Cum să creați un plan de urgență de afaceri

Pe o perioadă suficient de lungă de timp, fiecare afacere se confruntă cu un fel de urgență. Acesta poate fi un incendiu, o tornadă, vreme extremă - sau chiar o urgență non-fizică, cum ar fi un hack sau o breșă de date. Aceste situații de urgență pot provoca daune grave, în special pentru companiile care nu au un plan de răspuns în vigoare. În unele cazuri, pregătirea pentru situații de urgență poate însemna diferența între a rămâne în afaceri și a pierde totul. Mai jos este cum să creați un plan de urgență pentru afaceri pentru a vă menține personalul și resursele în siguranță în timpul unei urgențe.

Pasul 1. Evaluarea riscurilor

Pentru a dezvolta un plan de urgență, trebuie să știi cu ce urgențe se confruntă cel mai probabil afacerea ta.

Orice afacere cu birou sau vitrină fizică, de exemplu, se confruntă cu riscul de incendiu. Companiile care manipulează cantități mari de date despre clienți pot fi expuse riscului de a fi hack sau de încălcare a datelor.

Unde se află afacerea dvs. poate afecta și riscurile potențiale. Uraganele, tornadele, furtunile de zăpadă și alte forme de vreme extremă pot fi mult mai probabile în anumite părți ale țării. Cunoașterea riscurilor locale vă poate permite să vă pregătiți mai eficient afacerea pentru situații de urgență.

De asemenea, veți dori să luați în considerare cerințele guvernamentale pentru pregătirea pentru dezastre. În funcție de dimensiunea și locația companiei dvs., poate fi necesar să urmați anumite reguli privind modul în care vă pregătiți. Afacerile cu mai mult de 10 angajați, de exemplu, trebuie să urmeze liniile directoare OSHA privind planificarea în caz de dezastre.

Pasul 2. Planificarea dezvoltării

Odată ce ați identificat cele mai probabile dezastre sau urgențe cu care se va confrunta afacerea dvs., puteți decide cum vă veți pregăti. OSHA recomandă să începeți cu brain-storming în cel mai rău scenariu, imaginând toate lucrurile posibile care ar putea merge prost pentru fiecare posibilă urgență.

De asemenea, ar trebui să adunați documente critice. Cum ar fi planurile de etaj, descrierile sistemelor de stingere a incendiilor și documentația privind apărarea cibernetică a rețelei. Acest lucru vă va ajuta să creați planuri și rute de evacuare.

În continuare, ar trebui să urmăriți să creați cadrul pentru planul dvs. Cel puțin, majoritatea planurilor includ următoarele:

• O metodă de raportare a situațiilor de urgență,
• O politică și o procedură de evacuare,
• Proceduri de evacuare de urgență și atribuirea rutelor,
• Nume, titluri și informații de contact pentru persoanele pe care le pot contacta pentru informații suplimentare sau raportări în timpul unei urgențe,

Planurile de urgență includ, de obicei, și informații despre modul în care angajații pot minimiza daunele și pot asigura siguranța în timpul unei evacuări de urgență:

• Proceduri pentru angajații care vor rămâne în urmă în timpul situației de urgență pentru a efectua servicii esențiale, cum ar fi închiderea echipamentelor sau operarea stingătoarelor;
• Proceduri pentru securizarea și copierea de rezervă a documentelor și înregistrărilor importante,
• O listă cu sarcinile de salvare și medicale pe care angajații vor trebui să le îndeplinească.

În funcție de tipul de urgență pentru care planificați, este posibil să nu aveți nevoie de toate aceste elemente. Un hack, de exemplu, va necesita raportare și răspuns imediat pentru a păstra înregistrările în siguranță – dar probabil că o evacuare nu va fi necesară.

Planul dvs. ar trebui să ia în considerare și modul în care veți alerta angajații în cazul unei urgențe.

În mod ideal, ar trebui să aveți o idee clară despre ce condiții sunt considerate o urgență și cine va determina dacă afacerea dvs. se confruntă cu o urgență. În mod obișnuit, companiile au un angajat care poate face acest apel de judecată și poate alerta pe alții în caz de urgență.

