PR의 생산성: 이점, 팁, 최고의 도구 및 책

PR에서 전체 생산성을 달성하는 것은 유토피아를 달성하는 것처럼 보일 수 있습니다.

멀티태스킹, 산만함, 끊임없이 변화하는 우선순위... 당신은 할 일 목록이 깔끔해 보이지만, 특히 에이전시에서 당신의 하루는 그렇지 않습니다. 우선 순위가 변경되고 귀하(에이전시 및 고객)의 요구가 변경됩니다. 그리고 하나는 다른 것보다 더 까다로울 수 있습니다.

PR 부서에서 전체 생산성을 달성하려면 부서 리더가 다양한 측면을 고려해야 합니다. 효율적인 홍보 부서는 회사의 명성을 관리하고 고객, 파트너 및 이해 관계자의 관점에서 우수한 상태로 유지합니다. 아래의 주요 내용은 비즈니스에서 이를 달성하고 높은 생산성과 작업 속도 수준을 유지하는 데 도움이 됩니다.

PR팀은 어떻게 시간을 보내고 있나요?

브랜드와 에이전시 전반에 걸쳐 PR 팀은 데이터 입력에 몇 개월 또는 1년을 낭비하고 있습니다! Muck Rack에 따르면 대부분의 PR 전문가는 미디어 목록 스프레드시트 생성, 보도 자료 편집, 미디어 보도 추적 등과 같은 수동 작업에 너무 많은 시간을 할애합니다.

PR 전문가가 데이터 입력에 평균적으로 얼마나 많은 시간을 소비하는지 추측해 보십시오.

브랜드의 PR 전문가 중 35%는 주당 최대 5시간 또는 연간 10일을 소비합니다. 에이전시에서는 시간이 주당 최대 10시간까지 늘어납니다.

그리고 팀이 클수록 더 많은 시간을 잃게 됩니다.

10명으로 구성된 PR 팀이 있는 브랜드는 연간 총 100일을 낭비할 수 있습니다. 에이전시를 보면 날짜가 더 무섭다. 100명이 넘는 홍보 인력이 있는 에이전시는 연간 총 2,100일을 낭비할 수 있습니다!

수동 작업에 집중하는 대신 PR 전문가는 적용 범위를 생성하고 성공을 보여줌으로써 훨씬 더 많은 이점을 얻을 수 있습니다. 사실, 성공을 측정하는 것은 PR 전문가에게 가장 중요한 과제이며, 그 다음으로 관련 저널리스트를 찾고 참여하는 것입니다.

PR 전문가는 더 많은 미디어 보도를 생성하는 것이 조직 내부의 가치를 높이는 가장 좋은 방법이라고 생각하지만 68%는 해당 보도를 정확하게 측정하는 것이 중요하다고 생각합니다.

PR 및 커뮤니케이션에서 생산성을 달성하는 것이 왜 중요한가요?

회사와 직원 모두에게 많은 이점이 있기 때문에 모든 작업장은 생산성을 우선시합니다. 다음은 이러한 장점 중 일부입니다.

• 기업의 수익성 향상 및 정부 및 비정부 조직의 성과 향상
• 더 높은 수준의 주주, 이해 관계자 및 고객 만족도;
• 개선된 직장 웰빙;
• 직원 몰입도와 만족도가 높아집니다.

PR에서 잠재적인 생산성을 최대한 달성하기 위한 4가지 팁을 살펴보겠습니다.

PR에서 최대 생산성을 달성하기 위한 4가지 팁

팁 #1 : 일상 작업을 정리하고 우선 순위를 지정하십시오.

특히 효율적으로 정리하지 않으면 하루 종일 다양한 업무를 관리하는 것이 어려울 수 있습니다.

압도되는 느낌을 피하려면 긴 할 일 목록을 정리하고 사전에 작업을 처리하십시오.

광범위한 할 일 목록을 보면 진행이 중단될 수 있습니다. 그러나 작업의 우선 순위를 지정하고 중요도와 긴급성을 기준으로 구성하면 어디서부터 시작해야 하는지 알 수 있습니다.

여기서 아이젠하워 매트릭스가 유용합니다. 매트릭스를 사용하면 모든 주간 책임을 나열하고 Eisenhower 긴급/중요 원칙을 사용하여 분류할 수 있습니다.

