الإنتاجية في العلاقات العامة: الفوائد والنصائح وأفضل الأدوات والكتب

قد يبدو تحقيق الإنتاجية الإجمالية في العلاقات العامة وكأنه تحقيق يوتوبيا.

تعدد المهام ، والتشتت ، والأولويات المتغيرة ... قد يكون لديك قائمة مهام نظيفة المظهر ، لكن أيامك لا تبدو هكذا ، خاصة في الوكالة. تتغير الأولويات ، وتتغير احتياجات (وكالتك وعملائك). ويمكن أن يكون أحدهما أكثر تطلبًا من الآخر.

لتحقيق الإنتاجية الإجمالية في أقسام العلاقات العامة ، يجب على قادة الأقسام النظر في جوانب مختلفة. يدير قسم العلاقات العامة الفعال سمعة الشركة ويبقيها في حالة ممتازة في أعين العملاء والشركاء وأصحاب المصلحة. ستساعدك النقاط الرئيسية الواردة أدناه على تحقيق ذلك في عملك والحفاظ على مستويات عالية من الإنتاجية ومعدل العمل.

كيف تقضي فرق العلاقات العامة وقتهم؟

عبر العلامات التجارية والوكالات ، تضيع فرق العلاقات العامة أيامًا أو شهورًا أو عامًا على إدخال البيانات! وفقًا لـ Muck Rack ، يقضي معظم محترفي العلاقات العامة وقتًا طويلاً في العمل اليدوي مثل إنشاء جداول بيانات قائمة الوسائط ، وتجميع البيانات الصحفية ، وتتبع التغطية الإعلامية وما إلى ذلك.

حاول تخمين مقدار الوقت الذي يقضيه محترفي العلاقات العامة في المتوسط ​​في إدخال البيانات.

35٪ من محترفي العلاقات العامة في العلامات التجارية يقضون ما يصل إلى 5 ساعات في الأسبوع أو 10 أيام في السنة. في الوكالات ، يقفز الوقت حتى 10 ساعات في الأسبوع.

وكلما كان الفريق أكبر ، ضاع الوقت.

يمكن أن تضيع العلامة التجارية مع فريق العلاقات العامة المكون من 10 أشخاص ما يصل إلى إجمالي 100 يوم في السنة. التاريخ هو أكثر إثارة للرعب عندما نراقب الوكالات. وكالة تضم أكثر من 100 شخص من العلاقات العامة يمكن أن تضيع ما يصل إلى 2100 يوم في السنة!

بدلاً من التركيز على المهام اليدوية ، سيستفيد محترفو العلاقات العامة أكثر من تحقيق التغطية وإظهار النجاح. في الواقع ، قياس النجاح هو التحدي الأول لمحترفي العلاقات العامة ، يليه إيجاد الصحفيين المعنيين والتفاعل معهم.

يعتقد محترفو العلاقات العامة أن توليد المزيد من التغطية الإعلامية هو أفضل طريقة لزيادة القيمة داخل المؤسسات ، لكن 68٪ يعتقدون أنه من الضروري قياس هذه التغطية بشكل صحيح.

لماذا من المهم تحقيق الإنتاجية في العلاقات العامة والاتصالات؟

يعطي كل مكان عمل الأولوية للإنتاجية لأنه يتمتع بالعديد من المزايا لكل من الشركة والموظفين. هذه بعض المزايا:

• المزيد من الربحية للشركات وتحسين الأداء في المنظمات الحكومية وغير الحكومية
• مستويات أعلى من رضا المساهمين وأصحاب المصلحة والعملاء ؛
• تحسين الرفاهية في مكان العمل ؛
• زيادة مشاركة الموظفين ورضاهم.

دعنا نتوجه إلى نصائحنا الأربعة لتحقيق الإنتاجية الكاملة المحتملة في العلاقات العامة.

