So erstellen Sie einen Business-Notfallplan

Über einen ausreichend langen Zeitraum ist jedes Unternehmen mit einer Art Notfall konfrontiert. Dies kann ein Feuer, ein Tornado, extremes Wetter oder sogar ein nicht-physischer Notfall wie ein Hack oder eine Datenpanne sein. Diese Notfälle können ernsthafte Schäden verursachen, insbesondere für Unternehmen, die keinen Reaktionsplan haben. In einigen Fällen kann die Notfallvorsorge den Unterschied ausmachen, ob man im Geschäft bleibt oder alles verliert. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie einen geschäftlichen Notfallplan erstellen, um Ihre Mitarbeiter und Ressourcen während eines Notfalls zu schützen.

Schritt 1. Risikobewertung

Um einen Notfallplan zu entwickeln, müssen Sie wissen, welchen Notfällen Ihr Unternehmen am ehesten ausgesetzt sein wird.

Jedes Unternehmen mit einem Büro oder Ladengeschäft ist zum Beispiel einem Brandrisiko ausgesetzt. Unternehmen, die mit großen Mengen an Kundendaten umgehen, können einem Hackerangriff oder einer Datenschutzverletzung ausgesetzt sein.

Auch der Standort Ihres Unternehmens kann sich auf potenzielle Risiken auswirken. Hurrikane, Tornados, Schneestürme und andere Formen von Extremwetter können in bestimmten Teilen des Landes viel wahrscheinlicher sein. Die Kenntnis lokaler Risiken kann es Ihnen ermöglichen, Ihr Unternehmen effektiver auf Notfälle vorzubereiten.

Sie sollten auch die staatlichen Anforderungen für die Katastrophenvorsorge berücksichtigen. Abhängig von der Größe und dem Standort Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise bestimmte Regeln bei der Vorbereitung befolgen. Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern müssen beispielsweise die OSHA-Richtlinien zur Katastrophenplanung befolgen.

Schritt 2. Entwicklung planen

Sobald Sie die wahrscheinlichsten Katastrophen oder Notfälle identifiziert haben, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein wird, können Sie entscheiden, wie Sie sich vorbereiten. OSHA empfiehlt, mit einem Brainstorming des Worst-Case-Szenarios zu beginnen und sich alle möglichen Dinge vorzustellen, die für jeden möglichen Notfall schief gehen könnten.

Sie sollten auch wichtige Dokumente sammeln. Wie Grundrisse, Beschreibungen von Brandbekämpfungssystemen und Dokumentation von Netzwerk-Cyberverteidigungen. Dies hilft Ihnen bei der Erstellung von Plänen und Evakuierungsrouten.

Als nächstes sollten Sie darauf abzielen, den Rahmen für Ihren Plan zu schaffen. Die meisten Pläne beinhalten mindestens Folgendes:

• Eine Methode zur Meldung von Notfällen,
• Eine Evakuierungsrichtlinie und -verfahren,
• Fluchtverfahren und Wegzuweisungen,
• Namen, Titel und Kontaktinformationen für Einzelpersonen, die für zusätzliche Informationen oder Meldungen während eines Notfalls kontaktiert werden können,

Notfallpläne enthalten in der Regel auch Informationen darüber, wie Mitarbeiter Schäden minimieren und die Sicherheit während einer Notevakuierung gewährleisten können:

• Verfahren für Mitarbeiter, die während des Notfalls zurückbleiben, um wesentliche Dienste wie das Abschalten von Geräten oder das Bedienen von Feuerlöschern durchzuführen,
• Verfahren zur Sicherung und Sicherung wichtiger Dokumente und Aufzeichnungen,
• Eine Liste der Rettungs- und medizinischen Aufgaben, die Mitarbeiter ausführen müssen.

Abhängig von der Art des Notfalls, den Sie planen, benötigen Sie möglicherweise nicht alle diese Elemente. Ein Hack zum Beispiel erfordert eine Meldung und sofortige Reaktion, um die Aufzeichnungen sicher zu halten – aber eine Evakuierung wird wahrscheinlich nicht notwendig sein.

Ihr Plan sollte auch berücksichtigen, wie Sie Mitarbeiter im Notfall alarmieren.

Idealerweise sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, welche Bedingungen als Notfall gelten und wer bestimmt, ob Ihr Unternehmen mit einem Notfall zu tun hat. In der Regel haben Unternehmen einen Mitarbeiter, der diese Entscheidung treffen und andere im Notfall warnen kann.

