Produktivität in der PR: Vorteile, Tipps, beste Tools und Bücher

Das Erreichen der Gesamtproduktivität in der PR mag wie das Erreichen einer Utopie erscheinen.

Das Multitasking, Ablenkungen, sich ständig ändernde Prioritäten … Sie haben vielleicht eine sauber aussehende To-Do-Liste, aber Ihre Tage sehen nicht so aus, besonders in der Agentur. Die Prioritäten ändern sich und Ihre Bedürfnisse (der Agentur und der Kunden) ändern sich. Und einer kann anspruchsvoller sein als der andere.

Um die Gesamtproduktivität in PR-Abteilungen zu erreichen, müssen Abteilungsleiter verschiedene Aspekte berücksichtigen. Eine effiziente PR-Abteilung verwaltet den Ruf eines Unternehmens und hält ihn in den Augen von Kunden, Partnern und Stakeholdern in einem hervorragenden Zustand. Die folgenden Kernaussagen werden Ihnen dabei helfen, dies in Ihrem Unternehmen zu erreichen und eine hohe Produktivität und Arbeitsgeschwindigkeit aufrechtzuerhalten.

Wie verbringen PR-Teams ihre Zeit?

Marken- und agenturübergreifend verschwenden PR-Teams Tage, sogar Monate oder ein Jahr mit der Dateneingabe! Laut Muck Rack verbringen die meisten PR-Profis zu viel Zeit mit manueller Arbeit wie dem Erstellen von Tabellenkalkulationen für Medienlisten, dem Zusammenstellen von Pressemitteilungen, dem Verfolgen der Medienberichterstattung usw.

Versuchen Sie zu erraten, wie viel Zeit ein PR-Profi im Durchschnitt mit der Dateneingabe verbringt.

35 % der PR-Profis von Marken verbringen bis zu 5 Stunden pro Woche oder 10 Tage pro Jahr. Bei Agenturen steigt die Zeit auf bis zu 10 Stunden pro Woche.

Und je größer das Team, desto mehr Zeit verfällt.

Eine Marke mit einem 10-köpfigen PR-Team kann bis zu 100 Tage pro Jahr verschwenden. Das Datum ist sogar noch beängstigender anzusehen, wenn wir Agenturen beobachten. Eine Agentur mit über 100 PR-Leuten kann bis zu 2.100 Tage pro Jahr verschwenden!

Anstatt sich auf manuelle Aufgaben zu konzentrieren, würden PR-Profis viel mehr davon profitieren, Berichterstattung zu generieren und Erfolge zu präsentieren. Tatsächlich ist die Messung des Erfolgs die größte Herausforderung für PR-Profis, gefolgt von der Suche nach und der Interaktion mit relevanten Journalisten.

PR-Profis glauben, dass die Generierung von mehr Medienberichterstattung der beste Weg ist, den Wert innerhalb von Unternehmen zu steigern, aber 68 % glauben, dass es entscheidend ist, diese Berichterstattung richtig zu messen.

Warum ist es wichtig, Produktivität in PR und Kommunikation zu erreichen?

Jeder Arbeitsplatz priorisiert die Produktivität, da sie zahlreiche Vorteile sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter hat. Dies sind einige dieser Vorteile:

• mehr Rentabilität für Unternehmen und verbesserte Leistung in Regierungs- und Nichtregierungsorganisationen
• Höhere Aktionärs-, Stakeholder- und Kundenzufriedenheit;
• verbessertes Wohlbefinden am Arbeitsplatz;
• Erhöhtes Engagement und Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Lassen Sie uns zu unseren 4 Tipps übergehen, um Ihr volles Produktivitätspotenzial in der PR auszuschöpfen.

4 Tipps für maximale Produktivität in der PR

Tipp Nr. 1 : Organisieren und priorisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben

Es kann eine Herausforderung sein, den ganzen Tag über eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen, insbesondere wenn Sie sie nicht effizient organisieren.

Um sich nicht überfordert zu fühlen, organisieren Sie Ihre lange To-Do-Liste und erledigen Sie Ihre Aufgaben proaktiv.

Der Blick auf eine umfangreiche To-Do-Liste kann Ihren Fortschritt stoppen. Wenn Sie jedoch Aufgaben priorisieren und sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit organisieren, wissen Sie genau, wo Sie anfangen müssen.

