公关生产力：好处、技巧、最佳工具和书籍

在公关中实现总生产力似乎是实现了一个乌托邦。

多任务处理、分心、不断变化的优先事项……你可能有一个看起来很干净的待办事项清单，但你的日子看起来不像那样，尤其是在代理机构。 优先级会发生变化，而您（代理机构和客户）的需求也会发生变化。 一个可能比另一个要求更高。

为实现公关部门的全面生产力，部门领导必须考虑不同的方面。 高效的公共关系部门管理公司的声誉，并使其在客户、合作伙伴和利益相关者眼中保持良好状态。 下面的关键要点将帮助您在业务中实现这一目标并保持高生产力和工作率水平。

公关团队如何度过他们的时间？

跨品牌和代理机构，公关团队在数据输入上浪费了几天甚至几个月甚至一年！ 根据 Muck Rack 的说法，大多数公关专业人员在手动工作上花费了太多时间，例如创建媒体列表电子表格、编译新闻稿、跟踪媒体报道等。

尝试猜测公关专业人士平均花费多少时间在数据输入上。

35% 的品牌公关专业人士每周花费 5 小时或每年 10 天。 在代理商处，每周的时间会增加到 10 小时。

团队越大，浪费的时间就越多。

一个拥有 10 人公关团队的品牌每年可能会浪费多达 100 天。 当我们观察机构时，这个日期甚至更可怕。 一个拥有超过 100 名公关人员的机构每年可能会浪费多达 2,100 天！

与其专注于手动任务，公关专业人士将从产生报道和展示成功中获益更多。 事实上，衡量成功是公关专业人士面临的第一大挑战，其次是寻找相关记者并与之互动。

公关专业人士认为，产生更多的媒体报道是增加组织内部价值的最佳方式，但 68% 的人认为正确衡量这种报道至关重要。

为什么在公关和传播中实现生产力很重要？

每个工作场所都优先考虑生产力，因为它对公司和员工都有许多优势。 这些是其中的一些优点：

• 提高企业盈利能力并提高政府和非政府组织的绩效
• 更高水平的股东、利益相关者和客户满意度；
• 改善工作场所的幸福感；
• 提高员工的参与度和满意度。

让我们来看看我们的 4 个技巧，以充分发挥您在 PR 中的潜在生产力。

在 PR 中实现最大生产力的 4 个技巧

提示＃1 ：组织和优先考虑您的日常任务

全天管理各种职责可能具有挑战性，特别是如果您没有有效地安排它们。

为避免感到不知所措，请整理好长长的待办事项清单并主动处理任务。

查看大量的待办事项清单可能会阻止您的进步。 但是，如果您对任务进行优先排序并按重要性和紧迫性对其进行组织，您就会知道从哪里开始。

这就是艾森豪威尔矩阵派上用场的地方。 该矩阵允许您列出所有每周职责并使用艾森豪威尔紧急/重要原则对其进行分类：

• 重要和紧急
• 重要且不紧急
• 不重要和紧急
• 不重要也不紧急

以下是使用艾森豪威尔矩阵时的五个时间管理技巧：

1. 制作待办事项清单可以让您解放思想。 但总是先考虑什么是值得做的。
2. 将自己限制在每个象限中不超过八项任务。 在添加另一个之前完成最关键的一个。 请记住：完成任务比收集更重要。
3. 对于工作和个人任务，您应该只保留一份清单。 这样，您就可以将您的亲人和您自己放在优先级列表中。
4. 不要让自己或他人转移您的注意力。 永远不要让别人设定你的优先级。 早上制定计划，然后开始工作。 最后，享受成就感。
5. 最后，尽量不要把事情推迟这么多。 这还包括花费太多时间来管理您的待办事项。

提示 #2：自动化你的任务

公关专业人员需要处理的日常任务清单有时是无止境的。 他们都需要花费大量的时间和精力来完成。 但是公关自动化使工作变得更简单。 一些人认为公关自动化破坏了这个职业的基本基础——关系。 毕竟，您不能自动化与他人的互动，或者您不应该这样做。

然而，更有效地工作可以让公关专业人士专注于他们最擅长的事情：建立关系和创建消息传递。 公关专业人员工作带来的一些繁忙工作可以通过自动化来处理。

自动化某些流程，例如媒体监控、媒体外展、社交媒体和报告，可以改进计划和结果，同时在正确使用的情况下节省时间。

马克思通讯公司总裁温迪·马克思表示，“使用工具自动化我们的工作有助于我们在工作中更聪明，同时提高我们的生产力。”

