Jak tworzyć spójną i wzmacniającą dokumentację sprzedaży

To oczywiste: z każdym zakupem kupujący stają się mądrzejsi.

Wiedzą, jakie rozwiązania odpowiadają ich potrzebom lub pomagają pokonać wyzwanie. Niektórzy kupujący zwracają się do Ciebie z zastraszającymi pytaniami, które mogą zaskoczyć każdy zespół sprzedaży.

Nie chcesz, żeby to spotkało twoją drużynę. Dlatego tak ważne jest udokumentowanie niezbędnych informacji, takich jak wiedza o produkcie, oraz lista przydatnych zasobów treści do zarządzania kupującymi.

Dokumentacja sprzedaży pomaga Twojemu zespołowi sprzedaży płynnie odpowiadać na każde zapytanie kupującego i efektywniej wdrażać nowych klientów. Dowiedz się, czym jest dokumentacja sprzedażowa, jak ją tworzyć i jakie korzyści przynosi Twojemu wynikowi finansowemu – sprzedaży!

Co to jest dokumentacja sprzedaży?

Dokumentacja sprzedaży to zbiór treści, który prowadzi przedstawicieli handlowych w procesie sprzedaży za pomocą informacji, narzędzi i technik angażowania potencjalnych klientów, odpowiadania na ich pytania i pomyślnego zawierania transakcji.

Efektywna dokumentacja sprzedaży obejmuje szereg zasobów, takich jak skrypty rozmów telefonicznych, szablony wiadomości e-mail dla sekwencji sprzedaży oraz przewodniki dotyczące postępowania z obiekcjami. Może również obejmować promocję produktu, oferowanie informacji, linki do powiązanych treści, takich jak blogi, książki elektroniczne, filmy, prezentacje slajdów, studia przypadków, komunikaty prasowe, odpowiedzi e-mailowe i analizę konkurencji.

To repozytorium wysokiej jakości treści, które umożliwia przedstawicielom handlowym dostarczenie kupującym lepszego kontekstu dotyczącego produktu lub usługi. Dokumentacja sprzedaży pomaga zapewnić spójność i przejrzystość procesu sprzedaży oraz umożliwia nowym przedstawicielom handlowym szybkie rozpoczęcie pracy.

Jak dokumentacja sprzedaży pomaga Twojej firmie

Pracownicy zazwyczaj spędzają 25% swojego czasu na wyszukiwaniu i gromadzeniu informacji. Strata czasu jest szczególnie niekorzystna w scenariuszach sprzedażowych, w których klienci chcą informacji szybciej. Tutaj wkracza dokumentacja sprzedaży.

1. Umożliwia prowadzenie rozmów opartych na danych

Dokumentacja sprzedaży zapewnia przedstawicielom handlowym odpowiednie informacje, które pozwalają informować i angażować klientów oraz potencjalnych klientów. To pomaga:

• Zaproponuj podobne rozwiązanie proponowane obecnym klientom
• Zidentyfikuj i pomóż kupującym szybciej rozwiązać problem
• Wykorzystaj istniejące studia przypadków, aby zachęcić kupujących do inwestowania w usługi marki
• Dostarczaj rozstrzygających dowodów w ramach istniejącej bazy klientów, aby budować zaufanie i szybciej zawierać transakcje

Szczegółowe dane angażują kupujących w rozmowy oparte na danych, przybliżając ich do decyzji o zakupie.

2. Zapewnia przejrzystość informacji

Prawie 42% przedstawicieli handlowych uważa, że ​​nie ma wystarczających informacji przed wykonaniem rozmowy telefonicznej. A liczby raczej nie kłamią.

Przedstawiciele handlowi zazwyczaj nie są informowani o nowych wydarzeniach w firmie. To sprawia, że ​​walczą o nadrobienie zaległości. Nie mogą przedstawiać klientom ofert ani informować o aktualizacjach produktów, jeśli o nich nie wiedzą. Prosty!

