Productivité dans les relations publiques : avantages, astuces, meilleurs outils et livres

Atteindre la productivité totale dans les relations publiques peut sembler être une utopie.

Le multitâche, les distractions, les priorités en constante évolution… Vous avez peut-être une liste de choses à faire claire, mais vos journées ne ressemblent pas à ça, surtout en agence. Les priorités changent, et vos besoins (de l'agence et des clients) changent. Et l'un peut être plus exigeant que l'autre.

Pour atteindre une productivité totale dans les départements de relations publiques, les chefs de département doivent tenir compte de différents aspects. Un service de relations publiques efficace gère la réputation d'une entreprise et la maintient en excellent état aux yeux des clients, des partenaires et des parties prenantes. Les principaux points à retenir ci-dessous vous aideront à atteindre cet objectif dans votre entreprise et à maintenir des niveaux de productivité et de rythme de travail élevés.

Comment les équipes de relations publiques passent-elles leur temps ?

Dans toutes les marques et agences, les équipes de relations publiques perdent des jours, voire des mois, voire un an à saisir des données ! Selon Muck Rack, la plupart des professionnels des relations publiques consacrent trop de temps à des tâches manuelles telles que la création de feuilles de calcul de listes de médias, la compilation de communiqués de presse, le suivi de la couverture médiatique, etc.

Essayez de deviner combien de temps en moyenne un professionnel des relations publiques consacre à la saisie de données.

35 % des professionnels des relations publiques des marques passent jusqu'à 5 heures par semaine ou 10 jours par an. Dans les agences, le temps bondit jusqu'à 10 heures par semaine.

Et plus l'équipe est grande, plus il y a de temps perdu.

Une marque avec une équipe de relations publiques de 10 personnes peut perdre jusqu'à 100 jours par an. La date est encore plus effrayante à regarder quand on observe les agences. Une agence avec plus de 100 personnes chargées des relations publiques pourrait perdre jusqu'à 2 100 jours par an !

Plutôt que de se concentrer sur des tâches manuelles, les professionnels des relations publiques gagneraient beaucoup plus à générer une couverture et à montrer leur succès. En fait, mesurer le succès est le défi n°1 pour les professionnels des relations publiques, suivi par la recherche et l'engagement avec des journalistes pertinents.

Les professionnels des relations publiques pensent que générer plus de couverture médiatique est le meilleur moyen d'augmenter la valeur au sein des organisations, mais 68 % pensent qu'il est crucial de mesurer correctement cette couverture.

Pourquoi est-il important d'atteindre la productivité dans les relations publiques et les communications ?

Chaque lieu de travail donne la priorité à la productivité car elle présente de nombreux avantages tant pour l'entreprise que pour les employés. Voici quelques-uns de ces avantages :

• plus de rentabilité pour les entreprises et une meilleure performance des organisations gouvernementales et non gouvernementales
• des niveaux plus élevés de satisfaction des actionnaires, des parties prenantes et des clients ;
• amélioration du bien-être au travail ;
• Augmentation de l'engagement et de la satisfaction du personnel.

Passons à nos 4 conseils pour atteindre votre plein potentiel de productivité en relations publiques.

4 conseils pour atteindre une productivité maximale en RP

Astuce #1 : Organisez et priorisez vos tâches quotidiennes

Il peut être difficile de gérer une variété de tâches tout au long de la journée, surtout si vous ne les organisez pas efficacement.

Pour éviter de vous sentir dépassé, organisez votre longue liste de tâches et gérez vos tâches de manière proactive.

Regarder une longue liste de choses à faire peut mettre un terme à votre progression. Cependant, si vous hiérarchisez les tâches et les organisez par importance et urgence, vous saurez par où commencer.

