Cara Membuat Dokumentasi Penjualan yang Konsisten dan Memberdayakan

Ini diberikan: pembeli menjadi lebih pintar dengan setiap pembelian.

Mereka tahu solusi apa yang memenuhi kebutuhan mereka atau membantu mereka mengatasi tantangan. Beberapa pembeli mendekati Anda dengan pertanyaan yang mengintimidasi, kemungkinan akan membuat tim penjualan lengah.

Anda tidak ingin ini terjadi pada tim Anda. Itulah mengapa sangat penting untuk mendokumentasikan informasi yang diperlukan, seperti pengetahuan produk, dan membuat daftar sumber daya konten yang berguna untuk mengelola pembeli.

Dokumentasi penjualan membantu tim penjualan Anda dengan lancar menanggapi setiap pertanyaan pembeli dan mendapatkan klien baru dengan lebih efektif. Cari tahu apa itu dokumentasi penjualan, cara membuatnya, dan bagaimana hal itu menguntungkan keuntungan Anda – penjualan!

Apa itu dokumentasi penjualan?

Dokumentasi penjualan adalah kumpulan konten yang memandu perwakilan penjualan dalam proses penjualan dengan informasi, alat, dan teknik untuk melibatkan prospek dan pelanggan, menjawab pertanyaan mereka, dan menutup kesepakatan dengan sukses.

Dokumentasi penjualan yang efektif mencakup berbagai sumber daya, seperti skrip panggilan penjualan, templat email untuk urutan penjualan, dan panduan untuk menangani keberatan. Itu juga dapat mencakup promosi produk, menawarkan informasi, tautan ke konten terkait seperti blog, eBuku, video, dek slide, studi kasus, siaran pers, tanggapan email, dan analisis pesaing.

Ini adalah gudang konten berkualitas yang memungkinkan perwakilan penjualan memberikan konteks yang lebih baik kepada pembeli tentang produk atau layanan. Dokumentasi penjualan membantu memastikan konsistensi dan kejelasan dalam proses penjualan dan memungkinkan perwakilan penjualan baru untuk mempercepat dengan cepat.

Bagaimana dokumentasi penjualan membantu bisnis Anda

Karyawan biasanya menghabiskan 25% waktunya untuk mencari dan mengumpulkan informasi. Hilangnya waktu sangat tidak menguntungkan dalam skenario penjualan di mana pelanggan menginginkan informasi lebih cepat. Di sinilah langkah-langkah dokumentasi penjualan.

1. Memungkinkan percakapan yang didukung data

Dokumentasi penjualan memberi perwakilan penjualan wawasan yang tepat untuk menginformasikan dan melibatkan pelanggan dan prospek. Ini membantu:

• Tawarkan solusi serupa yang diajukan kepada pelanggan yang sudah ada
• Identifikasi dan bantu pembeli menyelesaikan masalah lebih cepat
• Gunakan studi kasus yang ada untuk mendorong investasi pembeli dalam layanan merek
• Berikan bukti konklusif di seluruh basis pelanggan yang ada untuk membangun kepercayaan dan menutup transaksi lebih cepat

Data terperinci melibatkan pembeli dalam percakapan berbasis data, membawa mereka lebih dekat ke keputusan pembelian.

2. Membawa kejelasan informasi

Hampir 42% perwakilan penjualan merasa mereka tidak memiliki informasi yang cukup sebelum melakukan panggilan penjualan. Dan jumlahnya hampir tidak berbohong.

Perwakilan penjualan biasanya tidak diberi tahu tentang perkembangan baru di perusahaan. Ini membuat mereka berjuang untuk mengejar ketinggalan. Mereka tidak dapat mengajukan penawaran atau mengomunikasikan peningkatan produk kepada pelanggan jika mereka tidak mengetahuinya. Sederhana!

Anda dapat menghentikan kekurangan informasi ini dengan dokumentasi penjualan. Dibangun di atas basis pengetahuan, dokumentasi penjualan mudah diedit dan melengkapi tim penjualan Anda dengan informasi terbaru tentang layanan Anda.

3. Membantu membangun promosi penjualan yang luar biasa

Menerapkan promosi penjualan terstruktur melibatkan brainstorming, kolaborasi, dan iterasi. Dokumentasi penjualan membantu menciptakan promosi penjualan yang hebat dengan informasi produk terbaru, wawasan pelanggan, dan data penjualan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan poin masalah masing-masing calon pelanggan.

Dokumentasi penjualan juga menyediakan template dan kerangka kerja untuk menyusun promosi penjualan secara efektif untuk mencakup semua poin penting dengan jelas dan ringkas. Itu juga dapat mencakup contoh penawaran dan pesan sukses yang telah bekerja dengan baik dengan prospek serupa. Perwakilan penjualan belajar lebih baik dari kesuksesan masa lalu dan dapat menirunya dalam komunikasi di masa mendatang.