4 نصائح لتحقيق أقصى إنتاجية في العلاقات العامة

نصيحة رقم 1 : تنظيم المهام اليومية وتحديد أولوياتها

قد يكون من الصعب إدارة مجموعة متنوعة من الواجبات على مدار اليوم ، خاصةً إذا لم تقم بترتيبها بكفاءة.

لتجنب الشعور بالإرهاق ، قم بتنظيم قائمة المهام الطويلة الخاصة بك والتعامل مع مهامك بشكل استباقي.

يمكن أن يؤدي النظر إلى قائمة مهام شاملة إلى وضع حد لتقدمك. ومع ذلك ، إذا قمت بتحديد أولويات المهام وتنظيمها حسب الأهمية والإلحاح ، فستعرف فقط من أين تبدأ.

هذا هو المكان الذي تأتي فيه مصفوفة أيزنهاور في متناول يدي. تتيح لك المصفوفة سرد جميع مسؤولياتك الأسبوعية وتصنيفها باستخدام مبدأ أيزنهاور العاجل / المهم:

• هام وعاجل
• هام وليس عاجلاً
• غير مهم وعاجل
• ليس مهما وليس عاجلا

فيما يلي خمس نصائح لإدارة الوقت عند العمل مع Eisenhower Matrix:

1. عمل قائمة مهام يحرر عقلك. لكن ضع في اعتبارك دائمًا ما يستحق القيام به أولاً.
2. حدد لنفسك ما لا يزيد عن ثماني مهام في كل ربع. أكمل أهم واحدة قبل إضافة أخرى. ضع في اعتبارك: إنهاء المهام أهم من التجميع.
3. لكل من مهام العمل والمهام الشخصية ، يجب عليك الاحتفاظ بقائمة واحدة فقط. بهذه الطريقة ، ستتمكن من إبقاء أحبائك ونفسك على رأس قائمة الأولويات.
4. لا تدع نفسك أو الآخرين يصرف انتباهك. لا تسمح للآخرين بتحديد أولوياتك. ضع خططك في الصباح ، ثم ابدأ العمل. أخيرًا ، تذوق شعور الإنجاز.
5. أخيرًا ، حاول ألا تؤجل الأمور كثيرًا. يتضمن هذا أيضًا قضاء الكثير من الوقت في إدارة مهامك.

نصيحة رقم 2: أتمتة المهام الخاصة بك

قائمة المهام اليومية التي يحتاج محترفو العلاقات العامة إلى معالجتها لا تنتهي أبدًا في بعض الأحيان. وكلهم يستغرقون الكثير من الوقت والجهد للقيام به. لكن أتمتة العلاقات العامة تجعل المهمة أبسط قليلاً. يعتقد البعض أن أتمتة العلاقات العامة تقوض الأساس الأساسي للمهنة - العلاقات. بعد كل شيء ، لا يمكنك أتمتة تفاعلاتك مع الآخرين ، أو لا يجب عليك ذلك.

ومع ذلك ، فإن العمل بكفاءة أكبر يسمح لمحترفي العلاقات العامة بالتركيز على ما يفعلونه بشكل أفضل: بناء العلاقات وإنشاء الرسائل. يمكن التعامل مع بعض الأعمال المزدحمة المصاحبة لوظيفة متخصص في العلاقات العامة عن طريق الأتمتة.

يمكن أن تؤدي أتمتة بعض العمليات ، مثل مراقبة الوسائط والتواصل الإعلامي ووسائل التواصل الاجتماعي وإعداد التقارير ، إلى تحسين التخطيط والنتائج مع توفير الوقت عند استخدامها بشكل صحيح.

وفقًا لـ Wendy Marx ، رئيس Marx Communications ، "يساعدنا استخدام الأدوات لأتمتة وظائفنا في أن نكون أكثر ذكاءً بشأن عملنا مع تعزيز إنتاجيتنا".