C'est là que la matrice Eisenhower est utile. La matrice vous permet de répertorier toutes vos responsabilités hebdomadaires et de les classer à l'aide du principe Eisenhower Urgent/Important :

• Important & urgent
• Important & pas urgent
• Pas important et urgent
• Pas important et pas urgent

Voici cinq conseils de gestion du temps lorsque vous travaillez avec The Eisenhower Matrix :

1. Faire une liste de choses à faire libère votre esprit. Mais considérez toujours ce qui vaut la peine de faire en premier.
2. Limitez-vous à pas plus de huit tâches dans chaque quadrant. Terminez le plus critique avant d'en ajouter un autre. Gardez à l'esprit : terminer les tâches est plus important que la collecte.
3. Pour les tâches professionnelles et personnelles, vous ne devez conserver qu'une seule liste. De cette façon, vous serez en mesure de garder vos proches et vous-même en haut de la liste des priorités.
4. Ne laissez pas vous-même ou les autres détourner votre attention. Ne laissez jamais les autres définir vos priorités. Faites vos projets le matin, puis mettez-vous au travail. Enfin, savourez le sentiment d'accomplissement.
5. Enfin, essayez de ne pas trop remettre les choses à plus tard. Cela implique également de passer trop de temps à gérer vos tâches.

Astuce n°2 : automatisez vos tâches

La liste des tâches quotidiennes auxquelles les professionnels des relations publiques doivent s'attaquer est parfois interminable. Et ils prennent tous tellement de temps et d'efforts à faire. Mais l'automatisation des relations publiques rend le travail un peu plus simple. Certains pensent que l'automatisation des relations publiques sape le fondement de base de la profession - les relations. Après tout, vous ne pouvez pas automatiser vos interactions avec les autres, ou vous ne devriez pas.

Cependant, travailler plus efficacement permet aux professionnels des relations publiques de se concentrer sur ce qu'ils font le mieux : établir des relations et créer des messages. Une partie du travail chargé qui accompagne le travail d'un professionnel des relations publiques pourrait être gérée par l'automatisation.

L'automatisation de certains processus, tels que la surveillance des médias, la sensibilisation des médias, les médias sociaux et les rapports, peut améliorer la planification et les résultats tout en gagnant du temps lorsqu'elle est utilisée correctement.

Selon Wendy Marx, présidente de Marx Communications, "l'utilisation d'outils pour automatiser nos tâches nous aide à être plus intelligents dans notre travail tout en améliorant notre productivité".

Voici quelques exemples de ce qui peut être automatisé :

• Téléchargement sur les réseaux sociaux
• Listes de sensibilisation des influenceurs
• Analyses et rapports
• Surveillance de la réputation
• Mentions de la marque
• Construire des listes d'influenceurs

Conseil n° 3 : Définissez et surveillez les progrès par rapport aux objectifs

L'innovation et l'esprit de chaque campagne de relations publiques ont un prix. La stratégie de relations publiques idéale nécessite beaucoup de planification, de préparation et de temps pour être créée et mise en œuvre. Chaque campagne est délibérément conçue pour plaire à un certain groupe démographique et promouvoir une idée ou un bien spécifique dans l'espoir de recevoir des commentaires positifs et de générer un profit.

Pour cette raison, il est essentiel que les spécialistes des relations publiques comprennent quelles stratégies publicitaires ont échoué et lesquelles ont réellement porté leurs fruits. Fixer des buts et des objectifs pour vos activités de communication vous permet de planifier et de suivre les progrès et les résultats, en démontrant leur valeur réelle.

Voici les KPI qui comptent pour les professionnels des RP :

• Mentions
• Sentiment
• Présence géographique
• Audience et impressions
• Partage de voix
• Engagement social
• Sources atteintes

Astuce #4 : Restez concentré

Rester concentré est beaucoup plus facile à dire qu'à faire.

Comprendre les neurosciences et pourquoi nous sommes si facilement distraits est un bon point de départ. Notre cerveau est câblé pour les distractions. D'un point de vue évolutif, cela nous a bien servi de remarquer des choses dans notre périphérie.