Hier kommt die Eisenhower-Matrix ins Spiel. Die Matrix ermöglicht es Ihnen, alle Ihre wöchentlichen Aufgaben aufzulisten und sie nach dem Eisenhower-Prinzip „Dringend/Wichtig“ zu kategorisieren:

• Wichtig & dringend
• Wichtig & nicht dringend
• Nicht wichtig & dringend
• Nicht wichtig und nicht dringend

Hier sind fünf Tipps zum Zeitmanagement bei der Arbeit mit der Eisenhower-Matrix:

1. Das Erstellen einer To-Do-Liste befreit Ihren Kopf. Überlegen Sie aber immer zuerst, was sich lohnt.
2. Beschränken Sie sich auf nicht mehr als acht Aufgaben in jedem Quadranten. Vervollständigen Sie die kritischste, bevor Sie eine weitere hinzufügen. Denken Sie daran: Aufgaben erledigen ist wichtiger als Sammeln.
3. Sowohl für berufliche als auch für private Aufgaben sollten Sie immer nur eine Liste führen. Auf diese Weise können Sie Ihre Lieben und sich selbst ganz oben auf der Prioritätenliste halten.
4. Lassen Sie sich oder andere nicht ablenken. Erlaube niemals anderen, deine Prioritäten zu setzen. Machen Sie morgens Ihre Pläne und machen Sie sich dann an die Arbeit. Genießen Sie schließlich das Erfolgserlebnis.
5. Versuchen Sie schließlich, die Dinge nicht so sehr aufzuschieben. Dazu gehört auch, dass Sie zu viel Zeit mit der Verwaltung Ihrer Aufgaben verbringen.

Tipp Nr. 2: Automatisieren Sie Ihre Aufgaben

Die Liste der täglichen Aufgaben, die PR-Profis bewältigen müssen, ist manchmal endlos. Und sie alle nehmen so viel Zeit und Mühe in Anspruch. Aber die PR-Automatisierung macht die Arbeit ein wenig einfacher. Einige glauben, dass die PR-Automatisierung die grundlegende Grundlage des Berufs untergräbt – Beziehungen. Schließlich können Sie Ihre Interaktionen mit anderen nicht automatisieren oder sollten es nicht.

Effizienteres Arbeiten ermöglicht es PR-Profis jedoch, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: Beziehungen aufbauen und Botschaften erstellen. Ein Teil der geschäftigen Arbeit, die mit der Arbeit eines PR-Profis einhergeht, könnte durch Automatisierung erledigt werden.

Die Automatisierung einiger Prozesse, wie z. B. Medienbeobachtung, Medienarbeit, soziale Medien und Berichterstattung, kann die Planung und Ergebnisse verbessern und bei richtiger Anwendung Zeit sparen.

Laut Wendy Marx, Präsidentin von Marx Communications, „hilft uns die Verwendung von Tools zur Automatisierung unserer Jobs, unsere Arbeit intelligenter zu gestalten und gleichzeitig unsere Produktivität zu steigern.“

Hier sind einige Beispiele dafür, was automatisiert werden kann:

• Hochladen in soziale Medien
• Influencer-Outreach-Listen
• Analytik & Berichterstattung
• Reputationsüberwachung
• Markenerwähnungen
• Erstellen von Influencer-Listen

Tipp Nr. 3: Setzen und überwachen Sie den Fortschritt anhand von Zielen

Die Innovation und der Witz jeder PR-Kampagne haben ihren Preis. Die ideale PR-Strategie erfordert viel Planung, Vorbereitung und Zeit für die Erstellung und Durchführung. Jede Kampagne ist bewusst so gestaltet, dass sie eine bestimmte Bevölkerungsgruppe anspricht und eine bestimmte Idee oder Ware fördert, in der Hoffnung, positives Feedback zu erhalten und einen Gewinn zu erzielen.

Aus diesem Grund ist es für PR-Spezialisten entscheidend zu verstehen, welche Werbestrategien fehlgeschlagen sind und welche sich tatsächlich ausgezahlt haben. Das Festlegen von Zielen und Zielsetzungen für Ihre Kommunikationsaktivitäten ermöglicht es Ihnen, Fortschritte und Ergebnisse zu planen und zu verfolgen und deren tatsächlichen Wert zu demonstrieren.

Hier sind KPIs, die für PR-Profis wichtig sind:

• Erwähnungen
• Gefühl
• Geografische Präsenz
• Reichweite und Impressionen
• Anteil der Stimme
• Soziales Engagement
• Quellen erreicht

Tipp Nr. 4 : Bleiben Sie konzentriert

Konzentriert zu bleiben ist viel leichter gesagt als getan.

Das Verständnis der Neurowissenschaften und warum wir so leicht abgelenkt werden, ist ein guter Ausgangspunkt. Unser Gehirn ist für Ablenkungen fest verdrahtet. Aus evolutionärer Sicht hat es uns gut getan, Dinge in unserer Peripherie wahrzunehmen.

