aggiornata. Ciò farà risparmiare tempo e assicurerà che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

È anche importante tenere un registro dettagliato di tutte le modifiche apportate alla documentazione di vendita. Tieni traccia di ciò che è stato aggiornato e quando usarlo come riferimento per eventuali domande o problemi.

8. Introdurre opportunità di upsell e cross-sell

Vuoi andare oltre le vendite tradizionali? Presenta alcune tecniche di upselling e cross-selling affinché i rappresentanti di vendita possano fare il punto. Ecco alcuni esempi da aggiungere alla documentazione di vendita.

• Opzioni efficaci per risolvere le sfide più velocemente e accelerare il processo decisionale
• Prodotti in bundle con altri fantastici servizi che offri
• Opzioni fittizie per incoraggiare i clienti a confrontare diverse funzionalità e opzioni
• Offerte speciali e preziosi componenti aggiuntivi oltre all'acquisto esistente

4 best practice per la creazione della documentazione di vendita

Di seguito sono riportate alcune best practice per la creazione, la manutenzione e l'utilizzo della documentazione di vendita.

1. Includi il tuo team di vendita nel processo, in quanto apporta una prospettiva di nicchia ai contenuti della documentazione.
2. La documentazione di vendita dovrebbe essere prontamente disponibile e facilmente accessibile. Prendi in considerazione l'utilizzo di un repository centrale o di una knowledge base.
3. Non affrettare il processo creativo. Assicurati che la tua documentazione sia accurata, efficace e supporti gli sforzi del tuo team di vendita. Impara a mantenere la rotta e rilassati quando crei una risorsa così preziosa.
4. Aggiorna regolarmente la documentazione di vendita per mantenere aggiornati il ​​tuo team di vendita e i clienti con le informazioni più recenti.

Metti il ​​tuo team di vendita sulla strada del successo

La creazione della documentazione di vendita fornisce al tuo team di vendita gli strumenti e le informazioni per avere successo. Aiuta i rappresentanti di vendita ad avere conversazioni supportate dai dati, chiarire immediatamente le informazioni, creare proposte di vendita convincenti, mantenere la coerenza del marchio e una chiara guida passo passo per concludere le trattative.

Investire nella documentazione di vendita ti permette di migliorare i tuoi processi di vendita e distinguerti in un mercato competitivo.

Non vuoi perdere potenziali vendite a causa delle comuni obiezioni dei potenziali clienti? Scopri i modi per gestire le obiezioni sulle vendite e concludere più trattative.