วิธีสร้างแผนฉุกเฉินทางธุรกิจ

ทุกธุรกิจต้องเผชิญกับเหตุฉุกเฉินในช่วงเวลาที่ยาวนานพอสมควร นี่อาจเป็นไฟไหม้ พายุทอร์นาโด สภาพอากาศสุดขั้ว หรือแม้แต่เหตุฉุกเฉินที่ไม่ใช่ทางกายภาพ เช่น การแฮ็กหรือการละเมิดข้อมูล เหตุฉุกเฉินเหล่านี้อาจทำให้เกิดความเสียหายร้ายแรง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ไม่มีแผนรับมือ ในบางกรณี การเตรียมพร้อมในกรณีฉุกเฉินอาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างการทำธุรกิจกับการสูญเสียทุกอย่าง ด้านล่างนี้คือวิธีสร้างแผนฉุกเฉินทางธุรกิจเพื่อช่วยให้พนักงานและทรัพยากรของคุณปลอดภัยในระหว่างเกิดเหตุฉุกเฉิน

ขั้นตอนที่ 1 การประเมินความเสี่ยง

ในการพัฒนาแผนฉุกเฉิน คุณจำเป็นต้องรู้ว่าเหตุฉุกเฉินใดที่ธุรกิจของคุณน่าจะเผชิญมากที่สุด

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจใดๆ ที่มีสำนักงานหรือหน้าร้านจริง ต้องเผชิญกับความเสี่ยงจากไฟไหม้ ธุรกิจที่จัดการข้อมูลลูกค้าจำนวนมากอาจเสี่ยงต่อการถูกแฮ็กหรือข้อมูลรั่วไหล

ที่ตั้งธุรกิจของคุณอาจส่งผลต่อความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ พายุเฮอริเคน ทอร์นาโด พายุหิมะ และสภาพอากาศสุดขั้วในรูปแบบอื่นๆ อาจมีโอกาสเกิดขึ้นได้ในบางพื้นที่ของประเทศ การรู้ความเสี่ยงในท้องถิ่นอาจช่วยให้คุณเตรียมธุรกิจให้พร้อมสำหรับเหตุฉุกเฉินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณจะต้องพิจารณาข้อกำหนดของรัฐบาลในการเตรียมพร้อมรับมือกับภัยพิบัติ คุณอาจต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการเกี่ยวกับการเตรียมตัว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดและที่ตั้งของธุรกิจคุณ ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่มีพนักงานมากกว่า 10 คน ต้องปฏิบัติตามแนวทางของ OSHA ในการวางแผนภัยพิบัติ

ขั้นตอนที่ 2 วางแผนการพัฒนา

เมื่อคุณระบุภัยพิบัติหรือเหตุฉุกเฉินที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุดที่ธุรกิจของคุณต้องเผชิญแล้ว คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าคุณจะเตรียมตัวอย่างไร OSHA แนะนำให้เริ่มต้นด้วยการระดมสมองในสถานการณ์ที่แย่ที่สุด โดยสร้างภาพทุกสิ่งที่เป็นไปได้ที่อาจผิดพลาดได้สำหรับเหตุฉุกเฉินแต่ละครั้ง

คุณควรรวบรวมเอกสารสำคัญด้วย เช่น แผนผังชั้น คำอธิบายระบบป้องกันอัคคีภัย และเอกสารเกี่ยวกับการป้องกันทางอินเทอร์เน็ตของเครือข่าย ซึ่งจะช่วยคุณสร้างแผนและเส้นทางอพยพ

ต่อไป คุณควรตั้งเป้าที่จะสร้างกรอบงานสำหรับแผนของคุณ อย่างน้อย แผนส่วนใหญ่มีดังต่อไปนี้:

• วิธีการแจ้งเหตุฉุกเฉิน
• นโยบายและขั้นตอนการอพยพ
• ขั้นตอนการหลบหนีฉุกเฉินและการกำหนดเส้นทาง
• ชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลติดต่อสำหรับบุคคลที่ติดต่อเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมหรือรายงานในกรณีฉุกเฉิน

แผนฉุกเฉินมักจะรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการที่พนักงานสามารถลดความเสียหายและรับรองความปลอดภัยในระหว่างการอพยพฉุกเฉิน:

• ขั้นตอนสำหรับพนักงานที่จะอยู่ข้างหลังในช่วงเวลาฉุกเฉินเพื่อดำเนินการบริการที่จำเป็นเช่นการปิดอุปกรณ์หรือการใช้ถังดับเพลิง
• ขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยและสำรองเอกสารสำคัญและบันทึก
• รายการกู้ภัยและหน้าที่ทางการแพทย์ที่พนักงานจะต้องดำเนินการ

คุณอาจไม่ต้องการองค์ประกอบเหล่านี้ทั้งหมด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของเหตุฉุกเฉินที่คุณวางแผนไว้ ตัวอย่างเช่น การแฮ็กจะต้องมีการรายงานและการตอบสนองทันทีเพื่อรักษาบันทึกให้ปลอดภัย — แต่การอพยพอาจไม่จำเป็น

แผนของคุณควรพิจารณาด้วยว่าคุณจะแจ้งเตือนพนักงานในกรณีฉุกเฉินอย่างไร

ตามหลักการแล้ว คุณควรมีความคิดที่ชัดเจนว่าเงื่อนไขใดที่ถือเป็นเหตุฉุกเฉิน และใครจะเป็นผู้กำหนดว่าธุรกิจของคุณกำลังเผชิญกับเหตุฉุกเฉินหรือไม่ โดยทั่วไปแล้ว ธุรกิจต่างๆ จะมีพนักงานที่สามารถตัดสินใจและแจ้งเตือนผู้อื่นในกรณีฉุกเฉินได้

ธุรกิจจำนวนมากยังลงทุนในระบบแจ้งเตือนที่จะส่งเสียงเตือนและส่งการแจ้งเตือนแบบพุชไปยังโทรศัพท์ของพนักงานในช่วงเวลาฉุกเฉิน

ตามหลักการแล้ว แผนฉุกเฉินควรชี้นำทีมของคุณผ่านการตระหนักถึงเหตุฉุกเฉินตลอดจนการฟื้นฟูหลังจากข้อเท็จจริง คุณควรพร้อมสำหรับความเสี่ยงทางการเงินหลังเกิดเหตุฉุกเฉิน เช่น การร้องเรียนของลูกค้าและบันทึกที่สูญหาย

แผนที่ดีควรครอบคลุมและเรียบง่ายด้วย ควรครอบคลุมความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดที่ธุรกิจของคุณอาจเผชิญในขณะที่ดำเนินการได้ง่ายในกรณีที่มีบางอย่างผิดพลาด

การเปรียบเทียบแผนของคุณกับรายการตรวจสอบที่มีอยู่หรือคำแนะนำออนไลน์สามารถบอกคุณได้ว่าคุณได้พิจารณาส่วนที่สำคัญที่สุดของการวางแผนเหตุฉุกเฉินแล้วหรือไม่

การฝึกอบรมและการปฏิบัติในกรณีฉุกเฉินที่กล่าวถึงด้านล่างจะช่วยให้คุณทราบว่าแผนของคุณตรงไปตรงมาและครบถ้วนเพียงพอสำหรับทีมของคุณที่จะปฏิบัติตามในกรณีฉุกเฉินหรือไม่

ขั้นตอนที่ 3 การกำหนดบทบาทและการเตรียมการในกรณีฉุกเฉิน

เมื่อกรอบงานแผนฉุกเฉินของคุณพร้อมแล้ว คุณสามารถเริ่มเลือกพนักงานสำหรับบทบาทการเผชิญเหตุฉุกเฉินที่สำคัญได้

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอาจขออาสาสมัครพนักงานที่เต็มใจแนะนำเจ้าหน้าที่ไปยังที่พักพิงที่กำหนดหรือพื้นที่ปลอดภัยในกรณีฉุกเฉิน ธุรกิจอื่นอาจต้องการอาสาสมัครที่เต็มใจปิดระบบอาคารในกรณีฉุกเฉิน