فيما يلي بعض الأمثلة لما يمكن أتمتة:

• تحميل وسائل الاعلام الاجتماعية
• قوائم التواصل مع المؤثرين
• التحليلات والتقارير
• مراقبة السمعة
• يذكر العلامة التجارية
• بناء قوائم المؤثرين

نصيحة رقم 3: تعيين ومراقبة التقدم مقابل الأهداف

كل ابتكار وذكاء في حملة العلاقات العامة له ثمن. تستغرق استراتيجية العلاقات العامة المثالية الكثير من التخطيط والإعداد والوقت لإنشاء وتنفيذ. تم تصميم كل حملة بشكل متعمد لجذب فئة ديموغرافية معينة والترويج لفكرة معينة أو فكرة جيدة على أمل تلقي ردود فعل إيجابية وتحقيق ربح.

لهذا السبب ، من الأهمية بمكان بالنسبة لمتخصصي العلاقات العامة أن يفهموا استراتيجيات الإعلان التي فشلت وأي منها قد أتى ثمارها بالفعل. يتيح لك تحديد الأهداف والغايات لأنشطة الاتصال الخاصة بك تخطيط وتتبع التقدم والنتائج ، وإظهار قيمتها الفعلية.

فيما يلي مؤشرات الأداء الرئيسية التي تهم محترفي العلاقات العامة:

• يذكر
• المشاعر
• الوجود الجغرافي
• الوصول والانطباعات
• مشاركة صوتية
• ارتباط اجتماعي
• وصلت المصادر

نصيحة رقم 4 : حافظ على تركيزك

إن الحديث عن التركيز أسهل بكثير من فعله.

إن فهم علم الأعصاب ولماذا يصرف انتباهنا بسهولة هو مكان جيد للبدء. إن أدمغتنا مصممة لإلهاءات. من منظور تطوري ، كان من المفيد لنا أن نلاحظ الأشياء في محيطنا.

تخيل أنه يومًا دافئًا ، فأنت تمشي على طول صينية شجيرة ، لكنك لست مرتاحًا. لاحظت شيئًا في محيطك ، وهو ثعبان نمر كبير. فتوقف ، اترك الثعبان يمر ، واستمر. هذا جزء من رحلتنا أو محاربة الغريزة. لكن الشيء هو أننا لم نعد في الأدغال ندافع عن البقاء على قيد الحياة بعد الآن.

في مكان عملنا ، نستخدم قشرة الفص الجبهي ، الجزء التنفيذي من دماغنا ، للتركيز والتخطيط وتحديد الأولويات وكتابة المحتوى وتطوير الاستراتيجيات. هذا الجزء من دماغنا لا يقوم بمهام متعددة ، ويصعب الوصول إليه عندما نكون تحت الضغط.

هناك عنصر آخر لإلهاءاتنا. أدمغتنا تحب التجديد. عندما نرى شيئًا جديدًا ، تتسبب الناقلات العصبية في إطلاق الدوبامين ، وهذا يدفع سلوكنا. عندما تتلقى أدمغتنا هذا الانفجار القليل من الدوبامين ، فإننا نبحث عن المزيد. لذلك ، من الجذاب للغاية التحقق من البريد الوارد ووسائل التواصل الاجتماعي وما إلى ذلك.

كيف نتعامل مع الانحرافات؟ إذا أردنا التركيز ، يجب أن نهيئ بيئة العمل لدينا لمساعدة أدمغتنا على العمل بشكل أفضل. إليك ما يمكنك فعله للمساعدة في الحفاظ على تركيزك لفترات أطول:

• تخلص من المشتتات
• قلل من تعدد المهام
• خذ فترات راحة قصيرة كل 25 دقيقة
• استمع إلى الموسيقى ، ويفضل أن تكون صامتة
• ابدأ يومك بالمهمة الأكثر صعوبة ، ويفضل أن يكون ذلك في الصباح

الأدوات والتطبيقات التي تعمل على تحسين الإنتاجية في العلاقات العامة

تدعي العديد من الأدوات والتطبيقات أنها تزيد من إنتاجية العلاقات العامة الخاصة بك. المئات. مفتاح العثور على الأشياء المثالية لاحتياجاتك. لتحقيق ذلك ، اتبع الخطوات التالية قبل اختيار أفضل أداة وتطبيق:

