Produktivitas dalam PR: Manfaat, Tips, Alat & Buku Terbaik

Mencapai produktivitas total dalam PR mungkin tampak seperti mencapai utopia.

Multitasking, gangguan, prioritas yang selalu berubah… Anda mungkin memiliki daftar tugas yang terlihat rapi, tetapi hari-hari Anda tidak terlihat seperti itu, terutama di agensi. Prioritas berubah, dan kebutuhan Anda (agensi dan klien) berubah. Dan yang satu bisa lebih menuntut daripada yang lain.

Untuk mencapai produktivitas total di departemen PR, pemimpin departemen harus mempertimbangkan aspek yang berbeda. Departemen hubungan masyarakat yang efisien mengelola reputasi perusahaan dan menjaganya tetap dalam kondisi prima di mata pelanggan, mitra, dan pemangku kepentingan. Takeaways utama di bawah ini akan membantu Anda mencapai ini dalam bisnis Anda dan mempertahankan tingkat produktivitas dan tingkat kerja yang tinggi.

Bagaimana tim PR menghabiskan waktu mereka?

Di seluruh merek dan agensi, tim PR menghabiskan waktu berhari-hari bahkan berbulan-bulan, atau setahun untuk entri data! Menurut Muck Rack, Sebagian besar profesional PR menghabiskan terlalu banyak waktu untuk pekerjaan manual seperti membuat spreadsheet daftar media, menyusun siaran pers, melacak liputan media, dll.

Coba tebak berapa banyak waktu rata-rata yang dihabiskan seorang PR pro untuk entri data.

35% pro PR di merek menghabiskan hingga 5 jam per minggu atau 10 hari per tahun. Di agensi, waktunya melonjak hingga 10 jam per minggu.

Dan semakin besar tim, semakin banyak waktu yang terbuang.

Sebuah merek dengan tim PR 10 orang bisa menghabiskan hingga total 100 hari per tahun. Tanggal itu bahkan lebih menakutkan untuk dilihat ketika kita mengamati agensi. Agensi dengan lebih dari 100 orang PR bisa menghabiskan total 2.100 hari per tahun!

Daripada berfokus pada tugas-tugas manual, pro PR akan mendapat manfaat lebih banyak dari menghasilkan liputan dan menunjukkan kesuksesan. Faktanya, mengukur kesuksesan adalah tantangan #1 bagi para profesional PR, diikuti dengan menemukan dan terlibat dengan jurnalis yang relevan.

Pro PR percaya bahwa menghasilkan lebih banyak liputan media adalah cara terbaik untuk meningkatkan nilai di dalam organisasi, tetapi 68% percaya bahwa sangat penting untuk mengukur liputan itu dengan benar.

Mengapa penting untuk mencapai produktivitas dalam PR dan komunikasi?

Setiap tempat kerja mengutamakan produktivitas karena memiliki banyak keuntungan baik bagi perusahaan maupun karyawan. Ini adalah beberapa keuntungan tersebut:

• lebih banyak keuntungan untuk bisnis dan peningkatan kinerja di organisasi pemerintah dan non-pemerintah
• tingkat kepuasan pemegang saham, pemangku kepentingan, dan pelanggan yang lebih tinggi;
• peningkatan kesejahteraan tempat kerja;
• Meningkatkan keterlibatan dan kepuasan staf.

Mari masuk ke 4 tips kami untuk mencapai potensi produktivitas penuh Anda dalam PR.

4 Tips untuk mencapai produktivitas maksimal dalam PR

Tip #1 : Atur dan prioritaskan tugas harian Anda

Mungkin sulit untuk mengelola berbagai tugas sepanjang hari, terutama jika Anda tidak mengaturnya secara efisien.

Agar tidak merasa kewalahan, atur daftar tugas yang panjang dan tangani tugas Anda secara proaktif.

Melihat daftar tugas yang ekstensif dapat menghentikan kemajuan Anda. Namun, jika Anda memprioritaskan tugas dan mengaturnya berdasarkan kepentingan dan urgensi, Anda akan tahu harus mulai dari mana.

