Produttività nelle pubbliche relazioni: vantaggi, suggerimenti, migliori strumenti e libri

Raggiungere la produttività totale nelle PR potrebbe sembrare un'utopia.

Il multitasking, le distrazioni, le priorità in continua evoluzione... Potresti avere una lista di cose da fare dall'aspetto pulito, ma le tue giornate non sono così, specialmente in agenzia. Le priorità cambiano e le tue esigenze (di agenzie e clienti) cambiano. E uno può essere più esigente dell'altro.

Per ottenere la produttività totale nei dipartimenti di pubbliche relazioni, i capi dipartimento devono considerare diversi aspetti. Un efficiente dipartimento di pubbliche relazioni gestisce la reputazione di un'azienda e la mantiene in condizioni eccellenti agli occhi di clienti, partner e stakeholder. I punti chiave seguenti ti aiuteranno a raggiungere questo obiettivo nella tua azienda e a sostenere livelli di produttività e ritmi di lavoro elevati.

In che modo i team di pubbliche relazioni trascorrono il loro tempo?

In tutti i marchi e le agenzie, i team di PR stanno sprecando giorni, mesi o un anno per l'immissione di dati! Secondo Muck Rack, la maggior parte dei professionisti delle PR dedica troppo tempo al lavoro manuale come la creazione di fogli di calcolo per elenchi di media, la compilazione di comunicati stampa, il monitoraggio della copertura mediatica ecc.

Prova a indovinare quanto tempo in media un professionista delle PR dedica all'immissione dei dati.

Il 35% dei professionisti delle pubbliche relazioni trascorre fino a 5 ore a settimana o 10 giorni all'anno. Nelle agenzie, il tempo salta fino a 10 ore a settimana.

E più grande è la squadra, più tempo perde.

Un marchio con un team di PR di 10 persone potrebbe sprecare fino a un totale di 100 giorni all'anno. La data è ancora più spaventosa da guardare quando osserviamo le agenzie. Un'agenzia con oltre 100 PR potrebbe sprecare fino a un totale di 2.100 giorni all'anno!

Piuttosto che concentrarsi sulle attività manuali, i professionisti delle pubbliche relazioni trarrebbero molto vantaggio dalla generazione di copertura e dalla dimostrazione del successo. In effetti, misurare il successo è la sfida numero 1 per i professionisti delle pubbliche relazioni, seguita dalla ricerca e dal coinvolgimento di giornalisti importanti.

I professionisti delle PR ritengono che generare una maggiore copertura mediatica sia il modo migliore per aumentare il valore all'interno delle organizzazioni, ma il 68% ritiene che sia fondamentale misurare correttamente tale copertura.

Perché è importante raggiungere la produttività nelle PR e nelle comunicazioni?

Ogni luogo di lavoro dà priorità alla produttività poiché presenta numerosi vantaggi sia per l'azienda che per i dipendenti. Questi sono alcuni di questi vantaggi:

• maggiore redditività per le imprese e migliori prestazioni nelle organizzazioni governative e non governative
• livelli più elevati di soddisfazione degli azionisti, degli stakeholder e dei clienti;
• miglioramento del benessere sul posto di lavoro;
• Maggiore coinvolgimento e soddisfazione del personale.

Diamo un'occhiata ai nostri 4 suggerimenti per raggiungere la tua piena produttività potenziale nelle PR.

4 consigli per ottenere la massima produttività in PR

Suggerimento n. 1 : organizza e dai la priorità alle tue attività quotidiane

Può essere difficile gestire una varietà di compiti durante il giorno, soprattutto se non li organizzi in modo efficiente.

Per evitare di sentirti sopraffatto, organizza la tua lunga lista di cose da fare e gestisci i tuoi compiti in modo proattivo.

Guardare un'ampia lista di cose da fare può mettere fine ai tuoi progressi. Tuttavia, se dai priorità alle attività e le organizzi per importanza e urgenza, saprai esattamente da dove iniziare.

