Productivitate în PR: beneficii, sfaturi, cele mai bune instrumente și cărți

Atingerea productivității totale în PR ar putea părea a atinge o utopie.

Multitasking-ul, distragerile, prioritățile în continuă schimbare... S-ar putea să ai o listă de lucruri curată, dar zilele tale nu arată așa, mai ales în agenție. Prioritățile se schimbă, iar nevoile dvs. (ale agenției și ale clienților) se schimbă. Și unul poate fi mai pretențios decât celălalt.

Pentru a atinge productivitatea totală în departamentele de PR, liderii de departamente trebuie să ia în considerare diferite aspecte. Un departament eficient de relații publice gestionează reputația unei companii și o menține în stare excelentă în ochii clienților, partenerilor și părților interesate. Recomandările cheie de mai jos vă vor ajuta să realizați acest lucru în afacerea dvs. și să mențineți niveluri ridicate de productivitate și de lucru.

Cum își petrec timpul echipele de PR?

În cadrul mărcilor și agențiilor, echipele de PR pierd zile, chiar luni sau un an cu introducerea datelor! Potrivit Muck Rack, cei mai mulți profesioniști de PR petrec prea mult timp lucrând manual, cum ar fi crearea de foi de calcul pentru liste media, compilarea comunicatelor de presă, urmărirea acoperirii media etc.

Încercați să ghiciți cât timp petrece, în medie, un profesionist PR pentru introducerea datelor.

35% dintre profesioniștii de PR de la mărci petrec până la 5 ore pe săptămână sau 10 zile pe an. La agenții, timpul crește până la 10 ore pe săptămână.

Și cu cât echipa este mai mare, cu atât se pierde mai mult timp.

Un brand cu o echipă de PR de 10 persoane ar putea pierde până la 100 de zile pe an. Data este și mai înfricoșătoare când observăm agențiile. O agenție cu peste 100 de oameni de PR ar putea pierde până la un total de 2.100 de zile pe an!

În loc să se concentreze pe sarcinile manuale, profesioniștii de PR ar beneficia mult mai mult din generarea de acoperire și prezentarea succesului. De fapt, măsurarea succesului este provocarea nr. 1 pentru profesioniștii de PR, urmată de găsirea și interacțiunea cu jurnaliști relevanți.

Profesioniștii de PR consideră că generarea mai multă acoperire media este cea mai bună modalitate de a crește valoarea în cadrul organizațiilor, dar 68% consideră că este esențial să măsurați corect această acoperire.

De ce este important să obținem productivitate în PR și comunicare?

Fiecare loc de muncă acordă prioritate productivității, deoarece are numeroase avantaje atât pentru companie, cât și pentru angajați. Acestea sunt câteva dintre aceste avantaje:

• profitabilitate mai mare pentru afaceri și performanță îmbunătățită în organizațiile guvernamentale și neguvernamentale
• niveluri mai ridicate de satisfacție a acționarilor, părților interesate și clienților;
• bunăstare îmbunătățită la locul de muncă;
• Creșterea angajamentului și a satisfacției personalului.

Să trecem la cele 4 sfaturi ale noastre pentru a vă atinge potențialul maxim de productivitate în PR.

4 sfaturi pentru a atinge productivitatea maximă în PR

Sfatul #1 : Organizați-vă și prioritizați-vă sarcinile zilnice

Poate fi dificil să gestionezi o varietate de sarcini pe parcursul zilei, mai ales dacă nu le aranjezi eficient.

Pentru a evita să te simți copleșit, organizează-ți lista lungă de lucruri de făcut și gestionează-ți sarcinile în mod proactiv.

Privind o listă extinsă de lucruri de făcut, vă poate opri progresul. Cu toate acestea, dacă prioritizați sarcinile și le organizați după importanță și urgență, veți ști exact de unde să începeți.

