Productividad en PR: Beneficios, Consejos, Mejores Herramientas y Libros

Alcanzar la productividad total en relaciones públicas puede parecer una utopía.

La multitarea, las distracciones, las prioridades siempre cambiantes... Es posible que tenga una lista de tareas que parezca limpia, pero sus días no se ven así, especialmente en la agencia. Las prioridades cambian, y las necesidades (de la agencia y de los clientes) también lo hacen. Y uno puede ser más exigente que el otro.

Para lograr la productividad total en los departamentos de relaciones públicas, los líderes de departamento deben considerar diferentes aspectos. Un departamento de relaciones públicas eficiente gestiona la reputación de una empresa y la mantiene en excelentes condiciones a los ojos de los clientes, socios y partes interesadas. Los puntos clave a continuación lo ayudarán a lograr esto en su negocio y mantener altos niveles de productividad y ritmo de trabajo.

¿Cómo emplean su tiempo los equipos de relaciones públicas?

¡En todas las marcas y agencias, los equipos de relaciones públicas pierden días, incluso meses, o un año en la entrada de datos! Según Muck Rack, la mayoría de los profesionales de relaciones públicas dedican demasiado tiempo al trabajo manual, como la creación de hojas de cálculo de listas de medios, la compilación de comunicados de prensa, el seguimiento de la cobertura de los medios, etc.

Intente adivinar cuánto tiempo, en promedio, dedica un profesional de relaciones públicas a la entrada de datos.

El 35 % de los profesionales de relaciones públicas de las marcas dedican hasta 5 horas a la semana o 10 días al año. En las agencias, el tiempo salta hasta 10 horas por semana.

Y cuanto más grande es el equipo, más tiempo se pierde.

Una marca con un equipo de relaciones públicas de 10 personas podría perder hasta un total de 100 días al año. La fecha es aún más aterradora cuando observamos agencias. ¡Una agencia con más de 100 personas de relaciones públicas podría perder hasta un total de 2100 días al año!

En lugar de centrarse en tareas manuales, los profesionales de relaciones públicas se beneficiarían mucho más al generar cobertura y mostrar el éxito. De hecho, medir el éxito es el desafío número 1 para los profesionales de relaciones públicas, seguido de encontrar e interactuar con periodistas relevantes.

Los profesionales de relaciones públicas creen que generar más cobertura mediática es la mejor manera de aumentar el valor dentro de las organizaciones, pero el 68 % cree que es crucial medir correctamente esa cobertura.

¿Por qué es importante lograr la productividad en relaciones públicas y comunicaciones?

Todo lugar de trabajo prioriza la productividad ya que presenta numerosas ventajas tanto para la empresa como para los empleados. Estas son algunas de estas ventajas:

• más rentabilidad para las empresas y mejor desempeño en organizaciones gubernamentales y no gubernamentales
• mayores niveles de satisfacción de los accionistas, partes interesadas y clientes;
• mejora del bienestar en el lugar de trabajo;
• Mayor compromiso y satisfacción del personal.

Vayamos a nuestros 4 consejos para lograr su máxima productividad potencial en relaciones públicas.

4 Tips para lograr la máxima productividad en PR

Consejo #1 : Organiza y prioriza tus tareas diarias

Puede ser un desafío manejar una variedad de deberes a lo largo del día, especialmente si no los organiza de manera eficiente.

Para evitar sentirse abrumado, organice su larga lista de tareas pendientes y maneje sus tareas de manera proactiva.

Mirar una extensa lista de tareas pendientes puede detener su progreso. Sin embargo, si prioriza las tareas y las organiza por importancia y urgencia, sabrá por dónde empezar.

Aquí es donde la matriz de Eisenhower resulta útil. La matriz le permite enumerar todas sus responsabilidades semanales y categorizarlas utilizando el Principio Urgente/Importante de Eisenhower:

• Importante y urgente
• Importante y no urgente
• No importante y urgente
• No importante y no urgente

Aquí hay cinco consejos de administración del tiempo cuando se trabaja con The Eisenhower Matrix:

1. Hacer una lista de cosas por hacer libera tu mente. Pero siempre considere lo que vale la pena hacer primero.
2. Limítese a no más de ocho tareas en cada cuadrante. Complete el más crítico antes de agregar otro. Tenga en cuenta: Terminar tareas es más importante que recolectar.
3. Tanto para el trabajo como para las tareas personales, solo debe mantener una lista. De esa manera, podrá mantener a sus seres queridos y a usted mismo en un lugar destacado de la lista de prioridades.
4. No permita que usted mismo o los demás desvíen su atención. Nunca permitas que otros establezcan tus prioridades. Haz tus planes por la mañana y luego ponte a trabajar. Finalmente, saborea la sensación de logro.
5. Finalmente, trata de no postergar tanto las cosas. Esto también incluye pasar demasiado tiempo administrando sus tareas pendientes.

