Cara Membuat Rencana Darurat Bisnis

Selama periode waktu yang cukup lama, setiap bisnis menghadapi semacam keadaan darurat. Ini mungkin kebakaran, tornado, cuaca ekstrem — atau bahkan keadaan darurat non-fisik, seperti peretasan atau pembobolan data. Keadaan darurat ini dapat menyebabkan kerusakan serius, terutama untuk bisnis yang tidak memiliki rencana tanggap darurat. Dalam beberapa kasus, kesiapsiagaan darurat dapat berarti perbedaan antara bertahan dalam bisnis dan kehilangan segalanya. Di bawah ini adalah cara membuat rencana darurat bisnis untuk membantu menjaga staf dan sumber daya Anda tetap aman selama keadaan darurat.

Langkah 1. Penilaian Risiko

Untuk mengembangkan rencana darurat, Anda perlu mengetahui keadaan darurat mana yang paling mungkin dihadapi bisnis Anda.

Setiap bisnis dengan kantor atau etalase fisik, misalnya, menghadapi risiko kebakaran. Bisnis yang menangani data pelanggan dalam jumlah besar mungkin berisiko diretas atau dibobol.

Lokasi bisnis Anda juga dapat memengaruhi potensi risiko. Badai, tornado, badai salju, dan bentuk cuaca ekstrem lainnya lebih mungkin terjadi di beberapa bagian negara. Mengetahui risiko lokal memungkinkan Anda mempersiapkan bisnis Anda untuk keadaan darurat dengan lebih efektif.

Anda juga ingin mempertimbangkan persyaratan pemerintah untuk kesiapsiagaan bencana. Bergantung pada ukuran dan lokasi bisnis Anda, Anda mungkin perlu mengikuti aturan tertentu tentang cara Anda mempersiapkan diri. Bisnis dengan lebih dari 10 karyawan, misalnya, harus mengikuti pedoman OSHA tentang perencanaan bencana.

Langkah 2. Rencanakan Pengembangan

Setelah Anda mengidentifikasi kemungkinan besar bencana atau keadaan darurat yang akan dihadapi bisnis Anda, Anda dapat memutuskan bagaimana Anda akan bersiap. OSHA merekomendasikan untuk memulai dengan brainstorming skenario terburuk, menggambarkan semua kemungkinan hal yang bisa salah untuk setiap kemungkinan keadaan darurat.

Anda juga harus mengumpulkan dokumen penting. Seperti denah lantai, deskripsi sistem pencegah kebakaran, dan dokumentasi pertahanan siber jaringan. Ini akan membantu Anda membuat rencana dan rute evakuasi.

Selanjutnya, Anda harus bertujuan untuk membuat kerangka kerja untuk rencana Anda. Paling tidak, sebagian besar rencana mencakup yang berikut:

• Sebuah metode untuk melaporkan keadaan darurat,
• Kebijakan dan prosedur evakuasi,
• Prosedur pelarian darurat dan penetapan rute,
• Nama, gelar, dan informasi kontak bagi individu untuk dihubungi untuk informasi tambahan atau pelaporan selama keadaan darurat,

Rencana darurat biasanya juga mencakup informasi tentang bagaimana karyawan dapat meminimalkan kerusakan dan memastikan keselamatan selama evakuasi darurat:

• Prosedur bagi karyawan yang akan tetap tinggal selama keadaan darurat untuk melakukan layanan penting seperti mematikan peralatan atau mengoperasikan alat pemadam kebakaran,
• Prosedur untuk mengamankan dan membuat cadangan dokumen dan catatan penting,
• Daftar tugas penyelamatan dan medis yang harus dilakukan karyawan.

Tergantung pada jenis keadaan darurat yang Anda rencanakan, Anda mungkin tidak memerlukan semua elemen ini. Peretasan, misalnya, akan memerlukan pelaporan dan tanggapan segera untuk menjaga agar catatan tetap aman — tetapi evakuasi mungkin tidak diperlukan.

Rencana Anda juga harus mempertimbangkan bagaimana Anda akan memperingatkan karyawan jika terjadi keadaan darurat.

Idealnya, Anda harus memiliki gagasan yang jelas tentang kondisi apa yang dianggap darurat dan siapa yang akan menentukan apakah bisnis Anda menghadapi keadaan darurat. Biasanya, bisnis memiliki karyawan yang dapat membuat keputusan itu dan memperingatkan orang lain dalam keadaan darurat.