以下是一些可以自动化的示例：

• 社交媒体上传
• 影响者外展列表
• 分析和报告
• 声誉监控
• 品牌提及
• 建立影响者名单

提示 #3：根据目标设定和监控进度

每一次公关活动的创新和智慧都是有代价的。 理想的公关策略需要大量的计划、准备和时间来创建和执行。 每个活动都经过精心设计，以吸引特定的人群并宣传特定的想法或好处，以期获得积极的反馈并产生利润。

因此，对于公关专家来说，了解哪些广告策略失败以及哪些广告策略真正奏效至关重要。 为您的沟通活动设定目标和目标可以让您计划和跟踪进度和结果，展示它们的实际价值。

以下是对公关专业人士很重要的 KPI：

• 提及
• 情绪
• 地理分布
• 覆盖面和展示次数
• 声音份额
• 社会参与
• 到达的来源

提示＃4 ：保持专注

保持专注说起来容易做起来难。

了解神经科学以及为什么我们如此容易分心是一个很好的起点。 我们的大脑天生就会分心。 从进化的角度来看，注意到周围的事物对我们很有帮助。

想象这是一个温暖的日子，你正沿着灌木托盘走，但你并不自在。 你注意到周围有东西，那是一条大虎蛇。 然后你停下来，让蛇过去，然后继续。 这是我们逃跑或战斗本能的一部分。 但问题是，我们不再在丛林中求生。

在我们的工作场所，我们使用我们的前额叶皮层，即我们大脑的执行部分，来集中注意力、计划、确定优先级、编写内容和制定策略。 我们大脑的这一部分不是多任务处理的，当我们处于压力之下时很难进入。

我们的分心还有另一个组成部分。 我们的大脑喜欢新奇事物。 当我们看到新事物时，神经递质会导致多巴胺被释放，这会驱动我们的行为。 当我们的大脑接收到这种小小的多巴胺爆发时，我们会寻找更多。 因此，查看我们的收件箱、社交媒体等非常有吸引力。

我们如何管理分心？ 如果我们想集中注意力，我们必须建立我们的工作环境，以帮助我们的大脑发挥最佳作用。 您可以采取以下措施来帮助您长时间保持专注：

• 消除干扰
• 减少多任务处理
• 每 25 分钟休息一下
• 听音乐，最好是无声的
• 从最具挑战性的任务开始新的一天，最好是在早上

提高公关生产力的工具和应用程序

许多工具和应用程序声称可以提高您的公关生产力。 数百个。 找到适合您需求的理想产品是关键。 为此，请在选择最佳工具和应用程序之前执行以下步骤：

1. 确定您希望使用新工具或应用程序实现的结果
2. 验证此结果将如何提高团队和组织绩效
3. 选择可以帮助您最有效地完成此任务的工具或程序
4. 购买前请务必进行测试
5. 了解如何使用它

事不宜迟，以下是：

提高公关生产力的最佳工具和应用程序

用于创建视觉上令人愉悦的新闻稿的工具

普雷兹利

当然，您的新闻稿可以仅通过文本在 Google 文档中共享。 但最好用多媒体风格为您的公告增添趣味。 它们为读者提供了创建故事所需的所有信息——同时具有美学吸引力和引人注​​目的特点。 您可以包含图片、视频、社交帖子、音频剪辑以及您可以想象的任何可嵌入材料。

Prezly 使您能够在新闻稿中加入任何类型的媒体——甚至是直播视频——它使整个过程变得简单。 如果您正在处理国际新闻稿，它们可以让您在翻译之间轻松切换。 这也有助于节省大量翻译时间，因为它们提供 40 多种语言！

为社交媒体创建内容的工具

帆布

如果您有设计师参与，您可能不需要工具。 然而，如果你想缩小 DIY 和聘请专业人士之间的差距——Canva 是最终的赢家。 您可以使用它来制作徽标、演示文稿、海报、电影、社交媒体帖子等。 它用户友好且免费使用！

除了使您能够“拖放”诸如现有库存图像、元素、文本等元素之外，它还拥有一个庞大的模板库！ 这些模板适用于每种类型的预定格式（IG 故事、IG 帖子……）。 您可以使用整个模板或仅将其用作灵感。 这将帮助您更快地创建内容，让您专注于其他更重要的事情。

帮助您集中注意力的工具

保持专注

如果您需要专注于某项活动，但不相信自己会抵制浏览社交网络的在线诱惑，有些程序可以帮助您排除在线干扰。

您可以使用 StayFocusd，这是一个很棒的工具。 这是一个 Google Chrome 扩展程序，可以限制您在特定网站上花费的时间或完全禁用其他网站。 当涉及到您想要限制的网站以及您想要避开它们的时间时，它是完全可调的。

新闻工具

翻板

您应该随时了解时事，因为了解新闻中发生的事情是公关专业人士的责任。 我们都有可靠的信息来源，并且我们都知道单独检查每个信息是多么耗时。 新闻聚合器擅长从各种来源收集新闻并将其呈现给我们一个方便的位置。