Imaginez qu'il fait chaud, vous marchez le long d'un plateau de brousse, mais vous n'êtes pas à l'aise. Vous remarquez quelque chose dans votre périphérie, et c'est un grand serpent tigre. Et vous vous arrêtez, laissez passer le serpent et continuez. Cela fait partie de notre instinct de fuite ou de combat. Mais le fait est que nous ne sommes plus dans la brousse pour survivre.

Sur notre lieu de travail, nous utilisons notre cortex préfrontal, la partie exécutive de notre cerveau, pour nous concentrer, planifier, hiérarchiser, rédiger du contenu et développer des stratégies. Cette partie de notre cerveau n'est pas multitâche et il est difficile d'y accéder lorsque nous sommes stressés.

Il y a une autre composante à nos distractions. Notre cerveau aime la nouveauté. Lorsque nous voyons quelque chose de nouveau, les neurotransmetteurs provoquent la libération de dopamine, ce qui détermine notre comportement. Lorsque notre cerveau reçoit cette petite bouffée de dopamine, nous en recherchons plus. Il est donc très intéressant de consulter nos boîtes de réception, nos réseaux sociaux, etc.

Comment gère-t-on les distractions ? Si nous voulons nous concentrer, nous devons configurer notre environnement de travail pour aider notre cerveau à fonctionner au mieux. Voici ce que vous pouvez faire pour vous aider à rester concentré pendant de plus longues périodes :

• Éliminer les distractions
• Réduire le multitâche
• Faites de courtes pauses toutes les 25 minutes
• Écoutez de la musique, de préférence sans paroles
• Commencez la journée avec la tâche la plus difficile, de préférence le matin

Outils et applications qui améliorent la productivité dans les relations publiques

De nombreux outils et applications prétendent augmenter votre productivité RP. Des centaines. Trouver ceux qui conviennent le mieux à vos besoins est la clé. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes avant de choisir le meilleur outil et application :

1. Identifiez le résultat que vous souhaitez obtenir avec un nouvel outil ou une nouvelle application
2. Vérifiez comment ce résultat va booster les performances de l'équipe et de l'organisation
3. Choisissez l'outil ou le programme qui vous aidera à y parvenir le plus efficacement
4. Assurez-vous de le tester avant d'acheter
5. Savoir comment l'utiliser

Sans plus tarder, voici :

Meilleurs outils et applications pour améliorer la productivité dans les relations publiques

Outil pour créer un communiqué de presse visuellement agréable

Prézly

Bien sûr, votre communiqué de presse peut être partagé dans Google Docs avec juste du texte. Mais il vaut mieux pimenter votre annonce avec une touche multimédia. Ils fournissent au lecteur toutes les informations dont il a besoin pour créer votre histoire - tout en étant esthétiquement engageants et accrocheurs. Vous pouvez inclure des images, des vidéos, des publications sur les réseaux sociaux, des clips audio et tout matériel intégrable que vous pouvez imaginer.

Prezly vous permet d'incorporer n'importe quel type de média dans votre communiqué de presse - même des vidéos en direct - et cela simplifie l'ensemble du processus. Si vous travaillez avec des communiqués de presse internationaux, ils facilitent le passage d'une traduction à l'autre. Cela peut aussi vous faire gagner beaucoup de temps en traduction puisqu'ils proposent plus de 40 langues !

Outil de création de contenu pour les réseaux sociaux

Toile

Si vous avez un concepteur à bord, vous n'aurez peut-être pas besoin d'un outil pour cela. Cependant, si vous essayez de combler l'écart entre le bricolage et l'embauche d'un professionnel, Canva est le gagnant ultime. Vous pouvez l'utiliser pour créer des logos, des présentations, des affiches, des films, des publications sur les réseaux sociaux, etc. C'est convivial et gratuit !

