如何制定业务应急计划

在足够长的一段时间内，每个企业都面临着某种紧急情况。 这可能是火灾、龙卷风、极端天气——甚至是非物理紧急情况，如黑客攻击或数据泄露。 这些紧急情况可能会造成严重损害，尤其是对于没有制定应对计划的企业而言。 在某些情况下，应急准备可能意味着继续经营和失去一切之间的区别。 以下是如何制定业务应急计划，以帮助确保您的员工和资源在紧急情况下的安全。

步骤 1. 风险评估

要制定应急计划，您需要知道您的企业最有可能面临哪些紧急情况。

例如，任何拥有办公室或实体店面的企业都面临着火灾的风险。 处理大量客户数据的企业可能面临黑客攻击或数据泄露的风险。

您的企业所在的位置也会影响潜在风险。 在该国某些地区，飓风、龙卷风、暴风雪和其他形式的极端天气更有可能发生。 了解当地风险可以让您更有效地为紧急情况做好准备。

您还需要考虑政府对备灾的要求。 根据您企业的规模和位置，您可能需要遵循有关如何准备的某些规则。 例如，拥有 10 名以上员工的企业需要遵循 OSHA 的灾难规划指南。

步骤 2. 计划制定

一旦您确定了您的企业将面临的最有可能发生的灾难或紧急情况，您就可以决定如何准备。 OSHA 建议从头脑风暴最坏的情况开始，为每个可能的紧急情况想象所有可能出错的事情。

您还应该收集重要文件。 例如平面图、灭火系统的描述和网络网络防御的文档。 这将帮助您制定计划和疏散路线。

接下来，您应该致力于为您的计划创建框架。 大多数计划至少包括以下内容：

• 一种报告紧急情况的方法，
• 疏散政策和程序，
• 紧急逃生程序和路线分配，
• 个人姓名、职务和联系信息，以便在紧急情况下联系以获取更多信息或报告，

应急计划通常还包括有关员工如何在紧急疏散期间最大限度地减少损害并确保安全的信息：

• 在紧急情况下将留下来执行基本服务（例如关闭设备或操作灭火器）的员工的程序，
• 保护和备份重要文件和记录的程序，
• 员工需要履行的救援和医疗职责清单。

根据您计划的紧急情况类型，您可能不需要所有这些元素。 例如，黑客入侵将需要报告和立即响应以确保记录安全——但可能不需要撤离。

您的计划还应考虑在紧急情况下如何提醒员工。

理想情况下，您应该清楚了解哪些情况被视为紧急情况以及谁将确定您的企业是否正在处理紧急情况。 通常，企业有一名员工可以做出判断并在紧急情况下提醒他人。

许多企业还投资于警报系统，该系统会在紧急情况下发出警报并向员工手机发送推送通知。

理想情况下，应急计划应该指导您的团队通过识别紧急情况一直到事后恢复。 您应该为紧急后的财务风险做好准备，例如客户投诉和丢失记录。

一个好的计划也应该既全面又简单。 它应该涵盖您的业务可能面临的所有潜在风险，同时在出现问题时易于执行。

将您的计划与现有清单或在线建议进行比较可以告诉您是否考虑了应急计划的最重要方面。

下面介绍的培训和应急实践也将帮助您了解您的计划是否简单且完整，足以让您的团队在紧急情况下遵循。

步骤 3. 分配角色和应急准备

当您的应急计划框架准备就绪时，您可以开始选择员工担任重要的应急响应角色。

例如，企业可能会要求员工志愿者愿意在紧急情况下引导员工前往指定的避难所或安全区域。 另一家企业可能需要愿意在紧急情况下关闭建筑系统的志愿者。

创建这些志愿者的名单将简化培训，并使员工更容易在紧急情况下找到领导者。

除了计划和志愿者之外，考虑预防和准备也很好。 例如，投资雪地轮胎、盐和雪铲可以确保您在大暴风雪期间保持业务运营和员工安全。

在制定火灾响应计划时，您的企业还可以做很多事情来管理火灾风险。

例如，将存储容器从您的建筑物中移开并使用特殊容器来存放不安全的材料，例如油性抹布，可以帮助防止由于您的企业外部可燃材料的堆积而引发火灾。 定期检查和更换灭火器将确保它们在需要时准备就绪。

第 4 步。培训和计划审查

培训员工并定期进行演习或练习将帮助您确保该计划在现实生活中的紧急情况下运作良好。

使计划文档可用且易于访问将为员工提供遵循您的计划所需的信息。

如果练习进展顺利，这是一个很好的迹象，表明你的计划很容易遵循。

即使培训和演习进展顺利，定期审查您的应急计划也很重要。 随着业务的增长，您面临的风险也可能发生变化。 每年进行一次风险评估和计划审查将使您的计划保持新鲜。

为紧急情况做好准备

火灾、龙卷风、洪水和其他紧急情况都可能对没有做好准备的企业造成毁灭性的打击。 提前准备好计划将帮助您和您的团队在紧急情况下保持安全。

有效的计划通常会提供疏散路线、指定联络点并制定员工志愿者必须遵循的程序。 计划可以通过准备来补充——储备物资和检查资源，这将帮助您在紧急情况下保护您的业务。

作者简介： Eleanor 是 Designerly 杂志的主编。 她还是一名专注于用户体验的自由网页设计师。 埃莉诺和她的丈夫和狗熊住在费城