Como criar um plano de emergência empresarial

Durante um período de tempo suficientemente longo, todas as empresas enfrentam algum tipo de emergência. Isso pode ser um incêndio, um tornado, condições climáticas extremas – ou até mesmo uma emergência não física, como um hack ou violação de dados. Essas emergências podem causar sérios danos, especialmente para empresas que não possuem um plano de resposta. Em alguns casos, a preparação para emergências pode significar a diferença entre permanecer no negócio e perder tudo. Abaixo está como criar um plano de emergência de negócios para ajudar a manter sua equipe e recursos seguros durante uma emergência.

Etapa 1. Avaliação de Risco

Para desenvolver um plano de emergência, você precisa saber quais emergências sua empresa provavelmente enfrentará.

Qualquer negócio com escritório ou vitrine física, por exemplo, corre o risco de incêndio. As empresas que lidam com grandes quantidades de dados de clientes podem estar em risco de invasão ou violação de dados.

A localização da sua empresa também pode afetar os riscos potenciais. Furacões, tornados, tempestades de neve e outras formas de clima extremo podem ser muito mais prováveis ​​em certas partes do país. Conhecer os riscos locais pode permitir que você prepare seu negócio para emergências de forma mais eficaz.

Você também deve considerar os requisitos governamentais para preparação para desastres. Dependendo do tamanho e da localização da sua empresa, talvez seja necessário seguir certas regras sobre como se preparar. Empresas com mais de 10 funcionários, por exemplo, precisam seguir as diretrizes da OSHA sobre planejamento de desastres.

Etapa 2. Desenvolvimento do Plano

Depois de identificar os desastres ou emergências mais prováveis ​​que sua empresa enfrentará, você poderá decidir como se preparará. A OSHA recomenda começar com um brainstorming do pior cenário, imaginando todas as coisas possíveis que podem dar errado para cada emergência possível.

Você também deve reunir documentos críticos. Como plantas baixas, descrições de sistemas de supressão de incêndio e documentação de defesas cibernéticas de rede. Isso o ajudará a criar planos e rotas de evacuação.

Em seguida, você deve ter como objetivo criar a estrutura para o seu plano. No mínimo, a maioria dos planos inclui o seguinte:

• Um método para relatar emergências,
• Uma política e procedimento de evacuação,
• Procedimentos de fuga de emergência e atribuições de rotas,
• Nomes, títulos e informações de contato para indivíduos contatar para obter informações adicionais ou relatórios durante uma emergência,

Os planos de emergência geralmente também incluem informações sobre como os funcionários podem minimizar os danos e garantir a segurança durante uma evacuação de emergência:

• Procedimentos para funcionários que ficarão para trás durante a emergência para realizar serviços essenciais, como desligar equipamentos ou operar extintores de incêndio,
• Procedimentos para proteger e fazer backup de documentos e registros importantes,
• Uma lista de tarefas médicas e de resgate que os funcionários precisarão realizar.

Dependendo do tipo de emergência que você está planejando, talvez você não precise de todos esses elementos. Um hack, por exemplo, exigirá relatórios e resposta imediata para manter os registros seguros – mas uma evacuação provavelmente não será necessária.

Seu plano também deve considerar como você alertará os funcionários em caso de emergência.

Idealmente, você deve ter uma ideia clara de quais condições são consideradas uma emergência e quem determinará se sua empresa está lidando com uma emergência. Normalmente, as empresas têm um funcionário que pode fazer esse julgamento e alertar outras pessoas em caso de emergência.

Muitas empresas também investem em sistemas de alerta que soam alarmes e enviam notificações push para os telefones dos funcionários durante uma emergência.

Idealmente, o plano de emergência deve orientar sua equipe no reconhecimento de uma emergência até a recuperação após o fato. Você deve estar pronto para riscos financeiros pós-emergência, como reclamações de clientes e registros perdidos.

Um bom plano também deve ser abrangente e simples. Ele deve cobrir todos os riscos potenciais que sua empresa pode enfrentar e ser fácil de executar caso algo dê errado.

Comparar seu plano com listas de verificação existentes ou recomendações on-line pode dizer se você considerou os aspectos mais importantes do planejamento de emergência.

A prática de treinamento e emergência, abordada abaixo, também ajudará você a saber se seus planos são diretos e completos o suficiente para sua equipe seguir em caso de emergência.

Etapa 3. Atribuição de Funções e Preparação para Emergências

Quando a estrutura do seu plano de emergência estiver pronta, você poderá começar a selecionar funcionários para funções importantes de resposta a emergências.

Por exemplo, uma empresa pode solicitar funcionários voluntários dispostos a orientar os funcionários a abrigos designados ou áreas seguras em caso de emergência. Outra empresa pode precisar de voluntários dispostos a desligar os sistemas prediais durante uma emergência.

A criação de uma lista desses voluntários agilizará o treinamento e tornará mais fácil para a equipe encontrar líderes em uma emergência.

Além de um plano e voluntários, também é bom considerar a prevenção e a preparação. Por exemplo, investir em pneus de neve, sal e pás de neve pode garantir que você possa manter sua empresa operacional e sua equipe segura durante uma grande tempestade de neve.

Sua empresa também pode fazer muito para gerenciar o risco de incêndio ao criar seu plano de resposta a incêndio.

Por exemplo, afastar os contêineres de armazenamento do seu prédio e usar contêineres especiais para materiais inseguros, como panos oleosos, pode ajudar a evitar que incêndios comecem devido ao acúmulo de material combustível fora de sua empresa. Inspecionar e substituir regularmente os extintores de incêndio garantirá que eles estejam prontos quando necessário.

Etapa 4. Treinamento e Revisão do Plano

Treinar funcionários e realizar exercícios ou exercícios regulares ajudará você a garantir que o plano funcione bem em uma emergência da vida real.

Tornar a documentação do plano disponível e de fácil acesso fornecerá aos funcionários as informações necessárias para seguir seu planejamento.

Se os exercícios correrem bem, é um bom sinal de que seu plano é fácil de seguir.

É importante revisar regularmente seus planos de emergência, mesmo que o treinamento e os exercícios estejam indo bem. À medida que sua empresa cresce, os riscos que você enfrenta também podem mudar. Realizar uma avaliação de risco e revisão do plano todos os anos manterá seus planos atualizados.

Prepare seu negócio para uma emergência

Incêndios, tornados, inundações e outras emergências podem ser devastadoras para o negócio que não está preparado. Ter um plano pronto com antecedência ajudará você e sua equipe a se manterem seguros em caso de emergência.

Planos eficazes normalmente fornecem rotas de evacuação, nome de pontos de contato e procedimentos de layout que os funcionários voluntários devem seguir. O planejamento pode ser complementado pela preparação — estocar suprimentos e inspecionar recursos que o ajudarão a proteger seus negócios durante uma emergência.

Biografia do autor: Eleanor é editora-chefe da Designerly Magazine. Ela também é uma web designer freelancer com foco na experiência do usuário. Eleanor mora na Filadélfia com o marido e o cachorro, Bear