Produktywność w PR: korzyści, wskazówki, najlepsze narzędzia i książki

Osiągnięcie całkowitej produktywności w PR może wydawać się osiągnięciem utopii.

Wielozadaniowość, rozpraszanie uwagi, ciągle zmieniające się priorytety… Możesz mieć przejrzystą listę rzeczy do zrobienia, ale twoje dni tak nie wyglądają, zwłaszcza w agencji. Zmieniają się priorytety, zmieniają się potrzeby (agencji i klientów). A jeden może być bardziej wymagający od drugiego.

Aby osiągnąć całkowitą produktywność w działach PR, liderzy działów muszą wziąć pod uwagę różne aspekty. Sprawnie działający dział public relations zarządza reputacją firmy i utrzymuje ją w doskonałej kondycji w oczach klientów, partnerów i interesariuszy. Poniższe kluczowe wnioski pomogą Ci to osiągnąć w Twojej firmie i utrzymać wysoki poziom produktywności i tempa pracy.

Jak zespoły PR spędzają czas?

W różnych markach i agencjach zespoły PR marnują dni, a nawet miesiące lub rok na wprowadzanie danych! Według Muck Rack większość specjalistów PR spędza zbyt dużo czasu na pracy ręcznej, takiej jak tworzenie arkuszy kalkulacyjnych z listą mediów, kompilowanie komunikatów prasowych, śledzenie relacji w mediach itp.

Spróbuj zgadnąć, ile średnio czasu PR spędza na wprowadzaniu danych.

35% PR-owców w markach spędza do 5 godzin tygodniowo lub 10 dni w roku. W agencjach czas skacze do 10 godzin tygodniowo.

A im większy zespół, tym więcej czasu traci.

Marka z 10-osobowym zespołem PR może marnować łącznie nawet 100 dni w roku. Data jest jeszcze bardziej przerażająca, gdy obserwujemy agencje. Agencja zatrudniająca ponad 100 PR-owców może marnować łącznie 2100 dni w roku!

Zamiast skupiać się na zadaniach ręcznych, profesjonaliści PR skorzystaliby znacznie więcej z generowania zasięgu i prezentowania sukcesu. W rzeczywistości mierzenie sukcesu jest największym wyzwaniem dla specjalistów PR, a następnie znalezienie odpowiednich dziennikarzy i nawiązanie z nimi kontaktu.

Specjaliści od PR uważają, że generowanie większej ilości informacji w mediach jest najlepszym sposobem na zwiększenie wartości wewnątrz organizacji, ale 68% uważa, że ​​prawidłowy pomiar zasięgu jest kluczowy.

Dlaczego ważne jest osiągnięcie produktywności w PR i komunikacji?

Każde miejsce pracy stawia na produktywność, ponieważ ma wiele zalet zarówno dla firmy, jak i pracowników. Oto kilka z tych zalet:

• większa rentowność dla firm i lepsze wyniki w organizacjach rządowych i pozarządowych
• wyższy poziom zadowolenia akcjonariuszy, interesariuszy i klientów;
• lepsze samopoczucie w miejscu pracy;
• Zwiększone zaangażowanie i satysfakcja pracowników.

Przejdźmy do naszych 4 wskazówek, jak osiągnąć pełną potencjalną produktywność w PR.

4 wskazówki, jak osiągnąć maksymalną produktywność w PR

Wskazówka nr 1 : Organizuj i ustalaj priorytety swoich codziennych zadań

Zarządzanie różnymi obowiązkami w ciągu dnia może być trudne, zwłaszcza jeśli nie załatwisz ich sprawnie.

Aby uniknąć poczucia przytłoczenia, uporządkuj swoją długą listę rzeczy do zrobienia i proaktywnie wykonuj zadania.

Spojrzenie na obszerną listę rzeczy do zrobienia może zatrzymać Twoje postępy. Jeśli jednak ustalisz priorytety zadań i zorganizujesz je według ważności i pilności, będziesz wiedział, od czego zacząć.