• 중요하고 긴급한
• 중요하고 긴급하지 않음
• 중요하지 않고 긴급하지 않음
• 중요하지 않고 긴급하지 않음

다음은 Eisenhower Matrix로 작업할 때의 5가지 시간 관리 팁입니다.

1. 할 일 목록을 작성하면 마음이 자유로워집니다. 그러나 항상 먼저 할 가치가 있는 일을 고려하십시오.
2. 각 사분면에서 8개 이하의 작업으로 제한하십시오. 다른 것을 추가하기 전에 가장 중요한 것을 완료하십시오. 명심하십시오: 작업을 완료하는 것이 수집보다 더 중요합니다.
3. 업무 및 개인 작업 모두에 대해 하나의 목록만 유지해야 합니다. 그렇게 하면 사랑하는 사람과 자신을 우선 순위 목록에서 높게 유지할 수 있습니다.
4. 자신이나 다른 사람들이 주의를 분산시키지 마십시오. 다른 사람들이 당신의 우선 순위를 정하도록 허용하지 마십시오. 아침에 계획을 세우고 일을 시작하십시오. 마지막으로 성취감을 맛보십시오.
5. 마지막으로, 일을 너무 미루지 않도록 하십시오. 여기에는 할 일을 관리하는 데 너무 많은 시간을 소비하는 것도 포함됩니다.

팁 #2: 작업 자동화

PR 전문가가 처리해야 하는 일일 작업 목록은 때때로 끝이 없습니다. 그리고 그들은 모두 그렇게 하기 위해 많은 시간과 노력을 필요로 합니다. 그러나 PR 자동화는 작업을 조금 더 간단하게 만듭니다. 어떤 사람들은 PR 자동화가 직업의 기본 기반인 관계를 훼손한다고 믿습니다. 결국 다른 사람과의 상호 작용을 자동화할 수 없거나 자동화해서는 안 됩니다.

그러나 보다 효율적으로 작업하면 PR 전문가가 자신이 가장 잘하는 일, 즉 관계 구축 및 메시징 생성에 집중할 수 있습니다. PR 전문가의 업무에 수반되는 바쁜 업무 중 일부는 자동화로 처리될 수 있습니다.

미디어 모니터링, 미디어 아웃리치, 소셜 미디어 및 보고와 같은 일부 프로세스를 자동화하면 올바르게 사용하면 시간을 절약하면서 계획 및 결과를 개선할 수 있습니다.

Marx Communications의 사장인 Wendy Marx에 따르면 "작업을 자동화하는 도구를 사용하면 생산성을 향상시키면서 작업에 대해 더 똑똑해질 수 있습니다."

다음은 자동화할 수 있는 몇 가지 예입니다.

• 소셜 미디어 업로드
• 인플루언서 홍보 목록
• 분석 및 보고
• 평판 모니터링
• 브랜드 언급
• 인플루언서 목록 작성

팁 #3: 목표에 대한 진행 상황 설정 및 모니터링

모든 PR 캠페인의 혁신과 재치에는 대가가 있습니다. 이상적인 PR 전략은 만들고 실행하는 데 많은 계획, 준비 및 시간이 걸립니다. 각 캠페인은 의도적으로 특정 인구 통계에 호소하고 긍정적인 피드백을 받고 수익을 창출하기 위해 특정 아이디어나 상품을 홍보하도록 설계되었습니다.

이 때문에 PR 전문가는 어떤 광고 전략이 실패하고 어떤 광고 전략이 실제로 효과가 있는지 이해하는 것이 중요합니다. 커뮤니케이션 활동의 목표와 목표를 설정하면 진행 상황과 결과를 계획하고 추적하여 실제 가치를 입증할 수 있습니다.

PR 전문가에게 중요한 KPI는 다음과 같습니다.

• 언급
• 감정
• 지리적 존재
• 도달 및 노출수
• 목소리 점유율
• 사회적 참여
• 도달한 소스

팁 #4 : 집중하라

집중을 유지하는 것은 말보다 훨씬 쉽습니다.

신경과학을 이해하고 우리가 왜 그렇게 쉽게 주의가 산만해지는지 이해하는 것이 좋은 출발점입니다. 우리의 뇌는 주의를 산만하게 하도록 고정되어 있습니다. 진화론적 관점에서 볼 때 주변에 있는 것들을 알아차리는 것이 우리에게 도움이 되었습니다.

