Come creare un piano di emergenza aziendale

Per un periodo di tempo sufficientemente lungo, ogni azienda deve affrontare una sorta di emergenza. Potrebbe trattarsi di un incendio, un tornado, condizioni meteorologiche estreme o anche un'emergenza non fisica, come un hack o una violazione dei dati. Queste emergenze possono causare gravi danni, soprattutto per le aziende che non dispongono di un piano di risposta in atto. In alcuni casi, la preparazione alle emergenze può fare la differenza tra rimanere in attività e perdere tutto. Di seguito è riportato come creare un piano di emergenza aziendale per mantenere il personale e le risorse al sicuro durante un'emergenza.

Passaggio 1. Valutazione del rischio

Per sviluppare un piano di emergenza, devi sapere quali emergenze è più probabile che la tua azienda debba affrontare.

Qualsiasi attività commerciale con un ufficio o una vetrina fisica, ad esempio, corre il rischio di incendio. Le aziende che gestiscono grandi quantità di dati dei clienti possono essere a rischio di un hack o di una violazione dei dati.

Anche il luogo in cui si trova la tua attività può influire sui potenziali rischi. Uragani, tornado, tempeste di neve e altre forme di condizioni meteorologiche estreme possono essere molto più probabili in alcune parti del paese. Conoscere i rischi locali può permetterti di preparare la tua azienda alle emergenze in modo più efficace.

Dovrai anche considerare i requisiti del governo per la preparazione alle catastrofi. A seconda delle dimensioni e della posizione della tua attività, potresti dover seguire alcune regole su come ti prepari. Le aziende con più di 10 dipendenti, ad esempio, devono seguire le linee guida OSHA sulla pianificazione dei disastri.

Passaggio 2. Sviluppo del piano

Dopo aver identificato i disastri o le emergenze più probabili che la tua azienda dovrà affrontare, puoi decidere come prepararti. L'OSHA raccomanda di iniziare con il brainstorming dello scenario peggiore, immaginando tutte le possibili cose che potrebbero andare storte per ogni possibile emergenza.

Dovresti anche raccogliere documenti critici. Come planimetrie, descrizioni dei sistemi antincendio e documentazione delle difese informatiche della rete. Questo ti aiuterà a creare piani e percorsi di evacuazione.

Successivamente, dovresti mirare a creare la struttura per il tuo piano. Come minimo, la maggior parte dei piani include quanto segue:

• Un metodo per segnalare le emergenze,
• Una politica e una procedura di evacuazione,
• Procedure di fuga di emergenza e assegnazione dei percorsi,
• Nomi, titoli e informazioni di contatto che le persone possono contattare per ulteriori informazioni o segnalazioni durante un'emergenza,

I piani di emergenza di solito includono anche informazioni su come i dipendenti possono ridurre al minimo i danni e garantire la sicurezza durante un'evacuazione di emergenza:

• Procedure per i dipendenti che rimarranno durante l'emergenza per svolgere servizi essenziali come spegnere le apparecchiature o azionare estintori,
• Procedure per la protezione e il backup di documenti e record importanti,
• Un elenco di compiti di soccorso e medici che i dipendenti dovranno svolgere.

A seconda del tipo di emergenza che stai pianificando, potresti non aver bisogno di tutti questi elementi. Un hack, ad esempio, richiederà segnalazioni e una risposta immediata per mantenere i record al sicuro, ma probabilmente non sarà necessaria un'evacuazione.

Il tuo piano dovrebbe anche considerare come avviserai i dipendenti in caso di emergenza.

Idealmente, dovresti avere un'idea chiara di quali condizioni sono considerate un'emergenza e chi determinerà se la tua azienda sta affrontando un'emergenza. In genere, le aziende hanno un dipendente che può pronunciare quel giudizio e avvisare gli altri in caso di emergenza.

Molte aziende investono anche in sistemi di allerta che emettono allarmi e inviano notifiche push ai telefoni dei dipendenti durante un'emergenza.