Aici este utilă Matricea Eisenhower. Matricea vă permite să enumerați toate responsabilitățile dumneavoastră săptămânale și să le clasificați utilizând Principiul Urgent/Important Eisenhower:

• Important și urgent
• Important și nu urgent
• Nu este important și urgent
• Nu este important și nu este urgent

Iată cinci sfaturi de gestionare a timpului atunci când lucrați cu Matricea Eisenhower:

1. Alcătuirea unei liste de lucruri de făcut vă eliberează mintea. Dar întotdeauna gândește-te la ceea ce merită să faci mai întâi.
2. Limitați-vă la nu mai mult de opt sarcini în fiecare cadran. Completați-l pe cel mai critic înainte de a adăuga altul. Rețineți: finalizarea sarcinilor este mai importantă decât colectarea.
3. Atât pentru sarcinile de serviciu, cât și pentru cele personale, ar trebui să păstrați o singură listă. În acest fel, vei putea să-ți păstrezi pe cei dragi și pe tine însuți în fruntea listei de priorități.
4. Nu vă lăsați pe dumneavoastră sau pe alții să vă distragă atenția. Nu permiteți niciodată altora să vă stabilească prioritățile. Fă-ți planuri dimineața, apoi treci la treabă. În cele din urmă, savurați sentimentul de împlinire.
5. În cele din urmă, încercați să nu amânați atât de mult lucrurile. Aceasta include, de asemenea, să petreci prea mult timp gestionând sarcinile tale.

Sfatul #2: Automatizați-vă sarcinile

Lista sarcinilor zilnice pe care trebuie să le abordeze profesioniștii de PR este uneori fără sfârșit. Și toți necesită atât de mult timp și efort. Dar automatizarea PR face treaba puțin mai simplă. Unii cred că automatizarea PR subminează fundamentul de bază al profesiei – relațiile. La urma urmei, nu vă puteți automatiza interacțiunile cu ceilalți sau nu ar trebui.

Cu toate acestea, lucrul mai eficient permite profesioniștilor de PR să se concentreze pe ceea ce fac ei cel mai bine: construirea de relații și crearea de mesaje. O parte din munca ocupată care vine cu jobul unui profesionist în PR ar putea fi gestionată prin automatizare.

Automatizarea unor procese, cum ar fi monitorizarea mass-media, divulgarea media, social media și raportarea, poate îmbunătăți planificarea și rezultatele economisind în același timp timp atunci când sunt utilizate corect.

Potrivit lui Wendy Marx, președintele Marx Communications, „folosirea instrumentelor pentru a ne automatiza locurile de muncă ne ajută să fim mai inteligenți în ceea ce privește munca noastră, sporind în același timp productivitatea.”

Iată câteva exemple de ceea ce poate fi automatizat:

• Încărcare pe rețelele sociale
• Liste de informare a influențelor
• Analytics și raportare
• Monitorizarea reputației
• Mențiuni de marcă
• Construirea listelor de influențători

Sfatul #3: Stabiliți și monitorizați progresul față de obiective

Inovația și inteligența fiecărei campanii de PR au un preț. Strategia de PR ideală necesită multă planificare, pregătire și timp pentru a fi creată și realizată. Fiecare campanie este concepută în mod deliberat pentru a atrage un anumit grup demografic și pentru a promova o idee sau un bun specific, în speranța de a primi feedback pozitiv și de a genera un profit.

Din acest motiv, este esențial ca specialiștii în PR să înțeleagă care strategii de publicitate au eșuat și care au dat efectiv roade. Stabilirea de scopuri și obiective pentru activitățile dvs. de comunicare vă permite să planificați și să urmăriți progresul și rezultatele, demonstrând valoarea lor reală.

Iată indicatorii KPI care contează pentru profesioniștii de PR:

• Mențiuni
• Sentiment
• Prezența geografică
• Acoperire și impresii
• Cota de voce
• Angajament social
• Surse ajunse

Sfatul #4 : Rămâi concentrat

A rămâne concentrat este mult mai ușor de spus decât de făcut.

