如何制定業務應急計劃

在足夠長的一段時間內，每個企業都面臨著某種緊急情況。 這可能是火災、龍捲風、極端天氣——甚至是非物理緊急情況，如黑客攻擊或數據洩露。 這些緊急情況可能會造成嚴重損害，尤其是對於沒有製定應對計劃的企業而言。 在某些情況下，應急準備可能意味著繼續經營和失去一切之間的區別。 以下是如何制定業務應急計劃，以幫助確保您的員工和資源在緊急情況下的安全。

步驟 1. 風險評估

要製定應急計劃，您需要知道您的企業最有可能面臨哪些緊急情況。

例如，任何擁有辦公室或實體店面的企業都面臨著火災的風險。 處理大量客戶數據的企業可能面臨黑客攻擊或數據洩露的風險。

您的企業所在的位置也會影響潛在風險。 在該國某些地區，颶風、龍捲風、暴風雪和其他形式的極端天氣更有可能發生。 了解當地風險可以讓您更有效地為緊急情況做好準備。

您還需要考慮政府對備災的要求。 根據您企業的規模和位置，您可能需要遵循有關如何準備的某些規則。 例如，擁有 10 名以上員工的企業需要遵循 OSHA 的災難規劃指南。

步驟 2. 計劃制定

一旦您確定了您的企業將面臨的最有可能發生的災難或緊急情況，您就可以決定如何準備。 OSHA 建議從頭腦風暴最壞的情況開始，為每個可能的緊急情況想像所有可能出錯的事情。

您還應該收集重要文件。 例如平面圖、滅火系統的描述和網絡網絡防禦的文檔。 這將幫助您制定計劃和疏散路線。

接下來，您應該致力於為您的計劃創建框架。 大多數計劃至少包括以下內容：

• 一種報告緊急情況的方法，
• 疏散政策和程序，
• 緊急逃生程序和路線分配，
• 個人姓名、職務和聯繫信息，以便在緊急情況下聯繫以獲取更多信息或報告，

應急計劃通常還包括有關員工如何在緊急疏散期間最大限度地減少損害並確保安全的信息：

• 在緊急情況下將留下來執行基本服務（例如關閉設備或操作滅火器）的員工的程序，
• 保護和備份重要文件和記錄的程序，
• 員工需要履行的救援和醫療職責清單。

根據您計劃的緊急情況類型，您可能不需要所有這些元素。 例如，黑客攻擊將需要報告和立即響應以確保記錄安全——但可能不需要撤離。

您的計劃還應考慮在緊急情況下如何提醒員工。

理想情況下，您應該清楚了解哪些情況被視為緊急情況以及誰將確定您的企業是否正在處理緊急情況。 通常，企業有一名員工可以做出判斷並在緊急情況下提醒他人。

許多企業還投資於警報系統，該系統會在緊急情況下發出警報並向員工手機發送推送通知。

理想情況下，應急計劃應該指導您的團隊通過識別緊急情況一直到事後恢復。 您應該為緊急後的財務風險做好準備，例如客戶投訴和丟失記錄。

一個好的計劃也應該既全面又簡單。 它應該涵蓋您的業務可能面臨的所有潛在風險，同時在出現問題時易於執行。

將您的計劃與現有清單或在線建議進行比較可以告訴您是否考慮了應急計劃的最重要方面。

下面介紹的培訓和應急實踐也將幫助您了解您的計劃是否簡單且完整，足以讓您的團隊在緊急情況下遵循。

步驟 3. 分配角色和應急準備

當您的應急計劃框架準備就緒時，您可以開始選擇員工擔任重要的應急響應角色。

例如，企業可能會要求員工志願者願意在緊急情況下引導員工前往指定的避難所或安全區域。 另一家企業可能需要願意在緊急情況下關閉建築系統的志願者。

創建這些志願者的名單將簡化培訓，並使員工更容易在緊急情況下找到領導者。

除了計劃和志願者之外，考慮預防和準備也很好。 例如，投資雪地輪胎、鹽和雪鏟可以確保您在大暴風雪期間保持業務運營和員工安全。

在製定火災響應計劃時，您的企業還可以做很多事情來管理火災風險。

例如，將存儲容器從您的建築物中移開並使用特殊容器來存放不安全的材料，例如油性抹布，可以幫助防止由於您的企業外部可燃材料的堆積而引發火災。 定期檢查和更換滅火器將確保它們在需要時準備就緒。

第 4 步。培訓和計劃審查

培訓員工並定期進行演習或練習將幫助您確保該計劃在現實生活中的緊急情況下運作良好。

使計劃文檔可用且易於訪問將為員工提供遵循您的計劃所需的信息。

如果練習進展順利，這是一個很好的跡象，表明你的計劃很容易遵循。

即使培訓和演習進展順利，定期審查您的應急計劃也很重要。 隨著業務的增長，您面臨的風險也可能發生變化。 每年進行一次風險評估和計劃審查將使您的計劃保持新鮮。

為緊急情況做好準備

火災、龍捲風、洪水和其他緊急情況都可能對沒有做好準備的企業造成毀滅性的打擊。 提前準備好計劃將幫助您和您的團隊在緊急情況下保持安全。

有效的計劃通常會提供疏散路線、指定聯絡點並製定員工志願者必須遵循的程序。 計劃可以通過準備來補充——儲備物資和檢查資源，這將幫助您在緊急情況下保護您的業務。

作者簡介： Eleanor 是 Designerly 雜誌的主編。 她還是一名專注於用戶體驗的自由網頁設計師。 埃莉諾和她的丈夫和狗熊住在費城