Tu przydaje się Matryca Eisenhowera. Macierz pozwala na wymienienie wszystkich swoich tygodniowych obowiązków i kategoryzację ich przy użyciu pilnej/ważnej zasady Eisenhowera:

• Ważne i pilne
• Ważne i nie pilne
• Nie ważne i pilne
• Nie ważne i nie pilne

Oto pięć wskazówek dotyczących zarządzania czasem podczas pracy z Matrycą Eisenhowera:

1. Sporządzenie listy rzeczy do zrobienia uwalnia twój umysł. Ale zawsze zastanów się, co warto zrobić najpierw.
2. Ogranicz się do nie więcej niż ośmiu zadań w każdym kwadrancie. Wypełnij najbardziej krytyczny przed dodaniem kolejnego. Pamiętaj: kończenie zadań jest ważniejsze niż zbieranie.
3. Zarówno w przypadku zadań zawodowych, jak i osobistych, należy zawsze prowadzić tylko jedną listę. W ten sposób będziesz mógł utrzymać swoich bliskich i siebie wysoko na liście priorytetów.
4. Nie pozwól sobie lub innym odwrócić twojej uwagi. Nigdy nie pozwalaj innym ustalać twoich priorytetów. Rano przygotuj plany, a potem zabierz się do pracy. Na koniec delektuj się poczuciem spełnienia.
5. Na koniec postaraj się nie odkładać sprawy tak bardzo. Obejmuje to również spędzanie zbyt dużo czasu na zarządzaniu zadaniami do wykonania.

Wskazówka 2: Zautomatyzuj swoje zadania

Lista codziennych zadań, z którymi muszą się zmierzyć profesjonaliści PR, czasami nie ma końca. A wykonanie wszystkich zajmuje tyle czasu i wysiłku. Ale automatyzacja PR sprawia, że ​​praca jest nieco prostsza. Niektórzy uważają, że automatyzacja PR podważa podstawowy fundament zawodu – relacje. W końcu nie możesz zautomatyzować swoich interakcji z innymi lub nie powinieneś.

Jednak wydajniejsza praca pozwala specjalistom PR skoncentrować się na tym, co robią najlepiej: budowaniu relacji i tworzeniu wiadomości. Część pracochłonnej pracy, która wiąże się z pracą PR-owca, może być obsługiwana przez automatyzację.

Automatyzacja niektórych procesów, takich jak monitorowanie mediów, kontakt z mediami, media społecznościowe i raportowanie, może poprawić planowanie i wyniki, jednocześnie oszczędzając czas przy prawidłowym użytkowaniu.

Według Wendy Marx, prezes Marx Communications, „używanie narzędzi do automatyzacji naszej pracy pomaga nam być mądrzejszym w naszej pracy, jednocześnie zwiększając naszą produktywność”.

Oto kilka przykładów tego, co można zautomatyzować:

• Przesyłanie do mediów społecznościowych
• Listy kontaktów z influencerami
• Analityka i raportowanie
• Monitorowanie reputacji
• Wzmianki o marce
• Budowanie list influencerów

Wskazówka 3: Ustalaj i monitoruj postępy w realizacji celów

Każda innowacyjność i dowcip kampanii PR ma swoją cenę. Tworzenie i realizacja idealnej strategii PR wymaga dużo planowania, przygotowań i czasu. Każda kampania jest celowo zaprojektowana tak, aby odwoływać się do określonej grupy demograficznej i promować konkretny pomysł lub dobro w nadziei na otrzymanie pozytywnej opinii i wygenerowanie zysku.

Z tego powodu specjaliści PR muszą zrozumieć, które strategie reklamowe zawiodły, a które faktycznie się opłaciły. Wyznaczanie celów i zadań dla działań komunikacyjnych pozwala planować i śledzić postępy i wyniki, demonstrując ich rzeczywistą wartość.

Oto KPI, które mają znaczenie dla PR-owców:

• Wzmianki
• Sentyment
• Obecność geograficzna
• Zasięg i wrażenia
• Udział głosu
• Zaangażowanie społeczne
• Osiągnięto źródła

Porada 4 : Bądź skoncentrowany

Skupienie się jest o wiele łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia.

Zrozumienie neuronauki i tego, dlaczego tak łatwo się rozpraszamy, to dobry początek. Nasze mózgi są przystosowane do rozpraszania uwagi. Z ewolucyjnego punktu widzenia dobrze nam służyło dostrzeganie rzeczy na naszych peryferiach.