4. Mempertahankan nada merek dan menstandarkan proses

Dokumentasi penjualan membantu menjaga nada merek yang sama dan tetap berpegang pada proses standar. Ini termasuk menggunakan pengiriman pesan yang konsisten, mengikuti proses penjualan standar, dan menghadirkan merek secara konsisten.

Dalam hal penjualan, menjaga konsistensi merek membangun rasa percaya dan dapat diandalkan. Konsisten dalam komunikasi Anda menghilangkan kebingungan merek, misrepresentasi, dan miskomunikasi.

Tanpa dokumentasi penjualan, perwakilan penjualan mungkin:

• Berikan informasi produk yang berbeda kepada pelanggan yang berbeda
• Lewatkan pembaruan dan peningkatan terbaru saat mendiskusikan produk dengan prospek sesuai permintaan
• Lewatkan semua tawaran pemasaran yang akan ditawarkan perusahaan

Dokumentasi penjualan memberikan pedoman dan instruksi yang jelas untuk diikuti oleh perwakilan penjualan untuk memastikan bahwa semua interaksi pelanggan konsisten dan berkualitas tinggi.

5. Menyederhanakan proses penjualan untuk karyawan baru

Dokumentasi penjualan adalah materi pelatihan yang sempurna untuk tenaga penjualan baru. Ini membantu mereka mempelajari lebih lanjut tentang penawaran Anda dan menyajikannya dengan lebih baik kepada pelanggan. Dokumentasi penjualan menggabungkan materi penjualan yang relevan dan menawarkan contoh percakapan pelanggan untuk karyawan baru dan apa yang berhasil dan tidak berhasil untuk orang lain.

Singkatnya, dokumentasi penjualan memberikan informasi yang diperlukan kepada perwakilan penjualan dan mempersiapkan mereka dengan baik untuk percakapan pelanggan pertama mereka.

8 langkah penting untuk membuat dokumentasi penjualan

Saatnya mempelajari cara membuat dokumentasi penjualan untuk menuai semua manfaat luar biasa yang ditawarkannya.

1. Pahami proses penjualan Anda saat ini

Bagaimana Anda menutup kesepakatan? Apakah diperlukan lebih dari satu perwakilan penjualan untuk menutup penjualan? Apa potensi pengorbanan atau janji yang dibuat?

Jawab pertanyaan ini sebelum merencanakan dan melaksanakan proses dokumentasi penjualan. Pahami apa yang terjadi dalam proses penjualan Anda saat ini dan bagaimana kinerja setiap karyawan.

• Dokumen apa yang digunakan perwakilan penjualan untuk membantu prospek memahami produk?
• Apakah perwakilan penjualan menerima permintaan panggilan balik? Jika demikian, berapa banyak?
• Apakah mudah menemukan dan berbelanja dengan perusahaan Anda?
• Pada panggilan tertentu, calon pelanggan menjadi khawatir tentang layanan dan merek. Bagaimana perwakilan penjualan menangani telepon yang menantang dan menghilangkan tekanan dari prospek agar percakapan tetap berjalan?

2. Identifikasi dokumen yang diperlukan untuk menutup kesepakatan

Akuisisi pelanggan membutuhkan waktu. Anda melakukan banyak panggilan dengan tidak hanya satu tetapi banyak pemangku kepentingan. Jadi, memahami format konten yang membantu perwakilan penjualan menjawab pertanyaan utama pelanggan sangat penting dalam langkah ini.

Jenis konten yang berbeda menarik bagi audiens target yang berbeda. Berikut adalah beberapa format konten umum yang digunakan penjualan:

• Siaran pers
• Manual produk dan panduan fitur
• Blog
• Video
• Studi kasus
• Halaman rumah
• eBuku
• Laporan perusahaan
• Dek geser
• Templat email

Setelah Anda mengidentifikasi sumber daya ini, jadwalkan dokumentasi penjualan bergaya direktori untuk beralih dengan lancar dari satu gaya dokumen ke gaya lainnya.

3. Menilai poin dan kebutuhan pelanggan

Kembangkan dan dokumentasikan keberatan penjualan dan keluhan pelanggan satu per satu.

Bertanya:

• Kesulitan apa yang biasanya Anda hadapi saat berinteraksi dengan pelanggan?
• Apakah Anda melewati salah satu masalah utama? Bagaimana?
• Apa yang kamu pelajari?
• Bagaimana Anda memahami masalah dan kebutuhan pelanggan di masa mendatang?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda menemukan solusi lebih cepat untuk membuat solusi yang dibutuhkan.

