Halkla İlişkilerde Verimlilik: Yararlar, İpuçları, En İyi Araçlar ve Kitaplar

Halkla ilişkilerde toplam üretkenliğe ulaşmak, bir ütopyaya ulaşmak gibi görünebilir.

Çoklu görev, dikkat dağıtıcı şeyler, sürekli değişen öncelikler… Temiz görünen bir yapılacaklar listeniz olabilir, ancak günleriniz özellikle ajansta böyle görünmüyor. Öncelikler değişir ve sizin (ajans ve müşterilerinizin) ihtiyaçları değişir. Ve biri diğerinden daha talepkar olabilir.

Halkla ilişkiler departmanlarında toplam üretkenliğe ulaşmak için departman liderleri farklı yönleri dikkate almalıdır. Etkili bir halkla ilişkiler departmanı, bir şirketin itibarını yönetir ve müşterilerin, ortakların ve paydaşların gözünde onu mükemmel durumda tutar. Aşağıdaki temel çıkarımlar, işinizde bunu başarmanıza ve yüksek üretkenlik ve çalışma oranı seviyelerini sürdürmenize yardımcı olacaktır.

Halkla ilişkiler ekipleri zamanlarını nasıl geçiriyor?

Markalar ve ajanslar arasında, PR ekipleri veri girişi için günler hatta aylar hatta bir yıl harcıyor! Muck Rack'e göre, çoğu PR uzmanı medya listesi elektronik tabloları oluşturmak, basın bültenlerini derlemek, medya kapsamını izlemek vb. gibi manuel işlere çok fazla zaman harcıyor.

Bir PR profesyonelinin veri girişi için ortalama ne kadar zaman harcadığını tahmin etmeye çalışın.

Markalardaki halkla ilişkiler uzmanlarının %35'i haftada 5 saate veya yılda 10 güne kadar harcama yapıyor. Ajanslarda süre haftada 10 saate kadar çıkıyor.

Ve takım ne kadar büyükse, o kadar çok zaman kaybedilir.

10 kişilik bir PR ekibine sahip bir marka, yılda toplam 100 günü boşa harcıyor olabilir. Ajansları gözlemlediğimizde tarihe bakmak daha da korkutucu. 100'den fazla PR çalışanı olan bir ajans, yılda toplam 2.100 günü boşa harcıyor olabilir!

Halkla ilişkiler uzmanları, manuel görevlere odaklanmak yerine, kapsam oluşturmaktan ve başarıyı sergilemekten çok daha fazla fayda sağlayacaktır. Aslında, başarıyı ölçmek, PR profesyonelleri için 1 numaralı zorluktur, ardından ilgili gazetecileri bulup onlarla etkileşime geçmek gelir.

Halkla ilişkiler uzmanları, kuruluşların içindeki değeri artırmanın en iyi yolunun daha fazla medyada yer alması olduğuna inanıyor, ancak %68'i bu kapsamı doğru bir şekilde ölçmenin çok önemli olduğuna inanıyor.

Halkla ilişkiler ve iletişimde üretkenlik elde etmek neden önemlidir?

Her iş yeri hem şirkete hem de çalışanlara sayısız avantajı olduğu için verimliliği ön planda tutar. Bunlar, bu avantajlardan birkaçı:

• işletmeler için daha fazla kârlılık ve devlet ve sivil toplum kuruluşlarında daha iyi performans
• daha yüksek düzeyde hissedar, paydaş ve müşteri memnuniyeti;
• geliştirilmiş işyeri refahı;
• Artan personel katılımı ve memnuniyeti.

Halkla ilişkilerde tam potansiyel üretkenliğinizi elde etmek için 4 ipucumuzu inceleyelim.

Halkla İlişkilerde maksimum üretkenlik elde etmek için 4 ipucu

1. İpucu : Günlük görevlerinizi düzenleyin ve önceliklendirin

Özellikle onları verimli bir şekilde düzenlemezseniz, gün boyunca çeşitli görevleri yönetmek zor olabilir.

Bunalmış hissetmekten kaçınmak için uzun yapılacaklar listenizi düzenleyin ve görevlerinizi proaktif olarak ele alın.

Kapsamlı bir yapılacaklar listesine bakmak ilerlemenizi durdurabilir. Ancak, görevleri öncelik sırasına koyar ve bunları önem ve aciliyete göre düzenlerseniz, nereden başlayacağınızı bilirsiniz.