날이 더워서 덤불 쟁반을 따라 걷고 있지만 마음이 편하지 않다고 상상해 보십시오. 당신은 당신의 주변에서 무엇인가를 발견했고, 그것은 큰 호랑이 뱀입니다. 그리고 멈추고 뱀을 지나가게 한 다음 계속하십시오. 이것은 우리의 도피 또는 싸움 본능의 일부입니다. 그러나 문제는 우리가 더 이상 생존을 위해 수풀 속에서 싸우고 있지 않다는 것입니다.

직장에서 우리는 뇌의 집행 부분인 전전두엽 피질을 사용하여 집중하고, 계획하고, 우선 순위를 정하고, 내용을 작성하고, 전략을 개발합니다. 우리 뇌의 이 부분은 멀티태스킹을 하지 않으며 스트레스를 받을 때 접근하기 어렵습니다.

우리의 주의를 산만하게 하는 또 다른 요소가 있습니다. 우리의 두뇌는 새로움을 좋아합니다. 우리가 새로운 것을 볼 때 신경 전달 물질은 도파민을 방출하게 하고 이것이 우리의 행동을 유도합니다. 우리의 뇌가 이 작은 도파민 폭발을 받으면 우리는 더 많은 것을 찾습니다. 따라서 받은 편지함, 소셜 미디어 등을 확인하는 것은 매우 매력적입니다.

산만함을 어떻게 관리합니까? 집중하려면 두뇌가 가장 잘 작동하도록 작업 환경을 설정해야 합니다. 더 오랜 시간 집중할 수 있도록 도와줄 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

• 방해 요소 제거
• 멀티태스킹 감소
• 25분마다 짧은 휴식을 취하십시오
• 가급적이면 말 없이 음악을 듣습니다.
• 가급적 아침에 가장 어려운 작업으로 하루를 시작하십시오.

PR의 생산성을 향상시키는 도구 및 앱

수많은 도구와 응용 프로그램이 PR 생산성을 향상시킨다고 주장합니다. 수백. 귀하의 요구에 맞는 이상적인 제품을 찾는 것이 핵심입니다. 이를 수행하려면 최상의 도구 및 앱을 선택하기 전에 다음 단계를 수행하십시오.

1. 새로운 도구 또는 앱으로 달성하고자 하는 결과 식별
2. 이 결과가 팀 및 조직의 성과를 어떻게 향상시킬지 확인
3. 이를 가장 효과적으로 수행하는 데 도움이 되는 도구 또는 프로그램을 선택하십시오.
4. 꼭 테스트해보고 구매하세요
5. 사용법을 숙지하고

더 이상 고민하지 않고 다음과 같습니다.

PR 생산성 향상을 위한 최고의 도구 및 앱

시각적으로 만족스러운 보도 자료를 만들기 위한 도구

프레즐리

물론, 귀하의 보도 자료는 텍스트만으로 Google 문서도구에서 공유할 수 있습니다. 그러나 멀티미디어 감각으로 발표에 양념을 더하는 것이 훨씬 좋습니다. 미학적으로 매력적이고 눈길을 끄는 동시에 스토리를 만드는 데 필요한 모든 정보를 독자에게 제공합니다. 사진, 비디오, 소셜 게시물, 오디오 클립 및 상상할 수 있는 모든 포함 가능한 자료를 포함할 수 있습니다.

Prezly를 사용하면 라이브 스트림 비디오를 포함한 모든 유형의 미디어를 보도 자료에 통합할 수 있으며 전체 프로세스가 간단해집니다. 국제 보도 자료로 작업하는 경우 번역 간 전환이 간단합니다. 40개 이상의 언어를 제공하기 때문에 번역 시간도 많이 절약할 수 있습니다!

소셜 미디어용 콘텐츠 제작 도구

칸바

보드에 디자이너가 있는 경우 이를 위한 도구가 필요하지 않을 수 있습니다. 하지만 DIY와 전문가 고용 사이의 격차를 좁히려 한다면 Canva가 최고의 승자입니다. 로고, 프레젠테이션, 포스터, 영화, 소셜 미디어 게시물 등을 만드는 데 사용할 수 있습니다. 사용하기 쉽고 무료입니다!

