如何创建一致且有效的销售文档

这是必然的：买家在每次购买时都变得更聪明。

他们知道什么解决方案可以满足他们的需求或帮助他们克服挑战。 一些买家会向您提出令人生畏的问题，这可能会让任何销售团队措手不及。

您不希望这种情况发生在您的团队中。 这就是为什么记录必要的信息（例如产品知识）并列出有用的内容资源来管理买家至关重要。

销售文档可帮助您的销售团队顺畅地响应每个买家的询问，并更有效地吸引新客户。 了解什么是销售文档、如何创建它以及它如何有益于您的底线——销售！

什么是销售文件？

销售文档是一系列内容，可在销售过程中指导销售代表使用信息、工具和技术来吸引潜在客户和客户、回答他们的问题并成功完成交易。

有效的销售文档包括一系列资源，例如销售电话脚本、销售序列的电子邮件模板以及处理异议的指南。 它还可以包括产品促销、提供信息、博客、电子书、视频、幻灯片、案例研究、新闻稿、电子邮件回复和竞争对手分析等相关内容的链接。

它是高质量内容的存储库，使销售代表能够为买家提供有关产品或服务的更好背景信息。 销售文档有助于确保销售流程的一致性和清晰度，并使新的销售代表能够快速上手。

销售文档如何帮助您的业务

员工通常将 25% 的时间用于搜索和收集信息。 在客户需要更快获得信息的销售场景中，时间的损失尤其不利。 这是销售文档介入的地方。

1. 使数据支持的对话成为可能

销售文档为销售代表提供了正确的见解，以告知客户和潜在客户并吸引他们。 这有助于：

• 向现有客户提供类似的解决方案
• 识别并帮助买家更快地解决问题
• 使用现有的案例研究来鼓励购买者对品牌服务的投资
• 在现有客户群中提供确凿证据，以建立信任并更快地完成交易

详细数据让买家参与数据驱动的对话，使他们更接近购买决定。

2. 使信息清晰

将近 42% 的销售代表认为他们在拨打销售电话之前没有获得足够的信息。 数字几乎不会说谎。

销售代表通常不会被告知公司的新发展。 这让他们努力追赶。 如果他们不了解客户，他们就无法向客户推销产品升级或传达产品升级信息。 简单的！

您可以通过销售文档来解决这种信息缺失的问题。 销售文档建立在知识库之上，易于编辑，并为您的销售团队提供有关您服务的最新信息。

3. 帮助建立出色的销售宣传

实施结构化的销售宣传涉及头脑风暴、协作和迭代。 销售文档有助于利用最新的产品信息、客户见解和针对每个潜在客户的需求和痛点量身定制的销售数据来创建出色的销售宣传。

销售文档还提供模板和框架，以有效地构建销售宣传，以清晰简洁地涵盖所有要点。 它还可以包括成功推销的示例和对类似潜在客户产生良好效果的信息。 销售代表从过去的成功中学习得更好，并可以在未来的沟通中复制它们。

4.维护品牌基调和标准化流程

销售文档有助于保持相同的品牌基调并坚持标准流程。 这包括使用一致的消息传递、遵循标准化的销售流程以及一致地展示品牌。

在销售方面，保持品牌一致性可以建立信任感和可靠性。 在您的沟通中保持一致可以消除品牌混淆、虚假陈述和误解。

如果没有销售文档，销售代表可能会：

• 为不同的客户提供不同的产品信息
• 在讨论具有按需前景的产品时错过最新的更新和升级
• 错过公司计划提供的任何营销优惠

销售文档为销售代表提供了明确的指导方针和说明，以确保所有客户互动都是一致且高质量的。

5. 简化新员工的销售流程

销售文档是新销售人员的完美培训材料。 它可以帮助他们更多地了解您的产品并更好地向客户展示它们。 销售文档整合了相关的销售材料，并提供了新员工的客户对话示例以及对其他人有效和无效的内容。

简而言之，销售文档为入职销售代表提供必要的信息，并为他们的首次客户对话做好准备。

创建销售文档的 8 个关键步骤

是时候学习如何创建销售文档以获得它提供的所有惊人好处了。

1.了解您现有的销售流程

你如何完成交易？ 是否需要不止一名销售代表才能完成销售？ 潜在的权衡或承诺是什么？

在计划和执行销售文档流程之前回答这些问题。 了解您现有销售流程中发生的情况以及每个员工的表现。

• 销售代表使用哪些文件来帮助潜在客户了解产品？
• 销售代表是否收到回电请求？ 如果有，有多少？
• 是否容易找到您的公司并与其一起购物？
• 在某些电话中，潜在客户开始关注服务和品牌。 销售代表如何处理具有挑战性的电话并减轻潜在客户的压力以保持对话的进行？