Eisenhower Matrisinin kullanışlı olduğu yer burasıdır. Matris, haftalık sorumluluklarınızın tümünü listelemenize ve bunları Eisenhower Acil/Önemli İlkesini kullanarak kategorilere ayırmanıza olanak tanır:

• Önemli ve acil
• Önemli ve acil değil
• Önemli ve acil değil
• Önemli değil ve acil değil

The Eisenhower Matrix ile çalışırken beş zaman yönetimi ipucu:

1. Yapılacaklar listesi yapmak zihninizi özgürleştirir. Ama her zaman önce ne yapmaya değer olduğunu düşünün.
2. Kendinizi her çeyrekte en fazla sekiz görevle sınırlayın. Bir tane daha eklemeden önce en kritik olanı tamamlayın. Unutmayın: Görevleri bitirmek, toplamaktan daha önemlidir.
3. Hem iş hem de kişisel görevler için yalnızca bir liste tutmalısınız. Bu sayede sevdiklerinizi ve kendinizi öncelikler listesinin üst sıralarında tutabileceksiniz.
4. Kendinizin veya başkalarının dikkatinizi başka yöne çekmesine izin vermeyin. Başkalarının önceliklerinizi belirlemesine asla izin vermeyin. Sabah planlarınızı yapın, sonra işe başlayın. Son olarak, başarma duygusunun tadını çıkarın.
5. Son olarak, işleri bu kadar ertelememeye çalışın. Bu aynı zamanda yapılacakları yönetmek için çok fazla zaman harcamayı da içerir.

2. İpucu: Görevlerinizi otomatikleştirin

Halkla ilişkiler profesyonellerinin üstesinden gelmesi gereken günlük görevlerin listesi bazen hiç bitmez. Ve hepsini yapmak için çok zaman ve çaba harcarlar. Ancak PR otomasyonu işi biraz daha kolaylaştırır. Bazıları, halkla ilişkiler otomasyonunun mesleğin temel temelini - ilişkilerin altını oyduğuna inanıyor. Sonuçta, başkalarıyla olan etkileşimlerinizi otomatikleştiremezsiniz veya yapmamalısınız.

Bununla birlikte, daha verimli çalışmak, PR profesyonellerinin en iyi yaptıkları şeye konsantre olmalarını sağlar: ilişkiler kurma ve mesajlaşma oluşturma. Bir PR profesyonelinin işiyle gelen yoğun işlerden bazıları otomasyonla halledilebilir.

Medya izleme, medya erişimi, sosyal medya ve raporlama gibi bazı süreçleri otomatikleştirmek, doğru kullanıldığında zamandan tasarruf sağlarken planlamayı ve sonuçları iyileştirebilir.

Marx Communications'ın başkanı Wendy Marx'a göre, "işlerimizi otomatikleştirmek için araçlar kullanmak, üretkenliğimizi artırırken işimiz hakkında daha akıllı olmamıza yardımcı olur."

Nelerin otomatikleştirilebileceğine dair bazı örnekler:

• Sosyal medya yükleme
• Influencer erişim listeleri
• Analitik ve raporlama
• İtibar İzleme
• Marka sözleri
• Influencerların listelerini oluşturmak

3. İpucu: Hedeflere göre ilerlemeyi belirleyin ve izleyin

Her PR kampanyasının yenilikçiliğinin ve zekasının bir bedeli vardır. İdeal halkla ilişkiler stratejisinin oluşturulması ve uygulanması çok fazla planlama, hazırlık ve zaman gerektirir. Her kampanya, belirli bir demografiye hitap etmek ve olumlu geri bildirim alma ve kar elde etme umuduyla belirli bir fikri veya iyiliği teşvik etmek için kasıtlı olarak tasarlanmıştır.

Bu nedenle, halkla ilişkiler uzmanlarının hangi reklam stratejilerinin başarısız olduğunu ve hangilerinin gerçekten işe yaradığını anlaması çok önemlidir. İletişim faaliyetleriniz için amaç ve hedefler belirlemek, ilerlemeyi ve sonuçları planlamanıza ve izlemenize, gerçek değerlerini göstermenize olanak tanır.

Halkla ilişkiler uzmanları için önemli olan KPI'lar şunlardır:

• Mansiyonlar
• Duygusallık
• coğrafi varlık
• Erişim ve gösterimler
• ses payı
• Sosyal katılım
• Kaynaklara ulaşıldı

4. İpucu : Odaklanın

Odaklanmak, söylenenden çok daha kolay.

