كيفية إنشاء وثائق مبيعات متسقة وفعالة
نشرت: 2023-03-23إنه أمر مفروغ منه: أصبح المشترون أكثر ذكاءً مع كل عملية شراء.
يعرفون ما هي الحلول التي تلبي احتياجاتهم أو تساعدهم في التغلب على التحدي. يقترب منك بعض المشترين بأسئلة مخيفة ، من المحتمل أن تفاجئ أي فريق مبيعات.
أنت لا تريد أن يحدث هذا لفريقك. لهذا السبب من الأهمية بمكان توثيق المعلومات الضرورية ، مثل معرفة المنتج ، وإدراج موارد المحتوى المفيدة لإدارة المشترين.
تساعد وثائق المبيعات فريق المبيعات الخاص بك على الرد بسلاسة على كل استفسار من استفسارات المشتري وتكوين عملاء جدد بشكل أكثر فعالية. اكتشف ما هي وثائق المبيعات ، وكيفية إنشائها ، وكيف تعود بالفائدة على أرباحك النهائية - البيع!
ما هي وثائق المبيعات؟
توثيق المبيعات عبارة عن مجموعة من المحتوى الذي يوجه مندوبي المبيعات في عملية المبيعات بالمعلومات والأدوات والتقنيات لإشراك العملاء المحتملين والعملاء والإجابة على أسئلتهم وإغلاق الصفقات بنجاح.
تتضمن وثائق المبيعات الفعالة مجموعة من الموارد ، مثل البرامج النصية لمكالمات المبيعات وقوالب البريد الإلكتروني لتسلسل المبيعات وأدلة التعامل مع الاعتراضات. يمكن أن يشمل أيضًا الترويج للمنتج ، وتقديم المعلومات ، والروابط إلى المحتوى ذي الصلة مثل المدونات ، والكتب الإلكترونية ، ومقاطع الفيديو ، وشرائح الشرائح ، ودراسات الحالة ، والبيانات الصحفية ، والردود عبر البريد الإلكتروني ، وتحليل المنافسين.
إنه مستودع للمحتوى عالي الجودة يمكّن مندوبي المبيعات من تزويد المشترين بسياق أفضل حول منتج أو خدمة. تساعد وثائق المبيعات على ضمان الاتساق والوضوح في عملية المبيعات وتمكن مندوبي المبيعات الجدد من التعجيل بسرعة.
كيف تساعد وثائق المبيعات عملك
يقضي الموظفون عادةً 25٪ من وقتهم في البحث وجمع المعلومات. يعد ضياع الوقت غير موات بشكل خاص في سيناريوهات المبيعات حيث يرغب العملاء في الحصول على المعلومات بشكل أسرع. هذا هو المكان الذي تدخل فيه وثائق المبيعات.
1. يجعل المحادثات المدعومة بالبيانات ممكنة
تزود وثائق المبيعات مندوبي المبيعات بالرؤى الصحيحة لإعلام العملاء والتوقعات وإشراكهم. هذا يساعد:
- تقديم حل مماثل مقترح للعملاء الحاليين
- تحديد ومساعدة المشترين في حل المشكلة بشكل أسرع
- استخدم دراسات الحالة الحالية لتشجيع استثمار المشتري في خدمات العلامة التجارية
- تقديم أدلة قاطعة عبر قاعدة العملاء الحالية لتأسيس الثقة وإغلاق الصفقات بشكل أسرع
تُشرك البيانات التفصيلية المشترين في المحادثات المستندة إلى البيانات ، مما يجعلهم أقرب إلى قرار الشراء.
2. يجلب وضوح المعلومات
ما يقرب من 42٪ من مندوبي المبيعات يشعرون أنه ليس لديهم معلومات كافية قبل إجراء مكالمة مبيعات. والأرقام بالكاد تكذب.
عادة لا يتم إبلاغ مندوبي المبيعات بالتطورات الجديدة في الشركة. هذا يجعلهم يكافحون من أجل اللحاق بالركب. لا يمكنهم تقديم العروض أو توصيل ترقيات المنتجات للعملاء إذا كانوا لا يعرفون عنها. بسيط!