En plus de vous permettre de "glisser-déposer" des éléments tels que des images de stock disponibles, des éléments, du texte, etc., il dispose d'une vaste bibliothèque de modèles ! Les modèles sont disponibles pour chaque type de format prédéterminé (histoire IG, publication IG..). Vous pouvez utiliser le modèle entier ou simplement l'utiliser comme source d'inspiration. Cela vous aidera à créer du contenu beaucoup plus rapidement, vous permettant de vous concentrer sur d'autres choses plus importantes.

Outil qui vous aide à vous concentrer

Restez concentré

Il existe des programmes qui peuvent vous aider à éliminer les distractions en ligne si vous devez vous concentrer sur une certaine activité, mais ne vous faites pas confiance pour résister à la tentation en ligne de faire défiler les réseaux sociaux.

Vous pouvez utiliser StayFocusd, qui est un outil fantastique. Il s'agit d'une extension Google Chrome qui limite le temps que vous pouvez passer sur des sites Web particuliers ou qui en désactive entièrement d'autres. En ce qui concerne les sites Web que vous souhaitez restreindre et le temps que vous souhaitez passer à les éviter, c'est totalement réglable.

Outil pour l'actualité

Flipboard

Vous devez toujours être au courant de l'actualité car c'est la responsabilité d'un professionnel des relations publiques d'être au courant de ce qui se passe dans l'actualité. Nous avons tous des sources d'informations fiables, et nous sommes tous conscients du temps qu'il faut pour vérifier chacune individuellement. Les agrégateurs de nouvelles sont excellents pour rassembler des nouvelles provenant de diverses sources et nous les présenter dans un endroit pratique.

Flipboard est sans aucun doute l'un des agrégateurs de nouvelles les meilleurs et les plus appréciés disponibles aujourd'hui. Vous pouvez sélectionner vos régions d'intérêt et les sujets d'actualité dont vous souhaitez entendre parler.

Outil de suivi de la couverture médiatique et des rapports

Mediatoolkit

Compte tenu du flot d'informations qui se produit à chaque seconde, il peut être difficile de compiler toute la couverture de votre entreprise. Nous avons d'excellentes nouvelles, alors ne vous inquiétez pas. Les meilleurs outils de surveillance des médias vous révéleront toutes les mentions pertinentes si elles existent.

Mediatoolkit offre une surveillance des médias en temps réel sur plus de 100 millions de sources en ligne, 24h/24 et 7j/7 dans n'importe quelle langue. Il vous permet de suivre et de surveiller les mentions de votre marque, de vos concurrents, de vos campagnes, de personnes clés, de hashtags, etc. Cet outil primé peut fournir des informations commerciales impeccables, notamment grâce à son système de reporting intégré.

Mediatoolkit offre un essai gratuit de 7 jours !

Outil pour organiser votre travail

Notion

Notion est une application qui domine le marché et qui se développe comme Slack l'a fait à ses débuts, d'une manière simple et sans contrainte avec un accès gratuit à toutes ses fonctionnalités.

Avec l'aide du gestionnaire de tâches multiplateforme Notion, vous pouvez améliorer votre planification personnelle et professionnelle. Pour créer, gérer et collaborer avec d'autres personnes, vous pouvez utiliser votre ordinateur et votre smartphone, que vous soyez en ligne ou hors ligne.

Avec cet outil, vous pouvez composer des textes, des listes, des cases à cocher, des puces, etc. tout en organisant votre travail à l'aide de tableaux, de bases de données, de galeries et de calendriers. Il a également un haut degré de polyvalence. De plus, Notion vous permet d'ajouter des pages et des sous-pages en tant que dossiers de bureau.

Outil de lecture des communiqués de presse et des e-mails

Grammaire

Il est impossible de produire systématiquement une écriture sans erreur. Vous découvrirez des erreurs si vous lisez attentivement la prochaine fois que vous prenez presque n'importe quel livre largement lu ou que vous regardez un film avec les sous-titres tournés. (J'en ai récemment remarqué un dans Inglourious Basterds de Quentin Tarantino. Être un correcteur névrosé rend difficile de profiter de la vie.)