Sinirbilimi ve neden bu kadar kolay dikkatimizin dağıldığını anlamak, başlamak için iyi bir yerdir. Beynimiz dikkat dağıtıcı şeyler için kablolanmıştır. Evrimsel bir bakış açısıyla, çevremizdeki şeyleri fark etmemize iyi hizmet etti.

Sıcak bir gün olduğunu hayal edin, bir çalılık boyunca yürüyorsunuz ama rahat değilsiniz. Çevrenizde bir şey fark ediyorsunuz ve bu büyük bir kaplan yılanı. Ve sen dur, bırak yılanı bırak ve devam et. Bu bizim kaçma ya da dövüşme içgüdümüzün bir parçası. Ama mesele şu ki, artık hayatta kalmak için çalıların arasında değiliz.

İş yerimizde konsantre olmak, planlamak, öncelik vermek, içerik yazmak ve stratejiler geliştirmek için beynimizin yönetici kısmı olan prefrontal korteksimizi kullanırız. Beynimizin bu kısmı çok görevli değildir ve stres altındayken erişmek zordur.

Dikkatimizi dağıtan başka bir bileşen daha var. Beynimiz yeniliği sever. Yeni bir şey gördüğümüzde, nörotransmitterler dopamin salınımına neden olur ve bu da davranışlarımızı yönlendirir. Beynimiz bu küçük dopamin patlamasını aldığında, daha fazlasını ararız. Bu nedenle, gelen kutularımızı, sosyal medyayı vb. kontrol etmek çok çekici.

Dikkat dağıtıcıları nasıl yönetiriz? Odaklanmak istiyorsak, çalışma ortamımızı beynimizin en iyi şekilde çalışmasına yardımcı olacak şekilde kurmalıyız. Daha uzun süre odaklanmanıza yardımcı olmak için şunları yapabilirsiniz:

• Dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırın
• Çoklu görevi azaltın
• Her 25 dakikada bir kısa molalar verin
• Müzik dinleyin, tercihen sözsüz
• Güne en zorlu görevle, tercihen sabahları başlayın.

Halkla ilişkilerde üretkenliği artıran araçlar ve uygulamalar

Çok sayıda araç ve uygulama, PR üretkenliğinizi artırdığını iddia ediyor. Yüzlerce. İhtiyaçlarınız için ideal olanı bulmak anahtardır. Bunu başarmak için en iyi aracı ve uygulamayı seçmeden önce aşağıdaki adımları izleyin:

1. Yeni bir araç veya uygulama ile elde etmek istediğiniz sonucu belirleyin
2. Bu sonucun ekip ve organizasyon performansını nasıl artıracağını doğrulayın
3. Bunu en etkili şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olacak aracı veya programı seçin
4. Satın almadan önce test ettiğinizden emin olun
5. Nasıl kullanılacağı konusunda bilgili olun

Daha fazla uzatmadan, işte bunlar:

Halkla İlişkilerde üretkenliği artırmak için en iyi araçlar ve uygulamalar

Görsel olarak hoş bir basın bülteni oluşturmak için araç

Prezly

Elbette, basın bülteniniz yalnızca metinle Google Dokümanlar'da paylaşılabilir. Ancak duyurunuzu multimedya yeteneğiyle renklendirmek çok daha iyidir. Estetik açıdan ilgi çekici ve göz alıcı olmakla birlikte, okuyucuya hikayenizi oluşturmak için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri sağlarlar. Resimler, videolar, sosyal gönderiler, ses klipleri ve hayal edebileceğiniz herhangi bir gömülebilir materyali dahil edebilirsiniz.

Prezly, basın bülteninize her tür medyayı, hatta canlı yayın videoları dahil etmenizi sağlar ve tüm süreci basitleştirir. Uluslararası basın bültenleriyle çalışıyorsanız, bunlar çeviriler arasında geçiş yapmayı kolaylaştırır. Bu, 40'tan fazla dil sundukları için çeviri yaparken çok zaman kazanmanıza yardımcı olabilir!

Sosyal medya için içerik oluşturma aracı

Canva

Gemide bir tasarımcınız varsa, bunun için bir araca ihtiyacınız olmayabilir. Ancak, Kendin Yap ile bir profesyoneli işe alma arasındaki boşluğu kapatmaya çalışıyorsanız, Canva nihai kazanandır. Logolar, sunumlar, posterler, filmler, sosyal medya gönderileri ve daha fazlasını yapmak için kullanabilirsiniz. Kullanıcı dostudur ve kullanımı ücretsizdir!