การสร้างรายชื่ออาสาสมัครเหล่านี้จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการฝึกอบรมและทำให้เจ้าหน้าที่สามารถค้นหาผู้นำในกรณีฉุกเฉินได้ง่ายขึ้น

นอกจากการวางแผนและอาสาสมัครแล้ว ควรพิจารณาป้องกันและเตรียมการด้วย ตัวอย่างเช่น การลงทุนในยางสำหรับวิ่งบนหิมะ เกลือ และพลั่วตักหิมะสามารถรับประกันว่าคุณสามารถดำเนินธุรกิจและพนักงานของคุณให้ปลอดภัยในช่วงที่เกิดพายุหิมะครั้งใหญ่

ธุรกิจของคุณสามารถจัดการความเสี่ยงด้านอัคคีภัยได้มากในขณะที่สร้างแผนรับมืออัคคีภัย

ตัวอย่างเช่น การย้ายคอนเทนเนอร์จัดเก็บออกจากอาคารของคุณ และใช้ภาชนะพิเศษสำหรับวัสดุที่ไม่ปลอดภัย เช่น เศษผ้าที่เปื้อนน้ำมัน สามารถช่วยป้องกันไฟไม่ให้เกิดขึ้นเนื่องจากการสะสมของวัสดุที่ติดไฟได้ภายนอกธุรกิจของคุณ การตรวจสอบและเปลี่ยนเครื่องดับเพลิงอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้มั่นใจว่าพร้อมเมื่อจำเป็น

ขั้นตอนที่ 4 การฝึกอบรมและทบทวนแผน

การฝึกอบรมพนักงานและการฝึกซ้อมหรือการออกกำลังกายเป็นประจำจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าแผนจะทำงานได้ดีในกรณีฉุกเฉินในชีวิตจริง

การทำเอกสารแผนให้พร้อมใช้งานและเข้าถึงได้ง่ายจะช่วยให้พนักงานได้รับข้อมูลที่จำเป็นในการปฏิบัติตามการวางแผนของคุณ

หากการออกกำลังกายเป็นไปด้วยดี ก็เป็นสัญญาณที่ดีว่าแผนของคุณนั้นง่ายต่อการปฏิบัติตาม

คุณควรทบทวนแผนฉุกเฉินอย่างสม่ำเสมอ แม้ว่าการฝึกและการออกกำลังกายจะเป็นไปด้วยดี เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ความเสี่ยงที่คุณเผชิญก็อาจเปลี่ยนแปลงได้เช่นกัน การประเมินความเสี่ยงและทบทวนแผนทุกปีจะทำให้แผนของคุณมีความสดใหม่อยู่เสมอ

เตรียมธุรกิจของคุณให้พร้อมสำหรับเหตุฉุกเฉิน

ไฟไหม้ พายุทอร์นาโด น้ำท่วม และเหตุฉุกเฉินอื่นๆ ล้วนสามารถสร้างความเสียหายให้กับธุรกิจที่ไม่ได้เตรียมการไว้ได้ การเตรียมแผนล่วงหน้าจะช่วยให้คุณและทีมของคุณปลอดภัยในกรณีฉุกเฉิน

โดยทั่วไป แผนที่มีประสิทธิภาพจะมีเส้นทางอพยพ ระบุชื่อจุดติดต่อ และกำหนดขั้นตอนที่อาสาสมัครพนักงานต้องปฏิบัติตาม สามารถเสริมการวางแผนได้ด้วยการเตรียมการ — ตุนเสบียงและการตรวจสอบทรัพยากรที่จะช่วยคุณปกป้องธุรกิจของคุณในระหว่างเหตุฉุกเฉิน

ผู้เขียน Bio: Eleanor เป็นหัวหน้าบรรณาธิการของ Designerly Magazine เธอยังเป็นนักออกแบบเว็บไซต์อิสระที่เน้นประสบการณ์ผู้ใช้ Eleanor อาศัยอยู่ที่ Philly กับ Bear สามีและสุนัขของเธอ