Comment créer un plan d'urgence d'entreprise

Sur une période suffisamment longue, chaque entreprise est confrontée à une sorte d'urgence. Il peut s'agir d'un incendie, d'une tornade, de conditions météorologiques extrêmes ou même d'une urgence non physique, comme un piratage ou une violation de données. Ces urgences peuvent causer de graves dommages, en particulier pour les entreprises qui n'ont pas de plan d'intervention en place. Dans certains cas, la préparation aux situations d'urgence peut faire la différence entre rester en affaires et tout perdre. Vous trouverez ci-dessous comment créer un plan d'urgence d'entreprise pour assurer la sécurité de votre personnel et de vos ressources en cas d'urgence.

Étape 1. Évaluation des risques

Pour élaborer un plan d'urgence, vous devez savoir à quelles urgences votre entreprise est le plus susceptible de faire face.

Toute entreprise disposant d'un bureau ou d'une vitrine physique, par exemple, est exposée au risque d'incendie. Les entreprises qui traitent de grandes quantités de données clients peuvent être exposées à un piratage ou à une violation de données.

L'emplacement de votre entreprise peut également affecter les risques potentiels. Les ouragans, tornades, tempêtes de neige et autres formes de conditions météorologiques extrêmes peuvent être beaucoup plus probables dans certaines parties du pays. Connaître les risques locaux peut vous permettre de préparer plus efficacement votre entreprise aux urgences.

Vous voudrez également tenir compte des exigences gouvernementales en matière de préparation aux catastrophes. Selon la taille et l'emplacement de votre entreprise, vous devrez peut-être suivre certaines règles de préparation. Les entreprises de plus de 10 employés, par exemple, doivent suivre les directives de l'OSHA sur la planification des catastrophes.

Étape 2. Élaboration du plan

Une fois que vous avez identifié les catastrophes ou les urgences les plus probables auxquelles votre entreprise sera confrontée, vous pouvez décider comment vous vous y préparerez. L'OSHA recommande de commencer par un remue-méninges sur le pire scénario, en imaginant toutes les choses possibles qui pourraient mal tourner pour chaque urgence possible.

Vous devez également rassembler des documents critiques. Tels que les plans d'étage, les descriptions des systèmes d'extinction d'incendie et la documentation des cyberdéfenses du réseau. Cela vous aidera à créer des plans et des voies d'évacuation.

Ensuite, vous devez viser à créer le cadre de votre plan. Au minimum, la plupart des plans incluent les éléments suivants :

• Une méthode de signalement des urgences,
• Une politique et une procédure d'évacuation,
• Procédures d'évacuation d'urgence et affectations d'itinéraires,
• Noms, titres et coordonnées des personnes à contacter pour obtenir des informations supplémentaires ou des rapports en cas d'urgence,

Les plans d'urgence incluent généralement également des informations sur la manière dont les employés peuvent minimiser les dommages et assurer la sécurité lors d'une évacuation d'urgence :

• Procédures pour les employés qui resteront sur place pendant l'urgence pour effectuer des services essentiels comme l'arrêt de l'équipement ou le fonctionnement des extincteurs,
• Procédures de sécurisation et de sauvegarde des documents et enregistrements importants,
• Une liste des tâches de sauvetage et médicales que les employés devront effectuer.

Selon le type d'urgence que vous prévoyez, vous n'aurez peut-être pas besoin de tous ces éléments. Un piratage, par exemple, nécessitera un signalement et une réponse immédiate pour assurer la sécurité des enregistrements, mais une évacuation ne sera probablement pas nécessaire.

Votre plan devrait également tenir compte de la façon dont vous alerterez les employés en cas d'urgence.

Idéalement, vous devriez avoir une idée claire des conditions considérées comme une urgence et qui déterminera si votre entreprise fait face à une urgence. En règle générale, les entreprises ont un employé qui peut faire preuve de discernement et alerter les autres en cas d'urgence.

