Jak stworzyć biznesowy plan awaryjny

Przez wystarczająco długi czas każda firma staje w obliczu jakiejś sytuacji awaryjnej. Może to być pożar, tornado, ekstremalna pogoda, a nawet niefizyczna sytuacja awaryjna, taka jak włamanie lub wyciek danych. Takie sytuacje awaryjne mogą spowodować poważne szkody, szczególnie w przypadku firm, które nie mają planu reagowania. W niektórych przypadkach gotowość na wypadek sytuacji awaryjnych może oznaczać różnicę między pozostaniem w biznesie a utratą wszystkiego. Poniżej przedstawiamy, jak stworzyć biznesowy plan awaryjny, aby zapewnić bezpieczeństwo pracownikom i zasobom w sytuacji awaryjnej.

Krok 1. Ocena ryzyka

Aby opracować plan awaryjny, musisz wiedzieć, z jakimi sytuacjami najprawdopodobniej stanie Twoja firma.

Każda firma, która ma na przykład biuro lub sklep fizyczny, jest narażona na ryzyko pożaru. Firmy, które obsługują duże ilości danych klientów, mogą być narażone na włamanie lub naruszenie danych.

Miejsce, w którym znajduje się Twoja firma, może również wpływać na potencjalne ryzyko. Huragany, tornada, burze śnieżne i inne formy ekstremalnych warunków pogodowych mogą być znacznie bardziej prawdopodobne w niektórych częściach kraju. Znajomość lokalnych zagrożeń może pomóc w lepszym przygotowaniu firmy na sytuacje awaryjne.

Będziesz także chciał wziąć pod uwagę wymagania rządowe dotyczące gotowości na wypadek katastrofy. W zależności od wielkości i lokalizacji Twojej firmy może być konieczne przestrzeganie pewnych zasad dotyczących przygotowania. Na przykład firmy zatrudniające więcej niż 10 pracowników muszą przestrzegać wytycznych OSHA dotyczących planowania katastrof.

Krok 2. Opracowanie planu

Po zidentyfikowaniu najbardziej prawdopodobnych katastrof lub sytuacji kryzysowych, z jakimi zmierzy się Twoja firma, możesz zdecydować, jak się przygotujesz. OSHA zaleca rozpoczęcie od burzy mózgów w najgorszym przypadku, wyobrażając sobie wszystkie możliwe rzeczy, które mogą pójść nie tak w każdej możliwej sytuacji awaryjnej.

Powinieneś także zebrać krytyczne dokumenty. Takich jak plany pięter, opisy systemów przeciwpożarowych i dokumentacja cyberobrony sieci. Pomoże Ci to w tworzeniu planów i tras ewakuacyjnych.

Następnie powinieneś dążyć do stworzenia ram dla swojego planu. Większość planów obejmuje co najmniej:

• sposób zgłaszania sytuacji awaryjnych,
• Polityka i procedura ewakuacji,
• Procedury ewakuacji i przypisania tras,
• Nazwiska, tytuły i dane kontaktowe osób, z którymi można się kontaktować w celu uzyskania dodatkowych informacji lub zgłoszenia w sytuacji awaryjnej,

Plany awaryjne zwykle zawierają również informacje o tym, w jaki sposób pracownicy mogą zminimalizować szkody i zapewnić bezpieczeństwo podczas ewakuacji awaryjnej:

• Procedury dla pracowników, którzy pozostaną w sytuacji awaryjnej, aby wykonać niezbędne usługi, takie jak wyłączenie sprzętu lub obsługa gaśnic,
• Procedury zabezpieczania i tworzenia kopii zapasowych ważnych dokumentów i zapisów,
• Lista obowiązków ratowniczych i medycznych, które będą musieli wykonać pracownicy.

W zależności od rodzaju sytuacji awaryjnej, którą planujesz, możesz nie potrzebować wszystkich tych elementów. Na przykład włamanie będzie wymagało zgłoszenia i natychmiastowej reakcji, aby zapewnić bezpieczeństwo zapisów — ale ewakuacja prawdopodobnie nie będzie konieczna.

Twój plan powinien również uwzględniać sposób ostrzegania pracowników w przypadku sytuacji awaryjnej.

Najlepiej byłoby, gdybyś miał jasne pojęcie o tym, jakie warunki są uważane za awaryjne i kto określi, czy Twoja firma ma do czynienia z sytuacją awaryjną. Zazwyczaj firmy mają pracownika, który może wydać osąd i powiadomić innych w nagłych wypadkach.

