公關生產力：好處、技巧、最佳工具和書籍

在公關中實現總生產力似乎是實現了一個烏托邦。

多任務處理、分心、不斷變化的優先事項……你可能有一個看起來很乾淨的待辦事項清單，但你的日子看起來不像那樣，尤其是在代理機構。 優先級會發生變化，而您（代理機構和客戶）的需求也會發生變化。 一個可能比另一個要求更高。

為實現公關部門的全面生產力，部門領導必須考慮不同的方面。 高效的公共關係部門管理公司的聲譽，並使其在客戶、合作夥伴和利益相關者眼中保持良好狀態。 下面的關鍵要點將幫助您在業務中實現這一目標並保持高生產力和工作率水平。

公關團隊如何度過他們的時間？

跨品牌和代理機構，公關團隊在數據輸入上浪費了幾天甚至幾個月甚至一年！ 根據 Muck Rack 的說法，大多數公關專業人員在手動工作上花費了太多時間，例如創建媒體列表電子表格、編譯新聞稿、跟踪媒體報導等。

嘗試猜測公關專業人士平均花費多少時間在數據輸入上。

35% 的品牌公關專業人士每週花費 5 小時或每年 10 天。 在代理商處，每週的時間會增加到 10 小時。

團隊越大，浪費的時間就越多。

一個擁有 10 人公關團隊的品牌每年可能會浪費多達 100 天。 當我們觀察機構時，這個日期甚至更可怕。 一個擁有超過 100 名公關人員的機構每年可能會浪費多達 2,100 天！

與其專注於手動任務，公關專業人士將從產生報導和展示成功中獲益更多。 事實上，衡量成功是公關專業人士面臨的第一大挑戰，其次是尋找相關記者並與之互動。

公關專業人士認為，產生更多的媒體報導是增加組織內部價值的最佳方式，但 68% 的人認為正確衡量這種報導至關重要。

為什麼在公關和傳播中實現生產力很重要？

每個工作場所都優先考慮生產力，因為它對公司和員工都有許多優勢。 這些是其中的一些優點：

• 提高企業盈利能力並提高政府和非政府組織的績效
• 更高水平的股東、利益相關者和客戶滿意度；
• 改善工作場所的幸福感；
• 提高員工的參與度和滿意度。

讓我們來看看我們的 4 個技巧，以充分發揮您在 PR 中的潛在生產力。

在 PR 中實現最大生產力的 4 個技巧

提示＃1 ：組織和優先考慮您的日常任務

全天管理各種職責可能具有挑戰性，特別是如果您沒有有效地安排它們。

為避免感到不知所措，請整理好長長的待辦事項清單並主動處理任務。

查看大量的待辦事項清單可能會阻止您的進步。 但是，如果您對任務進行優先排序並按重要性和緊迫性對其進行組織，您就會知道從哪裡開始。

這就是艾森豪威爾矩陣派上用場的地方。 該矩陣允許您列出所有每週職責並使用艾森豪威爾緊急/重要原則對其進行分類：

• 重要和緊急
• 重要且不緊急
• 不重要和緊急
• 不重要也不緊急

以下是使用艾森豪威爾矩陣時的五個時間管理技巧：

1. 製作待辦事項清單可以讓您解放思想。 但總是先考慮什麼是值得做的。
2. 將自己限制在每個像限中不超過八項任務。 在添加另一個之前完成最關鍵的一個。 請記住：完成任務比收集更重要。
3. 對於工作和個人任務，您應該只保留一份清單。 這樣，您就可以將您的親人和您自己放在優先級列表中。
4. 不要讓自己或他人轉移您的注意力。 永遠不要讓別人設定你的優先級。 早上製定計劃，然後開始工作。 最後，享受成就感。
5. 最後，盡量不要把事情推遲這麼多。 這還包括花費太多時間來管理您的待辦事項。

提示 #2：自動化你的任務

公關專業人員需要處理的日常任務清單有時是無止境的。 他們都需要花費大量的時間和精力來完成。 但是公關自動化使工作變得更簡單。 一些人認為公關自動化破壞了這個職業的基本基礎——關係。 畢竟，您不能自動化與他人的互動，或者您不應該這樣做。

然而，更有效地工作可以讓公關專業人士專注於他們最擅長的事情：建立關係和創建消息傳遞。 公關專業人員工作帶來的一些繁忙工作可以通過自動化來處理。

自動化某些流程，例如媒體監控、媒體外展、社交媒體和報告，可以改進計劃和結果，同時在正確使用的情況下節省時間。

馬克思通訊公司總裁溫迪·馬克思表示，“使用工具自動化我們的工作有助於我們在工作中更聰明，同時提高我們的生產力。”