Înțelegerea neuroștiinței și de ce suntem atât de ușor distrași este un loc bun de început. Creierul nostru este cablat pentru distrageri. Dintr-o perspectivă evolutivă, ne-a servit bine să observăm lucruri la periferia noastră.

Imaginează-ți că este o zi caldă, mergi de-a lungul unei tavi de tufiș, dar nu ești în largul tău. Observați ceva la periferia voastră și este un șarpe tigru mare. Și te oprești, lasă șarpele să treacă și continuă. Aceasta face parte din instinctul nostru de zbor sau de luptă. Dar chestia este că nu mai suntem în tufiș, ne mai apărăm pentru supraviețuire.

La locul nostru de muncă, folosim cortexul nostru prefrontal, partea executivă a creierului nostru, pentru a ne concentra, planifica, prioritiza, scrie conținut și dezvolta strategii. Această parte a creierului nostru nu face mai multe sarcini și este greu de accesat atunci când suntem stresați.

Există o altă componentă a distragerilor noastre. Creierul nostru iubește noutatea. Când vedem ceva nou, neurotransmițătorii provoacă eliberarea de dopamină, iar acest lucru ne determină comportamentul. Când creierul nostru primește această mică explozie de dopamină, căutăm mai mult. Deci, este foarte atractiv să ne verificăm căsuțele de e-mail, rețelele sociale etc.

Cum gestionăm distragerile? Dacă vrem să ne concentrăm, trebuie să ne creăm mediul de lucru pentru a ne ajuta creierul să funcționeze cel mai bine. Iată ce puteți face pentru a vă menține concentrat pe perioade mai lungi:

• Eliminați distragerile
• Reduceți multitasking-ul
• Faceți pauze scurte la fiecare 25 de minute
• Ascultă muzică, de preferință fără cuvinte
• Începeți ziua cu cea mai dificilă sarcină, de preferință dimineața

Instrumente și aplicații care îmbunătățesc productivitatea în PR

Numeroase instrumente și aplicații pretind că vă sporesc productivitatea PR. sute. Găsirea celor ideale pentru nevoile dvs. este cheia. Pentru a realiza acest lucru, urmați următorii pași înainte de a alege cel mai bun instrument și aplicație:

1. Identificați rezultatul pe care doriți să-l obțineți cu un nou instrument sau aplicație
2. Verificați cum acest rezultat va spori performanța echipei și a organizației
3. Alegeți instrumentul sau programul care vă va ajuta să realizați acest lucru cel mai eficient
4. Asigurați-vă că îl testați înainte de a cumpăra
5. Fii informat despre cum să-l folosești

Fără alte prelungiri, iată:

Cele mai bune instrumente și aplicații pentru a îmbunătăți productivitatea în PR

Instrument pentru crearea unui comunicat de presă plăcut vizual

Prezly

Sigur, comunicatul dvs. de presă poate fi distribuit în Google Docs doar cu text. Dar este mult mai bine să-ți condimentezi anunțul cu fler multimedia. Ele oferă cititorului toate informațiile de care are nevoie pentru a-ți crea povestea – în același timp fiind captivante din punct de vedere estetic și atrăgătoare. Puteți include imagini, videoclipuri, postări sociale, clipuri audio și orice material încorporabil pe care vi-l puteți imagina.

Prezly vă permite să încorporați orice tip de media în comunicatul dvs. de presă - chiar și videoclipuri în flux live - și face întregul proces simplu. Dacă lucrați cu comunicate de presă internaționale, acestea facilitează comutarea între traduceri. Acest lucru vă poate ajuta să economisiți atât de mult timp de traducere, deoarece oferă mai mult de 40 de limbi!

Instrument pentru crearea de conținut pentru rețelele sociale

Canva

Dacă aveți un designer la bord, este posibil să nu aveți nevoie de un instrument pentru asta. Cu toate acestea, dacă încercați să reduceți diferența dintre bricolaj și angajarea unui profesionist - Canva este câștigătorul suprem. Îl puteți folosi pentru a realiza logo-uri, prezentări, postere, filme, postări pe rețelele sociale și multe altele. Este ușor de utilizat și gratuit!