Stellen Sie sich vor, es ist ein warmer Tag, Sie gehen an einem Buschbrett entlang, aber Sie fühlen sich nicht wohl. Du bemerkst etwas in deiner Umgebung, und es ist eine große Tigerschlange. Und du hältst an, lässt die Schlange vorbeiziehen und gehst weiter. Das ist Teil unseres Flucht- oder Kampfinstinkts. Aber die Sache ist, wir sind nicht mehr im Busch und kämpfen ums Überleben.

An unserem Arbeitsplatz nutzen wir unseren präfrontalen Kortex, den ausführenden Teil unseres Gehirns, um uns zu konzentrieren, zu planen, Prioritäten zu setzen, Inhalte zu schreiben und Strategien zu entwickeln. Dieser Teil unseres Gehirns beherrscht kein Multitasking und ist unter Stress schwer zugänglich.

Unsere Ablenkungen haben noch eine weitere Komponente. Unser Gehirn liebt Neues. Wenn wir etwas Neues sehen, sorgen Neurotransmitter dafür, dass Dopamin freigesetzt wird, und dies bestimmt unser Verhalten. Wenn unser Gehirn diesen kleinen Dopaminschub erhält, suchen wir nach mehr. Es ist also sehr attraktiv, unsere Posteingänge, Social Media usw. zu überprüfen.

Wie gehen wir mit Ablenkungen um? Wenn wir uns konzentrieren wollen, müssen wir unsere Arbeitsumgebung so einrichten, dass unser Gehirn optimal arbeitet. Folgendes können Sie tun, um länger konzentriert zu bleiben:

• Eliminiere Ablenkungen
• Multitasking reduzieren
• Machen Sie alle 25 Minuten eine kurze Pause
• Musik hören, am besten wortlos
• Beginnen Sie den Tag mit der herausforderndsten Aufgabe, am besten morgens

Tools und Apps, die die Produktivität in der PR verbessern

Zahlreiche Tools und Anwendungen erheben den Anspruch, Ihre PR-Produktivität zu steigern. Hunderte. Das Finden der idealen für Ihre Bedürfnisse ist der Schlüssel. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus, bevor Sie das beste Tool und die beste App auswählen:

1. Identifizieren Sie das Ergebnis, das Sie mit einem neuen Tool oder einer neuen App erreichen möchten
2. Überprüfen Sie, wie dieses Ergebnis die Team- und Organisationsleistung steigern wird
3. Wählen Sie das Tool oder Programm, mit dem Sie dies am effektivsten erreichen können
4. Testen Sie es unbedingt vor dem Kauf
5. Machen Sie sich mit der Verwendung vertraut

Ohne weitere Umschweife, hier sind:

Beste Tools und Apps zur Steigerung der Produktivität in der PR

Tool zum Erstellen einer optisch ansprechenden Pressemitteilung

Prezly

Sicher, Ihre Pressemitteilung kann in Google Docs nur mit Text geteilt werden. Viel besser ist es aber, Ihre Ansage mit multimedialem Flair aufzupeppen. Sie liefern dem Leser alle Informationen, die er zum Erstellen Ihrer Geschichte benötigt – und sind gleichzeitig ästhetisch ansprechend und auffällig. Sie können Bilder, Videos, Social Posts, Audioclips und jedes einbettbare Material einfügen, das Sie sich vorstellen können.

Prezly ermöglicht es Ihnen, jede Art von Medien in Ihre Pressemitteilung einzubinden – sogar Live-Stream-Videos – und macht den gesamten Prozess einfach. Wenn Sie mit internationalen Pressemitteilungen arbeiten, können Sie ganz einfach zwischen Übersetzungen wechseln. Dies kann auch helfen, so viel Zeit beim Übersetzen zu sparen, da sie mehr als 40 Sprachen anbieten!

Tool zum Erstellen von Inhalten für soziale Medien

Leinwand

Wenn Sie einen Designer an Bord haben, benötigen Sie dafür möglicherweise kein Tool. Wenn Sie jedoch versuchen, die Lücke zwischen Heimwerken und der Einstellung eines Profis zu schließen, ist Canva der ultimative Gewinner. Sie können es verwenden, um Logos, Präsentationen, Poster, Filme, Posts in sozialen Medien und mehr zu erstellen. Es ist benutzerfreundlich und kostenlos zu benutzen!

