一貫性のある強力なセールスドキュメントを作成する方法

公開: 2023-03-23

当たり前のことですが、バイヤーは購入するたびに賢くなっています。

彼らは、どのソリューションがニーズを満たし、課題を克服するのに役立つかを知っています。一部のバイヤーは威圧的な質問であなたにアプローチし、営業チームを不意を突かせる可能性があります。

これがチームに起こってほしくありません。そのため、製品知識などの必要な情報を文書化し、購入者を管理するのに役立つコンテンツリソースを一覧表示することが重要です。

セールスドキュメントは、セールスチームがすべての購入者からの問い合わせにスムーズに対応し、新しいクライアントをより効果的にオンボーディングするのに役立ちます。販売ドキュメントとは何か、その作成方法、そして収益である販売にどのように役立つかをご覧ください!

販売書類とは？

セールスドキュメントは、見込み客や顧客と関わり、質問に答え、商談を成功させるための情報、ツール、およびテクニックを使用して、セールスプロセスで営業担当者をガイドするコンテンツのコレクションです。

効果的なセールスドキュメントには、セールスコールスクリプト、セールスシーケンス用の電子メールテンプレート、反論への対処に関するガイドなど、さまざまなリソースが含まれています。また、製品のプロモーション、提供情報、ブログ、電子書籍、ビデオ、スライドデッキ、ケーススタディ、プレスリリース、電子メールの応答、競合他社の分析などの関連コンテンツへのリンクを含めることもできます。

これは、営業担当者が製品やサービスに関するより良いコンテキストを購入者に提供できるようにする、質の高いコンテンツのリポジトリです。セールスドキュメントは、セールスプロセスの一貫性と明確性を確保するのに役立ち、新しいセールス担当者がすぐに慣れることができます。

セールスドキュメントがビジネスにどのように役立つか

従業員は通常、情報の検索と収集に時間の 25% を費やしています。時間の損失は、顧客がより迅速に情報を求めている販売シナリオでは特に不利です。ここで、セールスドキュメントが登場します。

1.データに裏打ちされた会話を可能にする

営業文書は、営業担当者に適切な洞察を提供して、顧客や見込み客に情報を提供し、関与させます。これは次のことに役立ちます。

既存の顧客に提案された同様のソリューションを提供する
バイヤーが問題をより迅速に解決できるように特定し、支援する
既存のケーススタディを使用して、ブランドのサービスへの購入者の投資を促進する
既存の顧客ベース全体に決定的な証拠を提供して、信頼を確立し、より迅速に取引を成立させる

詳細なデータは、購入者をデータ主導の会話に引き込み、購入決定に近づけます。

2. 情報を明確にする

営業担当者の 42% 近くが、営業電話をかける前に十分な情報を持っていないと感じています。そして、数字はほとんど嘘をつきません。

通常、営業担当者は会社の新しい展開について知らされていません。これにより、彼らは追いつくのに苦労しています。顧客が知らない場合、オファーを売り込んだり、製品のアップグレードを顧客に伝えたりすることはできません。単純！

この情報不足は、セールスドキュメントを使用して解消できます。ナレッジベースに基づいて構築された販売ドキュメントは編集が容易で、サービスに関する最新情報を販売チームに提供します。

3. 優れた売り込みの構築に役立ちます

構造化された売り込みを実装するには、ブレインストーミング、コラボレーション、反復が必要です。セールスドキュメントは、最新の製品情報、顧客インサイト、および各見込み顧客のニーズと問題点に合わせて調整されたセールスデータを使用して、優れたセールスピッチを作成するのに役立ちます。

販売ドキュメントは、すべての重要なポイントを明確かつ簡潔にカバーするために販売ピッチを効果的に構成するためのテンプレートとフレームワークも提供します。また、同様の見込み顧客に対してうまく機能した、成功した売り込みやメッセージの例を含めることもできます。営業担当者は過去の成功からよりよく学び、将来のコミュニケーションで再現できます。