以下是一些可以自動化的示例：

• 社交媒體上傳
• 影響者外展列表
• 分析和報告
• 聲譽監控
• 品牌提及
• 建立影響者名單

提示 #3：根據目標設定和監控進度

每一次公關活動的創新和智慧都是有代價的。 理想的公關策略需要大量的計劃、準備和時間來創建和執行。 每個活動都經過精心設計，以吸引特定的人群並宣傳特定的想法或好處，以期獲得積極的反饋並產生利潤。

因此，對於公關專家來說，了解哪些廣告策略失敗以及哪些廣告策略真正奏效至關重要。 為您的溝通活動設定目標和目標可以讓您計劃和跟踪進度和結果，展示它們的實際價值。

以下是對公關專業人士很重要的 KPI：

• 提及
• 情緒
• 地理分佈
• 覆蓋面和展示次數
• 聲音份額
• 社會參與
• 到達的來源

提示＃4 ：保持專注

保持專註說起來容易做起來難。

了解神經科學以及為什麼我們如此容易分心是一個很好的起點。 我們的大腦天生就會分心。 從進化的角度來看，注意到周圍的事物對我們很有幫助。

想像這是一個溫暖的日子，你正沿著灌木托盤走，但你並不自在。 你注意到周圍有東西，那是一條大虎蛇。 然後你停下來，讓蛇過去，然後繼續。 這是我們逃跑或戰鬥本能的一部分。 但問題是，我們不再在叢林中求生。

在我們的工作場所，我們使用我們的前額葉皮層，即我們大腦的執行部分，來集中註意力、計劃、確定優先級、編寫內容和製定策略。 我們大腦的這一部分不是多任務處理的，當我們處於壓力之下時很難進入。

我們的分心還有另一個組成部分。 我們的大腦喜歡新奇事物。 當我們看到新事物時，神經遞質會導致多巴胺被釋放，這會驅動我們的行為。 當我們的大腦接收到這種小小的多巴胺爆發時，我們會尋找更多。 因此，查看我們的收件箱、社交媒體等非常有吸引力。

我們如何管理分心？ 如果我們想集中註意力，我們必須建立我們的工作環境，以幫助我們的大腦發揮最佳作用。 您可以採取以下措施來幫助您長時間保持專注：

• 消除乾擾
• 減少多任務處理
• 每 25 分鐘休息一下
• 聽音樂，最好是無聲的
• 從最具挑戰性的任務開始新的一天，最好是在早上

提高公關生產力的工具和應用程序

許多工具和應用程序聲稱可以提高您的公關生產力。 數百個。 找到適合您需求的理想產品是關鍵。 為此，請在選擇最佳工具和應用程序之前執行以下步驟：

1. 確定您希望使用新工具或應用程序實現的結果
2. 驗證此結果將如何提高團隊和組織績效
3. 選擇可以幫助您最有效地完成此任務的工具或程序
4. 購買前請務必進行測試
5. 了解如何使用它

事不宜遲，以下是：

提高公關生產力的最佳工具和應用程序

用於創建視覺上令人愉悅的新聞稿的工具

普雷茲利

當然，您的新聞稿可以僅通過文本在 Google 文檔中共享。 但最好用多媒體風格為您的公告增添趣味。 它們為讀者提供了創建故事所需的所有信息——同時具有美學吸引力和引人注​​目的特點。 您可以包含圖片、視頻、社交帖子、音頻剪輯以及您可以想像的任何可嵌入材料。

Prezly 使您能夠在新聞稿中加入任何類型的媒體——甚至是直播視頻——它使整個過程變得簡單。 如果您正在處理國際新聞稿，它們可以讓您在翻譯之間輕鬆切換。 這也有助於節省大量翻譯時間，因為它們提供 40 多種語言！

為社交媒體創建內容的工具

帆布

如果您有設計師參與，您可能不需要工具。 然而，如果你想縮小 DIY 和聘請專業人士之間的差距——Canva 是最終的贏家。 您可以使用它來製作徽標、演示文稿、海報、電影、社交媒體帖子等。 它用戶友好且免費使用！

除了使您能夠“拖放”諸如現有庫存圖像、元素、文本等元素之外，它還擁有一個龐大的模板庫！ 這些模板適用於每種類型的預定格式（IG 故事、IG 帖子……）。 您可以使用整個模板或僅將其用作靈感。 這將幫助您更快地創建內容，讓您專注於其他更重要的事情。

幫助您集中註意力的工具

保持專注

如果您需要專注於某項活動，但不相信自己會抵制瀏覽社交網絡的在線誘惑，有些程序可以幫助您排除在線乾擾。

您可以使用 StayFocusd，這是一個很棒的工具。 這是一個 Google Chrome 擴展程序，可以限制您在特定網站上花費的時間或完全禁用其他網站。 當涉及到您想要限制的網站以及您想要避開它們的時間時，它是完全可調的。

新聞工具

翻板

您應該隨時了解時事，因為了解新聞中發生的事情是公關專業人士的責任。 我們都有可靠的信息來源，並且我們都知道單獨檢查每個信息是多麼耗時。 新聞聚合器擅長從各種來源收集新聞並將其呈現給我們一個方便的位置。