Abgesehen davon, dass Sie Elemente wie vorhandene Stock-Bilder, Elemente, Text usw. per Drag-and-Drop verschieben können, verfügt es über eine riesige Bibliothek mit Vorlagen! Die Vorlagen sind für jede Art von vordefiniertem Format (IG-Story, IG-Post usw.) verfügbar. Sie können die gesamte Vorlage verwenden oder sie einfach als Inspiration verwenden. Dadurch können Sie Inhalte viel schneller erstellen und sich auf andere, wichtigere Dinge konzentrieren.

Werkzeug, das Ihnen hilft, sich zu konzentrieren

Bleiben Sie fokussiert

Es gibt Programme, die Ihnen helfen können, Online-Ablenkungen auszuschalten, wenn Sie sich auf eine bestimmte Aktivität konzentrieren müssen, sich aber nicht trauen, der Online-Versuchung zu widerstehen, durch soziale Netzwerke zu scrollen.

Sie können StayFocusd verwenden, ein fantastisches Tool. Es ist eine Google Chrome-Erweiterung, die entweder die Zeit, die Sie auf bestimmten Websites verbringen können, einschränkt oder andere vollständig deaktiviert. Wenn es um die Websites geht, die Sie einschränken möchten, und die Zeit, die Sie damit verbringen möchten, sie zu vermeiden, ist dies vollständig einstellbar.

Werkzeug für Nachrichten

Flipboard

Sie sollten immer auf dem Laufenden sein, denn es liegt in der Verantwortung eines PR-Profis, sich über das Geschehen in den Nachrichten im Klaren zu sein. Wir alle haben verlässliche Informationsquellen und wissen, wie zeitaufwändig es ist, jede einzeln zu prüfen. Nachrichtenaggregatoren sind großartig darin, Nachrichten aus verschiedenen Quellen zu sammeln und uns an einem geeigneten Ort zu präsentieren.

Flipboard ist zweifellos einer der besten und beliebtesten Nachrichtenaggregatoren, die heute erhältlich sind. Sie können Ihre Interessengebiete und die Nachrichtenthemen auswählen, über die Sie informiert werden möchten.

Tool zur Überwachung der Medienberichterstattung und Berichterstattung

Mediatoolkit

Angesichts der sekündlichen Informationsflut kann es schwierig sein, alle Berichterstattungen Ihres Unternehmens zusammenzustellen. Wir haben hervorragende Neuigkeiten, also keine Sorge. Die besten Medienüberwachungstools werden alle relevanten Erwähnungen für Sie aufdecken, falls vorhanden.

Mediatoolkit bietet Echtzeit-Medienüberwachung für mehr als 100 Millionen Online-Quellen rund um die Uhr in jeder Sprache. Es ermöglicht Ihnen, Erwähnungen Ihrer Marke, Konkurrenten, Kampagnen, Schlüsselpersonen, Hashtags usw. zu verfolgen und zu überwachen. Dieses preisgekrönte Tool kann einwandfreie Geschäftseinblicke liefern, insbesondere mit seinem integrierten Berichtssystem.

Mediatoolkit bietet eine 7-tägige kostenlose Testversion!

Werkzeug, um Ihre Arbeit zu organisieren

Vorstellung

Notion ist eine App, die den Markt dominiert und wie Slack in seinen Anfangstagen aufsteigt, auf unkomplizierte, uneingeschränkte Weise mit freiem Zugriff auf alle seine Funktionen.

Mit Hilfe des plattformübergreifenden Aufgabenmanagers Notion verbessern Sie Ihre persönliche und berufliche Planung. Zum Erstellen, Verwalten und Zusammenarbeiten mit anderen können Sie Ihren Computer und Ihr Smartphone verwenden, egal ob Sie online oder offline sind.

Mit diesem Tool können Sie Texte, Listen, Kontrollkästchen, Aufzählungszeichen und mehr verfassen, während Sie Ihre Arbeit mithilfe von Tabellen, Datenbanken, Galerien und Kalendern organisieren. Es hat auch ein hohes Maß an Vielseitigkeit. Darüber hinaus können Sie in Notion Seiten und Unterseiten als Desktop-Ordner hinzufügen.

Tool zum Lektorieren von Pressemitteilungen und E-Mails

Grammatik

Es ist unmöglich, durchgehend fehlerfreies Schreiben zu produzieren. Sie werden Fehler aufdecken, wenn Sie das nächste Mal, wenn Sie fast ein weit verbreitetes Buch zur Hand nehmen oder einen Film mit eingeschalteten Untertiteln ansehen, sorgfältig lesen. (Mir ist kürzlich eines in Inglourious Basterds von Quentin Tarantino aufgefallen. Als neurotischer Korrekturleser fällt es schwer, das Leben zu genießen.)

