İş Acil Durum Planı Nasıl Oluşturulur

Yeterince uzun bir süre boyunca, her işletme bir tür acil durumla karşı karşıya kalır. Bu bir yangın, hortum, aşırı hava durumu veya hatta bilgisayar korsanlığı veya veri ihlali gibi fiziksel olmayan bir acil durum olabilir. Bu acil durumlar, özellikle yerinde bir müdahale planı olmayan işletmeler için ciddi hasara neden olabilir. Bazı durumlarda, acil duruma hazırlık, işte kalmak ile her şeyi kaybetmek arasındaki fark anlamına gelebilir. Aşağıda, acil bir durumda personelinizi ve kaynaklarınızı güvende tutmanıza yardımcı olacak bir iş acil durum planının nasıl oluşturulacağı anlatılmaktadır.

Adım 1. Risk Değerlendirmesi

Bir acil durum planı geliştirmek için, işletmenizin hangi acil durumlarla karşılaşma olasılığının yüksek olduğunu bilmeniz gerekir.

Örneğin ofisi veya fiziksel mağazası olan herhangi bir işletme yangın riskiyle karşı karşıyadır. Büyük miktarda müşteri verisini işleyen işletmeler, hack veya veri ihlali riski altında olabilir.

İşletmenizin bulunduğu yer de potansiyel riskleri etkileyebilir. Ülkenin belirli bölgelerinde kasırgalar, hortumlar, kar fırtınaları ve diğer aşırı hava koşulları çok daha olası olabilir. Yerel riskleri bilmek, işinizi acil durumlara daha etkin bir şekilde hazırlamanıza yardımcı olabilir.

Afete hazırlık için hükümet gereksinimlerini de dikkate almak isteyeceksiniz. İşletmenizin büyüklüğüne ve konumuna bağlı olarak, nasıl hazırlanacağınızla ilgili belirli kurallara uymanız gerekebilir. Örneğin, 10'dan fazla çalışanı olan işletmelerin, afet planlamasına ilişkin OSHA yönergelerini izlemesi gerekir.

Adım 2. Plan Geliştirme

İşletmenizin karşılaşacağı en olası felaketleri veya acil durumları belirledikten sonra, nasıl hazırlanacağınıza karar verebilirsiniz. OSHA, olası her acil durum için yanlış gidebilecek tüm olası şeyleri görüntüleyerek en kötü durum senaryosunu beyin fırtınası yaparak başlamanızı önerir.

Ayrıca kritik belgeleri de toplamalısınız. Yer planları, yangın söndürme sistemlerinin açıklamaları ve ağ siber savunmalarının dokümantasyonu gibi. Bu, planlar ve tahliye yolları oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Ardından, planınız için çerçeve oluşturmayı hedeflemelisiniz. En azından, çoğu plan aşağıdakileri içerir:

• Acil durumları bildirme yöntemi,
• Bir tahliye politikası ve prosedürü,
• Acil kaçış prosedürleri ve rota atamaları,
• Acil durumlarda ek bilgi veya bildirim için iletişime geçilecek kişilerin isimleri, unvanları ve iletişim bilgileri,

Acil durum planları genellikle, çalışanların bir acil durum tahliyesi sırasında hasarı nasıl en aza indirebilecekleri ve güvenliği nasıl sağlayabileceklerine ilişkin bilgileri de içerir:

• Acil durumda geride kalacak olan çalışanların ekipmanın kapatılması veya yangın söndürücülerin çalıştırılması gibi temel hizmetleri gerçekleştirmesi için prosedürler,
• Önemli belge ve kayıtların güvence altına alınması ve yedeklenmesine ilişkin prosedürler,
• Çalışanların gerçekleştirmesi gereken kurtarma ve tıbbi görevlerin bir listesi.

Planladığınız acil durumun türüne bağlı olarak, bu unsurların tümüne ihtiyacınız olmayabilir. Örneğin, bir hack, kayıtları güvende tutmak için raporlama ve anında müdahale gerektirecektir - ancak muhtemelen bir tahliye gerekli olmayacaktır.

Planınız, acil bir durumda çalışanları nasıl uyaracağınızı da düşünmelidir.

İdeal olarak, hangi koşulların acil durum olarak kabul edildiği ve işletmenizin bir acil durumla uğraşıp ilgilenmediğini kimin belirleyeceği konusunda net bir fikriniz olmalıdır. Tipik olarak, işletmelerin bu kararı verebilecek ve acil bir durumda başkalarını uyarabilecek bir çalışanı vardır.