Di sinilah Matriks Eisenhower berguna. Matriks ini memungkinkan Anda untuk membuat daftar semua tanggung jawab mingguan Anda dan mengkategorikannya menggunakan Prinsip Mendesak/Penting Eisenhower:

• Penting & mendesak
• Penting & tidak mendesak
• Tidak penting & mendesak
• Tidak penting & tidak mendesak

Berikut adalah lima tip manajemen waktu saat bekerja dengan The Eisenhower Matrix:

1. Membuat daftar tugas membebaskan pikiran Anda. Tetapi selalu pertimbangkan apa yang layak dilakukan terlebih dahulu.
2. Batasi diri Anda tidak lebih dari delapan tugas di setiap kuadran. Selesaikan yang paling kritis sebelum menambahkan yang lain. Perlu diingat: Menyelesaikan tugas lebih penting daripada mengumpulkan.
3. Untuk pekerjaan dan tugas pribadi, Anda hanya boleh menyimpan satu daftar. Dengan begitu, Anda akan dapat menempatkan orang yang Anda cintai dan diri Anda sendiri di daftar prioritas.
4. Jangan biarkan diri Anda atau orang lain mengalihkan perhatian Anda. Jangan pernah biarkan orang lain menetapkan prioritas Anda. Buat rencana Anda di pagi hari, lalu mulai bekerja. Akhirnya, nikmati rasa pencapaian.
5. Akhirnya, cobalah untuk tidak menunda-nunda banyak hal. Ini juga termasuk menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengatur tugas Anda.

Tip #2: Otomatiskan tugas Anda

Daftar tugas sehari-hari yang harus diselesaikan oleh para profesional PR terkadang tidak ada habisnya. Dan mereka semua membutuhkan begitu banyak waktu dan usaha untuk melakukannya. Tetapi otomatisasi PR membuat pekerjaan sedikit lebih sederhana. Beberapa percaya bahwa otomatisasi PR merusak fondasi dasar profesi – hubungan. Lagi pula, Anda tidak dapat mengotomatiskan interaksi Anda dengan orang lain, atau Anda seharusnya tidak melakukannya.

Namun, bekerja lebih efisien memungkinkan profesional PR untuk berkonsentrasi pada apa yang mereka lakukan yang terbaik: membangun hubungan dan menciptakan pesan. Beberapa pekerjaan sibuk yang menyertai pekerjaan profesional PR dapat ditangani dengan otomatisasi.

Mengotomatiskan beberapa proses, seperti pemantauan media, penjangkauan media, media sosial, dan pelaporan, dapat meningkatkan perencanaan dan hasil sekaligus menghemat waktu jika digunakan dengan benar.

Menurut Wendy Marx, presiden Komunikasi Marx, "menggunakan alat untuk mengotomatisasi pekerjaan kami membantu kami menjadi lebih pintar tentang pekerjaan kami sambil meningkatkan produktivitas kami."

Berikut adalah beberapa contoh dari apa yang dapat diotomatisasi:

• Mengunggah media sosial
• Daftar penjangkauan influencer
• Analisis & pelaporan
• Pemantauan Reputasi
• Sebutan merek
• Membangun daftar influencer

Tip #3: Tetapkan dan pantau kemajuan terhadap tujuan

Setiap inovasi dan kecerdasan kampanye PR memiliki harga. Strategi PR yang ideal membutuhkan banyak perencanaan, persiapan, dan waktu untuk membuat dan melaksanakannya. Setiap kampanye sengaja dirancang untuk menarik demografis tertentu dan mempromosikan ide atau barang tertentu dengan harapan menerima umpan balik positif dan menghasilkan keuntungan.

Karena itu, sangat penting bagi spesialis PR untuk memahami strategi periklanan mana yang gagal dan mana yang benar-benar membuahkan hasil. Menetapkan tujuan dan sasaran untuk aktivitas komunikasi Anda memungkinkan Anda untuk merencanakan dan melacak kemajuan dan hasil, menunjukkan nilai sebenarnya mereka.

Berikut adalah KPI yang penting bagi pro PR:

• Sebutan
• Sentimen
• Kehadiran geografis
• Jangkauan dan tayangan
• Berbagi suara
• Keterlibatan sosial
• Sumber tercapai

Tip #4 : Tetap fokus

Tetap fokus jauh lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Memahami ilmu saraf dan mengapa kita begitu mudah terganggu adalah tempat yang baik untuk memulai. Otak kita dirancang untuk gangguan. Dari sudut pandang evolusi, ada baiknya kita memperhatikan hal-hal di pinggiran kita.

