Cómo crear documentación de ventas consistente y poderosa

Es un hecho: los compradores se vuelven más inteligentes con cada compra.

Saben qué soluciones satisfacen sus necesidades o les ayudan a superar un desafío. Algunos compradores se le acercan con preguntas intimidantes, que probablemente tomarán por sorpresa a cualquier equipo de ventas.

No quieres que esto le suceda a tu equipo. Por eso es fundamental documentar la información necesaria, como el conocimiento del producto, y enumerar recursos de contenido útiles para gestionar compradores.

La documentación de ventas ayuda a su equipo de ventas a responder sin problemas a todas las consultas de los compradores y a incorporar nuevos clientes de manera más efectiva. Descubra qué es la documentación de ventas, cómo crearla y cómo beneficia su resultado final: ¡la venta!

¿Qué es la documentación de ventas?

La documentación de ventas es una colección de contenido que guía a los representantes de ventas en el proceso de ventas con la información, las herramientas y las técnicas para involucrar a clientes potenciales y clientes, responder sus preguntas y cerrar tratos con éxito.

La documentación de ventas efectiva incluye una variedad de recursos, como guiones de llamadas de ventas, plantillas de correo electrónico para secuencias de ventas y guías sobre el manejo de objeciones. También puede incluir promoción de productos, información de ofertas, enlaces a contenido relacionado como blogs, libros electrónicos, videos, presentaciones de diapositivas, estudios de casos, comunicados de prensa, respuestas por correo electrónico y análisis de la competencia.

Es un depósito de contenido de calidad que permite a los representantes de ventas brindar a los compradores un mejor contexto sobre un producto o servicio. La documentación de ventas ayuda a garantizar la coherencia y la claridad en el proceso de ventas y permite que los nuevos representantes de ventas se pongan al día rápidamente.

Cómo la documentación de ventas ayuda a su negocio

Los empleados suelen dedicar el 25 % de su tiempo a buscar y recopilar información. La pérdida de tiempo es particularmente desventajosa en escenarios de ventas donde los clientes quieren información más rápido. Aquí es donde interviene la documentación de ventas.

1. Hace posibles las conversaciones respaldadas por datos

La documentación de ventas proporciona a los representantes de ventas los conocimientos adecuados para informar e involucrar a los clientes actuales y potenciales. Esto ayuda:

• Ofrecer una solución similar propuesta a los clientes existentes
• Identifique y ayude a los compradores a resolver el problema más rápido
• Utilice estudios de casos existentes para fomentar la inversión del comprador en los servicios de la marca.
• Proporcione evidencia concluyente a través de la base de clientes existente para establecer confianza y cerrar tratos más rápido

Los datos detallados involucran a los compradores en conversaciones basadas en datos, acercándolos a una decisión de compra.

2. Aporta claridad a la información

Casi el 42 % de los representantes de ventas sienten que no tienen suficiente información antes de hacer una llamada de ventas. Y los números difícilmente mienten.

Por lo general, los representantes de ventas no están informados sobre los nuevos desarrollos en una empresa. Esto los mantiene luchando por ponerse al día. No pueden lanzar ofertas o comunicar actualizaciones de productos a los clientes si no las conocen. ¡Simple!

Puede poner fin a esta falta de información con la documentación de ventas. Construida sobre una base de conocimientos, la documentación de ventas es fácil de editar y equipa a su equipo de ventas con la información más reciente sobre sus servicios.

3. Ayuda a crear increíbles argumentos de venta

La implementación de un argumento de venta estructurado implica lluvia de ideas, colaboración e iteración. La documentación de ventas ayuda a crear excelentes argumentos de venta con la información más reciente sobre productos, perspectivas de clientes y datos de ventas adaptados a las necesidades y puntos débiles de cada cliente potencial.

La documentación de ventas también proporciona plantillas y marcos para estructurar de manera efectiva los argumentos de venta para cubrir todos los puntos esenciales de manera clara y concisa. También puede incluir ejemplos de lanzamientos y mensajes exitosos que han funcionado bien con prospectos similares. Los representantes de ventas aprenden mejor de los éxitos del pasado y pueden replicarlos en comunicaciones futuras.