보유 재고 이미지, 요소, 텍스트 등과 같은 요소를 "끌어서 놓기"할 수 있는 것 외에도 방대한 템플릿 라이브러리가 있습니다! 템플릿은 모든 유형의 미리 결정된 형식(IG 스토리, IG 포스트..)에 사용할 수 있습니다. 전체 템플릿을 사용하거나 영감으로 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 콘텐츠를 훨씬 더 빨리 만들고 다른 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다.

집중하는 데 도움이 되는 도구

집중

특정 활동에 집중해야 하지만 소셜 네트워크를 스크롤하려는 온라인 유혹에 저항하지 않으려는 경우 온라인 방해 요소를 차단하는 데 도움이 되는 프로그램이 있습니다.

환상적인 도구인 StayFocusd를 사용할 수 있습니다. 특정 웹사이트에서 보낼 수 있는 시간을 제한하거나 다른 웹사이트를 완전히 비활성화하는 Google 크롬 확장 프로그램입니다. 제한하려는 웹사이트와 이를 피하는 데 보내는 시간의 경우 완전히 조정할 수 있습니다.

뉴스를 위한 도구

플립보드

뉴스에서 무슨 일이 일어나고 있는지 아는 것은 PR 전문가의 책임이기 때문에 항상 시사에 대해 최신 정보를 얻어야 합니다. 우리 모두는 신뢰할 수 있는 정보 출처를 가지고 있으며, 하나하나 개별적으로 확인하는 것이 얼마나 시간이 많이 걸리는지 모두 알고 있습니다. 뉴스 애그리게이터는 다양한 출처에서 뉴스를 수집하고 이를 편리한 한 곳에서 제공하는 데 능숙합니다.

Flipboard는 의심할 여지 없이 오늘날 이용 가능한 최고의 뉴스 애그리게이터 중 하나입니다. 관심 지역과 듣고 싶은 뉴스 주제를 선택할 수 있습니다.

언론 보도 모니터링 및 보고를 위한 도구

미디어 툴킷

1초마다 발생하는 정보의 홍수를 고려할 때 회사의 모든 범위를 취합하기 어려울 수 있습니다. 좋은 소식이 있으니 걱정하지 마세요. 최고의 미디어 모니터링 도구는 관련 언급이 있는 경우 이를 찾아냅니다.

Mediatoolkit은 모든 언어로 연중무휴 1억 개 이상의 온라인 소스에 대한 실시간 미디어 모니터링을 제공합니다. 이를 통해 브랜드, 경쟁업체, 캠페인, 주요 인물, 해시태그 등에 대한 언급을 추적하고 모니터링할 수 있습니다. 수상 경력에 빛나는 이 도구는 특히 통합 보고 시스템을 통해 완벽한 비즈니스 통찰력을 제공할 수 있습니다.

Mediatoolkit은 7일 무료 평가판을 제공합니다!

작업을 정리하는 도구

개념

Notion은 Slack의 모든 기능에 무료로 액세스할 수 있는 간단하고 제약이 없는 방식으로 초기에 Slack이 그랬던 것처럼 시장을 지배하고 상승하는 앱입니다.

플랫폼 간 작업 관리자인 Notion의 도움으로 개인 및 전문 계획을 모두 개선할 수 있습니다. 다른 사람들과 만들고, 관리하고, 공동 작업하기 위해 온라인이든 오프라인이든 컴퓨터와 스마트폰을 사용할 수 있습니다.

이 도구를 사용하면 테이블, 데이터베이스, 갤러리 및 달력을 사용하여 작업을 구성하는 동안 텍스트, 목록, 확인란, 글머리 기호 등을 작성할 수 있습니다. 또한 높은 수준의 다양성을 가지고 있습니다. 또한 Notion을 사용하면 페이지와 하위 페이지를 데스크탑 폴더로 추가할 수 있습니다.

보도 자료 및 이메일 강의를 위한 도구

문법적으로

일관되게 오류 없는 쓰기를 생성하는 것은 불가능합니다. 다음에 널리 읽히는 거의 모든 책을 집어들거나 자막이 켜진 상태로 영화를 볼 때 주의 깊게 읽으면 오류를 발견할 수 있습니다. (최근에 Quentin Tarantino의 Inglourious Basterds에서 하나를 발견했습니다. 신경증 교정자가 되면 인생을 즐기기가 어렵습니다.)