Eldeki hazır görseller, öğeler, metin vb. öğeleri "sürükle ve bırak" özelliğinin yanı sıra, geniş bir şablon kitaplığına sahiptir! Şablonlar, önceden belirlenmiş her tür format için mevcuttur (IG hikayesi, IG gönderisi..). Tüm şablonu kullanabilir veya sadece ilham kaynağı olarak kullanabilirsiniz. Bu, içeriği çok daha hızlı oluşturmanıza yardımcı olacak ve diğer, daha önemli şeylere odaklanmanıza izin verecektir.

Odaklanmanıza yardımcı olan araç

Odaklanın

Belirli bir etkinliğe konsantre olmanız gerekiyorsa, ancak sosyal ağlarda gezinmek için çevrimiçi cazibeye direnmek için kendinize güvenmiyorsanız, çevrimiçi dikkat dağıtıcı şeyleri kapatmanıza yardımcı olabilecek programlar vardır.

Harika bir araç olan StayFocusd'u kullanabilirsiniz. Belirli web sitelerinde harcayabileceğiniz süreyi kısıtlayan veya diğerlerini tamamen devre dışı bırakan bir Google Chrome uzantısıdır. Kısıtlamak istediğiniz web siteleri ve bunlardan kaçınmak için harcamak istediğiniz süre söz konusu olduğunda, tamamen ayarlanabilir.

Haber aracı

Flipboard

Her zaman güncel olaylardan haberdar olmalısınız çünkü haberlerde neler olup bittiğinin farkında olmak bir PR profesyonelinin sorumluluğundadır. Hepimizin güvenilir bilgi kaynakları var ve her birini ayrı ayrı kontrol etmenin ne kadar zaman alıcı olduğunun hepimiz farkındayız. Haber toplayıcılar, çeşitli kaynaklardan haber toplamakta ve bunları bize uygun bir yerde sunmakta harikadır.

Flipboard, tartışmasız günümüzün en iyi ve en sevilen haber toplayıcılarından biridir. İlgi alanlarınızı ve duymak istediğiniz haber konularını seçebilirsiniz.

Medya kapsamını ve raporlamayı izlemek için araç

Ortam araç seti

Her saniye meydana gelen bilgi akışı göz önüne alındığında, şirketinizin tüm kapsamını derlemek zor olabilir. Harika haberlerimiz var, merak etmeyin. En iyi medya izleme araçları, varsa sizin için ilgili sözleri ortaya çıkaracaktır.

Mediatoolkit, herhangi bir dilde 7/24, 100 milyondan fazla çevrimiçi kaynakta gerçek zamanlı medya izleme sunar. Markanızın, rakiplerinizin, kampanyalarınızın, kilit kişilerin, hashtag'lerin vb. adlarını takip etmenize ve izlemenize olanak tanır. Bu ödüllü araç, özellikle entegre raporlama sistemi ile kusursuz iş içgörüleri sağlayabilir.

Mediatoolkit 7 günlük ücretsiz deneme sunuyor!

Çalışmanızı organize etmek için araç

kavram

Notion, piyasaya hakim olan ve Slack'in ilk günlerinde yaptığı gibi, tüm özelliklerine ücretsiz erişim ile basit, kısıtlamasız bir şekilde yükselen bir uygulamadır.

Platformlar arası görev yöneticisi Notion'ın yardımıyla hem kişisel hem de profesyonel planlamanızı geliştirebilirsiniz. Oluşturmak, yönetmek ve başkalarıyla işbirliği yapmak için çevrimiçi veya çevrimdışı olsanız da bilgisayarınızı ve akıllı telefonunuzu kullanabilirsiniz.

Bu araçla, çalışmalarınızı tablolar, veritabanları, galeriler ve takvimler kullanarak düzenlerken metinler, listeler, onay kutuları, madde işaretleri ve daha fazlasını oluşturabilirsiniz. Aynı zamanda yüksek derecede çok yönlülüğe sahiptir. Ek olarak, Notion, masaüstü klasörleri olarak sayfalar ve alt sayfalar eklemenize olanak tanır.

Basın bültenleri ve e-postalar için ders verme aracı

gramer açısından

Sürekli olarak hatasız yazı üretmek imkansızdır. Bir dahaki sefere geniş çapta okunan herhangi bir kitabı aldığınızda veya altyazıları açık bir film izlediğinizde dikkatli bir şekilde okursanız hataları ortaya çıkaracaksınız. (Geçenlerde Quentin Tarantino'nun Soysuzlar Çetesi'nde bir tane fark ettim. Nevrotik bir düzeltmen olmak hayattan zevk almayı zorlaştırıyor.)