Bayangkan itu hari yang hangat, Anda berjalan di sepanjang nampan semak, tetapi Anda tidak nyaman. Anda melihat sesuatu di pinggiran Anda, dan itu adalah ular harimau besar. Dan Anda berhenti, biarkan ular itu lewat, dan lanjutkan. Ini adalah bagian dari insting lari atau bertarung kita. Tapi masalahnya, kita tidak lagi berjuang untuk bertahan hidup.

Di tempat kerja kami, kami menggunakan korteks prefrontal kami, bagian eksekutif otak kami, untuk berkonsentrasi, merencanakan, memprioritaskan, menulis konten, dan mengembangkan strategi. Bagian otak kita ini tidak melakukan banyak tugas, dan sulit diakses saat kita sedang stres.

Ada komponen lain untuk gangguan kita. Otak kita menyukai hal baru. Ketika kita melihat sesuatu yang baru, neurotransmiter menyebabkan dopamin dilepaskan, dan ini mendorong perilaku kita. Ketika otak kita menerima ledakan dopamin kecil ini, kita mencari lebih banyak lagi. Jadi, sangat menarik untuk memeriksa kotak masuk, media sosial, dll.

Bagaimana kita mengelola gangguan? Jika kita ingin fokus, kita harus mengatur lingkungan kerja kita untuk membantu otak kita bekerja dengan baik. Inilah yang dapat Anda lakukan untuk membantu tetap fokus untuk waktu yang lebih lama:

• Hilangkan gangguan
• Kurangi multitasking
• Beristirahat sejenak setiap 25 menit
• Dengarkan musik, sebaiknya tanpa kata-kata
• Mulailah hari dengan tugas yang paling menantang, sebaiknya di pagi hari

Alat dan aplikasi yang meningkatkan produktivitas dalam PR

Banyak alat dan aplikasi mengklaim dapat meningkatkan produktivitas PR Anda. Ratusan. Menemukan yang ideal untuk kebutuhan Anda adalah kuncinya. Untuk mencapai ini, lakukan langkah-langkah berikut sebelum memilih alat & aplikasi terbaik:

1. Identifikasi hasil yang ingin Anda capai dengan alat atau aplikasi baru
2. Verifikasi bagaimana hasil ini akan meningkatkan kinerja tim dan organisasi
3. Pilih alat atau program yang akan membantu Anda mencapai ini dengan paling efektif
4. Pastikan untuk mengujinya sebelum membeli
5. Berpengetahuan tentang cara menggunakannya

Tanpa basa-basi lagi, berikut adalah:

Alat dan aplikasi terbaik untuk meningkatkan produktivitas dalam PR

Alat untuk membuat siaran pers yang menyenangkan secara visual

Prezly

Tentu, siaran pers Anda dapat dibagikan di Google Documents hanya dengan teks. Namun, jauh lebih baik untuk membumbui pengumuman Anda dengan bakat multimedia. Mereka memberi pembaca semua informasi yang mereka butuhkan untuk membuat cerita Anda – sekaligus menarik secara estetis dan menarik. Anda dapat menyertakan gambar, video, pos sosial, klip audio, dan materi yang dapat disematkan apa pun yang dapat Anda bayangkan.

Prezly memungkinkan Anda untuk menggabungkan semua jenis media dalam siaran pers Anda – bahkan video streaming langsung – dan itu membuat seluruh proses menjadi sederhana. Jika Anda bekerja dengan siaran pers internasional, mereka membuatnya mudah untuk beralih di antara terjemahan. Ini dapat membantu menghemat banyak waktu menerjemahkan juga karena mereka menawarkan lebih dari 40 bahasa!

Alat untuk membuat konten untuk media sosial

kanvas

Jika Anda memiliki desainer, Anda mungkin tidak memerlukan alat untuk ini. Namun, jika Anda mencoba untuk menutup kesenjangan antara DIY dan mempekerjakan seorang profesional – Canva adalah pemenang utamanya. Anda dapat menggunakannya untuk membuat logo, presentasi, poster, film, postingan media sosial, dan lainnya. Ini ramah pengguna dan gratis untuk digunakan!