Banyak bisnis juga berinvestasi dalam sistem peringatan yang akan membunyikan alarm dan mengirim pemberitahuan push ke telepon karyawan selama keadaan darurat.

Idealnya, rencana darurat harus memandu tim Anda dalam mengenali keadaan darurat hingga pemulihan setelah kejadian. Anda harus siap menghadapi risiko keuangan pasca-darurat, seperti keluhan pelanggan dan catatan yang hilang.

Rencana yang baik juga harus komprehensif dan sederhana. Ini harus mencakup semua potensi risiko yang mungkin dihadapi bisnis Anda sambil tetap mudah dijalankan jika terjadi kesalahan.

Membandingkan rencana Anda dengan daftar periksa yang ada atau rekomendasi online dapat memberi tahu Anda apakah Anda telah mempertimbangkan aspek terpenting dari perencanaan darurat.

Pelatihan dan praktik darurat, yang dibahas di bawah, juga akan membantu Anda mengetahui apakah rencana Anda jelas dan cukup lengkap untuk diikuti tim Anda dalam keadaan darurat.

Langkah 3. Menetapkan Peran dan Persiapan Darurat

Ketika kerangka rencana darurat Anda sudah siap, Anda dapat mulai memilih karyawan untuk peran tanggap darurat yang penting.

Misalnya, sebuah bisnis mungkin meminta sukarelawan karyawan yang bersedia membimbing staf ke tempat penampungan yang ditunjuk atau area aman dalam keadaan darurat. Bisnis lain mungkin membutuhkan sukarelawan yang bersedia mematikan sistem bangunan selama keadaan darurat.

Membuat daftar relawan ini akan menyederhanakan pelatihan dan memudahkan staf untuk menemukan pemimpin dalam keadaan darurat.

Selain rencana dan relawan, ada baiknya juga mempertimbangkan pencegahan dan persiapan. Misalnya, berinvestasi dalam ban salju, garam, dan sekop salju dapat memastikan bahwa Anda dapat menjaga operasional bisnis dan staf Anda tetap aman selama badai salju besar.

Bisnis Anda juga dapat melakukan banyak hal untuk mengelola risiko kebakaran sambil membuat rencana tanggap kebakarannya.

Misalnya, memindahkan wadah penyimpanan dari gedung Anda dan menggunakan wadah khusus untuk bahan yang tidak aman seperti kain berminyak dapat membantu mencegah terjadinya kebakaran karena penumpukan bahan yang mudah terbakar di luar bisnis Anda. Memeriksa dan mengganti alat pemadam kebakaran secara teratur akan memastikan bahwa mereka siap saat dibutuhkan.

Langkah 4. Pelatihan dan Tinjauan Rencana

Melatih karyawan dan menjalankan latihan atau latihan rutin akan membantu Anda memastikan rencana tersebut bekerja dengan baik dalam keadaan darurat kehidupan nyata.

Membuat dokumentasi rencana tersedia dan mudah diakses akan memberi karyawan informasi yang mereka butuhkan untuk mengikuti perencanaan Anda.

Jika latihan berjalan dengan baik, itu pertanda baik bahwa rencana Anda mudah diikuti.

Penting untuk secara teratur meninjau rencana darurat Anda, bahkan jika pelatihan dan latihan berjalan dengan baik. Seiring pertumbuhan bisnis Anda, risiko yang Anda hadapi juga dapat berubah. Melakukan penilaian risiko dan tinjauan rencana setiap tahun akan membuat rencana Anda tetap segar.

Persiapkan Bisnis Anda untuk Keadaan Darurat

Kebakaran, angin puting beliung, banjir, dan keadaan darurat lainnya dapat menghancurkan bisnis yang tidak siap. Mempersiapkan rencana sebelumnya akan membantu Anda dan tim Anda tetap aman dalam keadaan darurat.

Rencana yang efektif biasanya menyediakan rute evakuasi, menyebutkan titik kontak, dan tata letak prosedur yang harus diikuti oleh sukarelawan karyawan. Perencanaan dapat dilengkapi dengan persiapan — menimbun persediaan dan memeriksa sumber daya yang akan membantu Anda melindungi bisnis Anda selama keadaan darurat.

Penulis Bio: Eleanor adalah pemimpin redaksi di Designerly Magazine. Dia juga seorang desainer web lepas dengan fokus pada pengalaman pengguna. Eleanor tinggal di Philly bersama suami dan anjingnya, Bear