كيفية إنشاء خطة طوارئ العمل

على مدى فترة زمنية طويلة بما فيه الكفاية ، تواجه كل شركة نوعًا من الطوارئ. قد يكون هذا حريقًا أو إعصارًا أو طقسًا شديدًا - أو حتى حالة طوارئ غير مادية ، مثل الاختراق أو خرق البيانات. يمكن أن تتسبب حالات الطوارئ هذه في أضرار جسيمة ، خاصة للشركات التي ليس لديها خطة استجابة مطبقة. في بعض الحالات ، يمكن أن يعني التأهب للطوارئ الفرق بين البقاء في العمل وفقدان كل شيء. فيما يلي كيفية إنشاء خطة طوارئ عمل للمساعدة في الحفاظ على سلامة موظفيك ومواردك أثناء حالة الطوارئ.

الخطوة 1. تقييم المخاطر

لوضع خطة طوارئ ، تحتاج إلى معرفة حالات الطوارئ التي من المرجح أن يواجهها عملك.

أي عمل به مكتب أو واجهة محل فعلية ، على سبيل المثال ، يواجه خطر نشوب حريق. قد تتعرض الشركات التي تتعامل مع كميات كبيرة من بيانات العملاء لخطر الاختراق أو خرق البيانات.

يمكن أن يؤثر مكان عملك أيضًا على المخاطر المحتملة. يمكن أن تكون الأعاصير والأعاصير والعواصف الثلجية وغيرها من أشكال الطقس القاسي أكثر احتمالا في أجزاء معينة من البلاد. قد تسمح لك معرفة المخاطر المحلية بإعداد عملك لحالات الطوارئ بشكل أكثر فعالية.

ستحتاج أيضًا إلى النظر في المتطلبات الحكومية للاستعداد للكوارث. اعتمادًا على حجم عملك وموقعه ، قد تحتاج إلى اتباع قواعد معينة حول كيفية الاستعداد. تحتاج الشركات التي تضم أكثر من 10 موظفين ، على سبيل المثال ، إلى اتباع إرشادات OSHA بشأن التخطيط للكوارث.

الخطوة 2. تطوير الخطة

بمجرد تحديد الكوارث أو حالات الطوارئ الأكثر احتمالية التي سيواجهها عملك ، يمكنك تحديد كيفية الاستعداد. توصي إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) بالبدء في اقتحام الدماغ لأسوأ السيناريوهات ، وتصوير كل الأشياء المحتملة التي يمكن أن تسوء في كل حالة طوارئ محتملة.

يجب عليك أيضًا جمع المستندات الهامة. مثل مخططات الطوابق وأوصاف أنظمة إخماد الحرائق وتوثيق الدفاعات السيبرانية للشبكة. سيساعدك هذا في وضع الخطط وطرق الإخلاء.

بعد ذلك ، يجب أن تهدف إلى إنشاء إطار عمل لخطتك. كحد أدنى ، تتضمن معظم الخطط ما يلي:

• طريقة للإبلاغ عن حالات الطوارئ ،
• سياسة وإجراءات الإخلاء ،
• إجراءات الهروب في حالات الطوارئ وتخصيصات الطريق ،
• الأسماء والعناوين ومعلومات الاتصال للأفراد للاتصال بهم للحصول على معلومات إضافية أو الإبلاغ أثناء حالة الطوارئ ،

تتضمن خطط الطوارئ عادةً أيضًا معلومات حول كيفية تقليل الموظفين للضرر وضمان السلامة أثناء الإخلاء في حالات الطوارئ:

• إجراءات للموظفين الذين سيبقون في حالة الطوارئ لأداء الخدمات الأساسية مثل إغلاق المعدات أو تشغيل طفايات الحريق ،
• إجراءات تأمين وعمل نسخة احتياطية من الوثائق والسجلات المهمة ،
• قائمة بمهام الإنقاذ والواجبات الطبية التي سيحتاج الموظفون إلى أداؤها.

اعتمادًا على نوع الطوارئ التي تخطط لها ، قد لا تحتاج إلى كل هذه العناصر. الاختراق ، على سبيل المثال ، سيتطلب الإبلاغ والاستجابة الفورية للحفاظ على السجلات آمنة - لكن الإخلاء لن يكون ضروريًا على الأرجح.

يجب أن تراعي خطتك أيضًا كيفية تنبيه الموظفين في حالة الطوارئ.

من الناحية المثالية ، يجب أن تكون لديك فكرة واضحة عن الظروف التي تعتبر حالة طارئة ومن الذي سيحدد ما إذا كان عملك يتعامل مع حالة طارئة. عادةً ما يكون لدى الشركات موظف يمكنه إجراء مكالمة الحكم هذه وتنبيه الآخرين في حالة الطوارئ.