Selain memungkinkan Anda untuk "menarik dan melepaskan" elemen seperti stok gambar, elemen, teks, dll., ia memiliki perpustakaan templat yang luas! Template tersedia untuk setiap jenis format yang telah ditentukan (IG story, IG post..). Anda dapat menggunakan seluruh template atau hanya menggunakannya sebagai inspirasi. Ini akan membantu Anda membuat konten lebih cepat, memungkinkan Anda fokus pada hal lain yang lebih penting.

Alat yang membantu Anda fokus

Tetap fokus

Ada program yang dapat membantu Anda menutup gangguan online jika Anda perlu berkonsentrasi pada aktivitas tertentu tetapi tidak percaya diri untuk menahan godaan online untuk menggulir jejaring sosial.

Anda dapat menggunakan StayFocusd, yang merupakan alat yang fantastis. Ini adalah ekstensi Google Chrome yang membatasi jumlah waktu yang dapat Anda habiskan di situs web tertentu atau menonaktifkan yang lain sepenuhnya. Ketika datang ke situs web yang ingin Anda batasi dan jumlah waktu yang ingin Anda habiskan untuk menghindarinya, itu benar-benar dapat disesuaikan.

Alat untuk berita

Papan flip

Anda harus selalu mengetahui berita terkini karena merupakan tanggung jawab profesional PR untuk mengetahui apa yang terjadi dalam berita. Kita semua memiliki sumber informasi yang dapat dipercaya, dan kita semua menyadari betapa memakan waktu untuk memeriksa satu per satu. Pengumpul berita hebat dalam mengumpulkan berita dari berbagai sumber dan menyajikannya kepada kami di satu lokasi yang nyaman.

Flipboard tidak diragukan lagi adalah salah satu agregator berita terbaik dan paling disukai yang tersedia saat ini. Anda dapat memilih wilayah minat Anda dan topik berita yang ingin Anda dengar.

Alat untuk memantau liputan & pelaporan media

Mediatoolkit

Mengingat membanjirnya informasi yang terjadi setiap detiknya, mungkin sulit untuk menyusun semua liputan perusahaan Anda. Kami memiliki beberapa berita bagus, jadi jangan khawatir. Alat pemantauan media teratas akan mengungkap penyebutan terkait untuk Anda jika ada.

Mediatoolkit menawarkan pemantauan media waktu nyata di 100+ juta sumber online, 24/7 dalam bahasa apa pun. Ini memungkinkan Anda untuk melacak dan memantau penyebutan merek Anda, pesaing, kampanye, orang-orang kunci, tagar, dll. Alat pemenang penghargaan ini dapat memberikan wawasan bisnis yang sempurna, terutama dengan sistem pelaporan terintegrasinya.

Mediatoolkit menawarkan uji coba gratis 7 hari!

Alat untuk mengatur pekerjaan Anda

Gagasan

Notion adalah aplikasi yang mendominasi pasar dan meningkat seperti yang dilakukan Slack di masa-masa awalnya, dengan cara yang lugas dan tidak dibatasi dengan akses gratis ke semua fiturnya.

Dengan bantuan manajer tugas lintas platform, Notion, Anda dapat meningkatkan perencanaan pribadi dan profesional Anda. Untuk membuat, mengelola, dan berkolaborasi dengan orang lain, Anda dapat menggunakan komputer dan ponsel cerdas baik saat online maupun offline.

Dengan alat ini, Anda dapat menulis teks, daftar, kotak centang, poin, dan lainnya sambil mengatur pekerjaan Anda menggunakan tabel, database, galeri, dan kalender. Ini juga memiliki tingkat keserbagunaan yang tinggi. Selain itu, Notion memungkinkan Anda untuk menambahkan halaman dan subhalaman sebagai folder desktop.

Alat untuk mempelajari siaran pers & email

tata bahasa

Tidak mungkin untuk secara konsisten menghasilkan tulisan bebas kesalahan. Anda akan menemukan kesalahan jika Anda membaca dengan cermat saat berikutnya Anda mengambil hampir semua buku yang banyak dibaca atau menonton film dengan subtitle yang diputar. (Baru-baru ini saya melihat satu di Inglourious Basterds oleh Quentin Tarantino. Menjadi korektor neurotik membuatnya sulit untuk menikmati hidup.)

