PR の生産性: 利点、ヒント、最適なツールと書籍

公開: 2022-09-29

PR で総合的な生産性を達成することは、ユートピアを達成するように思えるかもしれません。

マルチタスキング、注意散漫、絶え間なく変化する優先事項… きれいに見える To Do リストを持っているかもしれませんが、特にエージェンシーでは、あなたの日々はそうではありません。優先順位が変わり、あなたの (エージェンシーとクライアントの) ニーズも変わります。そして、一方が他方よりも要求が厳しい場合があります。

PR 部門で総合的な生産性を達成するには、部門のリーダーはさまざまな側面を考慮する必要があります。効率的な広報部門は、企業の評判を管理し、顧客、パートナー、および利害関係者の目に優れた状態を維持します。以下の重要なポイントは、ビジネスでこれを達成し、高い生産性と作業率のレベルを維持するのに役立ちます。

PRチームはどのように時間を費やしていますか?

ブランドやエージェンシー全体で、PR チームはデータ入力に数日、数か月、または 1 年を無駄にしています。 Muck Rack によると、ほとんどの PR 担当者は、メディアリストのスプレッドシートの作成、プレスリリースの編集、メディア報道の追跡などの手作業に多くの時間を費やしています。

PR 担当者がデータ入力に費やす平均時間を推測してみてください。

ブランドの PR プロの 35% は、週に最大 5 時間、または年間最大 10 日を費やしています。代理店では、時間は週に 10 時間まで跳ね上がります。

そして、チームが大きくなればなるほど、より多くの時間が失われます。

10 人の PR チームを持つブランドは、年間合計 100 日を無駄にする可能性があります。エージェンシーを観察すると、日付を見るのはさらに恐ろしいことです。 100 人以上の PR 担当者を抱えるエージェンシーは、年間合計 2,100 日を無駄にしている可能性があります。

手動のタスクに集中するよりも、PR の専門家は、報道を生成して成功を示すことで、はるかに多くの利益を得ることができます。実際、成功を測定することは PR のプロにとって最大の課題であり、関連するジャーナリストを見つけて関与することがそれに続きます。

PR の専門家は、組織内の価値を高めるには、より多くのメディア報道を生み出すことが最善の方法であると考えていますが、68% はその報道を正しく測定することが重要であると考えています。

PR とコミュニケーションにおいて生産性を達成することが重要なのはなぜですか?

会社と従業員の両方にとって多くの利点があるため、すべての職場で生産性が優先されます。これらは、これらの利点のいくつかです。

企業の収益性を高め、政府および非政府組織のパフォーマンスを向上させる
株主、利害関係者、および顧客満足度の向上。
職場の福利厚生の改善。
スタッフのエンゲージメントと満足度が向上します。

PR で潜在的な生産性を最大限に引き出すための 4 つのヒントを見てみましょう。

PRで最大の生産性を達成するための4つのヒント

ヒント #1 : 毎日のタスクを整理して優先順位を付ける

特に効率的に配置しないと、1 日を通してさまざまな義務を管理するのは難しい場合があります。

圧倒されるのを避けるために、長いやることリストを整理し、タスクを積極的に処理してください。

大量のやることリストを見ると、進歩が止まる可能性があります。ただし、タスクに優先順位を付け、重要度と緊急度で整理すると、どこから始めればよいかがわかります。

ここで、アイゼンハワーマトリックスが役に立ちます。マトリックスを使用すると、毎週の責任をすべてリストし、アイゼンハワーの緊急/重要原則を使用してそれらを分類できます。

重要＆緊急
重要＆緊急ではない
重要ではない＆緊急
重要ではない & 緊急ではない

アイゼンハワーマトリックスを使用して PR の生産性を達成する方法 — アイゼンハワーマトリックスは、優先順位を整理するのに役立ちます

ここでは、アイゼンハワーマトリックスを使用する際の時間管理の 5 つのヒントを紹介します。

やることリストを作ることで、心が解放されます。しかし、最初に何をする価値があるかを常に考えてください。
各象限で 8 つ以下のタスクに制限してください。別のものを追加する前に、最も重要なものを完了してください。注意: タスクを完了することは、収集することよりも重要です。
仕事と個人のタスクの両方で、リストを 1 つだけ保持する必要があります。そうすれば、愛する人や自分自身を優先リストの上位に置くことができます。
自分自身や他の人に注意をそらさないでください。優先順位を他人に決めさせてはいけません。午前中に予定を立ててから、仕事に取り掛かります。最後は達成感を味わってください。
最後に、物事を先延ばしにしないようにしてください。これには、To Do の管理に多くの時間を費やすことも含まれます。