De nombreuses entreprises investissent également dans des systèmes d'alerte qui déclenchent des alarmes et envoient des notifications push aux téléphones des employés en cas d'urgence.

Idéalement, le plan d'urgence devrait guider votre équipe tout au long de la reconnaissance d'une urgence jusqu'à la récupération après coup. Vous devez être prêt à faire face aux risques financiers post-urgence, tels que les plaintes des clients et la perte de documents.

Un bon plan doit également être à la fois complet et simple. Il doit couvrir tous les risques potentiels auxquels votre entreprise peut être confrontée tout en étant facile à exécuter en cas de problème.

La comparaison de votre plan avec les listes de contrôle existantes ou les recommandations en ligne peut vous dire si vous avez pris en compte les aspects les plus importants de la planification d'urgence.

La formation et la pratique d'urgence, décrites ci-dessous, vous aideront également à savoir si vos plans sont suffisamment simples et complets pour que votre équipe puisse les suivre en cas d'urgence.

Étape 3. Attribution des rôles et préparation aux situations d'urgence

Lorsque le cadre de votre plan d'urgence est prêt, vous pouvez commencer à sélectionner des employés pour des rôles importants d'intervention d'urgence.

Par exemple, une entreprise peut demander des employés volontaires prêts à guider le personnel vers des abris désignés ou des zones sûres en cas d'urgence. Une autre entreprise peut avoir besoin de bénévoles prêts à fermer les systèmes du bâtiment en cas d'urgence.

La création d'une liste de ces bénévoles rationalisera la formation et permettra au personnel de trouver plus facilement des leaders en cas d'urgence.

En plus d'un plan et de bénévoles, il est également bon d'envisager la prévention et la préparation. Par exemple, investir dans des pneus d'hiver, du sel et des pelles à neige peut vous permettre de maintenir votre entreprise opérationnelle et la sécurité de votre personnel pendant une tempête de neige majeure.

Votre entreprise peut également faire beaucoup pour gérer les risques d'incendie lors de la création de son plan d'intervention en cas d'incendie.

Par exemple, éloigner les conteneurs de stockage de votre bâtiment et utiliser des conteneurs spéciaux pour les matériaux dangereux comme les chiffons huileux peut aider à prévenir les incendies en raison d'une accumulation de matériaux combustibles à l'extérieur de votre entreprise. L'inspection et le remplacement réguliers des extincteurs permettront de s'assurer qu'ils sont prêts en cas de besoin.

Étape 4. Formation et examen du plan

La formation des employés et l'exécution d'exercices réguliers vous aideront à vous assurer que le plan fonctionne bien dans une situation d'urgence réelle.

Rendre la documentation du plan disponible et facile d'accès fournira aux employés les informations dont ils ont besoin pour suivre votre planification.

Si les exercices se déroulent bien, c'est un bon signe que votre plan est facile à suivre.

Il est important de revoir régulièrement vos plans d'urgence, même si la formation et les exercices se déroulent bien. À mesure que votre entreprise se développe, les risques auxquels vous êtes confronté peuvent également changer. La réalisation d'une évaluation des risques et d'un examen du plan chaque année gardera vos plans à jour.

Préparez votre entreprise à une urgence

Les incendies, tornades, inondations et autres situations d'urgence peuvent tous être dévastateurs pour l'entreprise qui n'est pas préparée. Avoir un plan prêt à l'avance vous aidera, vous et votre équipe, à rester en sécurité en cas d'urgence.

Des plans efficaces fournissent généralement des itinéraires d'évacuation, nomment des points de contact et définissent les procédures que les employés bénévoles doivent suivre. La planification peut être complétée par la préparation - faire le plein de fournitures et inspecter les ressources qui vous aideront à protéger votre entreprise en cas d'urgence.

Biographie de l'auteur : Eleanor est la rédactrice en chef de Designerly Magazine. Elle est également conceptrice de sites Web indépendante et se concentre sur l'expérience utilisateur. Eleanor vit à Philadelphie avec son mari et son chien, Bear