يمكنك وضع حد لهذا النقص في المعلومات من خلال وثائق المبيعات. استنادًا إلى قاعدة معرفية ، يسهل تعديل وثائق المبيعات وتزويد فريق المبيعات بأحدث المعلومات حول خدماتك.
3. يساعد في بناء عروض مبيعات رائعة
يتضمن تنفيذ خطة مبيعات منظمة العصف الذهني والتعاون والتكرار. تساعد وثائق المبيعات في إنشاء عروض مبيعات رائعة باستخدام أحدث معلومات المنتج ، ورؤى العملاء ، وبيانات المبيعات المصممة خصيصًا لاحتياجات كل عميل محتمل ونقاط الضعف.
توفر وثائق المبيعات أيضًا قوالب وأطر عمل لهيكلة عروض المبيعات بشكل فعال لتغطية جميع النقاط الأساسية بوضوح ودقة. يمكن أن يتضمن أيضًا أمثلة على العروض الترويجية الناجحة والرسائل التي نجحت بشكل جيد مع احتمالات مماثلة. يتعلم مندوبو المبيعات بشكل أفضل من النجاحات السابقة ويمكنهم تكرارها في الاتصالات المستقبلية.
4. يحافظ على نغمة العلامة التجارية ويوحد العمليات
تساعد وثائق المبيعات في الحفاظ على نفس نغمة العلامة التجارية والالتزام بالعمليات القياسية. يتضمن ذلك استخدام رسائل متسقة ، واتباع عملية مبيعات موحدة ، وتقديم العلامة التجارية باستمرار.
عندما يتعلق الأمر بالمبيعات ، فإن الحفاظ على تناسق العلامة التجارية يبني إحساسًا بالثقة والموثوقية. كونك متسقًا في اتصالك يقضي على ارتباك العلامة التجارية والتحريف وسوء التواصل.
بدون وثائق المبيعات ، قد يقوم مندوبو المبيعات بما يلي:
- تقديم معلومات منتج مختلفة لعملاء مختلفين
- تفوت آخر التحديثات والترقيات أثناء مناقشة المنتج مع العملاء المحتملين حسب الطلب
- تفوت أي عروض تسويق تخطط الشركة لتقديمها
توفر وثائق المبيعات إرشادات وإرشادات واضحة لمندوبي المبيعات لاتباعها للتأكد من أن جميع تفاعلات العملاء متسقة وعالية الجودة.
5. يبسط عملية البيع للموظفين الجدد
وثائق المبيعات هي المادة التدريبية المثالية لمندوبي المبيعات الجدد. يساعدهم في معرفة المزيد عن عروضك وتقديمها بشكل أفضل للعملاء. تدمج وثائق المبيعات مواد المبيعات ذات الصلة وتقدم أمثلة لمحادثات العملاء للموظفين الجدد وما نجح وما لم ينجح مع الآخرين.
باختصار ، توفر وثائق المبيعات المعلومات اللازمة لمندوبي المبيعات على متن الطائرة وتهيئهم جيدًا لمحادثاتهم الأولى مع العملاء.
8 خطوات حاسمة لإنشاء وثائق المبيعات
حان الوقت لمعرفة كيفية إنشاء وثائق المبيعات لجني كل الفوائد المذهلة التي يقدمها.
1. فهم عملية البيع الحالية الخاصة بك
كيف تغلق صفقة؟ هل يتطلب الأمر أكثر من مندوب مبيعات لإغلاق عملية بيع؟ ما هي المقايضات أو الوعود المحتملة؟
أجب عن هذه الأسئلة قبل التخطيط لعملية توثيق المبيعات وتنفيذها. افهم ما يحدث في عملية المبيعات الحالية وكيف يؤدي كل موظف.