ヒント #2:タスクを自動化する

PR の専門家が取り組まなければならない日々のタスクのリストは、際限がありません。そして、それらはすべて実行するのに非常に多くの時間と労力を要します。しかし、PR の自動化により、仕事が少し簡単になります。 PR の自動化は、職業の基本的な基盤である人間関係を損なうと考える人もいます。結局のところ、他のユーザーとのやり取りを自動化することはできませんし、そうすべきでもありません。

ただし、より効率的に作業することで、PR の専門家は、関係の構築とメッセージの作成という最も得意なことに集中できます。 PR プロフェッショナルの仕事に伴う多忙な作業の一部は、自動化によって処理できます。

メディアの監視、メディアへのアウトリーチ、ソーシャルメディア、レポートなどの一部のプロセスを自動化すると、正しく使用すれば時間を節約しながら、計画と成果を向上させることができます。

Marx Communications の社長である Wendy Marx 氏によると、「ツールを使用して仕事を自動化することで、生産性を高めながら仕事を賢く行うことができます。」

自動化できるものの例を次に示します。

ソーシャルメディアのアップロード
インフルエンサーのアウトリーチリスト
分析とレポート
レピュテーションモニタリング
ブランドへの言及
インフルエンサーのリストを作成する

PR オートメーション: あなたのために働く最高のツール

ヒント 3:目標に対する進捗状況を設定して監視する

すべての PR キャンペーンのイノベーションとウィットには代償があります。理想的なPR戦略は、作成と実行に多くの計画、準備、および時間がかかります. 各キャンペーンは、特定の人口層にアピールし、肯定的なフィードバックを受けて利益を生み出すことを期待して、特定のアイデアや商品を促進するように意図的に設計されています.

このため、PR スペシャリストは、どの広告戦略が失敗し、どの広告戦略が実際に成果を上げたかを理解することが重要です。コミュニケーション活動の目標と目的を設定することで、進捗と結果を計画および追跡し、その実際の価値を示すことができます。

PRのプロにとって重要なKPIは次のとおりです。

メンション
感情
地理的存在
リーチとインプレッション
声のシェア
ソーシャルエンゲージメント
ソースに到達

ヒント 4 : 集中力を維持する

集中力を維持することは、言うは易く行うは難しです。

神経科学と、なぜ私たちが簡単に気が散ってしまうのかを理解することは、始めるのに適した場所です. 私たちの脳は気晴らしのために配線されています。進化の観点から、私たちの周辺にあるものに気づくことは私たちにとって有益でした。

暖かい日だと想像してみてください。茂みのトレイに沿って歩いていますが、気楽ではありません。あなたはあなたの周辺に何かに気づきました、そしてそれは大きなタイガースネークです. そしてあなたは立ち止まり、蛇を通り過ぎさせ、続けます。これは、私たちの飛行または闘争本能の一部です。しかし問題は、私たちはもはや生き残りを懸けて茂みの中にいるわけではないということです。

職場では、脳の実行部分である前頭前皮質を使用して、集中、計画、優先順位付け、コンテンツの作成、および戦略の開発を行っています。私たちの脳のこの部分はマルチタスクではなく、ストレスがかかるとアクセスするのが難しくなります.

気晴らしには別の要素があります。私たちの脳は目新しさが大好きです。何か新しいものを見ると、神経伝達物質によってドーパミンが放出され、これが私たちの行動を駆り立てます。私たちの脳がこの小さなドーパミンバーストを受け取ると、さらに多くのドーパミンを探します。そのため、受信トレイやソーシャルメディアなどをチェックすることは非常に魅力的です。

気晴らしをどのように管理しますか？集中したい場合は、脳が最適に機能するように作業環境を設定する必要があります。長時間集中力を維持するためにできることは次のとおりです。

気を散らすものを排除する
マルチタスクを減らす
25分ごとに短い休憩を取る
音楽を聴く、できれば無言で
できれば朝に、最も困難なタスクで 1 日を始めてください

PRの生産性を向上させるツールとアプリ

数多くのツールやアプリケーションが、PR の生産性を向上させると主張しています。数百。ニーズに合った理想的なものを見つけることが重要です。これを達成するには、最適なツールとアプリを選択する前に、次の手順を実行します。