È qui che The Eisenhower Matrix torna utile. La matrice ti consente di elencare tutte le tue responsabilità settimanali e di classificarle utilizzando il Principio Urgente/Importante di Eisenhower:

• Importante e urgente
• Importante e non urgente
• Non importante e urgente
• Non importante e non urgente

Ecco cinque suggerimenti per la gestione del tempo quando si lavora con The Eisenhower Matrix:

1. Fare una lista di cose da fare libera la mente. Ma considera sempre prima cosa vale la pena fare.
2. Limitati a non più di otto compiti in ogni quadrante. Completa quello più critico prima di aggiungerne un altro. Tieni a mente: finire le attività è più importante della raccolta.
3. Sia per il lavoro che per le attività personali, dovresti sempre tenere solo un elenco. In questo modo, sarai in grado di mantenere i tuoi cari e te stesso in cima alla lista delle priorità.
4. Non lasciare che te stesso o gli altri distolgano la tua attenzione. Non permettere mai agli altri di stabilire le tue priorità. Fai i tuoi piani al mattino, poi vai al lavoro. Infine, assapora il senso di realizzazione.
5. Infine, cerca di non rimandare le cose così tanto. Ciò include anche passare troppo tempo a gestire le cose da fare.

Suggerimento n. 2: automatizza le tue attività

L'elenco delle attività quotidiane che i professionisti delle PR devono affrontare a volte è infinito. E tutti richiedono così tanto tempo e sforzi per farlo. Ma l'automazione delle PR rende il lavoro un po' più semplice. Alcuni credono che l'automazione delle PR minacci le basi di base della professione: le relazioni. Dopotutto, non puoi automatizzare le tue interazioni con gli altri, o non dovresti.

Tuttavia, lavorare in modo più efficiente consente ai professionisti delle PR di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: costruire relazioni e creare messaggi. Parte del lavoro intenso che viene fornito con il lavoro di un professionista delle pubbliche relazioni potrebbe essere gestito dall'automazione.

L'automazione di alcuni processi, come il monitoraggio dei media, la diffusione dei media, i social media e i rapporti, può migliorare la pianificazione e i risultati risparmiando tempo se utilizzata correttamente.

Secondo Wendy Marx, presidente di Marx Communications, "l'utilizzo di strumenti per automatizzare i nostri lavori ci aiuta a essere più intelligenti sul nostro lavoro, migliorando al contempo la nostra produttività".

Ecco alcuni esempi di cosa può essere automatizzato:

• Caricamento sui social
• Liste di sensibilizzazione degli influencer
• Analisi e reportistica
• Monitoraggio della reputazione
• Menzioni di marca
• Costruire elenchi di influencer

Suggerimento n. 3: imposta e monitora i progressi rispetto agli obiettivi

L'innovazione e l'arguzia di ogni campagna di PR hanno un prezzo. La strategia di PR ideale richiede molta pianificazione, preparazione e tempo per essere creata e realizzata. Ogni campagna è deliberatamente progettata per attrarre un determinato gruppo demografico e promuovere un'idea o un bene specifico nella speranza di ricevere feedback positivi e generare un profitto.

Per questo motivo, è fondamentale per gli specialisti di PR capire quali strategie pubblicitarie hanno fallito e quali effettivamente hanno dato i loro frutti. Stabilire obiettivi e obiettivi per le tue attività di comunicazione ti consente di pianificare e tenere traccia dei progressi e dei risultati, dimostrando il loro valore effettivo.

Ecco i KPI che contano per i professionisti delle PR:

• Menzioni
• Sentimento
• Presenza geografica
• Copertura e impressioni
• Condivisione della voce
• Impegno sociale
• Fonti raggiunte

Consiglio #4 : Rimani concentrato

Rimanere concentrati è molto più facile a dirsi che a farsi.