1. حدد النتيجة التي ترغب في تحقيقها باستخدام أداة أو تطبيق جديد
2. تحقق من كيفية تعزيز هذه النتيجة للفريق والأداء التنظيمي
3. اختر الأداة أو البرنامج الذي سيساعدك على تحقيق ذلك بشكل أكثر فاعلية
4. تأكد من اختباره قبل الشراء
5. كن على دراية بكيفية استخدامها

بدون مزيد من اللغط ، إليك ما يلي:

أفضل الأدوات والتطبيقات لتحسين الإنتاجية في العلاقات العامة

أداة لإنشاء بيان صحفي ممتع بصريًا

بريزلي

بالتأكيد ، يمكن مشاركة بيانك الصحفي في مُحرر مستندات Google بنص فقط. لكن من الأفضل بكثير إضفاء الإثارة على إعلانك بأسلوب الوسائط المتعددة. إنهم يزودون القارئ بجميع المعلومات التي يحتاجونها لإنشاء قصتك - بينما تكون جذابة من الناحية الجمالية وملفتة للنظر. يمكنك تضمين الصور ومقاطع الفيديو والمنشورات الاجتماعية ومقاطع الصوت وأي مادة قابلة للتضمين يمكنك تخيلها.

يمكّنك Prezly من دمج أي نوع من الوسائط في بيانك الصحفي - حتى مقاطع الفيديو المباشرة - ويجعل العملية برمتها بسيطة. إذا كنت تعمل مع النشرات الصحفية الدولية ، فإنها تجعل من السهل التبديل بين الترجمات. يمكن أن يساعد ذلك في توفير الكثير من الوقت في الترجمة أيضًا نظرًا لأنها توفر أكثر من 40 لغة!

أداة لإنشاء محتوى لوسائل التواصل الاجتماعي

كانفا

إذا كان لديك مصمم على متن الطائرة ، فقد لا تحتاج إلى أداة لهذا الغرض. ومع ذلك ، إذا كنت تحاول سد الفجوة بين DIY وتوظيف محترف - فإن Canva هي الفائز النهائي. يمكنك استخدامه لإنشاء الشعارات والعروض التقديمية والملصقات والأفلام ومنشورات الوسائط الاجتماعية والمزيد. إنه سهل الاستخدام ومجاني للاستخدام!

بصرف النظر عن تمكينك من "سحب وإفلات" العناصر مثل الصور والعناصر والنصوص المتوفرة في متناول اليد ، وما إلى ذلك ، فهي تحتوي على مكتبة ضخمة من القوالب! القوالب متاحة لكل نوع من التنسيقات المحددة مسبقًا (قصة IG ، منشور IG ..). يمكنك استخدام النموذج بأكمله أو استخدامه كمصدر إلهام. سيساعدك هذا في إنشاء المحتوى بشكل أسرع بكثير ، مما يتيح لك التركيز على أشياء أخرى أكثر أهمية.

أداة تساعدك على التركيز

ابق مركزا د

هناك برامج يمكن أن تساعدك على التخلص من عوامل التشتيت عبر الإنترنت إذا كنت بحاجة إلى التركيز على نشاط معين ولكن لا تثق بنفسك لمقاومة الإغراء عبر الإنترنت للتمرير عبر الشبكات الاجتماعية.

يمكنك استخدام StayFocusd ، وهي أداة رائعة. إنه امتداد Google Chrome الذي إما يقيد مقدار الوقت الذي يمكنك قضاؤه على مواقع ويب معينة أو يعطل المواقع الأخرى تمامًا. عندما يتعلق الأمر بمواقع الويب التي تريد تقييدها ومقدار الوقت الذي تريد أن تقضيه في تجنبها ، فهذا قابل للتعديل تمامًا.