Wyobraź sobie, że jest ciepły dzień, idziesz wzdłuż tacy z krzakami, ale nie czujesz się swobodnie. Zauważasz coś na swoich peryferiach i jest to duży wąż tygrysi. I zatrzymaj się, pozwól wężowi przejść obok i kontynuuj. To część naszego instynktu ucieczki lub walki. Ale chodzi o to, że nie jesteśmy już w buszu walcząc o przetrwanie.

W naszym miejscu pracy używamy kory przedczołowej, wykonawczej części naszego mózgu, aby koncentrować się, planować, ustalać priorytety, pisać treści i opracowywać strategie. Ta część naszego mózgu nie wykonuje wielu zadań i jest trudno dostępna, gdy jesteśmy w stresie.

Jest jeszcze jeden składnik naszych rozrywek. Nasze mózgi kochają nowości. Kiedy widzimy coś nowego, neuroprzekaźniki powodują uwalnianie dopaminy, a to napędza nasze zachowanie. Kiedy nasze mózgi otrzymują ten mały wybuch dopaminy, szukamy więcej. Dlatego bardzo atrakcyjne jest sprawdzanie naszych skrzynek odbiorczych, mediów społecznościowych itp.

Jak radzimy sobie z rozpraszaniem uwagi? Jeśli chcemy się skoncentrować, musimy skonfigurować nasze środowisko pracy, aby pomóc naszemu mózgowi pracować jak najlepiej. Oto, co możesz zrobić, aby zachować koncentrację przez dłuższy czas:

• Wyeliminuj rozpraszacze
• Ogranicz wielozadaniowość
• Rób krótkie przerwy co 25 minut
• Słuchaj muzyki, najlepiej bez słów
• Zacznij dzień od najtrudniejszego zadania, najlepiej rano

Narzędzia i aplikacje zwiększające produktywność w PR

Liczne narzędzia i aplikacje twierdzą, że zwiększają produktywność PR. Setki. Kluczem jest znalezienie tych idealnych dla Twoich potrzeb. Aby to osiągnąć, przed wybraniem najlepszego narzędzia i aplikacji wykonaj następujące czynności:

1. Określ wynik, który chcesz osiągnąć za pomocą nowego narzędzia lub aplikacji
2. Sprawdź, jak ten wynik poprawi wydajność zespołu i organizacji
3. Wybierz narzędzie lub program, który pomoże Ci to najskuteczniej zrealizować
4. Przetestuj go przed zakupem
5. Mieć wiedzę na temat tego, jak z niego korzystać

Bez zbędnych ceregieli, oto:

Najlepsze narzędzia i aplikacje zwiększające produktywność w PR

Narzędzie do tworzenia przyjemnej wizualnie informacji prasowej

Prezly

Jasne, Twoja informacja prasowa może zostać udostępniona w Dokumentach Google za pomocą samego tekstu. Ale znacznie lepiej jest urozmaicić swoje ogłoszenie multimedialnym polotem. Dostarczają czytelnikowi wszystkich informacji, których potrzebuje, aby stworzyć swoją historię – a jednocześnie są estetycznie wciągające i przyciągające wzrok. Możesz dołączyć zdjęcia, filmy, wpisy społecznościowe, klipy audio i dowolny materiał do osadzenia, jaki możesz sobie wyobrazić.

Prezly umożliwia włączenie dowolnego rodzaju mediów do informacji prasowej – nawet wideo na żywo – i upraszcza cały proces. Jeśli pracujesz z międzynarodowymi komunikatami prasowymi, ułatwiają one przełączanie między tłumaczeniami. Może to pomóc zaoszczędzić tyle czasu na tłumaczeniu, ponieważ oferuje ponad 40 języków!

Narzędzie do tworzenia treści dla mediów społecznościowych

Kanwa

Jeśli masz na pokładzie projektanta, możesz nie potrzebować do tego narzędzia. Jeśli jednak próbujesz wypełnić lukę między majsterkowaniem a zatrudnieniem profesjonalisty – Canva jest ostatecznym zwycięzcą. Możesz go używać do tworzenia logo, prezentacji, plakatów, filmów, wpisów w mediach społecznościowych i nie tylko. Jest przyjazny dla użytkownika i darmowy!