Pe lângă faptul că vă permite să „trageți și să plasați” elemente, cum ar fi imagini stoc la îndemână, elemente, text etc., are o bibliotecă vastă de șabloane! Șabloanele sunt disponibile pentru orice tip de format predeterminat (povestire IG, postare IG..). Puteți folosi întregul șablon sau îl puteți folosi doar ca inspirație. Acest lucru vă va ajuta să creați conținut mult mai rapid, permițându-vă să vă concentrați pe alte lucruri mai importante.

Instrument care vă ajută să vă concentrați

Rămâi concentrat

Există programe care te pot ajuta să excluzi distragerile online dacă trebuie să te concentrezi pe o anumită activitate, dar nu ai încredere că vei rezista tentației online de a derula rețelele sociale.

Puteți folosi StayFocusd, care este un instrument fantastic. Este o extensie Google Chrome care fie restricționează timpul pe care îl puteți petrece pe anumite site-uri web, fie le dezactivează complet pe altele. Când vine vorba de site-urile web pe care doriți să le restricționați și de timpul pe care doriți să-l petreceți evitându-le, este complet ajustabil.

Instrument pentru știri

Flipboard

Ar trebui să fii mereu la curent cu actualitatea, deoarece este responsabilitatea unui profesionist de relații publice să fie conștient de ceea ce se întâmplă în știri. Cu toții avem surse de informații de încredere și suntem cu toții conștienți de cât de consumator de timp este să verificăm fiecare în parte. Agregatorii de știri sunt excelente în a aduna știri din diverse surse și ne le prezintă într-o locație convenabilă.

Flipboard este, fără îndoială, unul dintre cei mai buni și mai apreciați agregatori de știri disponibile astăzi. Puteți selecta regiunile dvs. de interes și subiectele de știri despre care doriți să aflați.

Instrument pentru monitorizarea acoperirii media și raportarea

Trusa de instrumente media

Având în vedere fluxul de informații care are loc în fiecare secundă, poate fi dificil să compilați întreaga acoperire a companiei dvs. Avem vești excelente, așa că nu vă faceți griji. Instrumentele de monitorizare media de top vor descoperi orice mențiuni pertinente pentru dvs., dacă există.

Mediatoolkit oferă monitorizare media în timp real în peste 100 de milioane de surse online, 24/7 în orice limbă. Vă permite să urmăriți și să monitorizați mențiunile despre marca dvs., concurenții, campaniile, oamenii cheie, hashtag-urile etc. Acest instrument premiat poate oferi informații de afaceri impecabile, în special cu sistemul său de raportare integrat.

Mediatoolkit oferă o probă gratuită de 7 zile!

Instrument pentru a vă organiza munca

Noţiune

Notion este o aplicație care domină piața și crește așa cum a făcut Slack la începuturile sale, într-o manieră simplă, neconstrânsă, cu acces gratuit la toate funcțiile sale.

Cu ajutorul managerului de sarcini multiplatformă Notion, vă puteți îmbunătăți atât planificarea personală, cât și profesională. Pentru a crea, gestiona și colabora cu alții, vă puteți folosi computerul și smartphone-ul, indiferent dacă sunteți online sau offline.

Cu acest instrument, puteți compune texte, liste, casete de selectare, marcatori și multe altele în timp ce vă organizați munca folosind tabele, baze de date, galerii și calendare. De asemenea, are un grad ridicat de versatilitate. În plus, Notion vă permite să adăugați pagini și subpagini ca dosare desktop.

Instrument pentru citirea comunicatelor de presă și a e-mailurilor

Gramatical

Este imposibil să produci în mod constant o scriere fără erori. Veți descoperi erori dacă citiți cu atenție data viitoare când luați aproape orice carte citită pe scară largă sau vizionați un film cu subtitrarea întoarsă. (Recent am observat unul în Basterdi fără glorie de Quentin Tarantino. A fi un corector nevrotic face dificil să te bucuri de viață.)