Wiele firm inwestuje również w systemy alarmowe, które w sytuacjach awaryjnych będą emitować alarmy i wysyłać powiadomienia push na telefony pracowników.

W idealnym przypadku plan awaryjny powinien prowadzić Twój zespół przez rozpoznanie sytuacji awaryjnej, aż do powrotu do zdrowia po fakcie. Powinieneś być przygotowany na pokryzysowe zagrożenia finansowe, takie jak skargi klientów i zagubiona dokumentacja.

Dobry plan powinien być jednocześnie kompleksowy i prosty. Powinien obejmować wszystkie potencjalne zagrożenia, jakie może napotkać Twoja firma, a jednocześnie być łatwym do wykonania w przypadku, gdy coś pójdzie nie tak.

Porównanie planu z istniejącymi listami kontrolnymi lub zaleceniami online może powiedzieć, czy rozważyłeś najważniejsze aspekty planowania awaryjnego.

Szkolenie i praktyka w sytuacjach awaryjnych, omówione poniżej, pomogą Ci również dowiedzieć się, czy Twoje plany są proste i wystarczająco kompletne, aby Twój zespół mógł je zrealizować w sytuacji awaryjnej.

Krok 3. Przypisywanie ról i przygotowanie do sytuacji awaryjnych

Kiedy ramy planu awaryjnego są gotowe, możesz rozpocząć wybieranie pracowników do ważnych ról reagowania kryzysowego.

Na przykład firma może poprosić o pracowników-wolontariuszy, którzy w sytuacji awaryjnej poprowadzą personel do wyznaczonych schronów lub bezpiecznych obszarów. Inna firma może potrzebować wolontariuszy, którzy zechcą wyłączyć systemy budowlane w sytuacji awaryjnej.

Stworzenie listy tych wolontariuszy usprawni szkolenie i ułatwi personelowi znalezienie liderów w nagłych wypadkach.

Oprócz planu i wolontariuszy warto również rozważyć profilaktykę i przygotowanie. Na przykład inwestowanie w opony śnieżne, sól i łopaty do śniegu może zapewnić, że Twoja firma będzie działać, a personel będzie bezpieczny podczas dużej śnieżycy.

Twoja firma może również wiele zrobić, aby zarządzać ryzykiem pożarowym podczas tworzenia planu reakcji na ogień.

Na przykład przenoszenie pojemników magazynowych z dala od budynku i używanie specjalnych pojemników na niebezpieczne materiały, takie jak tłuste szmaty, może pomóc w zapobieganiu wybuchowi pożarów z powodu nagromadzenia materiałów palnych poza firmą. Regularne przeglądy i wymiana gaśnic zapewnią, że będą one gotowe w razie potrzeby.

Krok 4. Szkolenie i przegląd planu

Szkolenie pracowników i przeprowadzanie regularnych ćwiczeń lub ćwiczeń pomoże Ci zapewnić, że plan będzie działał dobrze w rzeczywistych sytuacjach awaryjnych.

Udostępnienie i łatwy dostęp do dokumentacji planu zapewni pracownikom informacje potrzebne do realizacji planu.

Jeśli ćwiczenia idą dobrze, to dobry znak, że Twój plan jest łatwy do wykonania.

Ważne jest, aby regularnie przeglądać swoje plany awaryjne, nawet jeśli treningi i ćwiczenia idą dobrze. Wraz z rozwojem firmy mogą się również zmieniać zagrożenia, z którymi się stykasz. Przeprowadzanie corocznej oceny ryzyka i przeglądu planów pozwoli zachować świeżość Twoich planów.

Przygotuj swoją firmę na wypadek sytuacji awaryjnej

Pożary, tornada, powodzie i inne sytuacje kryzysowe mogą być katastrofalne dla firmy, która nie jest przygotowana. Wcześniejsze przygotowanie planu pomoże Tobie i Twojemu zespołowi zachować bezpieczeństwo w sytuacji awaryjnej.

Skuteczne plany zazwyczaj zapewniają drogi ewakuacyjne, określają punkty kontaktowe i określają procedury, których muszą przestrzegać wolontariusze-pracownicy. Planowanie można uzupełnić przygotowaniem — gromadzeniem zapasów i sprawdzaniem zasobów, które pomogą chronić firmę w sytuacji awaryjnej.

Biografia autora: Eleanor jest redaktorem naczelnym Designerly Magazine. Jest także niezależnym projektantem stron internetowych, skupiającym się na doświadczeniu użytkownika. Eleonora mieszka w Filadelfii ze swoim mężem i psem Bear