Viele Unternehmen investieren auch in Alarmsysteme, die im Notfall Alarm schlagen und Push-Benachrichtigungen an die Telefone der Mitarbeiter senden.

Im Idealfall sollte der Notfallplan Ihr Team vom Erkennen eines Notfalls bis hin zur nachträglichen Wiederherstellung anleiten. Sie sollten auf finanzielle Risiken nach einem Notfall wie Kundenbeschwerden und verlorene Unterlagen vorbereitet sein.

Ein guter Plan sollte sowohl umfassend als auch einfach sein. Es sollte alle potenziellen Risiken abdecken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte, und gleichzeitig einfach umzusetzen sein, falls etwas schief geht.

Ein Vergleich Ihres Plans mit bestehenden Checklisten oder Online-Empfehlungen kann Ihnen Aufschluss darüber geben, ob Sie die wichtigsten Aspekte der Notfallplanung berücksichtigt haben.

Schulungen und Notfallübungen, die unten behandelt werden, helfen Ihnen auch zu wissen, ob Ihre Pläne unkompliziert und vollständig genug sind, damit Ihr Team sie im Notfall befolgen kann.

Schritt 3. Zuweisen von Rollen und Notfallvorbereitung

Wenn der Rahmen Ihres Notfallplans fertig ist, können Sie damit beginnen, Mitarbeiter für wichtige Notfallaufgaben auszuwählen.

Beispielsweise kann ein Unternehmen nach freiwilligen Mitarbeitern fragen, die bereit sind, Mitarbeiter im Notfall zu ausgewiesenen Notunterkünften oder sicheren Bereichen zu führen. Ein anderes Unternehmen benötigt möglicherweise Freiwillige, die bereit sind, Gebäudesysteme während eines Notfalls herunterzufahren.

Das Erstellen einer Liste dieser Freiwilligen wird die Schulung optimieren und es den Mitarbeitern erleichtern, im Notfall Führungskräfte zu finden.

Neben einem Plan und Freiwilligen ist es auch gut, Prävention und Vorbereitung in Betracht zu ziehen. Wenn Sie beispielsweise in Winterreifen, Salz und Schneeschaufeln investieren, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter während eines großen Schneesturms sicher sind.

Ihr Unternehmen kann auch viel tun, um das Brandrisiko zu managen, während es seinen Brandbekämpfungsplan erstellt.

Wenn Sie beispielsweise Lagerbehälter von Ihrem Gebäude wegbewegen und spezielle Behälter für unsichere Materialien wie ölige Lappen verwenden, können Sie verhindern, dass Brände aufgrund einer Ansammlung von brennbarem Material außerhalb Ihres Unternehmens entstehen. Regelmäßiges Überprüfen und Austauschen von Feuerlöschern stellt sicher, dass sie bei Bedarf einsatzbereit sind.

Schritt 4. Schulung und Planüberprüfung

Durch die Schulung von Mitarbeitern und die Durchführung regelmäßiger Übungen oder Übungen können Sie sicherstellen, dass der Plan in einem echten Notfall gut funktioniert.

Wenn Sie die Plandokumentation verfügbar und leicht zugänglich machen, erhalten die Mitarbeiter die Informationen, die sie benötigen, um Ihrer Planung zu folgen.

Wenn die Übungen gut verlaufen, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass Ihr Plan leicht zu befolgen ist.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Notfallpläne regelmäßig überprüfen, auch wenn Training und Übungen gut laufen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können sich auch die Risiken ändern, denen Sie ausgesetzt sind. Durch die jährliche Durchführung einer Risikobewertung und Planüberprüfung bleiben Ihre Pläne auf dem neuesten Stand.

Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf den Notfall vor

Brände, Tornados, Überschwemmungen und andere Notfälle können für das Unternehmen, das nicht vorbereitet ist, verheerende Folgen haben. Wenn Sie im Voraus einen Plan haben, können Sie und Ihr Team im Notfall sicher sein.

Effektive Pläne sehen in der Regel Evakuierungswege vor, benennen Kontaktstellen und legen Verfahren fest, die von freiwilligen Mitarbeitern befolgt werden müssen. Die Planung kann durch Vorbereitung ergänzt werden – Vorräte aufstocken und Ressourcen prüfen, die Ihnen helfen, Ihr Unternehmen im Notfall zu schützen.

Bio der Autorin: Eleanor ist Chefredakteurin des Designerly Magazine. Sie ist außerdem freiberufliche Webdesignerin mit Schwerpunkt auf Benutzererfahrung. Eleanor lebt mit ihrem Mann und ihrem Hund Bear in Philadelphia