Prin urmare, a avea o plasă de siguranță construită pe algoritmi inteligenți care să ne ghideze în direcția corectă, face logic. Grammarly este o aplicație care vă ajută să evitați să fiți neglijenți atunci când vă grăbiți să trimiteți e-mailuri și să vă acordați sprijin dacă sunteți conștient de faptul că folosirea cuvintelor nu este cea mai bună alegere. Încercați gratuit extensia Chrome pentru a vedea dacă funcționează pentru dvs.

Lista de mai sus nu este deloc completă. Vă rugăm să utilizați această listă ca punct de început, deoarece lumea instrumentelor de relații publice și tehnologiei este în continuă evoluție. Vedeți dacă instrumentele sunt potrivite pentru dvs. și echipa dvs. verificându-le și experimentând cu ele.

3 cărți de citit pentru a obține productivitatea în PR

Obiceiuri atomice de James Clear

Acest best-seller al lui James Clear se bazează pe ideea că deseori subestimam importanța de a face mici îmbunătățiri în fiecare zi. Adesea ne amăgim crezând că marele succes necesită o acțiune masivă. În realitate, lucrurile mărunte se adaugă la schimbări semnificative.

Cele cinci lecții principale ale cărții Atomic Habits sunt:

• Obiceiurile sunt acumularea de interese de auto-îmbunătățire.
• În loc să vă stabiliți obiective, concentrați-vă asupra sistemului dvs. dacă doriți rezultate mai mari.
• Concentrează-te mai degrabă pe cine vrei să fii decât pe ceea ce vrei să obții.
• Cele patru legi ale schimbării comportamentului sunt linii directoare simple pentru a crea obiceiuri mai bune. Una este să o faci evident; doi înseamnă să îl faci atrăgător, trei să îl faci ușor și patru să îl faci satisfăcător.
• Mediul este factorul final care modelează comportamentul uman.

Flux de Mihaly Csikszentmihalyi

Csikszentmihalyi aprofundează mai mult în ceea ce el numește Flux, o stare psihologică optimă care, dacă este atinsă, are ca rezultat imersiunea și concentrarea intensă asupra sarcinilor. Este un ghid interior pentru descoperirea succesului, progresului și plăcerii prin Flow. În calitate de profesioniști în PR, comutăm frecvent între lucrul la sarcini care fie sunt prea ușoare pentru noi și nu mai sunt provocatoare, fie prea dificile și stresante pentru noi.

Formula pentru Flow? Stabiliți linia dintre simplu și provocator, astfel încât problemele dvs. să fie atât importante, cât și compatibile cu capacitatea de a acționa.

Iată câteva dintre cele mai esențiale sfaturi ale lui Csikszentmihalyi pentru a face acest lucru:

• Selectați și definiți clar obiectivele dvs.
• Găsiți modalități de a vă urmări progresul.
• Învață să te concentrezi în întregime pe sarcina în cauză.
• Dezvoltați abilitățile necesare pentru avansare.
• Continuați să ridicați miza.

Liniștea este cheia lui Ryan Holiday

Această carte poate părea a fi un oximoron pentru profesioniștii de PR „ocupați”, care adesea prosperă într-un mediu în ritm rapid și în continuă schimbare. Dar există momente când încetinirea este înțelept. Holiday subliniază importanța liniștii și a momentelor de liniște în cartea sa pentru o viață profesională și personală completă.

Încă sunt cele cinci concluzii cheie ale cheii:

• Dezvoltați liniștea mentală.
• Nu lăsați rețelele sociale și problemele minore să preia controlul.
• Decideți ce să ignorați și la ce să NU vă gândiți
• Economisiți-vă energia
• Creează o viață de care nu trebuie să fugi!

În concluzie

Iată-l! Aceasta este o selecție a celor mai bune sfaturi, instrumente și cărți care vă vor permite să obțineți productivitate deplină în PR. Bine, productivitatea completă ar putea fi puțin ambițioasă, dar s-ar putea să te apropie puțin!