Multe companii investesc, de asemenea, în sisteme de alertă care vor suna alarme și vor trimite notificări push către telefoanele angajaților în timpul unei urgențe.

În mod ideal, planul de urgență ar trebui să vă ghideze echipa prin recunoașterea unei urgențe până la recuperarea ulterioară. Ar trebui să fiți pregătit pentru riscurile financiare post-urgență, cum ar fi plângerile clienților și înregistrările pierdute.

Un plan bun ar trebui să fie atât cuprinzător, cât și simplu. Ar trebui să acopere toate riscurile potențiale cu care se confruntă afacerea dvs., fiind în același timp ușor de executat în cazul în care ceva nu merge bine.

Compararea planului cu listele de verificare existente sau cu recomandările online vă poate spune dacă ați luat în considerare cele mai importante aspecte ale planificării pentru situații de urgență.

Instruirea și practica în caz de urgență, descrise mai jos, vă vor ajuta, de asemenea, să știți dacă planurile dvs. sunt suficient de simple și complete pentru ca echipa dvs. să le urmeze în caz de urgență.

Pasul 3. Atribuirea rolurilor și pregătirea pentru situații de urgență

Când cadrul planului dvs. de urgență este gata, puteți începe să selectați angajați pentru roluri importante de răspuns în caz de urgență.

De exemplu, o afacere poate solicita angajați voluntari care doresc să ghideze personalul către adăposturi desemnate sau zone sigure în caz de urgență. O altă afacere poate avea nevoie de voluntari care sunt dispuși să închidă sistemele de clădiri în timpul unei urgențe.

Crearea unei liste cu acești voluntari va eficientiza formarea și va face mai ușor pentru personal să găsească lideri în caz de urgență.

Pe lângă un plan și voluntari, este bine să luați în considerare și prevenirea și pregătirea. De exemplu, investiția în anvelope de zăpadă, sare și lopeți de zăpadă vă poate asigura că vă puteți menține afacerea operațională și că personalul este în siguranță în timpul unei furtuni majore de zăpadă.

De asemenea, afacerea dvs. poate face multe pentru a gestiona riscul de incendiu în timp ce își creează planul de răspuns la incendiu.

De exemplu, mutarea containerelor de depozitare departe de clădirea dvs. și utilizarea containerelor speciale pentru materiale nesigure, cum ar fi cârpele uleioase, poate ajuta la prevenirea declanșării incendiilor din cauza acumulării de material combustibil în afara afacerii dvs. Inspectarea și înlocuirea regulată a stingătoarelor de incendiu vă va asigura că acestea sunt gata atunci când este necesar.

Pasul 4. Instruire și revizuire a planului

Antrenarea angajaților și efectuarea regulate de exerciții sau exerciții vă va ajuta să vă asigurați că planul funcționează bine într-o situație de urgență reală.

Făcând documentația planului disponibilă și ușor de accesat, angajații vor avea informațiile de care au nevoie pentru a vă urma planificarea.

Dacă exercițiile merg bine, este un semn bun că planul tău este ușor de urmat.

Este important să vă revizuiți în mod regulat planurile de urgență, chiar dacă antrenamentele și exercițiile merg bine. Pe măsură ce afacerea dvs. crește, riscurile cu care vă confruntați se pot schimba și ele. Efectuarea unei evaluări a riscurilor și a revizuirii planului în fiecare an vă va menține planurile proaspete.

Pregătiți-vă afacerea pentru o urgență

Incendiile, tornadele, inundațiile și alte situații de urgență pot fi toate devastatoare pentru afacerea care nu este pregătită. Având un plan pregătit în avans, vă va ajuta pe dvs. și echipa dvs. să rămâneți în siguranță în caz de urgență.

Planurile eficiente oferă de obicei rute de evacuare, numesc punctele de contact și stabilesc procedurile pe care voluntarii angajaților trebuie să le urmeze. Planificarea poate fi completată de pregătire — aprovizionarea cu consumabile și inspectarea resurselor care vă vor ajuta să vă protejați afacerea în timpul unei urgențe.

Biografia autorului: Eleanor este redactor-șef la Designerly Magazine. Ea este, de asemenea, un web designer independent, cu accent pe experiența utilizatorului. Eleanor locuiește în Philly cu soțul și câinele ei, Bear