Birçok işletme, acil bir durumda alarm çalan ve çalışanların telefonlarına anında iletme bildirimleri gönderen uyarı sistemlerine de yatırım yapar.

İdeal olarak, acil durum planı, ekibinize bir acil durumun farkına varması ve olaydan sonra iyileşme süreci boyunca rehberlik etmelidir. Müşteri şikayetleri ve kayıp kayıtlar gibi acil durum sonrası finansal risklere hazır olmalısınız.

İyi bir plan aynı zamanda hem kapsamlı hem de basit olmalıdır. Bir şeylerin yanlış gitmesi durumunda uygulanması kolay olurken, işletmenizin karşılaşabileceği tüm potansiyel riskleri kapsamalıdır.

Planınızı mevcut kontrol listeleri veya çevrimiçi önerilerle karşılaştırmak, acil durum planlamasının en önemli yönlerini göz önünde bulundurduğunuzu söyleyebilir.

Aşağıda ele alınan eğitim ve acil durum uygulaması, planlarınızın acil bir durumda ekibinizin izlemesi için yeterince basit ve eksiksiz olup olmadığını bilmenize yardımcı olacaktır.

Adım 3. Rol Atama ve Acil Durum Hazırlığı

Acil durum planınızın çerçevesi hazır olduğunda, önemli acil durum müdahale rolleri için çalışanları seçmeye başlayabilirsiniz.

Örneğin, bir işletme, acil bir durumda personeli belirlenmiş barınaklara veya güvenli alanlara yönlendirmek isteyen gönüllü çalışanlardan isteyebilir. Başka bir işletmenin, acil bir durumda bina sistemlerini kapatmaya istekli gönüllülere ihtiyacı olabilir.

Bu gönüllülerin bir listesini oluşturmak, eğitimi kolaylaştıracak ve personelin acil bir durumda lider bulmasını kolaylaştıracaktır.

Bir plan ve gönüllülere ek olarak, önleme ve hazırlığı düşünmek de iyidir. Örneğin, kar lastiklerine, tuza ve kar küreğine yatırım yapmak, büyük bir kar fırtınası sırasında işletmenizi ve personelinizi güvende tutmanızı sağlayabilir.

İşletmeniz yangına müdahale planını oluştururken yangın riskini yönetmek için de çok şey yapabilir.

Örneğin, depolama kaplarını binanızdan uzaklaştırmak ve yağlı bezler gibi güvenli olmayan malzemeler için özel kaplar kullanmak, işletmenizin dışında yanıcı malzeme birikmesi nedeniyle yangınların başlamasını önlemeye yardımcı olabilir. Yangın söndürücülerin düzenli olarak incelenmesi ve değiştirilmesi, gerektiğinde hazır olduklarından emin olacaktır.

Adım 4. Eğitim ve Planın Gözden Geçirilmesi

Çalışanları eğitmek ve düzenli tatbikatlar veya tatbikatlar yapmak, planın gerçek hayattaki bir acil durumda iyi çalışmasını sağlamanıza yardımcı olacaktır.

Plan belgelerini erişilebilir ve kolay erişilebilir hale getirmek, çalışanlara planlamanızı takip etmek için ihtiyaç duydukları bilgileri sağlayacaktır.

Egzersizler iyi giderse, planınızın takip edilmesinin kolay olduğuna dair iyi bir işaret.

Eğitim ve tatbikatlar iyi gidiyor olsa bile, acil durum planlarınızı düzenli olarak gözden geçirmeniz önemlidir. İşletmeniz büyüdükçe, karşılaştığınız riskler de değişebilir. Her yıl bir risk değerlendirmesi ve plan incelemesi yapmak, planlarınızı taze tutacaktır.

İşletmenizi Acil Duruma Hazırlayın

Yangınlar, hortumlar, sel ve diğer acil durumlar, hazırlıklı olmayan işletmeler için yıkıcı olabilir. Önceden bir planın hazır olması, acil bir durumda sizin ve ekibinizin güvende kalmasına yardımcı olacaktır.

Etkili planlar tipik olarak tahliye yolları, temas noktalarının adlarını ve çalışan gönüllülerin izlemesi gereken prosedürleri düzenler. Planlama, hazırlıkla tamamlanabilir - acil bir durumda işinizi korumanıza yardımcı olacak sarf malzemelerinin stoklanması ve kaynakların incelenmesi.

Yazar Biyografisi: Eleanor, Designerly Magazine'in baş editörüdür. Aynı zamanda, kullanıcı deneyimine odaklanan serbest çalışan bir web tasarımcısıdır. Eleanor, kocası ve köpeği Bear ile Philly'de yaşıyor.