비즈니스 비상 계획을 만드는 방법

충분히 오랜 기간 동안 모든 비즈니스는 일종의 비상 사태에 직면합니다. 화재, 토네이도, 극단적인 날씨 또는 해킹이나 데이터 유출과 같은 비물리적 비상 사태가 될 수도 있습니다. 이러한 비상 상황은 특히 대응 계획이 없는 기업에 심각한 피해를 줄 수 있습니다. 어떤 경우에는 비상 사태 대비가 사업을 계속하는 것과 모든 것을 잃는 것의 차이를 의미할 수 있습니다. 아래는 비상 사태 발생 시 직원과 자원을 안전하게 유지하는 데 도움이 되는 비즈니스 비상 계획을 만드는 방법입니다.

1단계. 위험 평가

비상 계획을 수립하려면 비즈니스가 직면할 가능성이 가장 높은 비상 상황을 알아야 합니다.

예를 들어 사무실이나 매장이 있는 모든 비즈니스는 화재의 위험에 직면해 있습니다. 대량의 고객 데이터를 처리하는 비즈니스는 해킹 또는 데이터 침해의 위험에 처할 수 있습니다.

귀하의 비즈니스가 위치한 위치도 잠재적인 위험에 영향을 미칠 수 있습니다. 허리케인, 토네이도, 눈보라 및 기타 형태의 극한 날씨는 국가의 특정 지역에서 훨씬 더 많이 발생할 수 있습니다. 현지 위험을 알면 비상 사태에 보다 효과적으로 대비할 수 있습니다.

또한 재난 대비에 대한 정부의 요구 사항을 고려하고 싶을 것입니다. 비즈니스 규모와 위치에 따라 준비 방법에 대한 특정 규칙을 따라야 할 수도 있습니다. 예를 들어 직원이 10명 이상인 기업은 재해 계획에 대한 OSHA 지침을 따라야 합니다.

2단계. 계획 개발

비즈니스가 직면할 가능성이 가장 높은 재난이나 비상 사태를 파악했다면 어떻게 대비할 것인지 결정할 수 있습니다. OSHA는 최악의 시나리오를 브레인 스토밍하는 것으로 시작하여 각 가능한 비상 사태에 대해 잘못될 수 있는 모든 가능성을 이미징할 것을 권장합니다.

중요한 문서도 수집해야 합니다. 평면도, 화재 진압 시스템에 대한 설명, 네트워크 사이버 방어 문서 등. 이것은 계획과 대피 경로를 만드는 데 도움이 됩니다.

다음으로 계획의 틀을 만드는 것을 목표로 해야 합니다. 대부분의 계획에는 최소한 다음이 포함됩니다.

• 긴급 상황 보고 방법,
• 대피 정책 및 절차,
• 비상 탈출 절차 및 경로 할당,
• 비상 시 추가 정보 또는 보고를 위해 연락할 개인의 이름, 직위 및 연락처 정보,

비상 계획에는 일반적으로 직원이 비상 대피 중 피해를 최소화하고 안전을 보장할 수 있는 방법에 대한 정보도 포함됩니다.

• 비상 시 뒤에 남아 장비를 종료하거나 소화기 작동과 같은 필수 서비스를 수행하는 직원을 위한 절차,
• 중요한 문서 및 기록의 보안 및 백업 절차,
• 직원이 수행해야 하는 구조 및 의료 업무 목록입니다.

계획하는 비상 사태의 유형에 따라 이러한 요소가 모두 필요하지 않을 수 있습니다. 예를 들어, 해킹은 기록을 안전하게 유지하기 위해 보고와 즉각적인 대응이 필요하지만 대피는 필요하지 않을 것입니다.

또한 비상 상황 발생 시 직원에게 경고하는 방법도 고려해야 합니다.

이상적으로는 비상 사태로 간주되는 조건과 비즈니스가 비상 사태를 처리하는지 누가 결정할 것인지에 대한 명확한 아이디어가 있어야 합니다. 일반적으로 기업에는 긴급 상황에서 판단을 내리고 다른 사람에게 경고할 수 있는 직원이 있습니다.

