Как создать бизнес-план на случай чрезвычайных ситуаций

На протяжении достаточно длительного периода времени каждый бизнес сталкивается с какой-либо чрезвычайной ситуацией. Это может быть пожар, торнадо, экстремальная погода или даже нефизическая чрезвычайная ситуация, такая как взлом или утечка данных. Эти чрезвычайные ситуации могут нанести серьезный ущерб, особенно предприятиям, у которых нет плана реагирования. В некоторых случаях готовность к чрезвычайным ситуациям может означать разницу между сохранением бизнеса и потерей всего. Ниже описано, как создать бизнес-план на случай чрезвычайной ситуации, чтобы обеспечить безопасность ваших сотрудников и ресурсов во время чрезвычайной ситуации.

Шаг 1. Оценка рисков

Чтобы разработать план действий в чрезвычайных ситуациях, вам необходимо знать, с какими чрезвычайными ситуациями ваш бизнес, скорее всего, столкнется.

Например, любой бизнес с офисом или физическим магазином сталкивается с риском пожара. Компании, которые обрабатывают большие объемы данных клиентов, могут подвергаться риску взлома или утечки данных.

Местонахождение вашего бизнеса также может повлиять на потенциальные риски. Ураганы, торнадо, снежные бури и другие экстремальные погодные явления могут быть гораздо более вероятными в некоторых частях страны. Знание местных рисков может помочь вам более эффективно подготовить свой бизнес к чрезвычайным ситуациям.

Вы также захотите рассмотреть требования правительства по обеспечению готовности к стихийным бедствиям. В зависимости от размера и местоположения вашего бизнеса вам может потребоваться следовать определенным правилам подготовки. Например, компании с более чем 10 сотрудниками должны следовать рекомендациям OSHA по планированию на случай стихийных бедствий.

Шаг 2. Разработка плана

После того как вы определили наиболее вероятные бедствия или чрезвычайные ситуации, с которыми столкнется ваш бизнес, вы можете решить, как вы будете к ним готовиться. OSHA рекомендует начать с мозгового штурма наихудшего сценария, представляя все возможные вещи, которые могут пойти не так для каждой возможной чрезвычайной ситуации.

Вы также должны собрать важные документы. Например, планы этажей, описания систем пожаротушения и документация по сетевой киберзащите. Это поможет вам составить планы и пути эвакуации.

Затем вы должны стремиться создать основу для своего плана. Как минимум, большинство планов включают следующее:

• Метод сообщения о чрезвычайных ситуациях,
• правила и процедуры эвакуации,
• Процедуры аварийного покидания и назначения маршрутов,
• Имена, должности и контактная информация лиц, с которыми можно связаться для получения дополнительной информации или сообщения во время чрезвычайной ситуации,

Аварийные планы обычно также включают информацию о том, как сотрудники могут свести к минимуму ущерб и обеспечить безопасность во время экстренной эвакуации:

• Процедуры для сотрудников, которые останутся на месте во время чрезвычайной ситуации для выполнения основных работ, таких как отключение оборудования или приведение в действие огнетушителей,
• Процедуры защиты и резервного копирования важных документов и записей,
• Список спасательных и медицинских обязанностей, которые должны будут выполнять сотрудники.

В зависимости от типа чрезвычайной ситуации, которую вы планируете, вам могут не понадобиться все эти элементы. Взлом, например, потребует сообщения и немедленного реагирования, чтобы сохранить записи в безопасности, но эвакуация, вероятно, не потребуется.

Ваш план также должен учитывать, как вы будете предупреждать сотрудников в случае чрезвычайной ситуации.

В идеале у вас должно быть четкое представление о том, какие условия считаются чрезвычайными и кто будет определять, имеет ли ваш бизнес чрезвычайную ситуацию. Как правило, на предприятиях есть сотрудник, который может принять решение и предупредить других в чрезвычайной ситуации.

