Produtividade em relações públicas: benefícios, dicas, melhores ferramentas e livros

Alcançar a produtividade total em relações públicas pode parecer uma utopia.

A multitarefa, as distrações, as prioridades em constante mudança... Você pode ter uma lista de tarefas limpa, mas seus dias não são assim, especialmente na agência. As prioridades mudam e as necessidades (da agência e dos clientes) mudam. E um pode ser mais exigente que o outro.

Para alcançar a produtividade total nos departamentos de relações públicas, os líderes de departamento devem considerar diferentes aspectos. Um departamento de relações públicas eficiente gerencia a reputação de uma empresa e a mantém em excelentes condições aos olhos de clientes, parceiros e partes interessadas. As principais conclusões abaixo ajudarão você a alcançar isso em seus negócios e a manter altos níveis de produtividade e taxa de trabalho.

Como as equipes de relações públicas estão gastando seu tempo?

Em todas as marcas e agências, as equipes de relações públicas estão perdendo dias, até meses ou um ano na entrada de dados! De acordo com Muck Rack, a maioria dos profissionais de relações públicas gasta muito tempo em trabalho manual, como criar planilhas de listas de mídia, compilar comunicados de imprensa, acompanhar a cobertura da mídia etc.

Tente adivinhar quanto tempo, em média, um profissional de relações públicas gasta na entrada de dados.

35% dos profissionais de relações públicas em marcas estão gastando até 5 horas por semana ou 10 dias por ano. Nas agências, o tempo salta para até 10 horas semanais.

E quanto maior a equipe, mais tempo perdido.

Uma marca com uma equipe de relações públicas de 10 pessoas pode estar desperdiçando até 100 dias por ano. A data é ainda mais assustadora quando observamos as agências. Uma agência com mais de 100 pessoas de relações públicas pode desperdiçar até 2.100 dias por ano!

Em vez de se concentrar em tarefas manuais, os profissionais de relações públicas se beneficiariam muito mais ao gerar cobertura e apresentar sucesso. Na verdade, medir o sucesso é o desafio número 1 para os profissionais de relações públicas, seguido de encontrar e interagir com jornalistas relevantes.

Os profissionais de relações públicas acreditam que gerar mais cobertura da mídia é a melhor maneira de aumentar o valor dentro das organizações, mas 68% acreditam que é crucial medir corretamente essa cobertura.

Por que é importante alcançar produtividade em relações públicas e comunicações?

Todo local de trabalho prioriza a produtividade, pois traz inúmeras vantagens tanto para a empresa quanto para os funcionários. Estas são algumas dessas vantagens:

• mais rentabilidade para as empresas e melhor desempenho em organizações governamentais e não governamentais
• níveis mais altos de satisfação de acionistas, partes interessadas e clientes;
• melhoria do bem-estar no local de trabalho;
• Maior engajamento e satisfação da equipe.

Vamos seguir nossas 4 dicas para alcançar sua produtividade potencial total no PR.

4 dicas para alcançar a máxima produtividade em PR

Dica #1 : Organize e priorize suas tarefas diárias

Pode ser um desafio gerenciar uma variedade de tarefas ao longo do dia, especialmente se você não as organizar com eficiência.

Para evitar se sentir sobrecarregado, organize sua longa lista de tarefas e lide com suas tarefas de forma proativa.

Olhar para uma extensa lista de tarefas pode interromper seu progresso. No entanto, se você priorizar as tarefas e organizá-las por importância e urgência, saberá exatamente por onde começar.

É aqui que a Matriz de Eisenhower é útil. A matriz permite que você liste todas as suas responsabilidades semanais e as categorize usando o Princípio Urgente/Importante de Eisenhower:

• Importante e urgente
• Importante e não urgente
• Não é importante e urgente
• Não é importante e não é urgente

Aqui estão cinco dicas de gerenciamento de tempo ao trabalhar com a Matriz de Eisenhower:

1. Fazer uma lista de tarefas libera sua mente. Mas sempre considere o que vale a pena fazer primeiro.
2. Limite-se a não mais que oito tarefas em cada quadrante. Complete o mais crítico antes de adicionar outro. Lembre-se: terminar tarefas é mais importante do que coletar.
3. Tanto para o trabalho quanto para as tarefas pessoais, você deve manter apenas uma lista. Dessa forma, você poderá manter seus entes queridos e a si mesmo no topo da lista de prioridades.
4. Não permita que você ou outros desviem sua atenção. Nunca permita que outros definam suas prioridades. Faça seus planos pela manhã e depois comece a trabalhar. Finalmente, saboreie a sensação de realização.
5. Finalmente, tente não adiar tanto as coisas. Isso também inclui gastar muito tempo gerenciando suas tarefas.