Bu nedenle, bizi doğru yöne yönlendirmek için akıllı algoritmalar üzerine kurulu bir güvenlik ağına sahip olmak onu mantıklı kılıyor. Dilbilgisi, e-posta göndermek için acele ederken dikkatsiz olmaktan kaçınmanıza ve kelime ustalığının en iyi işiniz olmadığının farkındaysanız destek vermenize yardımcı olacak bir uygulamadır. İşinize yarayıp yaramadığını görmek için Chrome uzantısını ücretsiz deneyin.

Yukarıda verilen liste hiçbir şekilde eksiksiz değildir. Lütfen bu listeyi bir başlangıç ​​noktası olarak kullanın, çünkü halkla ilişkiler araçları ve teknolojisi dünyası her zaman gelişmektedir. Araçları inceleyerek ve deneyerek araçların sizin ve ekibiniz için uygun olup olmadığını görün.

Halkla İlişkilerde Verimlilik Elde Etmek İçin Okunması Gereken 3 Kitap

Atomik Alışkanlıklar James Clear

James Clear'ın bu en çok satan kitabı, her gün küçük iyileştirmeler yapmanın önemini sık sık hafife aldığımız fikrine dayanıyor. Büyük başarının kitlesel eylem gerektirdiğini düşünerek sık sık kendimizi kandırırız. Gerçekte, küçük şeyler önemli değişikliklere katkıda bulunur.

Atomik Alışkanlıklar kitabının beş ana dersi şunlardır:

• Alışkanlıklar, kişisel gelişim çıkarlarının birikimidir.
• Hedef belirlemek yerine, daha iyi sonuçlar almak istiyorsanız sisteminize odaklanın.
• Neyi elde etmek istediğinize değil, kim olmak istediğinize odaklanın.
• Dört Davranış Değişikliği Yasası, daha iyi alışkanlıklar yaratmak için basit yönergelerdir. Biri bunu belirgin kılmaktır; ikisi çekici kılmak, üçü kolaylaştırmak ve dördü onu tatmin etmek.
• Çevre, insan davranışını şekillendiren son faktördür.

Mihaly Csikszentmihalyi tarafından Akış

Csikszentmihalyi, Akış olarak adlandırdığı, ulaşıldığı takdirde, görevlere yoğun bir şekilde odaklanma ve daldırma ile sonuçlanan optimal bir psikolojik durum olan şeyi daha ayrıntılı olarak araştırır. Flow aracılığıyla başarıyı, ilerlemeyi ve hazzı keşfetmeye yönelik dahili bir rehberdir. Halkla ilişkiler uzmanları olarak, sık sık bizim için çok kolay olan ve artık zor olmayan ya da bizim için çok zor ve stresli görevler arasında geçiş yapıyoruz.

Akış formülü? Sorunlarınızın hem önemli hem de harekete geçme yeteneğinizle uyumlu olması için basit ve zorlu arasındaki çizgiyi belirleyin.

Bunu yapmak için Csikszentmihalyi'nin en önemli ipuçlarından bazıları şunlardır:

• Hedeflerinizi seçin ve açıkça tanımlayın.
• İlerlemenizi takip etmenin yollarını bulun.
• Tamamen eldeki göreve odaklanmayı öğrenin.
• İlerleme için gerekli becerileri geliştirin.
• Bahisleri yükseltmeye devam edin.

Durgunluk, Ryan Holiday'in anahtarıdır.

Bu kitap, genellikle hızlı tempolu, sürekli değişen bir ortamda başarılı olan “meşgul” PR profesyonelleri için bir tezat gibi görünebilir. Ancak yavaşlamanın akıllıca olduğu zamanlar vardır. Holiday, çok yönlü bir profesyonel ve kişisel yaşam için kitabında dinginliğin ve sessiz anların önemini vurgular.

Still Is the Key'in beş temel çıkarımı:

• Zihinsel durgunluğu geliştirin.
• Sosyal medyanın ve ufak tefek sorunların yönetimi ele geçirmesine izin vermeyin.
• Neyi görmezden geleceğinize ve ne hakkında DÜŞÜNMEYECEĞİNİZE karar verin
• Enerjinizi koruyun
• Kaçmak zorunda olmadığınız bir hayat yaratın!

Sonuç olarak

İşte aldın! Bu, PR'da tam üretkenlik elde etmenizi sağlayacak en iyi ipuçları, araçlar ve kitaplardan oluşan bir seçkidir. Tamam, tam üretkenlik biraz iddialı olabilir, ancak sizi biraz daha yakınlaştırabilir!