Oprócz możliwości „przeciągania i upuszczania” elementów, takich jak dostępne obrazy, elementy, tekst itp., ma obszerną bibliotekę szablonów! Szablony są dostępne dla każdego rodzaju z góry określonego formatu (historia IG, post IG...). Możesz użyć całego szablonu lub po prostu użyć go jako inspiracji. Pomoże Ci to znacznie szybciej tworzyć treści, pozwalając Ci skupić się na innych, ważniejszych rzeczach.

Narzędzie, które pomoże Ci się skoncentrować

Bądź skoncentrowany

Istnieją programy, które mogą pomóc Ci odciąć się od internetowych rozrywek, jeśli musisz skoncentrować się na określonej czynności, ale nie ufaj sobie, aby oprzeć się pokusie przeglądania sieci społecznościowych.

Możesz użyć StayFocusd, który jest fantastycznym narzędziem. Jest to rozszerzenie Google Chrome, które albo ogranicza ilość czasu, który możesz spędzić na określonych stronach, albo całkowicie wyłącza inne. Jeśli chodzi o strony internetowe, które chcesz ograniczyć i ilość czasu, którą chcesz poświęcić na ich unikanie, jest to całkowicie regulowane.

Narzędzie do wiadomości

Flipboard

Zawsze powinieneś być na bieżąco z bieżącymi wydarzeniami, ponieważ obowiązkiem PR-owca jest bycie świadomym tego, co dzieje się w wiadomościach. Wszyscy dysponujemy wiarygodnymi źródłami informacji i wszyscy zdajemy sobie sprawę, jak czasochłonne jest sprawdzanie każdego z osobna. Agregatory wiadomości świetnie radzą sobie z gromadzeniem wiadomości z różnych źródeł i prezentowaniem ich nam w jednym wygodnym miejscu.

Flipboard jest bezsprzecznie jednym z najlepszych i najbardziej lubianych agregatorów wiadomości dostępnych obecnie. Możesz wybrać interesujące Cię regiony i tematy wiadomości, o których chcesz usłyszeć.

Narzędzie do monitorowania relacji medialnych i raportowania

Mediatoolkit

Biorąc pod uwagę zalew informacji, który pojawia się co sekundę, zestawienie całego zasięgu Twojej firmy może być trudne. Mamy świetne wieści, więc nie martw się. Najlepsze narzędzia do monitorowania mediów odkryją dla Ciebie wszelkie istotne wzmianki, jeśli takie istnieją.

Mediatoolkit oferuje monitorowanie mediów w czasie rzeczywistym w ponad 100 milionach źródeł online, 24/7 w dowolnym języku. Pozwala śledzić i monitorować wzmianki o Twojej marce, konkurentach, kampaniach, kluczowych osobach, hashtagach itp. To wielokrotnie nagradzane narzędzie może zapewnić nienaganny wgląd w biznes, zwłaszcza dzięki zintegrowanemu systemowi raportowania.

Mediatoolkit oferuje 7-dniowy bezpłatny okres próbny!

Narzędzie do organizowania pracy

Pojęcie

Notion to aplikacja, która dominuje na rynku i rośnie, podobnie jak Slack na początku, w prosty, nieograniczony sposób, z bezpłatnym dostępem do wszystkich jej funkcji.

Z pomocą wieloplatformowego menedżera zadań Notion możesz usprawnić swoje planowanie zarówno osobiste, jak i zawodowe. Do tworzenia, zarządzania i współpracy z innymi możesz używać komputera i smartfona, niezależnie od tego, czy jesteś online, czy offline.

Za pomocą tego narzędzia możesz komponować teksty, listy, pola wyboru, punktory i nie tylko, organizując swoją pracę za pomocą tabel, baz danych, galerii i kalendarzy. Posiada również wysoki stopień wszechstronności. Dodatkowo Notion umożliwia dodawanie stron i podstron jako folderów pulpitu.

Narzędzie do lektorowania komunikatów prasowych i e-maili

Gramatyka

Nie da się konsekwentnie tworzyć bezbłędne pisanie. Błędy odkryjesz, jeśli przeczytasz uważnie następnym razem, gdy weźmiesz do ręki prawie każdą powszechnie czytaną książkę lub obejrzysz film z odwróconymi napisami. (Niedawno zauważyłem jednego w Inglourious Basterds Quentina Tarantino. Bycie neurotycznym korektorem utrudnia cieszenie się życiem.)