4. Mantiene el tono de la marca y estandariza los procesos

La documentación de ventas ayuda a mantener el mismo tono de marca y se adhiere a los procesos estándar. Esto incluye usar mensajes consistentes, seguir un proceso de ventas estandarizado y presentar la marca de manera consistente.

Cuando se trata de ventas, mantener la consistencia de la marca genera una sensación de confianza y confiabilidad. Ser coherente en su comunicación elimina la confusión de marca, la tergiversación y la falta de comunicación.

Sin documentación de ventas, los representantes de ventas podrían:

• Proporcionar información diferente del producto a diferentes clientes.
• Pierda las últimas actualizaciones y actualizaciones mientras habla sobre el producto con prospectos bajo demanda
• Pierde cualquier oferta de marketing que la empresa planee ofrecer

La documentación de ventas proporciona directrices e instrucciones claras que deben seguir los representantes de ventas para garantizar que todas las interacciones con los clientes sean consistentes y de alta calidad.

5. Simplifica el proceso de venta para nuevas contrataciones

La documentación de ventas es el material de formación perfecto para los nuevos vendedores. Les ayuda a aprender más sobre sus ofertas y presentarlas mejor a los clientes. La documentación de ventas consolida materiales de ventas relevantes y ofrece ejemplos de conversaciones de clientes para nuevos empleados y lo que ha funcionado y lo que no ha funcionado para otros.

En resumen, la documentación de ventas brinda la información necesaria para incorporar a los representantes de ventas y prepararlos bien para sus primeras conversaciones con los clientes.

8 pasos críticos para crear documentación de ventas

Es hora de aprender a crear documentación de ventas para obtener todos los increíbles beneficios que ofrece.

1. Comprenda su proceso de ventas existente

¿Cómo se cierra un trato? ¿Se necesita más de un representante de ventas para cerrar una venta? ¿Cuáles son las posibles compensaciones o promesas hechas?

Responda estas preguntas antes de planificar y ejecutar el proceso de documentación de ventas. Comprenda lo que está sucediendo en su proceso de ventas existente y cómo se desempeña cada empleado.

• ¿Qué documentos utilizan los representantes de ventas para ayudar a los prospectos a comprender el producto?
• ¿Los representantes de ventas reciben solicitudes de devolución de llamada? Si es así, ¿cuántos?
• ¿Es fácil encontrar y comprar con su empresa?
• En ciertas llamadas, los prospectos se preocupan por el servicio y la marca. ¿Cómo manejan los representantes de ventas las llamadas desafiantes y eliminan la presión de los prospectos para mantener la conversación?

2. Identificar los documentos necesarios para cerrar el trato

La adquisición de clientes lleva tiempo. Responde a múltiples llamadas no solo con una sino con múltiples partes interesadas. Por lo tanto, comprender los formatos de contenido que ayudan a los representantes de ventas a responder preguntas clave de los clientes es fundamental en este paso.

Diferentes tipos de contenido atraen a diferentes audiencias objetivo. Estos son algunos formatos de contenido comunes que usan las ventas:

• Comunicados de prensa
• Manuales de productos y guías de funciones
• blogs
• Vídeos
• Estudios de caso
• Páginas de inicio
• libros electrónicos
• Informes de la empresa
• diapositivas
• Plantillas de correo electrónico

Una vez que haya identificado estos recursos, programe la documentación de ventas estilo directorio para realizar una transición sin problemas de un estilo de documento a otro.

3. Evaluar los puntos débiles y las necesidades de los clientes

Desarrolle y documente las objeciones de ventas y los puntos débiles de los clientes uno a la vez.

Preguntar:

• ¿A qué dificultades se enfrenta normalmente al interactuar con los clientes?
• ¿Superaste alguno de los problemas clave? ¿Cómo?
• ¿Qué aprendiste?
• ¿Cómo entendería los puntos débiles y las necesidades de los clientes en el futuro?

Responder estas preguntas lo ayudará a encontrar una solución más rápido para crear las soluciones requeridas.