- ما المستندات التي يستخدمها مندوبو المبيعات لمساعدة العملاء المحتملين على فهم المنتج؟
- هل يتلقى مندوبو المبيعات طلبات إعادة الاتصال؟ إذا كان الأمر كذلك ، فكم عددها؟
- هل من السهل العثور على شركتك والتسوق معها؟
- في مكالمات معينة ، يصبح العملاء المحتملين قلقين بشأن الخدمة والعلامة التجارية. كيف يتعامل مندوبو المبيعات مع المكالمات الصعبة ويزيل الضغط عن العملاء المحتملين لمواصلة المحادثة؟
2. تحديد المستندات المطلوبة لإغلاق الصفقة
يستغرق اكتساب العملاء وقتًا. يمكنك إجراء مكالمات متعددة ليس مع أصحاب مصلحة واحد فقط ولكن مع العديد من أصحاب المصلحة. لذا ، فإن فهم تنسيقات المحتوى التي تساعد مندوبي المبيعات في الإجابة على أسئلة العملاء الرئيسية أمر بالغ الأهمية في هذه الخطوة.
أنواع المحتوى المختلفة تروق لجماهير مستهدفة مختلفة. فيما يلي بعض تنسيقات المحتوى الشائعة التي تستخدمها المبيعات:
- تصريحات صحفيه
- كتيبات المنتج وأدلة الميزات
- المدونات
- أشرطة فيديو
- دراسات الحالة
- الصفحات الرئيسية
- كتب إلكترونية
- تقارير الشركة
- الطوابق الشرائح
- قوالب البريد الإلكتروني
بمجرد تحديد هذه الموارد ، قم بجدولة وثائق المبيعات على غرار الدليل للانتقال بسلاسة من نمط مستند إلى آخر.
3. تقييم نقاط الألم واحتياجات العملاء
قم بتطوير وتوثيق اعتراضات المبيعات ونقاط معاناة العملاء واحدة تلو الأخرى.
بسأل:
- ما الصعوبات التي تواجهها عادةً عند التعامل مع العملاء؟
- هل تجاوزت أيًا من القضايا الرئيسية؟ كيف؟
- ماذا تعلمت؟
- كيف تفهم نقاط الألم واحتياجات العملاء في المستقبل؟
ستساعدك الإجابة على هذه الأسئلة في إيجاد حل أسرع لإنشاء الحلول المطلوبة.
4. اختر أداة توثيق المبيعات
بمجرد تحديد وثائق المبيعات الخاصة بك وإدراج الموارد المطلوبة ، ابحث عن أداة إدارة المستندات لمضاعفة جهودك. الأداة الجيدة يجب أن:
- قدم وظائف بحث متقدمة وابحث بسرعة عن معلومات محددة
- حافظ على بياناتك آمنة
- اجعل نشر المقالات بمقاطع الفيديو والصور والارتباطات التشعبية المتعددة لمقالات مفيدة أخرى أمرًا سهلاً
- ساعد في تحديث المقالات القديمة أو إضافة مقالات جديدة بعد نشر وثائق المبيعات
5. الاستعانة بأخصائي توثيق مع خبرة في المبيعات
العملية غير مكتملة بدون وجود متخصص لمساعدتك في وضع إستراتيجية لوثائق المبيعات وتنظيمها وإدارتها. إن توظيف الشخص المناسب للوظيفة أمر حتمي. من الناحية المثالية ، يجب على أخصائي المستندات:
- لديك خبرة مبيعات سابقة
- الكتابة الفنية وخبرة التحرير
- المهارات التنظيمية والإدارية
- قدرات التعاون والمراجعة
مع توفر هذه المتطلبات الأساسية ، يصبح الحفاظ على عملية توثيق المبيعات على المسار الصحيح أسهل.
6. توفير دليل خطوة بخطوة للاقتراب من البيع
من خلال الإرشادات خطوة بخطوة في وثائق المبيعات ، يمكن لمندوبي المبيعات الاقتراب من عروض المبيعات الخاصة بهم بطريقة واضحة ومنظمة وإغلاق الصفقات بشكل أفضل.