Consejo #2: Automatiza tus tareas

La lista de tareas diarias que los profesionales de relaciones públicas deben abordar a veces es interminable. Y todos toman mucho tiempo y esfuerzo para hacerlo. Pero la automatización de relaciones públicas simplifica un poco el trabajo. Algunos creen que la automatización de las relaciones públicas socava la base básica de la profesión: las relaciones. Después de todo, no puede automatizar sus interacciones con los demás, o no debería hacerlo.

Sin embargo, trabajar de manera más eficiente permite a los profesionales de relaciones públicas concentrarse en lo que mejor saben hacer: construir relaciones y crear mensajes. Parte del trabajo intenso que conlleva el trabajo de un profesional de relaciones públicas podría manejarse mediante la automatización.

La automatización de algunos procesos, como el seguimiento de los medios, la difusión en los medios, las redes sociales y la elaboración de informes, puede mejorar la planificación y los resultados y, al mismo tiempo, ahorrar tiempo si se utiliza correctamente.

Según Wendy Marx, presidenta de Marx Communications, "el uso de herramientas para automatizar nuestros trabajos nos ayuda a ser más inteligentes con nuestro trabajo y a mejorar nuestra productividad".

Estos son algunos ejemplos de lo que se puede automatizar:

• Carga de redes sociales
• Listas de alcance de influencers
• Análisis e informes
• Monitoreo de reputación
• menciones de marca
• Creación de listas de influencers

Consejo #3: Establezca y monitoree el progreso contra los objetivos

La innovación y el ingenio de cada campaña de relaciones públicas tienen un precio. La estrategia ideal de relaciones públicas requiere mucha planificación, preparación y tiempo para crearse y llevarse a cabo. Cada campaña está diseñada deliberadamente para atraer a un determinado grupo demográfico y promover una idea o bien específico con la esperanza de recibir comentarios positivos y generar ganancias.

Debido a esto, es fundamental que los especialistas en relaciones públicas comprendan qué estrategias publicitarias fallaron y cuáles realmente valieron la pena. Establecer metas y objetivos para sus actividades de comunicación le permite planificar y realizar un seguimiento del progreso y los resultados, demostrando su valor real.

Estos son los KPI que son importantes para los profesionales de relaciones públicas:

• Menciones
• Sentimiento
• Presencia geográfica
• Alcance e impresiones
• cuota de voz
• Compromiso social
• Fuentes alcanzadas

Consejo #4 : Manténgase enfocado

Mantenerse enfocado es mucho más fácil decirlo que hacerlo.

Comprender la neurociencia y por qué nos distraemos tan fácilmente es un buen punto de partida. Nuestros cerebros están programados para las distracciones. Desde una perspectiva evolutiva, nos sirvió bien notar cosas en nuestra periferia.

Imagina que es un día cálido, estás caminando sobre una bandeja de arbustos, pero no estás a gusto. Notas algo en tu periferia, y es una gran serpiente tigre. Y te detienes, dejas pasar a la serpiente, y sigues. Esto es parte de nuestro instinto de huida o lucha. Pero la cuestión es que ya no estamos en el monte luchando por sobrevivir.

En nuestro lugar de trabajo, usamos nuestra corteza prefrontal, la parte ejecutiva de nuestro cerebro, para concentrarnos, planificar, priorizar, escribir contenido y desarrollar estrategias. Esta parte de nuestro cerebro no realiza múltiples tareas, y es difícil acceder a ella cuando estamos bajo estrés.

Hay otro componente de nuestras distracciones. Nuestros cerebros aman la novedad. Cuando vemos algo nuevo, los neurotransmisores hacen que se libere dopamina, y esto impulsa nuestro comportamiento. Cuando nuestros cerebros reciben esta pequeña explosión de dopamina, buscamos más. Entonces, es muy atractivo revisar nuestras bandejas de entrada, redes sociales, etc.

¿Cómo gestionamos las distracciones? Si queremos concentrarnos, debemos configurar nuestro entorno de trabajo para ayudar a que nuestro cerebro funcione mejor. Esto es lo que puede hacer para ayudar a mantenerse concentrado durante períodos más largos:

• Elimina las distracciones
• Reducir la multitarea
• Tome descansos cortos cada 25 minutos
• Escuche música, preferiblemente sin palabras.
• Comience el día con la tarea más desafiante, preferiblemente por la mañana.