أداة للأخبار

Flipboard

يجب أن تكون دائمًا على اطلاع دائم على الشؤون الجارية لأنه من مسؤولية أخصائي العلاقات العامة أن يكون على دراية بما يحدث في الأخبار. لدينا جميعًا مصادر معلومات موثوقة ، وندرك جميعًا كم هو مضيعة للوقت للتحقق من كل واحد على حدة. تُعد مجمعات الأخبار رائعة في جمع الأخبار من مصادر مختلفة وتقديمها إلينا في مكان واحد مناسب.

يعد Flipboard بلا شك أحد أفضل مواقع تجميع الأخبار وأكثرها شهرة في الوقت الحالي. يمكنك تحديد مناطق اهتمامك وموضوعات الأخبار التي ترغب في سماعها.

أداة لرصد التغطية الإعلامية والتقارير

ميدياتولكيت

بالنظر إلى تدفق المعلومات الذي يحدث كل ثانية ، قد يكون من الصعب تجميع تغطية شركتك بالكامل. لدينا بعض الأخبار الممتازة ، لذا لا تقلق. ستكشف أفضل أدوات مراقبة الوسائط عن أي إشارات ذات صلة لك إذا كانت موجودة.

يوفر Mediatoolkit مراقبة الوسائط في الوقت الفعلي عبر أكثر من 100 مليون مصدر عبر الإنترنت ، على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع بأي لغة. يسمح لك بتتبع ومراقبة الإشارات إلى علامتك التجارية ، والمنافسين ، والحملات ، والأشخاص الرئيسيين ، وعلامات التصنيف ، وما إلى ذلك. يمكن أن توفر هذه الأداة الحائزة على جوائز رؤى تجارية لا تشوبها شائبة ، خاصة مع نظام الإبلاغ المتكامل الخاص بها.

تقدم Mediatoolkit نسخة تجريبية مجانية لمدة 7 أيام!

أداة لتنظيم عملك

مفهوم

Notion هو تطبيق يهيمن على السوق ويصعد كما فعل Slack في أيامه الأولى ، بطريقة مباشرة وغير مقيدة مع وصول مجاني إلى جميع ميزاته.

بمساعدة مدير المهام عبر الأنظمة الأساسية Notion ، يمكنك تحسين التخطيط الشخصي والمهني. لإنشاء وإدارة والتعاون مع الآخرين ، يمكنك استخدام جهاز الكمبيوتر والهاتف الذكي سواء كنت متصلاً بالإنترنت أو غير متصل بالإنترنت.

باستخدام هذه الأداة ، يمكنك إنشاء نصوص وقوائم ومربعات اختيار ورموز نقطية والمزيد أثناء تنظيم عملك باستخدام الجداول وقواعد البيانات والمعارض والتقويمات. كما أن لديها درجة عالية من التنوع. بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك Notion بإضافة صفحات وصفحات فرعية كمجلدات سطح المكتب.

أداة لقراءة البيانات الصحفية ورسائل البريد الإلكتروني

نحوي

من المستحيل إنتاج كتابة خالية من الأخطاء باستمرار. ستكتشف الأخطاء إذا قرأت بعناية في المرة التالية التي تلتقط فيها أي كتاب مقروء على نطاق واسع تقريبًا أو تشاهد فيلمًا مع ترجمة الترجمة. (لقد لاحظت مؤخرًا واحدة في Inglourious Basterds من تأليف Quentin Tarantino. كونك مصحح التجارب العصبية يجعل من الصعب الاستمتاع بالحياة).

لذلك ، فإن وجود شبكة أمان مبنية على خوارزميات ذكية لتوجيهنا في الاتجاه الصحيح يجعل الأمر منطقيًا. Grammarly هو تطبيق يساعدك على تجنب الإهمال عند التسرع في إرسال رسائل البريد الإلكتروني وتقديم الدعم إذا كنت تدرك أن صناعة الكلمات ليست أفضل ما يناسبك. جرب امتداد Chrome مجانًا لمعرفة ما إذا كان يعمل من أجلك.