- قم بإجراء بحث عن العملاء واستخدم المعلومات للتحضير لمكالمة المبيعات
- ابحث عن طرق جذابة لبدء محادثة
- تقييم وتحديد العملاء المحتملين المؤهلين
- ضع منتجك أو خدمتك كحل مثالي وقم بإيصال عرض القيمة الفريد الخاص به
- التعامل مع الاعتراضات وتقديم الأدلة أو الأمثلة لدعم فعالية المنتج أو الخدمة
- قم بإنشاء FOMO لزيادة الاهتمام بالعلامة التجارية
- تعرف على كيفية طلب البيع ، والتعامل مع أي اعتراضات أو مخاوف نهائية ، والمتابعة بعد المكالمة لضمان صفقة ناجحة
7. إفساح المجال للتغييرات والتحديثات
يعد التحديث المنتظم لوثائق المبيعات أمرًا بالغ الأهمية لإبقاء فريق المبيعات على اطلاع بتطورات المنتجات الجديدة. بهذه الطريقة ، تضمن حصول فريقك على أحدث المعلومات حول منتجاتك ، والتي بدورها تسمح لهم بالبيع بشكل أكثر فعالية.
لضمان توصيل التحديثات بشكل فعال ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى فريق المبيعات بسرعة لإخطارهم بالتغييرات وتقديم روابط إلى الوثائق المحدثة. سيوفر هذا الوقت ويضمن بقاء الجميع في نفس الصفحة.
من المهم أيضًا الاحتفاظ بسجل مفصل لجميع التغييرات على وثائق المبيعات. تتبع ما تم تحديثه ومتى تستخدمه كمرجع لأية أسئلة أو مشاكل.
8. تقديم فرص البيع الإضافي والبيع المتبادل
هل تريد تجاوز المبيعات التقليدية؟ قدم بعض تقنيات البيع الزائد والبيع العابر لمندوبي المبيعات لتقييمها. فيما يلي بعض الأمثلة لإضافتها إلى وثائق المبيعات الخاصة بك.
- خيارات فعالة لحل التحديات بشكل أسرع وتسريع عملية اتخاذ القرار
- منتجات مجمعة مع خدمات رائعة أخرى تقدمها
- خيارات وهمية لتشجيع العملاء على مقارنة الميزات والخيارات المختلفة
- عروض خاصة وإضافات قيّمة تتجاوز الشراء الحالي
4 أفضل الممارسات لبناء وثائق المبيعات
فيما يلي بعض أفضل الممارسات لإنشاء وثائق المبيعات وصيانتها واستخدامها.
- قم بتضمين فريق المبيعات الخاص بك في العملية ، حيث يقدمون منظورًا متخصصًا لمحتويات الوثائق.
- يجب أن تكون وثائق المبيعات متاحة بسهولة ويسهل الوصول إليها. ضع في اعتبارك استخدام مستودع مركزي أو قاعدة معرفية.
- لا تتسرع في العملية الإبداعية. تأكد من أن وثائقك دقيقة وفعالة وتدعم جهود فريق المبيعات الخاص بك. تعلم كيفية الاستمرار في الدورة والاستمتاع بها عند إنشاء مثل هذا الأصل القيّم.
- قم بتحديث وثائق المبيعات بانتظام لإبقاء فريق المبيعات والعملاء على اطلاع بأحدث المعلومات.
ضع فريق المبيعات الخاص بك على طريق النجاح
تزود وثائق بناء المبيعات فريق المبيعات الخاص بك بالأدوات والمعلومات لتحقيق النجاح. إنه يساعد مندوبي المبيعات على إجراء محادثات مدعومة بالبيانات ، وتوضيح المعلومات على الفور ، وبناء عروض مبيعات مقنعة ، والحفاظ على اتساق العلامة التجارية ، ودليل واضح خطوة بخطوة لإغلاق الصفقات.
يتيح لك الاستثمار في وثائق المبيعات تحسين عمليات المبيعات الخاصة بك والتميز في السوق التنافسية.
لا تريد أن تفقد المبيعات المحتملة للاعتراضات الشائعة من العملاء المحتملين؟ اكتشف طرقًا للتعامل مع اعتراضات المبيعات وإغلاق المزيد من الصفقات.