Dlatego posiadanie siatki bezpieczeństwa opartej na sprytnych algorytmach, które prowadzą nas we właściwym kierunku, sprawia, że ​​jest to logiczne. Grammarly to aplikacja, która pomoże Ci uniknąć nieostrożności w pośpiechu z wysyłaniem e-maili i udzieli wsparcia, jeśli masz świadomość, że tworzenie słów nie jest Twoim najlepszym atutem. Wypróbuj bezpłatnie rozszerzenie do Chrome, aby sprawdzić, czy Ci odpowiada.

Powyższa lista nie jest kompletna. Proszę używać tej listy jako punktu wyjścia, ponieważ świat narzędzi public relations i technologii stale się rozwija. Sprawdź, czy narzędzia są odpowiednie dla Ciebie i Twojego zespołu, sprawdzając je i eksperymentując z nimi.

3 książki do przeczytania, aby osiągnąć produktywność w PR

Nawyki atomowe James Clear

Ten bestseller autorstwa Jamesa Cleara opiera się na założeniu, że często nie doceniamy wagi wprowadzania drobnych ulepszeń każdego dnia. Często łudzimy się, że wielki sukces wymaga ogromnych działań. W rzeczywistości małe rzeczy składają się na znaczącą zmianę.

Pięć głównych lekcji zawartych w książce Atomic Habits to:

• Nawyki to kumulacja zainteresowań samodoskonalenia.
• Zamiast wyznaczać cele, skup się na swoim systemie, jeśli chcesz uzyskać lepsze wyniki.
• Skoncentruj się na tym, kim chcesz być, a nie na tym, co chcesz osiągnąć.
• Cztery Prawa Zmiany Zachowania to proste wskazówki, które pomogą stworzyć lepsze nawyki. Jednym z nich jest uczynienie tego oczywistym; dwa to uatrakcyjnienie, trzy to ułatwienie, a cztery to zadowolenie.
• Środowisko jest ostatecznym czynnikiem kształtującym ludzkie zachowanie.

Przepływ Mihaly Csikszentmihalyi

Csikszentmihalyi zagłębia się dalej w to, co nazywa Przepływem, optymalny stan psychiczny, który, jeśli zostanie osiągnięty, skutkuje zanurzeniem i intensywnym skupieniem się na zadaniach. To wewnętrzny przewodnik po tym, jak odkryć sukces, postęp i przyjemność dzięki Flow. Jako PR-owcy często przełączamy się między pracą nad zadaniami, które albo są dla nas zbyt łatwe, i przestały być dla nas trudne, albo zbyt trudne i stresujące.

Wzór na Flow? Ustal granicę między prostotą a wyzwaniem, aby Twoje problemy były zarówno ważne, jak i zgodne z Twoją zdolnością do działania.

Oto kilka najważniejszych wskazówek Csikszentmihalyi, jak to zrobić:

• Wybierz i jasno określ swoje cele.
• Znajdź sposoby na śledzenie swoich postępów.
• Naucz się koncentrować całkowicie na zadaniu.
• Rozwijaj umiejętności wymagane do awansu.
• Kontynuuj podnoszenie stawki.

Bezruch jest kluczem Ryana Holidaya

Ta książka może wydawać się oksymoronem dla „zapracowanych” specjalistów PR, którzy często dobrze prosperują w szybko zmieniającym się środowisku. Ale są chwile, kiedy zwalnianie jest mądre. Holiday podkreśla w swojej książce znaczenie ciszy i spokoju dla ukształtowania życia zawodowego i osobistego.

Still Is the Key to pięć kluczowych wniosków:

• Rozwijaj spokój umysłu.
• Nie pozwól, aby media społecznościowe i drobne problemy przejęły kontrolę.
• Zdecyduj, co zignorować, a o czym NIE myśleć
• Oszczędzaj energię
• Stwórz życie, przed którym nie musisz uciekać!

Podsumowując

Masz to! To wybór najlepszych wskazówek, narzędzi i książek, które pozwolą Ci osiągnąć pełną produktywność w PR. OK, pełna produktywność może być nieco ambitna, ale może Cię trochę zbliżyć!