Możesz położyć kres temu brakowi informacji za pomocą dokumentacji sprzedażowej. Zbudowana na bazie wiedzy dokumentacja sprzedaży jest łatwa do edycji i zapewnia zespołowi sprzedaży najnowsze informacje o Twoich usługach.

3. Pomaga budować niesamowite oferty sprzedaży

Wdrożenie ustrukturyzowanej oferty sprzedaży obejmuje burzę mózgów, współpracę i iteracje. Dokumentacja sprzedaży pomaga tworzyć atrakcyjne oferty sprzedaży z najnowszymi informacjami o produktach, spostrzeżeniami klientów i danymi sprzedaży dostosowanymi do potrzeb i problemów każdego potencjalnego klienta.

Dokumentacja sprzedaży zawiera również szablony i ramy umożliwiające efektywne tworzenie prezentacji sprzedażowych w celu jasnego i zwięzłego omówienia wszystkich istotnych punktów. Może również zawierać przykłady udanych prezentacji i komunikatów, które sprawdziły się w przypadku podobnych potencjalnych klientów. Przedstawiciele handlowi lepiej uczą się na wcześniejszych sukcesach i mogą powielać je w przyszłej komunikacji.

4. Utrzymuje ton marki i standaryzuje procesy

Dokumentacja sprzedaży pomaga zachować ten sam ton marki i trzymać się standardowych procesów. Obejmuje to stosowanie spójnych komunikatów, przestrzeganie ustandaryzowanego procesu sprzedaży i konsekwentne prezentowanie marki.

Jeśli chodzi o sprzedaż, utrzymanie spójności marki buduje poczucie zaufania i wiarygodności. Bycie konsekwentnym w komunikacji eliminuje zamieszanie związane z marką, wprowadzanie w błąd i nieporozumienia.

Bez dokumentacji sprzedaży przedstawiciele handlowi mogą:

• Podaj różne informacje o produkcie różnym klientom
• Omijaj najnowsze aktualizacje i uaktualnienia, rozmawiając o produkcie z potencjalnymi klientami na żądanie
• Pomiń wszelkie oferty marketingowe, które firma planuje zaoferować

Dokumentacja sprzedaży zawiera jasne wytyczne i instrukcje dla przedstawicieli handlowych, których należy przestrzegać, aby zapewnić, że wszystkie interakcje z klientami są spójne i wysokiej jakości.

5. Upraszcza proces sprzedaży dla nowych pracowników

Dokumentacja sprzedażowa to doskonały materiał szkoleniowy dla nowych handlowców. Pomaga im dowiedzieć się więcej o Twojej ofercie i lepiej zaprezentować ją klientom. Dokumentacja sprzedaży konsoliduje odpowiednie materiały sprzedażowe i oferuje przykłady rozmów z klientami dla nowych pracowników oraz to, co sprawdziło się, a co nie zadziałało dla innych.

Krótko mówiąc, dokumentacja sprzedażowa dostarcza niezbędnych informacji onboard handlowcom i dobrze przygotowuje ich do pierwszych rozmów z klientami.

8 krytycznych kroków do tworzenia dokumentacji sprzedażowej

Czas dowiedzieć się, jak tworzyć dokumentację sprzedażową, aby czerpać wszystkie niesamowite korzyści, jakie oferuje.

1. Zrozum swój obecny proces sprzedaży

Jak zamknąć transakcję? Czy potrzeba więcej niż jednego przedstawiciela handlowego, aby zamknąć sprzedaż? Jakie są potencjalne kompromisy lub złożone obietnice?

Odpowiedz na te pytania przed zaplanowaniem i wykonaniem procesu dokumentacji sprzedaży. Dowiedz się, co dzieje się w istniejącym procesie sprzedaży i jak działa każdy pracownik.