2. 确定完成交易所需的文件

客户获取需要时间。 您不仅与一个利益相关者，而且与多个利益相关者接听多个电话。 因此，了解有助于销售代表回答关键客户问题的内容格式在此步骤中至关重要。

不同的内容类型吸引不同的目标受众。 以下是销售使用的一些常见内容格式：

• 新闻稿
• 产品手册和功能指南
• 博客
• 影片
• 实例探究
• 主页
• 电子书
• 公司报告
• 幻灯片
• 电子邮件模板

确定这些资源后，安排目录式销售文档以从一种文档样式无缝过渡到另一种文档样式。

3.评估客户痛点和需求

一次制定并记录销售异议和客户痛点。

问：

• 在与客户互动时，您通常会遇到哪些困难？
• 您是否解决了任何关键问题？ 如何？
• 你学到了什么？
• 你会如何理解未来客户的痛点和需求？

回答这些问题将帮助您更快地找到解决方案以创建所需的解决方案。

4.选择销售文档工具

一旦您概述了您的销售文档并列出了所需的资源，就可以寻找一种文档管理工具来加倍努力。 一个好的工具应该：

• 提供高级搜索功能并快速搜索特定信息
• 确保您的数据安全
• 轻松发布带有视频、图像和指向其他有用文章的多个超链接的文章
• 在销售文档上线后帮助更新旧文章或添加新文章

5.聘请具有销售专业知识的文档专家

如果没有专家帮助您制定战略、组织和管理销售文档，则该过程是不完整的。 雇用合适的人选是当务之急。 理想情况下，文档专家应该：

• 有销售经验
• 技术写作和编辑经验
• 组织和管理能力
• 协作和审查能力

具备这些先决条件后，让您的销售文件编制流程步入正轨变得更加容易。

6. 提供接近销售的分步指南

通过销售文档中的分步说明，销售代表可以以清晰和结构化的方式进行销售宣传，并更好地完成交易。

• 进行客户研究并使用这些信息为销售电话做准备
• 寻找引人入胜的方式开始对话
• 评估和识别合格的线索
• 将您的产品或服务定位为理想的解决方案并传达其独特的价值主张
• 处理异议并提供证据或示例来支持产品或服务的有效性
• 创建 FOMO 以增加对品牌的兴趣
• 知道如何请求出售，处理任何最终异议或疑虑，并在电话后跟进以确保交易成功

7.为变更和升级让路

定期更新销售文档对于让您的销售团队了解新产品开发情况至关重要。 这样，您可以确保您的团队可以访问有关您产品的最新信息，从而使他们能够更有效地销售。

为确保有效传达更新，您可以快速向您的销售团队发送电子邮件，通知他们更改并提供指向更新文档的链接。 这将节省时间并确保每个人都在同一页面上。

详细记录销售文件的所有更改也很重要。 跟踪更新的内容以及何时将其用作任何问题的参考。

8.引入追加销售和交叉销售机会

想超越传统销售？ 向销售代表展示一些追加销售和交叉销售技巧以供盘点。 这里有一些示例可以添加到您的销售文档中。

• 更快解决挑战和加快决策制定的有效选项
• 将产品与您提供的其他优质服务捆绑在一起
• 鼓励客户比较不同功能和选项的虚拟选项
• 现有购买之外的特别优惠和有价值的附加服务

构建销售文档的 4 个最佳实践

以下是构建、维护和使用销售文档的一些最佳实践。

1. 让您的销售团队参与该过程，因为他们为文档的内容带来了利基视角。
2. 销售文件应随时可用且易于访问。 考虑使用中央存储库或知识库。
3. 不要急于创造过程。 确保您的文档准确、有效并支持您的销售团队的工作。 在创造如此宝贵的资产时，学会坚持到底并放轻松。
4. 定期更新销售文档，让您的销售团队和客户了解最新信息。

让您的销售团队走上成功之路

构建销售文档可为您的销售团队提供成功所需的工具和信息。 它可以帮助销售代表进行数据支持的对话、立即澄清信息、建立引人注目的销售宣传、保持品牌一致性以及完成交易的清晰分步指南。

投资于销售文档可以让您改进销售流程并在竞争激烈的市场中脱颖而出。

不想因为潜在客户的普遍反对而失去潜在的销售额？ 找出处理销售异议并完成更多交易的方法。