Многие предприятия также вкладывают средства в системы оповещения, которые будут подавать звуковые сигналы и отправлять push-уведомления на телефоны сотрудников во время чрезвычайной ситуации.

В идеале план действий в чрезвычайных ситуациях должен направлять вашу команду через распознавание чрезвычайной ситуации и восстановление после ее возникновения. Вы должны быть готовы к финансовым рискам после чрезвычайных ситуаций, таким как жалобы клиентов и потеря записей.

Хороший план также должен быть всеобъемлющим и простым. Он должен охватывать все потенциальные риски, с которыми может столкнуться ваш бизнес, и в то же время его легко выполнить в случае, если что-то пойдет не так.

Сравнение вашего плана с существующими контрольными списками или онлайн-рекомендациями может сказать вам, учли ли вы наиболее важные аспекты планирования действий в чрезвычайных ситуациях.

Обучение и аварийная практика, описанные ниже, также помогут вам узнать, достаточно ли просты и полны ваши планы, чтобы ваша команда могла следовать им в чрезвычайной ситуации.

Шаг 3. Распределение ролей и подготовка к чрезвычайным ситуациям

Когда структура вашего плана действий в чрезвычайных ситуациях будет готова, вы можете приступить к выбору сотрудников для выполнения важных функций реагирования на чрезвычайные ситуации.

Например, компания может запросить сотрудников-добровольцев, желающих направить персонал в специально отведенные убежища или безопасные зоны в случае чрезвычайной ситуации. Другому предприятию могут понадобиться волонтеры, готовые отключить системы здания во время чрезвычайной ситуации.

Создание списка этих добровольцев упростит обучение и облегчит персоналу поиск лидеров в чрезвычайной ситуации.

В дополнение к плану и волонтерам также хорошо подумать о профилактике и подготовке. Например, инвестиции в зимние шины, соль и лопаты для уборки снега могут гарантировать, что вы сможете поддерживать работу своего бизнеса и безопасность персонала во время сильной метели.

Ваш бизнес также может многое сделать для управления рисками пожаров при создании плана реагирования на пожары.

Например, перемещение контейнеров для хранения от вашего здания и использование специальных контейнеров для небезопасных материалов, таких как промасленные тряпки, может помочь предотвратить возникновение пожара из-за скопления горючих материалов за пределами вашего предприятия. Регулярная проверка и замена огнетушителей позволит убедиться, что они готовы к работе в случае необходимости.

Шаг 4. Обучение и пересмотр плана

Обучение сотрудников и проведение регулярных учений или учений помогут вам убедиться, что план хорошо работает в реальной чрезвычайной ситуации.

Предоставление документации плана в доступном и легко доступном виде предоставит сотрудникам информацию, необходимую им для выполнения вашего планирования.

Если упражнения проходят хорошо, это хороший признак того, что вашему плану легко следовать.

Важно регулярно пересматривать свои планы действий в чрезвычайных ситуациях, даже если тренировки и учения проходят хорошо. По мере роста вашего бизнеса могут меняться и риски, с которыми вы сталкиваетесь. Ежегодная оценка рисков и пересмотр плана помогут сохранить ваши планы в актуальном состоянии.

Подготовьте свой бизнес к чрезвычайной ситуации

Пожары, торнадо, наводнения и другие чрезвычайные ситуации могут иметь разрушительные последствия для неподготовленного бизнеса. Заранее подготовленный план поможет вам и вашей команде оставаться в безопасности в чрезвычайной ситуации.

В эффективных планах обычно указываются маршруты эвакуации, указываются контактные лица и излагаются процедуры, которым должны следовать сотрудники-добровольцы. Планирование может быть дополнено подготовкой — запасанием расходных материалов и проверкой ресурсов, которые помогут вам защитить свой бизнес в чрезвычайной ситуации.

Биография автора: Элеонора — главный редактор журнала Designerly Magazine. Она также является внештатным веб-дизайнером и уделяет особое внимание пользовательскому опыту. Элеонора живет в Филадельфии со своим мужем и собакой Медведем.