4. ブランドのトーンを維持し、プロセスを標準化する

セールスドキュメントは、同じブランドトーンを維持し、標準プロセスに固執するのに役立ちます。これには、一貫したメッセージの使用、標準化された販売プロセスに従うこと、一貫したブランドの提示が含まれます。

販売に関しては、ブランドの一貫性を維持することで信頼感と信頼感が生まれます。コミュニケーションに一貫性を持たせることで、ブランドの混乱、不実表示、誤解をなくすことができます。

販売ドキュメントがない場合、営業担当者は次の可能性があります。

顧客ごとに異なる製品情報を提供する
オンデマンドの見込み客と製品について話し合っている間、最新のアップデートやアップグレードを見逃してしまう
会社が提供する予定のマーケティングオファーを見逃す

販売ドキュメントは、すべての顧客とのやり取りが一貫して高品質であることを保証するために、販売担当者が従うべき明確なガイドラインと指示を提供します。

5. 新入社員の販売プロセスを簡素化

セールスドキュメントは、新しいセールス担当者にとって最適なトレーニングマテリアルです。それは、彼らがあなたの製品についてもっと学び、顧客により良いものを提示するのに役立ちます. セールスドキュメントには、関連するセールス資料がまとめられており、新規採用者に対する顧客との会話の例や、他の人にとってうまくいったこととうまくいかなかったことの例が示されています。

要するに、販売ドキュメントは、販売担当者のオンボーディングに必要な情報を提供し、最初の顧客との会話に十分に備えることができます。

販売ドキュメントを作成するための 8 つの重要なステップ

セールスドキュメントの作成方法を学び、それが提供する驚くべきメリットをすべて享受する時が来ました。

1. 既存の販売プロセスを理解する

どのように契約を結びますか? 成約までに複数の営業担当者が必要ですか? 潜在的なトレードオフまたは約束は何ですか?

販売文書化プロセスを計画および実行する前に、これらの質問に答えてください。既存の販売プロセスで何が起きているか、各従業員がどのように行動しているかを理解します。

見込み客が製品を理解するのを助けるために、営業担当者はどの文書を使用しますか?
営業担当者はコールバック要求を受け取りますか? もしそうなら、いくつですか？
あなたの会社を見つけて買い物をするのは簡単ですか?
特定の電話で、見込み客はサービスとブランドに関心を持つようになります。営業担当者は、困難な電話にどのように対処し、見込み客のプレッシャーを取り除き、会話を続けることができるでしょうか?

2. 取引を成立させるために必要な書類を特定する

顧客獲得には時間がかかります。 1 人だけでなく複数の利害関係者との複数の通話に対応します。したがって、このステップでは、営業担当者が顧客の重要な質問に答えるのに役立つコンテンツ形式を理解することが重要です。

異なるコンテンツタイプは、異なるターゲットユーザーにアピールします。営業が使用する一般的なコンテンツ形式を次に示します。

プレスリリース
製品マニュアルと機能ガイド
ブログ
動画
ケーススタディ
ホームページ
電子書籍
会社報告
スライドデッキ
メールテンプレート

これらのリソースを特定したら、あるドキュメントスタイルから別のドキュメントスタイルにシームレスに移行できるように、ディレクトリスタイルの販売ドキュメントをスケジュールします。

3. お客様の問題点とニーズを評価する

セールスの反論と顧客の問題点を 1 つずつ作成して文書化します。

聞く：

顧客とやり取りするときに通常直面する問題は何ですか?
重要な問題のいずれかを乗り越えましたか? どうやって？
何を学びましたか？
顧客の問題点と将来のニーズをどのように理解しますか?