Dica #2: Automatize suas tarefas

A lista de tarefas diárias que os profissionais de relações públicas precisam enfrentar às vezes é interminável. E todos eles levam muito tempo e esforço para fazer. Mas a automação de relações públicas torna o trabalho um pouco mais simples. Alguns acreditam que a automação de relações públicas mina a base básica da profissão – as relações. Afinal, você não pode automatizar suas interações com os outros, ou não deveria.

No entanto, trabalhar com mais eficiência permite que os profissionais de relações públicas se concentrem no que fazem melhor: construir relacionamentos e criar mensagens. Parte do trabalho ocupado que vem com o trabalho de um profissional de relações públicas pode ser tratado pela automação.

Automatizar alguns processos, como monitoramento de mídia, divulgação de mídia, mídia social e relatórios, pode melhorar o planejamento e os resultados enquanto economiza tempo quando usado corretamente.

De acordo com Wendy Marx, presidente da Marx Communications, “usar ferramentas para automatizar nossos trabalhos nos ajuda a ser mais inteligentes em nosso trabalho, ao mesmo tempo em que aumenta nossa produtividade”.

Aqui estão alguns exemplos do que pode ser automatizado:

• Carregamento de mídia social
• Listas de alcance de influenciadores
• Análise e relatórios
• Monitoramento de reputação
• Menções de marca
• Construindo listas de influenciadores

Dica nº 3: Defina e monitore o progresso em relação aos objetivos

A inovação e a sagacidade de cada campanha de relações públicas têm um preço. A estratégia de relações públicas ideal exige muito planejamento, preparação e tempo para ser criada e executada. Cada campanha é deliberadamente projetada para atrair um determinado grupo demográfico e promover uma ideia ou bem específica na esperança de receber feedback positivo e gerar lucro.

Por causa disso, é fundamental que os especialistas em relações públicas entendam quais estratégias de publicidade falharam e quais realmente valeram a pena. Definir metas e objetivos para suas atividades de comunicação permite planejar e acompanhar o progresso e os resultados, demonstrando seu valor real.

Aqui estão os KPIs que importam para os profissionais de relações públicas:

• Menções
• Sentimento
• Presença geográfica
• Alcance e impressões
• Compartilhamento de voz
• Compromisso social
• Fontes alcançadas

Dica #4 : Mantenha o foco

Manter o foco é muito mais fácil falar do que fazer.

Compreender a neurociência e por que nos distraímos tão facilmente é um bom ponto de partida. Nossos cérebros são programados para distrações. De uma perspectiva evolutiva, nos serviu bem perceber as coisas em nossa periferia.

Imagine que é um dia quente, você está andando ao longo de uma bandeja de arbustos, mas não está à vontade. Você percebe algo em sua periferia, e é uma grande cobra-tigre. E você para, deixa a cobra passar e continua. Isso faz parte do nosso instinto de fuga ou luta. Mas a questão é que não estamos mais no mato lutando pela sobrevivência.

Em nosso local de trabalho, usamos nosso córtex pré-frontal, a parte executiva do nosso cérebro, para nos concentrar, planejar, priorizar, escrever conteúdo e desenvolver estratégias. Essa parte do nosso cérebro não é multitarefa e é difícil de acessar quando estamos sob estresse.

Há outro componente para nossas distrações. Nossos cérebros adoram novidades. Quando vemos algo novo, os neurotransmissores fazem com que a dopamina seja liberada, e isso impulsiona nosso comportamento. Quando nossos cérebros recebem essa pequena explosão de dopamina, procuramos mais. Portanto, é muito atraente verificar nossas caixas de entrada, mídias sociais etc.

Como gerenciamos as distrações? Se queremos nos concentrar, devemos configurar nosso ambiente de trabalho para ajudar nossos cérebros a funcionar melhor. Aqui está o que você pode fazer para ajudar a manter o foco por períodos mais longos:

• Elimine as distrações
• Reduza a multitarefa
• Faça pausas curtas a cada 25 minutos
• Ouça música, de preferência sem palavras
• Comece o dia com a tarefa mais desafiadora, de preferência pela manhã

Ferramentas e aplicativos que melhoram a produtividade em relações públicas

Inúmeras ferramentas e aplicativos afirmam aumentar sua produtividade de relações públicas. Centenas. Encontrar os ideais para suas necessidades é a chave. Para fazer isso, siga as etapas a seguir antes de escolher a melhor ferramenta e aplicativo:

1. Identifique o resultado que deseja alcançar com uma nova ferramenta ou aplicativo
2. Verifique como esse resultado impulsionará o desempenho da equipe e organizacional
3. Escolha a ferramenta ou programa que o ajudará a fazer isso da maneira mais eficaz
4. Certifique-se de testá-lo antes de comprar
5. Tenha conhecimento sobre como usá-lo

Sem mais delongas, aqui estão:

Melhores ferramentas e aplicativos para melhorar a produtividade em relações públicas

Ferramenta para criar um comunicado de imprensa visualmente agradável

Prezly

Claro, seu comunicado de imprensa pode ser compartilhado no Google Docs com apenas texto. Mas é muito melhor incrementar seu anúncio com um toque multimídia. Eles fornecem ao leitor todas as informações necessárias para criar sua história – ao mesmo tempo em que são esteticamente atraentes e atraentes. Você pode incluir fotos, vídeos, postagens sociais, clipes de áudio e qualquer material incorporável que possa imaginar.

O Prezly permite que você incorpore qualquer tipo de mídia em seu comunicado de imprensa – até mesmo vídeos de transmissão ao vivo – e simplifica todo o processo. Se você estiver trabalhando com comunicados de imprensa internacionais, eles simplificam a alternância entre as traduções. Isso pode ajudar a economizar muito tempo traduzindo também, pois eles oferecem mais de 40 idiomas!

Ferramenta para criar conteúdo para redes sociais

Canva

Se você tiver um designer a bordo, talvez não precise de uma ferramenta para isso. No entanto, se você está tentando diminuir a distância entre o DIY e a contratação de um profissional, o Canva é o vencedor final. Você pode usá-lo para fazer logotipos, apresentações, pôsteres, filmes, postagens em mídias sociais e muito mais. É fácil de usar e gratuito!

Além de permitir que você "arraste e solte" elementos como imagens, elementos, texto etc., ele possui uma vasta biblioteca de modelos! Os templates estão disponíveis para todo tipo de formato pré-determinado (story do IG, post do IG..). Você pode usar o modelo inteiro ou apenas usá-lo como inspiração. Isso ajudará você a criar conteúdo muito mais rápido, permitindo que você se concentre em outras coisas mais importantes.

Ferramenta que ajuda você a se concentrar

Mantenha o foco

Existem programas que podem ajudá-lo a eliminar as distrações on-line se você precisar se concentrar em uma determinada atividade, mas não confiar em si mesmo para resistir à tentação on-line de rolar nas redes sociais.

Você pode usar o StayFocusd, que é uma ferramenta fantástica. É uma extensão do Google Chrome que restringe a quantidade de tempo que você pode gastar em sites específicos ou desabilita totalmente outros. Quando se trata dos sites que você deseja restringir e da quantidade de tempo que deseja gastar para evitá-los, é totalmente ajustável.

Ferramenta de notícias

Flipboard

Você deve estar sempre atualizado sobre os assuntos atuais, porque é responsabilidade de um profissional de relações públicas estar ciente do que está acontecendo nas notícias. Todos nós temos fontes de informação confiáveis ​​e todos sabemos como é demorado verificar cada uma individualmente. Os agregadores de notícias são ótimos para coletar notícias de várias fontes e apresentá-las a nós em um local conveniente.

O Flipboard é, sem dúvida, um dos melhores e mais populares agregadores de notícias disponíveis atualmente. Você pode selecionar suas regiões de interesse e os assuntos de notícias sobre os quais deseja ouvir.

Ferramenta para monitorar a cobertura da mídia e relatórios

Kit de ferramentas de mídia

Considerando a enxurrada de informações que ocorre a cada segundo, pode ser difícil compilar toda a cobertura da sua empresa. Temos ótimas notícias, então não se preocupe. As principais ferramentas de monitoramento de mídia descobrirão quaisquer menções pertinentes para você, se existirem.

O Mediatoolkit oferece monitoramento de mídia em tempo real em mais de 100 milhões de fontes online, 24 horas por dia, 7 dias por semana em qualquer idioma. Ele permite rastrear e monitorar menções de sua marca, concorrentes, campanhas, pessoas-chave, hashtags, etc. Essa ferramenta premiada pode fornecer insights de negócios impecáveis, especialmente com seu sistema de relatórios integrado.

O Mediatoolkit oferece uma avaliação gratuita de 7 dias!

Ferramenta para organizar seu trabalho

Noção

O Notion é um aplicativo que está dominando o mercado e crescendo como o Slack fez em seus primeiros dias, de maneira direta e sem restrições, com acesso gratuito a todos os seus recursos.

