ビジネス緊急計画を作成する方法

十分に長い期間にわたって、すべてのビジネスはある種の緊急事態に直面します。 これは、火災、竜巻、異常気象、またはハッキングやデータ侵害などの非物理的な緊急事態である可能性があります。 これらの緊急事態は、特に対応計画が実施されていない企業にとって、深刻な被害をもたらす可能性があります。 場合によっては、緊急時の備えは、ビジネスを続けることとすべてを失うことの違いを意味する可能性があります。 以下は、緊急時にスタッフとリソースを安全に保つためのビジネス緊急計画を作成する方法です。

ステップ1.リスク評価

緊急時の計画を立てるには、ビジネスが直面する可能性が最も高い緊急事態を知る必要があります。

たとえば、オフィスや実店舗のあるビジネスは、火災のリスクに直面しています。 大量の顧客データを扱う企業は、ハッキングやデータ侵害のリスクにさらされる可能性があります。

あなたのビジネスがどこにあるかも潜在的なリスクに影響を与える可能性があります。 ハリケーン、竜巻、吹雪、およびその他の異常気象は、国の特定の地域で発生する可能性がはるかに高くなります。 地域のリスクを知ることで、緊急事態に備えてビジネスをより効果的に準備できる可能性があります。

また、災害対策に関する政府の要件も検討する必要があります。 ビジネスの規模と場所によっては、準備方法に関する特定のルールに従う必要がある場合があります。 たとえば、従業員が10人を超える企業は、災害計画に関するOSHAガイドラインに従う必要があります。

ステップ2.開発を計画する

ビジネスで直面する可能性が最も高い災害や緊急事態を特定したら、どのように準備するかを決めることができます。 OSHAは、最悪のシナリオをブレインストーミングすることから始めて、起こりうる緊急事態ごとにうまくいかない可能性のあるすべてのことを画像化することを推奨しています。

また、重要なドキュメントを収集する必要があります。 フロアプラン、消火システムの説明、ネットワークサイバー防御の文書化など。 これは、計画や避難経路を作成するのに役立ちます。

次に、計画のフレームワークの作成を目指す必要があります。 少なくとも、ほとんどのプランには次のものが含まれます。

• 緊急事態を報告する方法、
• 避難方針と手順、
• 緊急脱出手順とルート割り当て、
• 緊急時に追加情報や報告のために連絡する個人の名前、役職、連絡先情報、

緊急時の計画には通常、従業員がどのようにして被害を最小限に抑え、緊急時の避難中の安全を確保できるかに関する情報も含まれています。

• 緊急時に遅れをとる従業員が、機器のシャットダウンや消火器の操作などの重要なサービスを実行するための手順。
• 重要な文書や記録を保護およびバックアップするための手順、
• 従業員が実行する必要がある救助および医療業務のリスト。

計画している緊急事態の種類によっては、これらの要素のすべてが必要なわけではありません。 たとえば、ハッキングでは、記録を安全に保つために報告と迅速な対応が必要になりますが、避難はおそらく必要ありません。

計画では、緊急時に従業員に警告する方法も考慮する必要があります。

理想的には、どのような状況が緊急事態と見なされ、あなたのビジネスが緊急事態に対処しているかどうかを誰が判断するかについて明確な考えを持っている必要があります。 通常、企業には、その判断を下し、緊急時に他の人に警告することができる従業員がいます。

多くの企業は、緊急時にアラームを鳴らして従業員の電話にプッシュ通知を送信するアラートシステムにも投資しています。

理想的には、緊急事態計画は、事後の回復までずっと緊急事態を認識することを通してあなたのチームを導くべきです。 顧客からの苦情や記録の紛失など、緊急後の財務リスクに備える必要があります。

良い計画はまた、包括的かつ単純でなければなりません。 何か問題が発生した場合に簡単に実行できる一方で、ビジネスが直面する可能性のあるすべての潜在的なリスクをカバーする必要があります。

計画を既存のチェックリストまたはオンラインの推奨事項と比較すると、緊急時の計画の最も重要な側面を検討したかどうかがわかります。

以下で説明するトレーニングと緊急時の練習は、チームが緊急時にフォローするのに十分な計画が単純で完全であるかどうかを知るのにも役立ちます。

ステップ3.役割の割り当てと緊急時の準備

緊急時計画の枠組みの準備ができたら、重要な緊急時対応の役割を担う従業員の選択を開始できます。

たとえば、企業は、緊急時に指定された避難所または安全な場所にスタッフを案内することをいとわない従業員のボランティアを求める場合があります。 別のビジネスでは、緊急時に建物のシステムをシャットダウンすることをいとわないボランティアが必要になる場合があります。

これらのボランティアのリストを作成すると、トレーニングが合理化され、スタッフが緊急時にリーダーを見つけやすくなります。

計画やボランティアに加えて、予防と準備を検討するのも良いことです。 たとえば、スノータイヤ、塩、スノーショベルに投資することで、大吹雪の際にビジネスの運営とスタッフの安全を確保できます。

あなたのビジネスはまた、火災対応計画を作成しながら、火災リスクを管理するために多くのことを行うことができます。

たとえば、保管コンテナを建物から遠ざけたり、油性のぼろきれなどの危険な材料に特別なコンテナを使用したりすると、事業外に可燃性物質が蓄積して火災が発生するのを防ぐことができます。 消火器を定期的に検査して交換することで、必要なときに準備ができていることを確認できます。

ステップ4.トレーニングと計画のレビュー

従業員をトレーニングし、定期的な訓練や演習を実施することで、実際の緊急時に計画が適切に機能するようになります。

計画文書を利用可能にしてアクセスしやすくすることで、従業員は計画に従うために必要な情報を得ることができます。

演習がうまくいけば、あなたの計画が簡単に実行できることを示す良い兆候です。

トレーニングや演習が順調に進んでいる場合でも、緊急時の計画を定期的に確認することが重要です。 あなたのビジネスが成長するにつれて、あなたが直面するリスクも変わるかもしれません。 リスク評価と計画レビューを毎年実行することで、計画を最新の状態に保つことができます。

緊急事態に備えてビジネスを準備する

火災、竜巻、洪水、その他の緊急事態はすべて、準備が整っていないビジネスに壊滅的な打撃を与える可能性があります。 事前に計画を立てておくことは、あなたとあなたのチームが緊急時に安全を保つのに役立ちます。

効果的な計画は通常、避難経路、連絡先の名前、および従業員のボランティアが従わなければならない手順のレイアウトを提供します。 計画は準備によって補完することができます—緊急時にあなたのビジネスを保護するのに役立つ物資を買いだめし、資源を検査します。

著者略歴： Eleanorは、DesignerlyMagazineの編集長です。 彼女はまた、ユーザーエクスペリエンスに焦点を当てたフリーランスのWebデザイナーでもあります。 エレノアは夫と犬のベアと一緒にフィラデルフィアに住んでいます