Comprendere le neuroscienze e il motivo per cui ci distraiamo così facilmente è un buon punto di partenza. I nostri cervelli sono cablati per le distrazioni. Da una prospettiva evolutiva, ci è servito bene notare le cose nella nostra periferia.

Immagina che sia una giornata calda, stai camminando lungo un cespuglio, ma non sei a tuo agio. Noti qualcosa alla tua periferia ed è un grosso serpente tigre. E tu ti fermi, lascia che il serpente passi e continui. Questo fa parte del nostro istinto di fuga o di combattimento. Ma il fatto è che non siamo più nella boscaglia a lottare per la sopravvivenza.

Sul posto di lavoro, utilizziamo la nostra corteccia prefrontale, la parte esecutiva del nostro cervello, per concentrarci, pianificare, stabilire le priorità, scrivere contenuti e sviluppare strategie. Questa parte del nostro cervello non è multitasking ed è difficile accedervi quando siamo sotto stress.

C'è un'altra componente nelle nostre distrazioni. Il nostro cervello ama la novità. Quando vediamo qualcosa di nuovo, i neurotrasmettitori provocano il rilascio di dopamina e questo guida il nostro comportamento. Quando il nostro cervello riceve questa piccola scarica di dopamina, ne cerchiamo di più. Quindi, è molto interessante controllare le nostre caselle di posta, i social media, ecc.

Come gestiamo le distrazioni? Se vogliamo concentrarci, dobbiamo impostare il nostro ambiente di lavoro per aiutare il nostro cervello a funzionare al meglio. Ecco cosa puoi fare per rimanere concentrato per periodi più lunghi:

• Elimina le distrazioni
• Riduci il multitasking
• Fai delle brevi pause ogni 25 minuti
• Ascolta la musica, preferibilmente senza parole
• Inizia la giornata con il compito più impegnativo, preferibilmente al mattino

Strumenti e app che migliorano la produttività nelle PR

Numerosi strumenti e applicazioni affermano di aumentare la produttività delle tue PR. Centinaia. Trovare quelli ideali per le tue esigenze è la chiave. A tal fine, esegui i seguenti passaggi prima di scegliere lo strumento e l'app migliori:

1. Identifica il risultato che desideri ottenere con un nuovo strumento o app
2. Verifica in che modo questo risultato aumenterà le prestazioni del team e dell'organizzazione
3. Scegli lo strumento o il programma che ti aiuterà a raggiungere questo obiettivo nel modo più efficace
4. Assicurati di provarlo prima di acquistare
5. Sii informato su come usarlo

Senza ulteriori indugi, ecco:

I migliori strumenti e app per migliorare la produttività nelle PR

Strumento per creare un comunicato stampa visivamente gradevole

Prezosamente

Certo, il tuo comunicato stampa può essere condiviso in Google Docs con solo testo. Ma è molto meglio ravvivare il tuo annuncio con un tocco multimediale. Forniscono al lettore tutte le informazioni di cui ha bisogno per creare la tua storia, pur essendo esteticamente accattivanti e accattivanti. Puoi includere immagini, video, post social, clip audio e qualsiasi materiale incorporabile che puoi immaginare.

Prezly ti consente di incorporare qualsiasi tipo di media nel tuo comunicato stampa, anche video in live streaming, e semplifica l'intero processo. Se stai lavorando con comunicati stampa internazionali, semplificano il passaggio da una traduzione all'altra. Questo può aiutare a risparmiare così tanto tempo anche nella traduzione poiché offrono più di 40 lingue!

Strumento per la creazione di contenuti per i social media

Tela

Se hai un designer a bordo, potresti non aver bisogno di uno strumento per questo. Tuttavia, se stai cercando di colmare il divario tra il fai-da-te e l'assunzione di un professionista, Canva è il vincitore finale. Puoi usarlo per creare loghi, presentazioni, poster, film, post sui social media e altro ancora. È facile da usare e gratuito da usare!