• Jakich dokumentów używają przedstawiciele handlowi, aby pomóc potencjalnym klientom zrozumieć produkt?
• Czy przedstawiciele handlowi otrzymują prośby o oddzwonienie? Jeśli tak, to ile?
• Czy łatwo jest znaleźć i robić zakupy w Twojej firmie?
• Podczas niektórych rozmów potencjalni klienci zaczynają się martwić o usługę i markę. W jaki sposób przedstawiciele handlowi radzą sobie z trudnymi rozmowami telefonicznymi i wywierają presję na potencjalnych klientach, aby podtrzymać rozmowę?

2. Zidentyfikuj dokumenty wymagane do zamknięcia transakcji

Pozyskiwanie klientów wymaga czasu. Odbierasz wiele połączeń z nie tylko jednym, ale wieloma interesariuszami. Dlatego zrozumienie formatów treści, które pomagają przedstawicielom handlowym odpowiedzieć na kluczowe pytania klientów, ma kluczowe znaczenie na tym etapie.

Różne typy treści przemawiają do różnych odbiorców docelowych. Oto kilka typowych formatów treści używanych w sprzedaży:

• Komunikaty prasowe
• Podręczniki produktów i przewodniki po funkcjach
• Blogi
• Filmy
• Studium przypadku
• Strony główne
• eBooki
• Raporty firmowe
• Pokłady slajdów
• Szablony wiadomości

Po zidentyfikowaniu tych zasobów zaplanuj dokumentację sprzedaży w stylu katalogu, aby płynnie przechodzić z jednego stylu dokumentu do drugiego.

3. Oceń problemy i potrzeby klientów

Opracowuj i dokumentuj zastrzeżenia dotyczące sprzedaży i problemy klientów pojedynczo.

Zapytać:

• Jakie trudności zwykle napotykasz podczas interakcji z klientami?
• Czy udało Ci się ominąć któryś z kluczowych problemów? Jak?
• Czego się nauczyłeś?
• Jak rozumiesz problemy i potrzeby klientów w przyszłości?

Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci szybciej znaleźć rozwiązanie i stworzyć wymagane rozwiązania.

4. Wybierz narzędzie do dokumentacji sprzedaży

Po nakreśleniu dokumentacji sprzedażowej i wymienieniu potrzebnych zasobów poszukaj narzędzia do zarządzania dokumentami, które podwoi Twoje wysiłki. Dobre narzędzie powinno:

• Oferuj zaawansowane funkcje wyszukiwania i szybko wyszukuj określone informacje
• Dbaj o bezpieczeństwo swoich danych
• Ułatw publikowanie artykułów za pomocą filmów, obrazów i wielu hiperłączy do innych przydatnych artykułów
• Pomóż aktualizować starsze artykuły lub dodawać nowe po opublikowaniu dokumentacji sprzedażowej

5. Zatrudnij specjalistę ds. dokumentacji z doświadczeniem w sprzedaży

Proces jest niepełny bez specjalisty, który pomoże Ci zaplanować, zorganizować i zarządzać dokumentacją sprzedaży. Zatrudnienie odpowiedniej osoby do pracy jest koniecznością. Idealnie specjalista ds. dokumentów powinien:

• Mieć wcześniejsze doświadczenie w sprzedaży
• Doświadczenie w pisaniu i redagowaniu tekstów technicznych
• Umiejętności organizacyjne i menedżerskie
• Możliwości współpracy i przeglądu

Po spełnieniu tych warunków wstępnych utrzymanie procesu dokumentacji sprzedaży na właściwym poziomie jest łatwiejsze.

6. Zapewnij przewodnik krok po kroku, jak podejść do sprzedaży

Dzięki instrukcjom krok po kroku zawartym w dokumentacji sprzedaży, przedstawiciele handlowi mogą podchodzić do swoich ofert sprzedaży w jasny i uporządkowany sposób oraz lepiej zawierać transakcje.