많은 기업은 또한 비상 시 경보를 울리고 직원 전화로 푸시 알림을 보내는 경보 시스템에 투자합니다.

이상적으로는 비상 계획은 사실이 발생한 후 복구하는 모든 단계에서 비상 상황을 인식하도록 팀을 안내해야 합니다. 고객 불만 및 기록 분실과 같은 비상 사태 이후의 재정적 위험에 대비해야 합니다.

좋은 계획은 또한 포괄적이고 단순해야 합니다. 비즈니스가 직면할 수 있는 모든 잠재적 위험을 포괄해야 하며 문제가 발생할 경우 쉽게 실행할 수 있어야 합니다.

기존 체크리스트 또는 온라인 권장 사항과 계획을 비교하면 비상 계획의 가장 중요한 측면을 고려했는지 알 수 있습니다.

아래에서 다루는 교육 및 비상 연습은 또한 귀하의 계획이 비상 시 팀이 따를 수 있을 만큼 간단하고 완전한지 알 수 있도록 도와줍니다.

3단계. 역할 할당 및 비상 대비

비상 계획의 틀이 준비되면 중요한 비상 대응 역할을 할 직원을 선택할 수 있습니다.

예를 들어, 기업은 비상 시 지정된 대피소 또는 안전한 장소로 직원을 안내할 직원 자원 봉사자를 요청할 수 있습니다. 다른 사업체는 비상시에 건물 시스템을 폐쇄할 의향이 있는 자원 봉사자가 필요할 수 있습니다.

이러한 자원 봉사자 목록을 작성하면 교육이 간소화되고 직원이 비상 상황에서 리더를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

계획과 자원봉사 외에 예방과 대비도 고려하는 것이 좋다. 예를 들어, 스노우 타이어, 소금 및 스노우 삽에 투자하면 눈보라가 몰아치는 동안 비즈니스 운영과 직원의 안전을 보장할 수 있습니다.

귀하의 비즈니스는 또한 화재 대응 계획을 수립하는 동안 화재 위험을 관리하기 위해 많은 일을 할 수 있습니다.

예를 들어, 저장 컨테이너를 건물에서 멀리 옮기고 기름진 걸레와 같은 안전하지 않은 물질을 위한 특수 컨테이너를 사용하면 사업장 외부에 가연성 물질이 축적되어 화재가 시작되는 것을 방지할 수 있습니다. 소화기를 정기적으로 검사하고 교체하면 필요할 때 사용할 준비가 되어 있는지 확인할 수 있습니다.

4단계. 교육 및 계획 검토

직원을 교육하고 정기적인 훈련이나 연습을 실행하면 실제 비상 상황에서 계획이 제대로 작동하는지 확인하는 데 도움이 됩니다.

계획 문서를 사용 가능하고 쉽게 액세스할 수 있도록 하면 직원이 계획을 수행하는 데 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.

운동이 잘 된다면 계획이 쉽게 따라갈 수 있다는 좋은 신호입니다.

훈련과 운동이 잘 진행되고 있더라도 비상 계획을 정기적으로 검토하는 것이 중요합니다. 비즈니스가 성장함에 따라 직면하는 위험도 바뀔 수 있습니다. 매년 위험 평가 및 계획 검토를 수행하면 계획을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

비상 사태에 대비하십시오

화재, 토네이도, 홍수 및 기타 비상 사태는 모두 준비되지 않은 비즈니스에 치명적일 수 있습니다. 미리 계획을 세우면 귀하와 귀하의 팀이 비상 상황에서 안전하게 지낼 수 있습니다.

효과적인 계획은 일반적으로 대피 경로, 연락처 이름 지정 및 직원 자원 봉사자가 따라야 하는 절차를 제공합니다. 계획은 준비로 보완될 수 있습니다. 비상 시 비즈니스를 보호하는 데 도움이 되는 공급품을 비축하고 리소스를 검사합니다.

저자 약력: Eleanor는 Designerly Magazine의 편집장입니다. 그녀는 또한 사용자 경험에 중점을 둔 프리랜스 웹 디자이너입니다. Eleanor는 남편과 강아지 Bear와 함께 Philly에서 살고 있습니다.