4. Elija una herramienta de documentación de ventas

Una vez que haya esbozado su documentación de ventas y enumerado los recursos necesarios, busque una herramienta de gestión de documentos para duplicar sus esfuerzos. Una buena herramienta debería:

• Ofrezca una función de búsqueda avanzada y busque rápidamente información específica
• Mantenga sus datos seguros
• Facilite la publicación de artículos con videos, imágenes y múltiples hipervínculos a otros artículos útiles
• Ayude a actualizar artículos antiguos o agregue nuevos después de que la documentación de ventas se publique

5. Contrate a un especialista en documentación con experiencia en ventas

El proceso está incompleto sin un especialista que lo ayude a elaborar estrategias, organizar y administrar la documentación de ventas. Es imperativo contratar a la persona adecuada para el trabajo. Idealmente, un especialista en documentos debería:

• Tener experiencia previa en ventas
• Experiencia en redacción técnica y edición.
• Habilidades organizativas y de gestión.
• Capacidades de colaboración y revisión

Con estos requisitos previos establecidos, es más fácil mantener el proceso de documentación de ventas al día.

6. Proporcione una guía paso a paso para acercarse a una venta

Con instrucciones paso a paso en la documentación de ventas, los representantes de ventas pueden abordar sus argumentos de venta de manera clara y estructurada y cerrar tratos mejor.

• Realice una investigación de clientes y utilice la información para prepararse para la llamada de ventas.
• Encuentre maneras atractivas de iniciar una conversación
• Evaluar e identificar prospectos calificados
• Posicione su producto o servicio como la solución ideal y comunique su propuesta de valor única
• Tratar las objeciones y proporcionar evidencia o ejemplos para respaldar la efectividad del producto o servicio.
• Crear FOMO para aumentar el interés en la marca
• Sepa cómo solicitar la venta, manejar cualquier objeción o inquietud final y hacer un seguimiento después de la llamada para garantizar un acuerdo exitoso

7. Dé paso a cambios y actualizaciones

La actualización periódica de la documentación de ventas es crucial para mantener informado a su equipo de ventas sobre los nuevos desarrollos de productos. De esta manera, se asegura de que su equipo tenga acceso a la información más actualizada sobre sus productos, lo que a su vez les permite vender de manera más efectiva.

Para garantizar que las actualizaciones se comuniquen de manera efectiva, puede enviar un correo electrónico a su equipo de ventas rápidamente para notificarles los cambios y proporcionar enlaces a la documentación actualizada. Esto ahorrará tiempo y asegurará que todos estén en la misma página.

También es importante mantener un registro detallado de todos los cambios en la documentación de ventas. Mantenga un registro de lo que se actualizó y cuándo usarlo como referencia para cualquier pregunta o problema.

8. Introducir oportunidades de ventas adicionales y cruzadas

¿Quieres ir más allá de las ventas tradicionales? Presente algunas técnicas de ventas adicionales y cruzadas para que los representantes de ventas las analicen. Estos son algunos ejemplos para agregar a su documentación de ventas.

• Opciones efectivas para resolver desafíos más rápido y agilizar la toma de decisiones
• Productos combinados con otros excelentes servicios que ofrece
• Opciones ficticias para alentar a los clientes a comparar diferentes funciones y opciones
• Ofertas especiales y complementos valiosos más allá de la compra existente

4 mejores prácticas para crear documentación de ventas

Estas son algunas de las mejores prácticas para crear, mantener y usar la documentación de ventas.

1. Incluya a su equipo de ventas en el proceso, ya que aportan una perspectiva de nicho al contenido de la documentación.
2. La documentación de ventas debe estar fácilmente disponible y accesible. Considere usar un repositorio central o una base de conocimientos.
3. No apresures el proceso creativo. Asegúrese de que su documentación sea precisa, efectiva y respalde los esfuerzos de su equipo de ventas. Aprenda a mantener el rumbo y tómelo con calma al crear un activo tan valioso.
4. Actualice la documentación de ventas regularmente para mantener a su equipo de ventas y clientes actualizados con la información más reciente.

Ponga a su equipo de ventas en el camino del éxito

La creación de documentación de ventas equipa a su equipo de ventas con las herramientas y la información para tener éxito. Ayuda a los representantes de ventas a tener conversaciones respaldadas por datos, aclarar información de inmediato, crear argumentos de venta convincentes, mantener la consistencia de la marca y una guía clara paso a paso para cerrar tratos.

Invertir en documentación de ventas le permite mejorar sus procesos de venta y destacarse en un mercado competitivo.

¿No quiere perder ventas potenciales por las objeciones comunes de los prospectos? Descubra formas de manejar las objeciones de ventas y cerrar más tratos.