تستثمر العديد من الشركات أيضًا في أنظمة التنبيه التي ستطلق الإنذارات وترسل الإشعارات الفورية إلى هواتف الموظفين أثناء الطوارئ.

من الناحية المثالية ، يجب أن توجه خطة الطوارئ فريقك من خلال التعرف على حالة الطوارئ طوال فترة التعافي بعد وقوعها. يجب أن تكون جاهزًا لمواجهة المخاطر المالية بعد الطوارئ ، مثل شكاوى العملاء والسجلات المفقودة.

يجب أن تكون الخطة الجيدة أيضًا شاملة وبسيطة. يجب أن يغطي جميع المخاطر المحتملة التي قد يواجهها عملك مع سهولة التنفيذ في حالة حدوث خطأ ما.

يمكن أن تخبرك مقارنة خطتك بقوائم المراجعة الحالية أو التوصيات عبر الإنترنت ما إذا كنت قد فكرت في أهم جوانب التخطيط للطوارئ.

التدريب وممارسة الطوارئ ، الموضحة أدناه ، ستساعدك أيضًا على معرفة ما إذا كانت خططك واضحة ومكتملة بما يكفي لفريقك لمتابعة حالات الطوارئ.

الخطوة 3. تعيين الأدوار والاستعداد للطوارئ

عندما يكون إطار عمل خطة الطوارئ الخاصة بك جاهزًا ، يمكنك البدء في اختيار الموظفين لأدوار الاستجابة للطوارئ المهمة.

على سبيل المثال ، قد تطلب الشركة موظفين متطوعين يرغبون في توجيه الموظفين إلى ملاجئ مخصصة أو مناطق آمنة في حالات الطوارئ. قد يحتاج عمل آخر إلى متطوعين على استعداد لإغلاق أنظمة البناء أثناء حالة الطوارئ.

سيؤدي إنشاء قائمة بهؤلاء المتطوعين إلى تبسيط التدريب وتسهيل عثور الموظفين على قادة في حالات الطوارئ.

بالإضافة إلى الخطة والمتطوعين ، من الجيد أيضًا التفكير في الوقاية والاستعداد. على سبيل المثال ، يمكن أن يضمن الاستثمار في إطارات الثلج والملح ومجارف الثلج أنه يمكنك الحفاظ على عملك وتشغيل الموظفين أثناء عاصفة ثلجية كبيرة.

يمكن لعملك أيضًا أن يفعل الكثير لإدارة مخاطر الحريق أثناء إنشاء خطة الاستجابة للحريق.

على سبيل المثال ، يمكن أن يساعد نقل حاويات التخزين بعيدًا عن المبنى الخاص بك واستخدام حاويات خاصة للمواد غير الآمنة مثل الخرق الزيتية في منع اندلاع الحرائق بسبب تراكم المواد القابلة للاحتراق خارج عملك. الفحص المنتظم واستبدال طفايات الحريق للتأكد من أنها جاهزة عند الحاجة.

الخطوة 4. التدريب ومراجعة الخطة

سيساعدك تدريب الموظفين وإجراء التدريبات أو التدريبات المنتظمة على ضمان عمل الخطة بشكل جيد في حالات الطوارئ الواقعية.

إن إتاحة وثائق الخطة وسهولة الوصول إليها سيوفر للموظفين المعلومات التي يحتاجون إليها لمتابعة التخطيط الخاص بك.

إذا سارت التمارين بشكل جيد ، فهذه علامة جيدة على سهولة اتباع خطتك.

من المهم مراجعة خطط الطوارئ بانتظام ، حتى إذا كانت التدريبات والتمارين تسير على ما يرام. مع نمو عملك ، قد تتغير أيضًا المخاطر التي تواجهها. سيؤدي إجراء تقييم للمخاطر ومراجعة الخطة كل عام إلى إبقاء خططك جديدة.

جهز عملك للطوارئ

يمكن أن تكون الحرائق والأعاصير والفيضانات وحالات الطوارئ الأخرى مدمرة للأعمال التي لم يتم الاستعداد لها. إن وجود خطة جاهزة مسبقًا سيساعدك أنت وفريقك على البقاء بأمان في حالة الطوارئ.

عادةً ما توفر الخطط الفعالة طرق الإخلاء وتسمية نقاط الاتصال وتضع الإجراءات التي يجب على المتطوعين اتباعها. يمكن استكمال التخطيط بالإعداد - تخزين الإمدادات وفحص الموارد التي ستساعدك على حماية عملك أثناء حالات الطوارئ.

المؤلف السيرة الذاتية: إليانور هي رئيسة تحرير مجلة Designerly. إنها أيضًا مصممة ويب مستقلة مع التركيز على تجربة المستخدم. تعيش إليانور في فيلي مع زوجها وكلبها بير