Par conséquent, avoir un filet de sécurité construit sur des algorithmes intelligents pour nous guider dans la bonne direction rend cela logique. Grammarly est une application pour vous aider à éviter d'être négligent lorsque vous vous précipitez pour envoyer des e-mails et pour vous aider si vous savez que la rédaction de mots n'est pas votre meilleur atout. Essayez gratuitement l'extension Chrome pour voir si elle fonctionne pour vous.

La liste fournie ci-dessus n'est en aucun cas exhaustive. Veuillez utiliser cette liste comme point de départ car le monde des outils et de la technologie des relations publiques est en constante évolution. Voyez si les outils vous conviennent, à vous et à votre équipe, en les vérifiant et en les expérimentant.

3 livres à lire pour atteindre la productivité dans les relations publiques

Habitudes atomiques par James Clear

Ce best-seller de James Clear est basé sur l'idée que nous sous-estimons souvent l'importance d'apporter de légères améliorations chaque jour. Nous nous trompons souvent en pensant qu'un grand succès nécessite une action massive. En réalité, les petites choses s'ajoutent à un changement important.

Les cinq leçons principales du livre Atomic Habits sont :

• Les habitudes sont l'accumulation d'intérêts d'auto-amélioration.
• Au lieu de vous fixer des objectifs, concentrez-vous sur votre système si vous voulez de meilleurs résultats.
• Concentrez-vous sur qui vous voulez être plutôt que sur ce que vous voulez atteindre.
• Les quatre lois du changement de comportement sont des lignes directrices simples pour créer de meilleures habitudes. L'une est de le rendre évident; deux pour le rendre attrayant, trois pour le rendre facile et quatre pour le rendre satisfaisant.
• L'environnement est le dernier facteur qui façonne le comportement humain.

Flow par Mihaly Csikszentmihalyi

Csikszentmihalyi approfondit ce qu'il appelle Flow, un état psychologique optimal qui, s'il est atteint, entraîne une immersion et une concentration intense sur les tâches. C'est un guide interne pour découvrir le succès, le progrès et le plaisir grâce au Flow. En tant que professionnels des relations publiques, nous basculons fréquemment entre le travail sur des tâches qui sont soit trop faciles pour nous et ne sont plus difficiles, soit trop difficiles pour nous et stressantes.

La formule de Flow ? Établissez la frontière entre le simple et le difficile afin que vos problèmes soient à la fois importants et compatibles avec votre capacité à agir.

Voici quelques-uns des conseils les plus essentiels de Csikszentmihalyi pour ce faire :

• Sélectionnez et définissez clairement vos objectifs.
• Trouvez des moyens de suivre vos progrès.
• Apprenez à vous concentrer entièrement sur la tâche à accomplir.
• Développer les compétences nécessaires à l'avancement.
• Continuez à faire monter les enchères.

Le calme est la clé par Ryan Holiday

Ce livre peut sembler être un oxymoron pour les professionnels des relations publiques "occupés", qui prospèrent souvent dans un environnement en constante évolution. Mais il y a des moments où ralentir est sage. Holiday souligne l'importance de l'immobilité et des moments de calme dans son livre pour une vie professionnelle et personnelle bien équilibrée.

Les cinq points clés de Still Is the Key :

• Développer l'immobilité mentale.
• Ne laissez pas les médias sociaux et les problèmes mineurs prendre le dessus.
• Décidez de ce qu'il faut ignorer et de ce à quoi il ne faut PAS penser
• Économisez votre énergie
• Créez une vie que vous n'avez pas à fuir !

Pour résumer

Voilà! Il s'agit d'une sélection des meilleurs conseils, outils et livres qui vous permettront d'atteindre une productivité totale en relations publiques. D'accord, la pleine productivité est peut-être un peu ambitieuse, mais cela pourrait vous rapprocher un peu plus !