Oltre a consentirti di "trascinare e rilasciare" elementi come immagini stock disponibili, elementi, testo, ecc., Ha una vasta libreria di modelli! I template sono disponibili per ogni tipo di formato predeterminato (IG story, IG post..). Puoi utilizzare l'intero modello o semplicemente usarlo come ispirazione. Questo ti aiuterà a creare contenuti molto più velocemente, permettendoti di concentrarti su altre cose più importanti.

Strumento che ti aiuta a concentrarti

Rimani concentrato

Ci sono programmi che possono aiutarti a escludere le distrazioni online se hai bisogno di concentrarti su una determinata attività ma non fidarti di te stesso per resistere alla tentazione online di scorrere i social network.

Puoi usare StayFocusd, che è uno strumento fantastico. È un'estensione di Google Chrome che limita la quantità di tempo che puoi trascorrere su determinati siti Web o ne disabilita completamente altri. Quando si tratta dei siti Web che desideri limitare e della quantità di tempo che desideri dedicare a evitarli, è totalmente regolabile.

Strumento per le notizie

Flipboard

Dovresti essere sempre aggiornato sull'attualità perché è responsabilità di un professionista delle pubbliche relazioni essere consapevole di ciò che sta accadendo nelle notizie. Tutti disponiamo di fonti di informazioni affidabili e siamo tutti consapevoli di quanto sia dispendioso in termini di tempo controllarle singolarmente. Gli aggregatori di notizie sono ottimi per raccogliere notizie da varie fonti e presentarcele in un'unica posizione conveniente.

Flipboard è senza dubbio uno dei migliori e più apprezzati aggregatori di notizie disponibili oggi. Puoi selezionare le tue regioni di interesse e gli argomenti di cui desideri sentire parlare.

Strumento per il monitoraggio della copertura mediatica e dei rapporti

Mediatoolkit

Considerando il flusso di informazioni che si verificano ogni secondo, potrebbe essere difficile compilare tutta la copertura della tua azienda. Abbiamo delle ottime notizie, quindi non preoccuparti. I migliori strumenti di monitoraggio dei media scopriranno eventuali menzioni pertinenti per te se esistono.

Mediatoolkit offre il monitoraggio dei media in tempo reale su oltre 100 milioni di fonti online, 24 ore su 24, 7 giorni su 7 in qualsiasi lingua. Ti consente di tracciare e monitorare le menzioni del tuo marchio, concorrenti, campagne, persone chiave, hashtag, ecc. Questo strumento pluripremiato può fornire approfondimenti aziendali impeccabili, in particolare con il suo sistema di reporting integrato.

Mediatoolkit offre una prova gratuita di 7 giorni!

Strumento per organizzare il tuo lavoro

Nozione

Notion è un'app che sta dominando il mercato e sta crescendo come ha fatto Slack nei suoi primi giorni, in modo semplice e senza vincoli con accesso gratuito a tutte le sue funzionalità.

Con l'aiuto del task manager multipiattaforma Notion, puoi migliorare la tua pianificazione personale e professionale. Per creare, gestire e collaborare con altri, puoi utilizzare il tuo computer e smartphone sia online che offline.

Con questo strumento puoi comporre testi, elenchi, caselle di controllo, elenchi puntati e altro mentre organizzi il tuo lavoro utilizzando tabelle, database, gallerie e calendari. Ha anche un alto grado di versatilità. Inoltre, Notion ti consente di aggiungere pagine e sottopagine come cartelle desktop.

Strumento per la lettura di comunicati stampa ed e-mail

Grammaticamente

È impossibile produrre costantemente una scrittura priva di errori. Scoprirai errori se leggi attentamente la prossima volta che prendi in mano quasi tutti i libri molto letti o guardi un film con i sottotitoli attivati. (Ne ho notato uno di recente in Bastardi senza gloria di Quentin Tarantino. Essere un correttore di bozze nevrotico rende difficile godersi la vita.)