新しいツールまたはアプリで達成したい結果を特定する
この結果がチームと組織のパフォーマンスをどのように向上させるかを検証します
これを最も効果的に達成するのに役立つツールまたはプログラムを選択してください
購入する前に必ずテストしてください
使い方を熟知する

さらに苦労することなく、ここに：

PRの生産性を向上させるための最高のツールとアプリ

見栄えの良いプレスリリース作成ツール

プレズリー

もちろん、プレスリリースはテキストだけで Google ドキュメントで共有できます。しかし、マルチメディアの才能を使ってアナウンスを盛り上げる方がはるかに優れています。ストーリーを作成するために必要なすべての情報を読者に提供しますが、美的に魅力的で人目を引きます。写真、ビデオ、ソーシャル投稿、オーディオクリップ、および想像できるあらゆる埋め込み可能な素材を含めることができます。

Prezly を使用すると、プレスリリースにあらゆる種類のメディアを組み込むことができます (ライブストリームビデオも含む)。プロセス全体がシンプルになります。国際的なプレスリリースを扱っている場合、翻訳を簡単に切り替えることができます。 40 以上の言語を提供しているため、翻訳にかかる時間を大幅に節約できます。

ソーシャルメディアのコンテンツを作成するためのツール

カンバ

デザイナーが参加している場合は、このためのツールは必要ないかもしれません。ただし、DIY とプロの雇用の間のギャップを埋めようとしている場合は、Canva が最終的な勝者です。ロゴ、プレゼンテーション、ポスター、映画、ソーシャルメディアへの投稿などに使用できます。ユーザーフレンドリーで無料で使用できます！

手持ちのストック画像、要素、テキストなどの要素を「ドラッグアンドドロップ」できるだけでなく、テンプレートの膨大なライブラリがあります。テンプレートは、事前に定義されたあらゆるタイプの形式 (IG ストーリー、IG 投稿など) で利用できます。テンプレート全体を使用することも、インスピレーションとして使用することもできます。これにより、コンテンツをより迅速に作成できるようになり、他のより重要なことに集中できるようになります。

集中力を高めるツール

集中する

特定の活動に集中する必要があるが、ソーシャルネットワークをスクロールしたいというオンラインの誘惑に抵抗する自信がない場合は、オンラインの気晴らしをシャットアウトするのに役立つプログラムがあります。

素晴らしいツールであるStayFocusdを使用できます。これは、特定の Web サイトに費やすことができる時間を制限したり、他の Web サイトを完全に無効にしたりする Google Chrome 拡張機能です。制限したい Web サイトと、それらを回避するために費やす時間に関しては、完全に調整可能です。

ニュース用ツール

フリップボード

ニュースで何が起こっているかを認識するのは PR 専門家の責任であるため、常に時事問題の最新情報を入手する必要があります。私たちは皆、信頼できる情報源を持っており、それぞれを個別に確認するのに時間がかかることを認識しています。ニュースアグリゲーターは、さまざまな情報源からニュースを収集し、それを 1 つの便利な場所に表示することに長けています。

Flipboard は間違いなく、今日利用可能な最高の、最も人気のあるニュースアグリゲーターの 1 つです。関心のある地域と、聞きたいニュースの主題を選択できます。

メディアの報道と報道を監視するためのツール

メディアツールキット

毎秒発生する情報の洪水を考えると、会社のすべての報道をまとめるのは難しいかもしれません。素晴らしいニュースがありますので、心配しないでください。上位のメディア監視ツールは、関連する言及があればそれを発見します。

Mediatoolkit は、1 億以上のオンラインソースにわたって、24 時間 365 日、あらゆる言語でリアルタイムのメディアモニタリングを提供します。ブランド、競合他社、キャンペーン、主要人物、ハッシュタグなどの言及を追跡および監視できます。受賞歴のあるこのツールは、特に統合されたレポートシステムを使用して、完璧なビジネスインサイトを提供できます。

Mediatoolkit は 7 日間の無料トライアルを提供しています!