القائمة الواردة أعلاه ليست كاملة بأي حال من الأحوال. يرجى استخدام هذه القائمة كنقطة بداية لأن عالم أدوات العلاقات العامة والتكنولوجيا يتطور دائمًا. اكتشف ما إذا كانت الأدوات مناسبة لك وللفريق الخاص بك عن طريق التحقق منها وتجربتها.

3 كتب للقراءة لتحقيق الإنتاجية في العلاقات العامة

العادات الذرية لجيمس كلير

هذا الكتاب الأكثر مبيعًا لجيمس كلير مبني على فكرة أننا كثيرًا ما نقلل من أهمية إجراء تحسينات طفيفة كل يوم. غالبًا ما نخدع أنفسنا بالاعتقاد بأن النجاح الكبير يتطلب عملًا هائلاً. في الواقع ، تضيف الأشياء الصغيرة إلى تغيير كبير.

الدروس الخمسة الرئيسية لكتاب العادات الذرية هي:

• العادات هي تراكم مصالح تحسين الذات.
• بدلاً من تحديد الأهداف ، ركز على نظامك إذا كنت تريد نتائج أفضل.
• ركز على من تريد أن تكون وليس ما تريد تحقيقه.
• القوانين الأربعة لتغيير السلوك هي إرشادات مباشرة لخلق عادات أفضل. واحد هو جعلها واضحة. الثاني هو جعله جذابًا ، والثالث هو تسهيله ، والرابع هو جعله مرضيًا.
• البيئة هي العامل الأخير في تشكيل السلوك البشري.

التدفق بواسطة Mihaly Csikszentmihalyi

يتعمق Csikszentmihalyi في ما يشير إليه بالتدفق ، وهي حالة نفسية مثالية ، إذا تم تحقيقها ، فإنها تؤدي إلى الانغماس والتركيز الشديد على المهام. إنه دليل داخلي لاكتشاف النجاح والتقدم والمتعة من خلال Flow. بصفتنا متخصصين في العلاقات العامة ، ننتقل كثيرًا بين العمل في المهام التي تكون إما سهلة للغاية بالنسبة لنا ولم تعد صعبة أو صعبة للغاية بالنسبة لنا ومرهقة.

معادلة التدفق؟ حدد الخط الفاصل بين البسيط والتحدي بحيث تكون مشاكلك مهمة ومتوافقة مع قدرتك على التصرف.

فيما يلي بعض النصائح الأساسية لـ Csikszentmihalyi للقيام بذلك:

• حدد وحدد أهدافك بوضوح.
• ابحث عن طرق لتتبع تقدمك.
• تعلم أن تركز بشكل كامل على المهمة المطروحة.
• تطوير المهارات المطلوبة للتقدم.
• استمر في رفع المخاطر.

الصمت هو المفتاح من قبل ريان هوليداي

قد يبدو هذا الكتاب وكأنه تناقض لفظي لمحترفي العلاقات العامة "المشغولين" ، الذين غالبًا ما يزدهرون في بيئة سريعة التغير ودائمة التغير. ولكن هناك أوقات يكون فيها التباطؤ أمرًا حكيمًا. يؤكد العطلة على أهمية لحظات السكون والهدوء في كتابه لحياة مهنية وشخصية متقنة.

لا تزال النقاط الخمس الرئيسية للمفتاح:

• تطوير السكون العقلي.
• لا تدع وسائل التواصل الاجتماعي والقضايا البسيطة تتولى زمام الأمور.
• قرر ما الذي يجب تجاهله وما لا يجب التفكير فيه
• وفر طاقتك
• اصنع حياة لا تهرب منها!

لتلخيص

ها أنت ذا! هذه مجموعة مختارة من أفضل النصائح والأدوات والكتب التي ستمكنك من تحقيق إنتاجية كاملة في العلاقات العامة. حسنًا ، قد تكون الإنتاجية الكاملة طموحة بعض الشيء ، لكنها قد تقربك قليلاً!