これらの質問に答えると、必要なソリューションを作成するためのソリューションをより迅速に見つけることができます。

4. 販売書類作成ツールを選択する

販売ドキュメントの概要を説明し、必要なリソースを一覧表示したら、その労力を倍増させるドキュメント管理ツールを探します。優れたツールとは:

高度な検索機能を提供し、特定の情報をすばやく検索します
データを安全に保つ
ビデオ、画像、および他の役立つ記事への複数のハイパーリンクを含む記事を簡単に公開できるようにする
販売ドキュメントが公開された後、古い記事の更新または新しい記事の追加を支援する

5. セールスの専門知識を持つドキュメンテーションスペシャリストを雇う

このプロセスは、販売ドキュメントの戦略化、整理、および管理を支援するスペシャリストがいなければ不完全です。その仕事に適した人材を雇うことは不可欠です。ドキュメントスペシャリストは、理想的には次のことを行う必要があります。

以前の販売経験がある
テクニカルライティングおよび編集経験
組織力と管理力
コラボレーションおよびレビュー機能

これらの前提条件が整っていれば、販売ドキュメントプロセスを順調に進めることが容易になります。

6. 販売に近づくための段階的なガイドを提供する

販売ドキュメントの段階的な指示により、営業担当者は明確かつ構造化された方法でセールスピッチにアプローチし、商談をより適切に成立させることができます。

顧客調査を実施し、その情報を使用して営業電話の準備をする
会話を始める魅力的な方法を見つける
有望な見込み客を評価して特定する
製品またはサービスを理想的なソリューションとして位置付け、独自の価値提案を伝えます
反対意見に対処し、製品またはサービスの有効性を裏付ける証拠または例を提供する
FOMOを作成してブランドへの関心を高める
売却を依頼する方法、最終的な異議や懸念に対処する方法、電話後にフォローアップして取引を成功させる方法を理解する

7. 変更とアップグレードに道を譲る

セールスチームに新製品の開発に関する情報を提供するには、セールスドキュメントを定期的に更新することが重要です。このようにして、チームが製品に関する最新情報にアクセスできるようにし、より効果的に販売できるようにします。

更新が効果的に伝達されるようにするために、営業チームにメールを送信して、変更を通知し、更新されたドキュメントへのリンクを提供することができます。これにより時間が節約され、全員が同じページにいることが保証されます。

また、販売文書に対するすべての変更を詳細に記録しておくことも重要です。更新された内容と、質問や問題の参照としていつ使用するかを追跡します。

8. アップセルとクロスセルの機会を導入する

従来の販売を超えたいですか？営業担当者が検討できるように、いくつかのアップセルおよびクロスセルの手法を提示します。以下に、販売資料に追加するいくつかの例を示します。

課題をより迅速に解決し、意思決定をスピードアップするための効果的なオプション
あなたが提供する他の優れたサービスとのバンドル製品
お客様にさまざまな機能やオプションを比較してもらうためのダミーオプション
既存の購入を超える特別オファーと価値あるアドオン

販売ドキュメントを作成するための 4 つのベストプラクティス

ここでは、販売ドキュメントの作成、維持、および使用に関するベストプラクティスをいくつか紹介します。

ドキュメントの内容にニッチな視点をもたらすため、営業チームをプロセスに含めてください。
販売ドキュメントは、すぐに入手でき、簡単にアクセスできる必要があります。中央リポジトリまたはナレッジベースの使用を検討してください。
創造的なプロセスを急いではいけません。ドキュメントが正確で効果的であり、営業チームの取り組みをサポートしていることを確認してください。このような貴重な資産を作成するときは、コースにとどまり、気楽に行うことを学びましょう。
セールスドキュメントを定期的に更新して、セールスチームと顧客が最新の情報を入手できるようにします。

営業チームを成功に導く

営業文書を作成することで、営業チームは成功するためのツールと情報を手に入れることができます。営業担当者がデータに基づいた会話を行い、情報をすぐに明確にし、説得力のある売り込みを作成し、ブランドの一貫性を維持し、取引を成立させるための明確なステップバイステップガイドを作成するのに役立ちます。

販売ドキュメントに投資することで、販売プロセスを改善し、競争の激しい市場で際立つことができます。

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一貫性のある強力なセールス ドキュメントを作成する方法