Cómo crear un plan de emergencia comercial

Durante un período de tiempo lo suficientemente largo, todas las empresas se enfrentan a algún tipo de emergencia. Esto puede ser un incendio, un tornado, un clima extremo, o incluso una emergencia no física, como un pirateo o una violación de datos. Estas emergencias pueden causar daños graves, especialmente para las empresas que no cuentan con un plan de respuesta. En algunos casos, la preparación para emergencias puede significar la diferencia entre permanecer en el negocio y perderlo todo. A continuación se muestra cómo crear un plan de emergencia comercial para ayudar a mantener seguros a su personal y recursos durante una emergencia.

Paso 1. Evaluación de riesgos

Para desarrollar un plan de emergencia, necesita saber qué emergencias es más probable que enfrente su empresa.

Cualquier negocio con una oficina o tienda física, por ejemplo, enfrenta el riesgo de incendio. Las empresas que manejan grandes cantidades de datos de clientes pueden correr el riesgo de sufrir un ataque o una filtración de datos.

La ubicación de su negocio también puede afectar los riesgos potenciales. Los huracanes, tornados, tormentas de nieve y otras formas de clima extremo pueden ser mucho más probables en ciertas partes del país. Conocer los riesgos locales puede permitirle preparar su negocio para emergencias de manera más efectiva.

También querrá considerar los requisitos del gobierno para la preparación para desastres. Según el tamaño y la ubicación de su negocio, es posible que deba seguir ciertas reglas sobre cómo prepararse. Las empresas con más de 10 empleados, por ejemplo, deben seguir las pautas de OSHA sobre planificación de desastres.

Paso 2. Desarrollo del plan

Una vez que haya identificado los desastres o emergencias más probables a los que se enfrentará su negocio, puede decidir cómo se preparará. OSHA recomienda comenzar con una lluvia de ideas sobre el peor de los casos, imaginando todas las cosas posibles que podrían salir mal para cada posible emergencia.

También debe reunir documentos críticos. Tales como planos de planta, descripciones de sistemas de supresión de incendios y documentación de ciberdefensas de red. Esto le ayudará a crear planes y rutas de evacuación.

A continuación, debe apuntar a crear el marco para su plan. Como mínimo, la mayoría de los planes incluyen lo siguiente:

• Un método para reportar emergencias,
• Una política y un procedimiento de evacuación,
• Procedimientos de escape de emergencia y asignación de rutas,
• Nombres, títulos e información de contacto de las personas a contactar para obtener información adicional o informes durante una emergencia,

Los planes de emergencia generalmente también incluyen información sobre cómo los empleados pueden minimizar los daños y garantizar la seguridad durante una evacuación de emergencia:

• Procedimientos para los empleados que se quedarán atrás durante la emergencia para realizar servicios esenciales como apagar equipos u operar extintores de incendios,
• Procedimientos para asegurar y respaldar documentos y registros importantes,
• Una lista de tareas médicas y de rescate que los empleados deberán realizar.

Según el tipo de emergencia que esté planeando, es posible que no necesite todos estos elementos. Un ataque, por ejemplo, requerirá un informe y una respuesta inmediata para mantener seguros los registros, pero probablemente no sea necesaria una evacuación.

Su plan también debe considerar cómo alertará a los empleados en caso de una emergencia.

Idealmente, debe tener una idea clara de qué condiciones se consideran una emergencia y quién determinará si su negocio está lidiando con una emergencia. Por lo general, las empresas tienen un empleado que puede hacer ese juicio y alertar a otros en caso de emergencia.

Muchas empresas también invierten en sistemas de alerta que harán sonar las alarmas y enviarán notificaciones automáticas a los teléfonos de los empleados durante una emergencia.

Idealmente, el plan de emergencia debería guiar a su equipo a través del reconocimiento de una emergencia hasta la recuperación después del hecho. Debe estar preparado para los riesgos financieros posteriores a la emergencia, como las quejas de los clientes y la pérdida de registros.

Un buen plan también debe ser completo y simple. Debe cubrir todos los riesgos potenciales que su empresa puede enfrentar y, al mismo tiempo, ser fácil de ejecutar en caso de que algo salga mal.

Comparar su plan con listas de verificación existentes o recomendaciones en línea puede indicarle si ha considerado los aspectos más importantes de la planificación para emergencias.

La capacitación y la práctica de emergencia, que se describen a continuación, también lo ayudarán a saber si sus planes son lo suficientemente sencillos y completos para que su equipo los siga en una emergencia.

Paso 3. Asignación de roles y preparación para emergencias

Cuando el marco de su plan de emergencia esté listo, puede comenzar a seleccionar empleados para funciones importantes de respuesta a emergencias.

Por ejemplo, una empresa puede solicitar empleados voluntarios dispuestos a guiar al personal a refugios designados o áreas seguras en caso de emergencia. Otro negocio puede necesitar voluntarios que estén dispuestos a apagar los sistemas del edificio durante una emergencia.

La creación de una lista de estos voluntarios agilizará la capacitación y facilitará que el personal encuentre líderes en una emergencia.

Además de un plan y voluntarios, también es bueno considerar la prevención y la preparación. Por ejemplo, invertir en neumáticos para la nieve, sal y palas para la nieve puede garantizar que pueda mantener su negocio en funcionamiento y la seguridad del personal durante una gran tormenta de nieve.

Su empresa también puede hacer mucho para gestionar el riesgo de incendio al crear su plan de respuesta ante incendios.

Por ejemplo, alejar los contenedores de almacenamiento de su edificio y usar contenedores especiales para materiales inseguros, como trapos aceitosos, puede ayudar a evitar que se inicien incendios debido a la acumulación de material combustible fuera de su negocio. Inspeccionar y reemplazar regularmente los extintores de incendios asegurará que estén listos cuando sea necesario.

Paso 4. Capacitación y revisión del plan

Capacitar a los empleados y realizar simulacros o ejercicios regulares lo ayudará a garantizar que el plan funcione bien en una emergencia de la vida real.

Hacer que la documentación del plan esté disponible y sea de fácil acceso proporcionará a los empleados la información que necesitan para seguir su planificación.

Si los ejercicios van bien, es una buena señal de que su plan es fácil de seguir.

Es importante revisar regularmente sus planes de emergencia, incluso si el entrenamiento y los ejercicios van bien. A medida que crece su negocio, los riesgos a los que se enfrenta también pueden cambiar. Realizar una evaluación de riesgos y una revisión del plan todos los años mantendrá sus planes actualizados.

Prepare su negocio para una emergencia

Los incendios, tornados, inundaciones y otras emergencias pueden ser devastadores para el negocio que no está preparado. Tener un plan listo con anticipación lo ayudará a usted y a su equipo a mantenerse seguros en una emergencia.

Los planes efectivos generalmente brindan rutas de evacuación, nombran puntos de contacto y establecen procedimientos que los empleados voluntarios deben seguir. La planificación se puede complementar con la preparación: abastecerse de suministros e inspeccionar los recursos que lo ayudarán a proteger su negocio durante una emergencia.

Biografía del autor: Eleanor es la editora en jefe de Designerly Magazine. También es diseñadora web independiente con un enfoque en la experiencia del usuario. Eleanor vive en Filadelfia con su esposo y su perro, Bear.