Idealmente, il piano di emergenza dovrebbe guidare la tua squadra attraverso il riconoscimento di un'emergenza fino al recupero dopo il fatto. Dovresti essere pronto per i rischi finanziari post-emergenza, come i reclami dei clienti e la perdita di dati.

Un buon piano dovrebbe anche essere completo e semplice. Dovrebbe coprire tutti i potenziali rischi che la tua azienda potrebbe dover affrontare pur essendo facile da eseguire nel caso in cui qualcosa vada storto.

Confrontando il tuo piano con le liste di controllo esistenti o le raccomandazioni online puoi dirti se hai considerato gli aspetti più importanti della pianificazione delle emergenze.

La formazione e le pratiche di emergenza, trattate di seguito, ti aiuteranno anche a sapere se i tuoi piani sono sufficientemente semplici e completi da consentire al tuo team di seguirli in caso di emergenza.

Passaggio 3. Assegnazione di ruoli e preparazione alle emergenze

Quando il quadro del tuo piano di emergenza è pronto, puoi iniziare a selezionare i dipendenti per importanti ruoli di risposta alle emergenze.

Ad esempio, un'azienda può richiedere dipendenti volontari disposti a guidare il personale verso rifugi designati o aree sicure in caso di emergenza. Un'altra azienda potrebbe aver bisogno di volontari disposti a chiudere i sistemi edilizi durante un'emergenza.

La creazione di un elenco di questi volontari semplificherà la formazione e renderà più facile per il personale trovare i leader in caso di emergenza.

Oltre a un piano e ai volontari, è bene considerare anche la prevenzione e la preparazione. Ad esempio, investire in pneumatici da neve, sale e pale da neve può garantire che la tua azienda sia operativa e il personale al sicuro durante una forte tempesta di neve.

La tua azienda può anche fare molto per gestire il rischio di incendio mentre crea il suo piano di risposta agli incendi.

Ad esempio, spostare i contenitori di stoccaggio lontano dal tuo edificio e utilizzare contenitori speciali per materiali pericolosi come stracci oleosi può aiutare a prevenire l'inizio di incendi a causa di un accumulo di materiale combustibile al di fuori della tua attività. Ispezionare e sostituire regolarmente gli estintori assicurerà che siano pronti quando necessario.

Passaggio 4. Formazione e revisione del piano

La formazione dei dipendenti e l'esecuzione di esercitazioni o esercizi regolari ti aiuteranno a garantire che il piano funzioni bene in un'emergenza reale.

Rendere la documentazione del piano disponibile e di facile accesso fornirà ai dipendenti le informazioni di cui hanno bisogno per seguire la pianificazione.

Se gli esercizi vanno bene, è un buon segno che il tuo piano è facile da seguire.

È importante rivedere regolarmente i tuoi piani di emergenza, anche se l'allenamento e gli esercizi stanno andando bene. Man mano che la tua attività cresce, anche i rischi che affronti potrebbero cambiare. L'esecuzione di una valutazione del rischio e di una revisione del piano ogni anno manterrà i tuoi piani aggiornati.

Prepara la tua attività per un'emergenza

Incendi, tornado, inondazioni e altre emergenze possono essere devastanti per l'azienda che non è preparata. Avere un piano pronto in anticipo aiuterà te e il tuo team a stare al sicuro in caso di emergenza.

Piani efficaci in genere forniscono percorsi di evacuazione, nominano i punti di contatto e definiscono le procedure che i volontari dei dipendenti devono seguire. La pianificazione può essere integrata dalla preparazione: fare scorta di forniture e ispezionare le risorse che ti aiuteranno a proteggere la tua attività durante un'emergenza.

Biografia dell'autore: Eleanor è il caporedattore di Designerly Magazine. È anche una web designer freelance con un focus sull'esperienza utente. Eleanor vive a Philadelphia con il marito e il cane Bear