Com a ajuda do gerenciador de tarefas multiplataforma Notion, você pode melhorar seu planejamento pessoal e profissional. Para criar, gerenciar e colaborar com outras pessoas, você pode usar seu computador e smartphone, esteja online ou offline.

Com esta ferramenta, você pode compor textos, listas, caixas de seleção, marcadores e muito mais enquanto organiza seu trabalho usando tabelas, bancos de dados, galerias e calendários. Ele também tem um alto grau de versatilidade. Além disso, o Notion permite adicionar páginas e subpáginas como pastas da área de trabalho.

Ferramenta para leitura de comunicados de imprensa e e-mails

Gramaticalmente

É impossível produzir consistentemente uma escrita livre de erros. Você descobrirá erros se ler com atenção na próxima vez que pegar quase qualquer livro amplamente lido ou assistir a um filme com as legendas ativadas. (Recentemente, notei um em Bastardos Inglórios, de Quentin Tarantino. Ser um revisor neurótico torna difícil aproveitar a vida.)

Portanto, ter uma rede de segurança baseada em algoritmos inteligentes para nos guiar na direção certa torna isso lógico. Grammarly é um aplicativo para ajudá-lo a evitar ser descuidado ao enviar e-mails e dar suporte se você estiver ciente de que o wordsmithing não é o seu melhor naipe. Experimente a extensão do Chrome gratuitamente para ver se funciona para você.

A lista fornecida acima não é de forma alguma completa. Por favor, use esta lista como ponto de partida porque o mundo das ferramentas e tecnologia de relações públicas está sempre evoluindo. Veja se as ferramentas são adequadas para você e sua equipe, verificando-as e experimentando-as.

3 livros para ler para alcançar a produtividade no PR

Hábitos Atômicos de James Clear

Este best-seller de James Clear baseia-se na ideia de que frequentemente subestimamos a importância de fazer pequenas melhorias todos os dias. Muitas vezes nos iludimos pensando que um grande sucesso requer uma ação massiva. Na realidade, as pequenas coisas somam-se a mudanças significativas.

As cinco principais lições do livro Atomic Habits são:

• Os hábitos são o acúmulo de interesses de auto-aperfeiçoamento.
• Em vez de definir metas, concentre-se no seu sistema se quiser resultados maiores.
• Concentre-se em quem você quer ser e não no que você quer alcançar.
• As Quatro Leis da Mudança de Comportamento são diretrizes diretas para criar hábitos melhores. Uma é torná-lo evidente; dois é torná-lo atraente, três é torná-lo fácil e quatro é torná-lo satisfatório.
• O ambiente é o fator final que molda o comportamento humano.

Fluxo por Mihaly Csikszentmihalyi

Csikszentmihalyi se aprofunda no que ele chama de Flow, um estado psicológico ideal que, se alcançado, resulta em imersão e foco intenso nas tarefas. É um guia interno para descobrir o sucesso, o progresso e o prazer através do Flow. Como profissionais de relações públicas, frequentemente alternamos entre trabalhar em tarefas que são muito fáceis para nós e não mais desafiadoras ou muito difíceis para nós e estressantes.

A fórmula para o fluxo? Estabeleça a linha entre o simples e o desafiador para que seus problemas sejam importantes e compatíveis com sua capacidade de agir.

Aqui estão algumas das dicas mais essenciais de Csikszentmihalyi para fazer isso:

• Selecione e defina claramente seus objetivos.
• Encontre maneiras de acompanhar seu progresso.
• Aprenda a se concentrar inteiramente na tarefa em mãos.
• Desenvolver as habilidades necessárias para o progresso.
• Continue a aumentar as apostas.

Quietude é a chave por Ryan Holiday

Este livro pode parecer um paradoxo para profissionais de relações públicas “ocupados”, que muitas vezes prosperam em um ambiente acelerado e em constante mudança. Mas há momentos em que desacelerar é sábio. Holiday enfatiza a importância da quietude e dos momentos tranquilos em seu livro para uma vida profissional e pessoal completa.

As cinco principais conclusões de Still Is the Key:

• Desenvolva a quietude mental.
• Não deixe as mídias sociais e questões menores assumirem o controle.
• Decida o que ignorar e o que NÃO pensar
• Economize sua energia
• Crie uma vida da qual você não precise fugir!

Resumindo

Aí está! Esta é uma seleção das melhores dicas, ferramentas e livros que lhe permitirão alcançar a produtividade total em relações públicas. Ok, a produtividade total pode ser um pouco ambiciosa, mas pode aproximá-lo um pouco mais!