Flipboard 無疑是當今最好的和最受歡迎的新聞聚合器之一。 您可以選擇您感興趣的地區和您希望聽到的新聞主題。

用於監控媒體報導和報導的工具

媒體工具包

考慮到每秒都會發生大量信息，可能很難編譯您公司的所有報導。 我們有一些好消息，所以不要擔心。 頂級媒體監控工具將為您發現任何相關的提及（如果存在）。

Mediatoolkit 以任何語言提供 100 多個在線資源的實時媒體監控，24/7。 它允許您跟踪和監控對您的品牌、競爭對手、活動、關鍵人物、主題標籤等的提及。這個屢獲殊榮的工具可以提供無可挑剔的業務洞察力，尤其是其集成報告系統。

Mediatoolkit 提供 7 天免費試用！

組織工作的工具

概念

Notion 是一款主宰市場的應用，正如 Slack 早期所做的那樣，它以一種直接、不受限制的方式，可以免費訪問其所有功能。

在跨平台任務管理器 Notion 的幫助下，您可以改進您的個人和職業規劃。 要創建、管理和與他人協作，無論您是在線還是離線，您都可以使用計算機和智能手機。

使用此工具，您可以在使用表格、數據庫、畫廊和日曆組織工作的同時編寫文本、列表、複選框、項目符號等。 它還具有高度的多功能性。 此外，Notion 允許您將頁面和子頁面添加為桌面文件夾。

用於指導新聞稿和電子郵件的工具

語法

始終如一地產生無錯誤的寫作是不可能的。 如果您下次拿起幾乎所有廣泛閱讀的書籍或觀看翻了字幕的電影時仔細閱讀，就會發現錯誤。 （我最近在昆汀·塔倫蒂諾（Quentin Tarantino）的《無恥混蛋》中註意到一個。作為一個神經質的校對員，很難享受生活。）

因此，建立一個基於巧妙算法的安全網來引導我們朝著正確的方向前進是合乎邏輯的。 Grammarly 是一款應用程序，可幫助您避免在急於發送電子郵件時粗心大意，並在您意識到文字鍛造不是您的最佳選擇時提供支持。 免費試用 Chrome 擴展程序，看看它是否適合您。

上面提供的列表絕不是完整的。 請將此列表作為起點，因為公共關係工具和技術的世界一直在發展。 通過檢查這些工具並進行試驗，看看這些工具是否適合您和您的團隊。

閱讀 3 本書以提高公關效率

James Clear的原子習慣

這本 James Clear 的暢銷書基於這樣一種觀點，即我們經常低估每天進行細微改進的重要性。 我們經常自欺欺人地認為，取得巨大成功需要採取大規模行動。 實際上，小事加起來就是重大變化。

《原子習慣》一書的五個主要教訓是：

• 習慣是自我提升興趣的積累。
• 如果您想要更大的結果，而不是設定目標，而是專注於您的系統。
• 專注於你想成為誰，而不是你想達到什麼。
• 行為改變四定律是培養更好習慣的直接指南。 一是顯明； 二是使它吸引人，三是使它容易，四是使它令人滿意。
• 環境是塑造人類行為的最終因素。

米哈利·契克森米哈伊的《流動》

Csikszentmihalyi 進一步深入研究了他所說的心流，這是一種最佳的心理狀態，如果達到，會導致沉浸和對任務的高度關注。 它是通過 Flow 發現成功、進步和快樂的內部指南。 作為公關專業人士，我們經常在對我們來說太容易而不再具有挑戰性的任務或對我們來說太難且壓力大的任務之間切換。

流量的公式？ 在簡單和具有挑戰性之間建立界限，這樣你的問題既重要又與你的行動能力相適應。

以下是 Csikszentmihalyi 的一些最重要的提示：

• 選擇並明確定義您的目標。
• 尋找跟踪進度的方法。
• 學會完全專注於手頭的任務。
• 培養進步所需的技能。
• 繼續提高賭注。

Ryan Holiday 的《靜止是關鍵》

對於經常在快節奏、不斷變化的環境中茁壯成長的“忙碌”公關專業人士來說，這本書似乎是一個矛盾的說法。 但有時放慢腳步是明智的。 假日在他的書中強調了靜止和安靜時刻對於全面的職業和個人生活的重要性。

Still Is the Key 的五個關鍵要點：

• 培養精神靜止。
• 不要讓社交媒體和小問題接管。
• 決定忽略什麼和不考慮什麼
• 節省能源
• 創造一個你不必逃避的生活！

總結一下

你有它！ 這是精選的最佳技巧、工具和書籍，可讓您在 PR 中實現全面生產力。 好的，完全的生產力可能有點雄心勃勃，但它可能會讓你更接近一點！