Oleh karena itu, memiliki jaring pengaman yang dibangun di atas algoritme cerdas untuk membimbing kita ke arah yang benar membuatnya logis. Grammarly adalah aplikasi untuk membantu Anda menghindari kecerobohan saat terburu-buru mengirim email dan memberikan dukungan jika Anda sadar bahwa wordsmithing bukanlah pilihan terbaik Anda. Cobalah ekstensi Chrome secara gratis untuk melihat apakah itu bekerja untuk Anda.

Daftar yang diberikan di atas sama sekali tidak lengkap. Silakan gunakan daftar ini sebagai titik awal karena dunia alat dan teknologi hubungan masyarakat selalu berkembang. Lihat apakah alat tersebut cocok untuk Anda dan tim Anda dengan memeriksanya dan bereksperimen dengannya.

3 Buku yang Harus Dibaca untuk Mencapai Produktivitas dalam PR

Kebiasaan Atom oleh James Clear

Buku terlaris oleh James Clear ini didasarkan pada gagasan bahwa kita sering meremehkan pentingnya melakukan sedikit perbaikan setiap hari. Kita sering menipu diri sendiri dengan berpikir bahwa kesuksesan besar membutuhkan tindakan besar. Pada kenyataannya, hal-hal kecil menambah perubahan yang signifikan.

Lima pelajaran utama buku Atomic Habits adalah:

• Kebiasaan adalah akumulasi dari kepentingan perbaikan diri.
• Alih-alih menetapkan tujuan, fokuslah pada sistem Anda jika Anda menginginkan hasil yang lebih besar.
• Berkonsentrasilah pada siapa yang Anda inginkan daripada apa yang ingin Anda capai.
• Empat Hukum Perubahan Perilaku adalah pedoman langsung untuk menciptakan kebiasaan yang lebih baik. Salah satunya adalah untuk membuatnya jelas; dua untuk membuatnya menarik, tiga untuk membuatnya mudah, dan empat untuk membuatnya memuaskan.
• Lingkungan merupakan faktor terakhir yang membentuk perilaku manusia.

Aliran oleh Mihaly Csikszentmihalyi

Csikszentmihalyi menggali lebih jauh ke dalam apa yang dia sebut sebagai Flow, keadaan psikologis optimal yang, jika tercapai, menghasilkan pendalaman dan fokus yang intens pada tugas. Ini adalah panduan orang dalam untuk menemukan kesuksesan, kemajuan, dan kesenangan melalui Flow. Sebagai profesional PR, kami sering beralih antara mengerjakan tugas yang terlalu mudah bagi kami dan tidak lagi menantang atau terlalu sulit bagi kami dan membuat stres.

Rumus Arus? Tetapkan garis antara yang sederhana dan yang menantang sehingga masalah Anda penting dan sesuai dengan kemampuan Anda untuk bertindak.

Berikut adalah beberapa tip paling penting dari Csikszentmihalyi untuk melakukan ini:

• Pilih dan tentukan dengan jelas tujuan Anda.
• Temukan cara untuk melacak kemajuan Anda.
• Belajarlah untuk fokus sepenuhnya pada tugas yang ada.
• Mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan untuk kemajuan.
• Terus tingkatkan taruhannya.

Keheningan adalah kuncinya oleh Ryan Holiday

Buku ini mungkin tampak seperti sebuah oxymoron bagi para profesional PR yang "sibuk", yang sering berkembang pesat di lingkungan yang serba cepat dan selalu berubah. Tetapi ada kalanya memperlambat adalah bijaksana. Holiday menekankan pentingnya keheningan dan saat-saat hening dalam bukunya untuk kehidupan profesional dan pribadi yang menyeluruh.

Still Is the Key lima takeaways utama:

• Kembangkan ketenangan mental.
• Jangan biarkan media sosial dan isu-isu kecil mengambil alih.
• Putuskan apa yang harus diabaikan dan apa yang TIDAK dipikirkan
• Hemat energi Anda
• Ciptakan kehidupan yang tidak perlu Anda hindari!

Untuk menyimpulkan

Di sana Anda memilikinya! Ini adalah pilihan tips, alat, dan buku terbaik yang akan memungkinkan Anda mencapai produktivitas penuh dalam PR. Oke, produktivitas penuh mungkin sedikit ambisius, tetapi mungkin membuat Anda sedikit lebih dekat!