Daher ist es logisch, ein Sicherheitsnetz zu haben, das auf cleveren Algorithmen aufgebaut ist, um uns in die richtige Richtung zu lenken. Grammarly ist eine App, die Ihnen hilft, nicht nachlässig zu sein, wenn Sie E-Mails versenden, und um Unterstützung zu leisten, wenn Sie wissen, dass Wortschmieden nicht Ihre beste Wahl ist. Probieren Sie die Chrome-Erweiterung kostenlos aus, um zu sehen, ob sie für Sie funktioniert.

Die oben aufgeführte Liste ist keineswegs vollständig. Bitte verwenden Sie diese Liste als Ausgangspunkt, da sich die Welt der PR-Tools und -Technologien ständig weiterentwickelt. Finden Sie heraus, ob die Tools gut zu Ihnen und Ihrem Team passen, indem Sie sie ausprobieren und damit experimentieren.

3 Bücher zum Lesen, um Produktivität in der PR zu erreichen

Atomare Gewohnheiten von James Clear

Dieser Bestseller von James Clear basiert auf der Idee, dass wir es häufig unterschätzen, wie wichtig es ist, jeden Tag kleine Verbesserungen vorzunehmen. Wir machen uns oft vor, zu glauben, dass großer Erfolg massives Handeln erfordert. In Wirklichkeit summieren sich die kleinen Dinge zu erheblichen Veränderungen.

Die fünf wichtigsten Lektionen des Buches Atomic Habits sind:

• Gewohnheiten sind die Anhäufung von Selbstverbesserungsinteressen.
• Anstatt sich Ziele zu setzen, konzentrieren Sie sich auf Ihr System, wenn Sie bessere Ergebnisse erzielen möchten.
• Konzentrieren Sie sich darauf, wer Sie sein möchten, und nicht darauf, was Sie erreichen möchten.
• Die vier Gesetze der Verhaltensänderung sind einfache Richtlinien, um bessere Gewohnheiten zu schaffen. Eine besteht darin, es offensichtlich zu machen; zwei soll es ansprechend machen, drei soll es einfach machen und vier soll es befriedigend machen.
• Die Umwelt ist der letzte Faktor, der das menschliche Verhalten prägt.

Flow von Mihaly Csikszentmihalyi

Csikszentmihalyi vertieft sich weiter in das, was er als Flow bezeichnet, einen optimalen psychologischen Zustand, der, wenn er erreicht wird, zu einem Eintauchen und einer intensiven Konzentration auf Aufgaben führt. Es ist ein Insider-Leitfaden, um Erfolg, Fortschritt und Freude durch Flow zu entdecken. Als PR-Profis wechseln wir häufig zwischen Aufgaben, die für uns entweder zu einfach und nicht mehr herausfordernd oder zu schwierig und belastend für uns sind.

Die Formel für Flow? Legen Sie die Grenze zwischen dem Einfachen und dem Herausfordernden fest, damit Ihre Probleme sowohl wichtig als auch mit Ihrer Handlungsfähigkeit vereinbar sind.

Hier sind einige der wichtigsten Tipps von Csikszentmihalyi, um dies zu tun:

• Wählen Sie Ihre Ziele aus und definieren Sie sie klar.
• Finden Sie Möglichkeiten, Ihren Fortschritt zu verfolgen.
• Lernen Sie, sich ganz auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren.
• Entwickeln Sie die Fähigkeiten, die für den Aufstieg erforderlich sind.
• Erhöhen Sie die Einsätze weiter.

Stille ist der Schlüssel von Ryan Holiday

Dieses Buch mag wie ein Oxymoron für „beschäftigte“ PR-Profis erscheinen, die oft in einem schnelllebigen, sich ständig verändernden Umfeld aufblühen. Aber es gibt Zeiten, in denen es ratsam ist, langsamer zu werden. Holiday betont in seinem Buch die Bedeutung von Stille und stillen Momenten für ein abgerundetes Berufs- und Privatleben.

Die fünf Kernaussagen von Still Is the Key:

• Entwickle geistige Stille.
• Lassen Sie nicht zu, dass soziale Medien und kleinere Probleme die Oberhand gewinnen.
• Entscheiden Sie, was Sie ignorieren und worüber Sie NICHT nachdenken möchten
• Sparen Sie Ihre Energie
• Erschaffe ein Leben, vor dem du nicht weglaufen musst!

Um zusammenzufassen

Hier hast du es! Dies ist eine Auswahl der besten Tipps, Tools und Bücher, mit denen Sie die volle Produktivität in der PR erreichen können. Okay, volle Produktivität ist vielleicht etwas ehrgeizig, aber es bringt Sie vielleicht ein bisschen näher!