PRの生産性を高めるためのメディア監視とレポート作成のためのメディアツールキット

仕事を整理するためのツール

概念

Notion は、Slack が初期の頃に行ったように、すべての機能に無料でアクセスできる、単純で制約のない方法で市場を支配し、上昇しているアプリです。

クロスプラットフォームのタスクマネージャー Notion の助けを借りて、個人的な計画と専門的な計画の両方を向上させることができます。作成、管理、および他のユーザーとの共同作業には、オンラインでもオフラインでも、コンピューターとスマートフォンを使用できます。

このツールを使用すると、テーブル、データベース、ギャラリー、およびカレンダーを使用して作業を整理しながら、テキスト、リスト、チェックボックス、箇条書きなどを作成できます。汎用性も高いです。さらに、Notion では、ページとサブページをデスクトップフォルダーとして追加できます。

プレスリリースと電子メールの講義ツール

文法的に

一貫してエラーのない文章を作成することは不可能です。次回、広く読まれているほぼすべての本を手に取ったり、字幕を付けて映画を見たりするときに注意深く読むと、エラーが明らかになります。 (最近、クエンティン・タランティーノの『イングロリアス・バスターズ』で気づいたことがあります。神経症の校正者になると、人生を楽しむことが難しくなります。)

したがって、私たちを正しい方向に導くために巧妙なアルゴリズムに基づいてセーフティネットを構築することは、論理的です。 Grammarly は、急いでメールを送信するときに不注意になるのを防ぎ、ワードスミスが得意ではないことに気付いている場合にサポートを貸すのに役立つアプリです。 Chrome 拡張機能を無料で試して、機能するかどうかを確認してください。

上記のリストは決して完全ではありません。広報ツールとテクノロジーの世界は常に進化しているため、このリストを出発点として使用してください。ツールを調べて試してみることで、ツールがあなたとあなたのチームに適しているかどうかを確認してください。

PRの生産性を達成するために読むべき3冊の本

James ClearによるAtomic Habits

James Clear によるこのベストセラーは、毎日少しずつ改善することの重要性を過小評価していることが多いという考えに基づいています。私たちはしばしば、大きな成功には大規模な行動が必要だと思い込んでしまいます。実際には、小さなことの積み重ねが大きな変化につながります。

本 Atomic Habits の 5 つの主な教訓は次のとおりです。

習慣とは、自己改善への関心の蓄積です。
より大きな結果が必要な場合は、目標を設定する代わりに、システムに集中してください。
何を達成したいかではなく、なりたい自分に集中してください。
行動変容の 4 つの法則は、より良い習慣を作るための簡単なガイドラインです。一つはそれを明らかにすることです。 2つは魅力的にすること、3つは簡単にすること、4つは満足させることです。
環境は、人間の行動を形作る最終的な要因です。

ミハイ・チクセントミハイによるフロー

チクセントミハイは、彼が「フロー」と呼んでいるものをさらに掘り下げます。これは、達成された場合、没頭してタスクに集中できる最適な心理状態です。フローを通じて成功、進歩、喜びを発見するための内部ガイドです。 PR の専門家として、私たちは頻繁に、私たちにとって簡単すぎてもはや挑戦的ではないタスクに取り組むか、私たちにとって難しすぎてストレスの多いタスクに取り組むかを切り替えます。

フローの公式？あなたの問題が重要であり、あなたの行動能力と両立するように、簡単なこととやりがいのあることの境界線を確立してください。

これを行うためのチクセントミハイの最も重要なヒントのいくつかを次に示します。

目的を選択し、明確に定義します。
進捗状況を追跡する方法を見つけてください。
目の前の仕事に完全に集中することを学びましょう。
昇進に必要なスキルを開発します。
賭け金を上げ続けます。

ライアン・ホリデイの静けさが鍵

この本は、ペースの速い、絶え間なく変化する環境で成功することが多い「多忙な」PR 専門家にとって矛盾しているように見えるかもしれません。しかし、速度を落とすことが賢明な場合もあります。ホリデーは、バランスの取れた職業生活と個人生活のために、彼の本の中で静けさと静かな瞬間の重要性を強調しています。

Still Is the Key の 5 つの重要ポイント:

精神的な静けさを開発します。
ソーシャルメディアや小さな問題に支配されないようにしてください。
何を無視し、何を考えないかを決める
エネルギーを節約
逃げなくていい人生をつくろう！

総括する

そこにあります！これは、PR で最大限の生産性を達成できるようにするための最良のヒント、ツール、書籍のセレクションです。完全な生産性は少し野心的かもしれませんが、少し近づくかもしれません!