따라서 우리를 올바른 방향으로 안내하는 영리한 알고리즘을 기반으로 하는 안전망을 갖는 것은 논리적입니다. Grammarly는 급하게 이메일을 보낼 때 부주의하지 않도록 도와주고 단어 만들기가 가장 좋은 방법이 아님을 알고 있는 경우 지원을 제공하는 앱입니다. Chrome 확장 프로그램이 자신에게 적합한지 무료로 사용해 보세요.

위에 제공된 목록은 결코 완전한 것이 아닙니다. 홍보 도구 및 기술의 세계는 항상 발전하고 있으므로 이 목록을 시작점으로 사용하십시오. 도구를 확인하고 실험하여 도구가 귀하와 귀하의 팀에 적합한지 확인하십시오.

PR에서 생산성을 달성하기 위해 읽어야 할 3권의 책

James Clear의 원자 습관

James Clear의 이 베스트셀러는 우리가 매일 조금씩 개선하는 것의 중요성을 종종 과소평가한다는 생각에 기반을 두고 있습니다. 우리는 종종 큰 성공을 위해서는 엄청난 행동이 필요하다고 생각한다고 스스로를 속입니다. 실제로는 작은 것들이 모여서 큰 변화가 일어납니다.

Atomic Habits라는 책의 다섯 가지 주요 교훈은 다음과 같습니다.

• 습관은 자기 계발에 대한 관심의 축적이다.
• 더 큰 결과를 원한다면 목표를 설정하는 대신 시스템에 집중하십시오.
• 당신이 얻고자 하는 것보다 당신이 원하는 것에 집중하십시오.
• 행동 변화의 네 가지 법칙은 더 나은 습관을 만들기 위한 간단한 지침입니다. 하나는 그것을 분명히 하는 것입니다. 두 번째는 매력적으로 만드는 것이고 세 번째는 쉽게 만들고 네 번째는 만족스럽게 만드는 것입니다.
• 환경은 인간의 행동을 형성하는 마지막 요소입니다.

Mihaly Csikszentmihalyi의 흐름

Csikszentmihalyi는 최적의 심리적 상태인 Flow라고 부르는 것에 대해 더 자세히 설명합니다. 이 상태에 도달하면 작업에 몰입하고 집중할 수 있습니다. Flow를 통해 성공, 발전, 즐거움을 발견하기 위한 내부 가이드입니다. PR 전문가로서 우리는 너무 쉽고 더 이상 도전적이지 않거나 너무 어렵지 않고 스트레스가 많은 작업 사이에서 작업을 자주 전환합니다.

흐름의 공식은? 문제가 중요하고 행동 능력과 양립할 수 있도록 단순함과 도전적인 것 사이에 경계를 설정하십시오.

다음은 이를 수행하기 위한 Csikszentmihalyi의 가장 필수적인 팁입니다.

• 목표를 선택하고 명확하게 정의하십시오.
• 진행 상황을 추적하는 방법을 찾으십시오.
• 당면한 작업에 전적으로 집중하는 법을 배웁니다.
• 발전에 필요한 기술을 개발합니다.
• 계속해서 지분을 올리십시오.

고요함은 열쇠입니다 by Ryan Holiday

이 책은 급변하는 끊임없이 변화하는 환경에서 번창하는 "바쁜" PR 전문가를 위한 모순어법처럼 보일 수 있습니다. 그러나 속도를 늦추는 것이 현명할 때가 있습니다. Holiday는 균형 잡힌 직업 및 개인 생활을 위한 그의 책에서 고요함과 고요한 순간의 중요성을 강조합니다.

스틸 이즈 키의 5가지 핵심 사항:

• 정신적 고요함을 개발하십시오.
• 소셜 미디어와 사소한 문제가 인계되지 않도록 하십시오.
• 무시할 것과 생각하지 말아야 할 것을 결정
• 에너지 절약
• 도망칠 필요가 없는 삶을 만들어라!

요약하자면

당신은 그것을 가지고 있습니다! 이것은 PR에서 완전한 생산성을 달성할 수 있게 해주는 최고의 팁, 도구 및 책의 선택입니다. 자, 완전한 생산성은 약간 야심 찬 것일 수 있지만 조금 더 가까워 질 수 있습니다!