Herramientas y aplicaciones que mejoran la productividad en relaciones públicas

Numerosas herramientas y aplicaciones pretenden aumentar su productividad de relaciones públicas. Cientos. Encontrar los ideales para tus necesidades es la clave. Para lograr esto, siga los siguientes pasos antes de elegir la mejor herramienta y aplicación:

1. Identifique el resultado que desea lograr con una nueva herramienta o aplicación
2. Verifique cómo este resultado impulsará el desempeño del equipo y de la organización
3. Elija la herramienta o el programa que lo ayudará a lograr esto de la manera más efectiva.
4. Asegúrate de probarlo antes de comprar
5. Estar bien informado sobre cómo usarlo

Sin más preámbulos, aquí están:

Las mejores herramientas y aplicaciones para mejorar la productividad en relaciones públicas

Herramienta para crear un comunicado de prensa visualmente agradable

Prezly

Claro, su comunicado de prensa se puede compartir en Google Docs con solo texto. Pero es mucho mejor darle vida a su anuncio con un estilo multimedia. Brindan al lector toda la información que necesita para crear su historia, a la vez que son estéticamente atractivos y llamativos. Puede incluir imágenes, videos, publicaciones sociales, clips de audio y cualquier material integrable que pueda imaginar.

Prezly le permite incorporar cualquier tipo de medio en su comunicado de prensa, incluso videos en vivo, y simplifica todo el proceso. Si está trabajando con comunicados de prensa internacionales, facilitan el cambio entre traducciones. ¡Esto también puede ayudar a ahorrar mucho tiempo de traducción, ya que ofrecen más de 40 idiomas!

Herramienta para crear contenido para redes sociales

Canva

Si tiene un diseñador a bordo, es posible que no necesite una herramienta para esto. Sin embargo, si está tratando de cerrar la brecha entre el bricolaje y la contratación de un profesional, Canva es el ganador final. Puede usarlo para hacer logotipos, presentaciones, carteles, películas, publicaciones en redes sociales y más. ¡Es fácil de usar y de uso gratuito!

Además de permitirle "arrastrar y soltar" elementos como imágenes de archivo disponibles, elementos, texto, etc., ¡tiene una amplia biblioteca de plantillas! Las plantillas están disponibles para cada tipo de formato predeterminado (historia de IG, publicación de IG...). Puedes usar la plantilla completa o simplemente usarla como inspiración. Esto te ayudará a crear contenido mucho más rápido, permitiéndote concentrarte en otras cosas más importantes.

Herramienta que te ayuda a concentrarte

mantente enfocado

Existen programas que pueden ayudarlo a eliminar las distracciones en línea si necesita concentrarse en una determinada actividad, pero no confíe en sí mismo para resistir la tentación en línea de desplazarse por las redes sociales.

Puedes usar StayFocusd, que es una herramienta fantástica. Es una extensión de Google Chrome que restringe la cantidad de tiempo que puede pasar en sitios web particulares o deshabilita por completo otros. Cuando se trata de los sitios web que desea restringir y la cantidad de tiempo que desea pasar evitándolos, es totalmente ajustable.

herramienta para noticias

Flipboard

Siempre debe estar al día con los temas de actualidad porque es responsabilidad de un profesional de relaciones públicas estar al tanto de lo que sucede en las noticias. Todos tenemos fuentes de información confiables, y todos somos conscientes de lo lento que es revisar cada una de ellas individualmente. Los agregadores de noticias son excelentes para recopilar noticias de varias fuentes y presentárnoslas en una ubicación conveniente.

Flipboard es, sin duda, uno de los mejores y más queridos agregadores de noticias disponibles en la actualidad. Puede seleccionar sus regiones de interés y los temas de noticias que desea conocer.

Herramienta para monitorear la cobertura de los medios y los informes

Kit de herramientas de medios

Teniendo en cuenta la avalancha de información que se produce cada segundo, puede resultar difícil recopilar toda la cobertura de su empresa. Tenemos excelentes noticias, así que no te preocupes. Las principales herramientas de monitoreo de medios descubrirán cualquier mención pertinente para usted, si existe.

Mediatoolkit ofrece monitoreo de medios en tiempo real a través de más de 100 millones de fuentes en línea, 24/7 en cualquier idioma. Le permite rastrear y monitorear las menciones de su marca, competidores, campañas, personas clave, hashtags, etc. Esta galardonada herramienta puede proporcionar información comercial impecable, especialmente con su sistema de informes integrado.

¡Mediatoolkit ofrece una prueba gratuita de 7 días!

Herramienta para organizar tu trabajo

Noción

Notion es una aplicación que está dominando el mercado y está creciendo como lo hizo Slack en sus primeros días, de una manera sencilla y sin restricciones con acceso gratuito a todas sus funciones.