• Przeprowadzaj badania klientów i wykorzystuj informacje, aby przygotować się do rozmowy sprzedażowej
• Znajdź interesujące sposoby na rozpoczęcie rozmowy
• Oceniaj i identyfikuj kwalifikowane leady
• Pozycjonuj swój produkt lub usługę jako idealne rozwiązanie i komunikuj jego unikalną propozycję wartości
• Zajmij się obiekcjami i przedstaw dowody lub przykłady potwierdzające skuteczność produktu lub usługi
• Stwórz FOMO, aby zwiększyć zainteresowanie marką
• Dowiedz się, jak poprosić o sprzedaż, poradzić sobie z wszelkimi ostatecznymi zastrzeżeniami lub wątpliwościami i podjąć działania następcze po rozmowie, aby zapewnić pomyślną transakcję

7. Zrób miejsce na zmiany i ulepszenia

Regularne aktualizowanie dokumentacji sprzedażowej ma kluczowe znaczenie dla informowania zespołu sprzedaży o rozwoju nowych produktów. W ten sposób zapewniasz swojemu zespołowi dostęp do najbardziej aktualnych informacji o Twoich produktach, co z kolei pozwala im skuteczniej sprzedawać.

Aby upewnić się, że aktualizacje są skutecznie przekazywane, możesz szybko wysłać wiadomość e-mail do zespołu sprzedaży, aby powiadomić go o zmianach i udostępnić łącza do zaktualizowanej dokumentacji. Pozwoli to zaoszczędzić czas i zapewni, że wszyscy będą na tej samej stronie.

Ważne jest również prowadzenie szczegółowego rejestru wszystkich zmian w dokumentacji sprzedaży. Śledź, co zostało zaktualizowane i kiedy używać tego jako odniesienia w przypadku jakichkolwiek pytań lub problemów.

8. Wprowadź możliwości sprzedaży dodatkowej i sprzedaży krzyżowej

Chcesz wyjść poza tradycyjną sprzedaż? Przedstaw kilka technik sprzedaży dodatkowej i sprzedaży krzyżowej, aby przedstawiciele handlowi mogli je podsumować. Oto kilka przykładów, które można dodać do dokumentacji sprzedaży.

• Skuteczne opcje pozwalające szybciej rozwiązywać problemy i przyspieszać podejmowanie decyzji
• Produkty w pakiecie z innymi wspaniałymi usługami, które oferujesz
• Fałszywe opcje, aby zachęcić klientów do porównania różnych funkcji i opcji
• Oferty specjalne i cenne dodatki wykraczające poza istniejący zakup

4 najlepsze praktyki budowania dokumentacji sprzedażowej

Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących tworzenia, utrzymywania i używania dokumentacji sprzedaży.

1. Włącz w ten proces swój zespół sprzedaży, który wnosi niszową perspektywę do treści dokumentacji.
2. Dokumentacja sprzedaży powinna być łatwo dostępna i łatwo dostępna. Rozważ użycie centralnego repozytorium lub bazy wiedzy.
3. Nie przyspieszaj procesu twórczego. Upewnij się, że Twoja dokumentacja jest dokładna, skuteczna i wspiera wysiłki zespołu sprzedaży. Naucz się trzymać kursu i nie spiesz się, tworząc tak cenny zasób.
4. Regularnie aktualizuj dokumentację sprzedaży, aby zespół sprzedaży i klienci byli na bieżąco z najnowszymi informacjami.

Umieść swój zespół sprzedaży na drodze do sukcesu

Tworzenie dokumentacji sprzedaży wyposaża Twój zespół sprzedaży w narzędzia i informacje niezbędne do odniesienia sukcesu. Pomaga przedstawicielom handlowym prowadzić rozmowy poparte danymi, natychmiast wyjaśniać informacje, budować przekonujące oferty sprzedaży, utrzymywać spójność marki i zapewnia przejrzysty przewodnik krok po kroku dotyczący zamykania transakcji.

Inwestycja w dokumentację sprzedażową pozwala usprawnić procesy sprzedażowe i wyróżnić się na konkurencyjnym rynku.

Nie chcesz stracić potencjalnej sprzedaży z powodu powszechnych obiekcji ze strony potencjalnych klientów? Dowiedz się, jak radzić sobie z zastrzeżeniami dotyczącymi sprzedaży i zawieraj więcej transakcji.