4. Pilih alat dokumentasi penjualan

Setelah Anda menguraikan dokumentasi penjualan dan mencantumkan sumber daya yang diperlukan, cari alat manajemen dokumen untuk menggandakan upaya Anda. Alat yang baik harus:

• Tawarkan fungsionalitas pencarian lanjutan dan pencarian cepat untuk informasi tertentu
• Amankan data Anda
• Permudah publikasi artikel dengan video, gambar, dan beberapa hyperlink ke artikel bermanfaat lainnya
• Bantu perbarui artikel lama atau tambahkan yang baru setelah dokumentasi penjualan ditayangkan

5. Pekerjakan spesialis dokumentasi dengan keahlian penjualan

Prosesnya tidak lengkap tanpa spesialis untuk membantu Anda menyusun strategi, mengatur, dan mengelola dokumentasi penjualan. Mempekerjakan orang yang tepat untuk pekerjaan itu sangat penting. Seorang spesialis dokumen idealnya harus:

• Memiliki pengalaman penjualan sebelumnya
• Pengalaman menulis dan mengedit teknis
• Keterampilan organisasi dan manajerial
• Kemampuan kolaborasi dan ulasan

Dengan prasyarat ini, menjaga proses dokumentasi penjualan Anda tetap pada jalurnya menjadi lebih mudah.

6. Berikan panduan langkah demi langkah untuk mendekati penjualan

Dengan petunjuk langkah demi langkah dalam dokumentasi penjualan, perwakilan penjualan dapat melakukan pendekatan penjualan mereka dengan cara yang jelas dan terstruktur serta menutup kesepakatan dengan lebih baik.

• Lakukan riset pelanggan dan gunakan informasi tersebut untuk mempersiapkan panggilan penjualan
• Temukan cara menarik untuk memulai percakapan
• Menilai dan mengidentifikasi prospek yang memenuhi syarat
• Posisikan produk atau layanan Anda sebagai solusi ideal dan komunikasikan proposisi nilainya yang unik
• Atasi keberatan dan berikan bukti atau contoh untuk mendukung keefektifan produk atau layanan
• Buat FOMO untuk meningkatkan minat terhadap merek
• Ketahui cara meminta penjualan, tangani keberatan atau masalah akhir apa pun, dan tindak lanjuti setelah panggilan untuk memastikan kesepakatan yang berhasil

7. Beri jalan untuk perubahan dan peningkatan

Memperbarui dokumentasi penjualan secara teratur sangat penting untuk memberi tahu tim penjualan Anda tentang perkembangan produk baru. Dengan cara ini, Anda memastikan tim Anda memiliki akses ke informasi terbaru tentang produk Anda, yang pada gilirannya memungkinkan mereka untuk menjual dengan lebih efektif.

Untuk memastikan pembaruan dikomunikasikan secara efektif, Anda dapat mengirim email kepada tim penjualan Anda dengan cepat untuk memberi tahu mereka tentang perubahan tersebut dan memberikan tautan ke dokumentasi yang diperbarui. Ini akan menghemat waktu dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama.

Penting juga untuk menyimpan catatan terperinci dari semua perubahan pada dokumentasi penjualan. Melacak apa yang diperbarui dan kapan menggunakannya sebagai referensi untuk pertanyaan atau masalah apa pun.

8. Perkenalkan peluang upsell dan cross-sell

Ingin melampaui penjualan tradisional? Sajikan beberapa teknik upselling dan cross-selling untuk diperhatikan oleh perwakilan penjualan. Berikut adalah beberapa contoh untuk ditambahkan ke dokumentasi penjualan Anda.

• Opsi efektif untuk menyelesaikan tantangan lebih cepat dan mempercepat pengambilan keputusan
• Produk yang dibundel dengan layanan hebat lainnya yang Anda tawarkan
• Opsi boneka untuk mendorong pelanggan membandingkan berbagai fitur dan opsi
• Penawaran khusus dan add-on berharga di luar pembelian yang ada

4 praktik terbaik untuk membuat dokumentasi penjualan

Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk membuat, memelihara, dan menggunakan dokumentasi penjualan.

1. Sertakan tim penjualan Anda dalam prosesnya, karena mereka membawa perspektif khusus ke konten dokumentasi.
2. Dokumentasi penjualan harus tersedia dan mudah diakses. Pertimbangkan untuk menggunakan repositori pusat atau basis pengetahuan.
3. Jangan terburu-buru dalam proses kreatif. Pastikan dokumentasi Anda akurat, efektif, dan mendukung upaya tim penjualan Anda. Belajarlah untuk tetap mengikuti kursus dan santai saja saat membuat aset yang begitu berharga.
4. Perbarui dokumentasi penjualan secara teratur agar tim penjualan dan pelanggan Anda selalu mendapatkan informasi terbaru.

Tempatkan tim penjualan Anda di jalan menuju kesuksesan

Membangun dokumentasi penjualan melengkapi tim penjualan Anda dengan alat dan informasi untuk berhasil. Ini membantu perwakilan penjualan melakukan percakapan yang didukung data, mengklarifikasi informasi dengan segera, membangun promosi penjualan yang menarik, menjaga konsistensi merek, dan panduan langkah demi langkah yang jelas untuk menutup kesepakatan.

Berinvestasi dalam dokumentasi penjualan memungkinkan Anda meningkatkan proses penjualan dan menonjol di pasar yang kompetitif.

Tidak ingin kehilangan potensi penjualan karena keberatan umum dari prospek? Temukan cara untuk menangani keberatan penjualan dan mendapatkan lebih banyak kesepakatan.