Flipboard 无疑是当今最好的和最受欢迎的新闻聚合器之一。 您可以选择您感兴趣的地区和您希望听到的新闻主题。

用于监控媒体报道和报道的工具

媒体工具包

考虑到每秒都会发生大量信息，可能很难编译您公司的所有报道。 我们有一些好消息，所以不要担心。 顶级媒体监控工具将为您发现任何相关的提及（如果存在）。

Mediatoolkit 以任何语言提供 100 多个在线资源的实时媒体监控，24/7。 它允许您跟踪和监控对您的品牌、竞争对手、活动、关键人物、主题标签等的提及。这个屡获殊荣的工具可以提供无可挑剔的业务洞察力，尤其是其集成报告系统。

Mediatoolkit 提供 7 天免费试用！

组织工作的工具

概念

Notion 是一款主宰市场的应用，正如 Slack 早期所做的那样，它以一种直接、不受限制的方式，可以免费访问其所有功能。

在跨平台任务管理器 Notion 的帮助下，您可以改进您的个人和职业规划。 要创建、管理和与他人协作，无论您是在线还是离线，您都可以使用计算机和智能手机。

使用此工具，您可以在使用表格、数据库、画廊和日历组织工作的同时编写文本、列表、复选框、项目符号等。 它还具有高度的多功能性。 此外，Notion 允许您将页面和子页面添加为桌面文件夹。

用于指导新闻稿和电子邮件的工具

语法

始终如一地产生无错误的写作是不可能的。 如果您下次拿起几乎所有广泛阅读的书籍或观看翻了字幕的电影时仔细阅读，就会发现错误。 （我最近在昆汀·塔伦蒂诺（Quentin Tarantino）的《无耻混蛋》中注意到一个。作为一个神经质的校对员，很难享受生活。）

因此，建立一个基于巧妙算法的安全网来引导我们朝着正确的方向前进是合乎逻辑的。 Grammarly 是一款应用程序，可帮助您避免在急于发送电子邮件时粗心大意，并在您意识到文字锻造不是您的最佳选择时提供支持。 免费试用 Chrome 扩展程序，看看它是否适合您。

上面提供的列表绝不是完整的。 请将此列表作为起点，因为公共关系工具和技术的世界一直在发展。 通过检查这些工具并进行试验，看看这些工具是否适合您和您的团队。

阅读 3 本书以提高公关效率

James Clear的原子习惯

这本 James Clear 的畅销书基于这样一种观点，即我们经常低估每天进行细微改进的重要性。 我们经常自欺欺人地认为，取得巨大成功需要采取大规模行动。 实际上，小事加起来就是重大变化。

《原子习惯》一书的五个主要教训是：

• 习惯是自我提升兴趣的积累。
• 如果您想要更大的结果，而不是设定目标，而是专注于您的系统。
• 专注于你想成为谁，而不是你想达到什么。
• 行为改变四定律是培养更好习惯的直接指南。 一是显明； 二是使它吸引人，三是使它容易，四是使它令人满意。
• 环境是塑造人类行为的最终因素。

米哈利·契克森米哈伊的《流动》

Csikszentmihalyi 进一步深入研究了他所说的心流，这是一种最佳的心理状态，如果达到，会导致沉浸和对任务的高度关注。 它是通过 Flow 发现成功、进步和快乐的内部指南。 作为公关专业人士，我们经常在对我们来说太容易而不再具有挑战性的任务或对我们来说太难且压力大的任务之间切换。

流量的公式？ 在简单和具有挑战性之间建立界限，这样你的问题既重要又与你的行动能力相适应。

以下是 Csikszentmihalyi 的一些最重要的提示：

• 选择并明确定义您的目标。
• 寻找跟踪进度的方法。
• 学会完全专注于手头的任务。
• 培养进步所需的技能。
• 继续提高赌注。

Ryan Holiday 的《静止是关键》

对于经常在快节奏、不断变化的环境中茁壮成长的“忙碌”公关专业人士来说，这本书似乎是一个矛盾的说法。 但有时放慢脚步是明智的。 假日在他的书中强调了静止和安静时刻对于全面的职业和个人生活的重要性。

Still Is the Key 的五个关键要点：

• 培养精神静止。
• 不要让社交媒体和小问题接管。
• 决定忽略什么和不考虑什么
• 节省能源
• 创造一个你不必逃避的生活！

总结一下

你有它！ 这是精选的最佳技巧、工具和书籍，可让您在 PR 中实现全面生产力。 好的，完全的生产力可能有点雄心勃勃，但它可能会让你更接近一点！