Pertanto, avere una rete di sicurezza costruita su algoritmi intelligenti per guidarci nella giusta direzione lo rende logico. Grammarly è un'app che ti aiuta a evitare di essere negligente quando ti affretti a inviare e-mail e a fornire supporto se sei consapevole che il wordsmithing non è il tuo miglior vestito. Prova gratuitamente l'estensione di Chrome per vedere se funziona per te.

L'elenco fornito sopra non è affatto completo. Si prega di utilizzare questo elenco come punto di partenza perché il mondo degli strumenti e della tecnologia di pubbliche relazioni è in continua evoluzione. Verifica se gli strumenti sono adatti a te e al tuo team controllandoli e sperimentandoli.

3 libri da leggere per raggiungere la produttività nelle pubbliche relazioni

Abitudini atomiche di James Clear

Questo best-seller di James Clear si basa sull'idea che spesso sottovalutiamo l'importanza di apportare piccoli miglioramenti ogni giorno. Spesso ci illudiamo nel pensare che un grande successo richieda un'azione massiccia. In realtà, le piccole cose si sommano a cambiamenti significativi.

Le cinque lezioni principali del libro Abitudini atomiche sono:

• Le abitudini sono l'accumulo di interessi di auto-miglioramento.
• Invece di fissare obiettivi, concentrati sul tuo sistema se desideri risultati maggiori.
• Concentrati su chi vuoi essere piuttosto che su ciò che vuoi ottenere.
• Le quattro leggi del cambiamento comportamentale sono linee guida dirette per creare abitudini migliori. Uno è renderlo evidente; due è per renderlo attraente, tre è per renderlo facile e quattro è per renderlo soddisfacente.
• L'ambiente è l'ultimo fattore che modella il comportamento umano.

Flusso di Mihaly Csikszentmihalyi

Csikszentmihalyi approfondisce ulteriormente ciò che definisce Flusso, uno stato psicologico ottimale che, se raggiunto, si traduce in un'immersione e un'intensa concentrazione sui compiti. È una guida interna per scoprire il successo, il progresso e il piacere attraverso Flow. Come professionisti delle pubbliche relazioni, spesso passiamo dal lavorare su compiti che sono troppo facili per noi e non più impegnativi o troppo difficili per noi e stressanti.

La formula per il flusso? Stabilisci il confine tra il semplice e la sfida in modo che i tuoi problemi siano importanti e compatibili con la tua capacità di agire.

Ecco alcuni dei suggerimenti più essenziali di Csikszentmihalyi per farlo:

• Seleziona e definisci chiaramente i tuoi obiettivi.
• Trova modi per monitorare i tuoi progressi.
• Impara a concentrarti interamente sul compito da svolgere.
• Sviluppare le abilità richieste per l'avanzamento.
• Continua ad alzare la posta in gioco.

La calma è la chiave di Ryan Holiday

Questo libro può sembrare un ossimoro per i professionisti delle PR "impegnati", che spesso prosperano in un ambiente frenetico e in continua evoluzione. Ma ci sono momenti in cui rallentare è saggio. Holiday sottolinea l'importanza della quiete e dei momenti di tranquillità nel suo libro per una vita professionale e personale a tutto tondo.

Still Is the Key: i cinque punti chiave:

• Sviluppa la calma mentale.
• Non lasciare che i social media e problemi minori prendano il sopravvento.
• Decidi cosa ignorare e cosa NON pensare
• Risparmia energia
• Crea una vita da cui non devi scappare!

Per riassumere

Ecco qua! Questa è una selezione dei migliori consigli, strumenti e libri che ti permetteranno di raggiungere la piena produttività nelle PR. Ok, la piena produttività potrebbe essere un po' ambiziosa, ma potrebbe avvicinarti un po'!