Con la ayuda del administrador de tareas multiplataforma Notion, puede mejorar tanto su planificación personal como profesional. Para crear, administrar y colaborar con otros, puede usar su computadora y teléfono inteligente, ya sea que esté en línea o fuera de línea.

Con esta herramienta, puedes componer textos, listas, casillas de verificación, viñetas y más mientras organizas tu trabajo usando tablas, bases de datos, galerías y calendarios. También tiene un alto grado de versatilidad. Además, Notion le permite agregar páginas y subpáginas como carpetas de escritorio.

Herramienta para leer comunicados de prensa y correos electrónicos

gramaticalmente

Es imposible producir consistentemente una escritura sin errores. Descubrirá errores si lee con atención la próxima vez que tome casi cualquier libro muy leído o vea una película con los subtítulos activados. (Recientemente noté uno en Inglourious Basterds de Quentin Tarantino. Ser un corrector de pruebas neurótico hace que sea difícil disfrutar de la vida).

Por lo tanto, tener una red de seguridad basada en algoritmos inteligentes para guiarnos en la dirección correcta lo hace lógico. Grammarly es una aplicación para ayudarlo a evitar ser descuidado cuando se apresura a enviar correos electrónicos y para brindarle apoyo si sabe que la redacción de palabras no es su mejor opción. Pruebe la extensión de Chrome de forma gratuita para ver si funciona para usted.

La lista provista arriba no es de ninguna manera completa. Utilice esta lista como punto de partida porque el mundo de las herramientas y la tecnología de relaciones públicas está en constante evolución. Vea si las herramientas son adecuadas para usted y su equipo revisándolas y experimentando con ellas.

3 libros para leer para lograr la productividad en PR

Hábitos atómicos de James Clear

Este best-seller de James Clear se basa en la idea de que con frecuencia subestimamos la importancia de hacer pequeñas mejoras todos los días. A menudo nos engañamos pensando que un gran éxito requiere una acción masiva. En realidad, las pequeñas cosas se suman a un cambio significativo.

Las cinco lecciones principales del libro Atomic Habits son:

• Los hábitos son la acumulación de intereses de superación personal.
• En lugar de establecer metas, concéntrese en su sistema si desea obtener mejores resultados.
• Concéntrate en quién quieres ser en lugar de en lo que quieres lograr.
• Las cuatro leyes del cambio de comportamiento son pautas sencillas para crear mejores hábitos. Una es hacerlo evidente; dos es hacerlo atractivo, tres es hacerlo fácil y cuatro es hacerlo satisfactorio.
• El medio ambiente es el factor final que moldea el comportamiento humano.

Fluir de Mihaly Csikszentmihalyi

Csikszentmihalyi profundiza en lo que él llama Flow, un estado psicológico óptimo que, si se alcanza, da como resultado una inmersión y un enfoque intenso en las tareas. Es una guía interna para descubrir el éxito, el progreso y el placer a través de Flow. Como profesionales de relaciones públicas, con frecuencia cambiamos entre trabajar en tareas que son demasiado fáciles para nosotros y ya no representan un desafío o demasiado difíciles para nosotros y estresantes.

¿La fórmula para el Flujo? Establece la línea entre lo simple y lo desafiante para que tus problemas sean importantes y compatibles con tu capacidad de actuar.

Estos son algunos de los consejos más esenciales de Csikszentmihalyi para hacer esto:

• Seleccione y defina claramente sus objetivos.
• Encuentre maneras de seguir su progreso.
• Aprende a concentrarte por completo en la tarea que tienes entre manos.
• Desarrollar las habilidades requeridas para el progreso.
• Continúe subiendo las apuestas.

La quietud es la clave de Ryan Holiday

Este libro puede parecer un oxímoron para los profesionales de relaciones públicas "ocupados", que a menudo prosperan en un entorno cambiante y acelerado. Pero hay ocasiones en las que reducir la velocidad es prudente. Holiday enfatiza la importancia de la quietud y los momentos de tranquilidad en su libro para una vida profesional y personal completa.

Los cinco puntos clave de Still Is the Key:

• Desarrolla la quietud mental.
• No dejes que las redes sociales y los problemas menores tomen el control.
• Decide qué ignorar y en qué NO pensar
• Ahorre su energía
• ¡Crea una vida de la que no tengas que huir!

Para resumir

¡Ahí tienes! Esta es una selección de los mejores consejos, herramientas y libros que le permitirán alcanzar la máxima productividad en relaciones públicas. De acuerdo, la productividad total puede ser un poco ambiciosa, ¡pero podría acercarte un poco más!