Продуктивность в PR: преимущества, советы, лучшие инструменты и книги

Достижение полной производительности в PR может показаться достижением утопии.

Многозадачность, отвлекающие факторы, постоянно меняющиеся приоритеты… У вас может быть аккуратный список дел, но ваши дни не выглядят так, особенно в агентстве. Приоритеты меняются, меняются и ваши (агентства и клиентов) потребности. И один может быть более требовательным, чем другой.

Чтобы достичь полной производительности в отделах по связям с общественностью, руководители отделов должны учитывать различные аспекты. Эффективный отдел по связям с общественностью управляет репутацией компании и поддерживает ее в отличном состоянии в глазах клиентов, партнеров и стейкхолдеров. Основные выводы, приведенные ниже, помогут вам добиться этого в своем бизнесе и поддерживать высокую производительность и уровень производительности труда.

Как PR-команды тратят свое время?

Во всех брендах и агентствах PR-команды тратят дни, а то и месяцы, а то и годы на ввод данных! По словам Мака Рэка, большинство специалистов по связям с общественностью тратят слишком много времени на ручную работу, такую ​​как создание электронных таблиц списков СМИ, составление пресс-релизов, отслеживание освещения в СМИ и т. д.

Попробуйте угадать, сколько времени в среднем PR-специалист тратит на ввод данных.

35% PR-специалистов брендов тратят до 5 часов в неделю или 10 дней в году. В агентствах время увеличивается до 10 часов в неделю.

И чем больше команда, тем больше времени лишается.

Бренд с PR-командой из 10 человек может терять до 100 дней в году. На дату еще страшнее смотреть, когда мы наблюдаем за агентствами. Агентство с более чем 100 PR-специалистами может терять в общей сложности до 2100 дней в году!

Вместо того, чтобы сосредотачиваться на ручных задачах, PR-специалисты получат гораздо больше пользы от охвата и демонстрации успеха. На самом деле, измерение успеха — это задача № 1 для PR-специалистов, за которой следует поиск и взаимодействие с соответствующими журналистами.

Специалисты по связям с общественностью считают, что увеличение охвата СМИ — лучший способ повысить ценность внутри организации, но 68% считают, что очень важно правильно измерить охват.

Почему важно добиться продуктивности в PR и коммуникациях?

Каждое рабочее место ставит во главу угла производительность, поскольку оно имеет множество преимуществ как для компании, так и для сотрудников. Вот некоторые из этих преимуществ:

• повышение рентабельности бизнеса и повышение эффективности государственных и неправительственных организаций
• более высокий уровень удовлетворенности акционеров, заинтересованных сторон и клиентов;
• улучшение самочувствия на рабочем месте;
• Повышение вовлеченности и удовлетворенности персонала.

Давайте перейдем к нашим 4 советам, которые помогут вам достичь максимальной продуктивности в PR.

4 совета для достижения максимальной продуктивности в PR

Совет № 1. Организуйте ежедневные задачи и расставьте приоритеты

Справляться с разнообразными обязанностями в течение дня может быть непросто, особенно если вы распределяете их неэффективно.

Чтобы не чувствовать себя перегруженным, организуйте свой длинный список дел и решайте свои задачи заранее.

Просмотр обширного списка дел может остановить ваш прогресс. Однако, если вы расставите задачи по приоритетам и упорядочите их по важности и срочности, вы будете знать, с чего начать.

Вот тут-то и пригодится матрица Эйзенхауэра. Матрица позволяет вам перечислить все свои еженедельные обязанности и распределить их по категориям, используя принцип срочности/важности Эйзенхауэра:

• Важно и срочно
• Важно и не срочно
• Не важно и срочно
• Не важно и не срочно

Вот пять советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра:

1. Составление списка дел освобождает ваш разум. Но всегда подумайте, что стоит сделать в первую очередь.
2. Ограничьтесь не более чем восемью задачами в каждом квадранте. Завершите самое важное, прежде чем добавлять другое. Имейте в виду: выполнение задач важнее, чем сбор.
3. Как для рабочих, так и для личных задач вы всегда должны вести только один список. Таким образом, вы сможете сохранить своих близких и самого себя в списке приоритетов.
4. Не позволяйте себе или другим отвлекать ваше внимание. Никогда не позволяйте другим устанавливать ваши приоритеты. Составляйте планы утром, а затем приступайте к работе. Наконец, насладитесь чувством выполненного долга.
5. Наконец, постарайтесь не откладывать дела так сильно. Это также включает в себя трату слишком большого количества времени на управление своими делами.

Совет № 2: автоматизируйте свои задачи

Список ежедневных задач, которые приходится решать PR-специалистам, иногда бесконечен. И все они требуют столько времени и усилий, чтобы сделать. Но автоматизация PR немного упрощает работу. Некоторые считают, что автоматизация PR подрывает базовую основу профессии — отношения. В конце концов, вы не можете автоматизировать свое взаимодействие с другими, да и не должны.

Однако более эффективная работа позволяет специалистам по связям с общественностью сосредоточиться на том, что у них получается лучше всего: построении отношений и создании сообщений. Часть напряженной работы, связанной с работой специалиста по связям с общественностью, может быть выполнена с помощью автоматизации.

Автоматизация некоторых процессов, таких как мониторинг СМИ, работа со СМИ, социальные сети и отчетность, может улучшить планирование и результаты, а также сэкономить время при правильном использовании.

По словам Венди Маркс, президента Marx Communications, «использование инструментов для автоматизации нашей работы помогает нам быть умнее в нашей работе, одновременно повышая нашу производительность».

Вот несколько примеров того, что можно автоматизировать:

• Загрузка в социальных сетях
• Списки охвата влиятельных лиц
• Аналитика и отчетность
• Мониторинг репутации
• Упоминания бренда
• Составление списков влиятельных лиц

Совет № 3: ставьте и отслеживайте прогресс в достижении целей

Каждая инновация и остроумие PR-кампании имеют свою цену. Идеальная PR-стратегия требует тщательного планирования, подготовки и времени на создание и реализацию. Каждая кампания намеренно предназначена для обращения к определенной демографической группе и продвижения определенной идеи или товара в надежде на получение положительных отзывов и получение прибыли.

Из-за этого специалистам по связям с общественностью очень важно понять, какие рекламные стратегии потерпели неудачу, а какие действительно окупились. Постановка целей и задач для вашей коммуникационной деятельности позволяет планировать и отслеживать прогресс и результаты, демонстрируя их реальную ценность.

Вот ключевые показатели эффективности, которые важны для PR-специалистов:

• Упоминания
• настроение
• Географическое присутствие
• Охват и показы
• Доля голоса
• Социальная активность
• Достигнутые источники

Совет № 4 : Сосредоточьтесь

Оставаться сосредоточенным гораздо легче сказать, чем сделать.

Понимание нейронауки и того, почему мы так легко отвлекаемся, — хорошее место для начала. Наш мозг запрограммирован на отвлечение. С эволюционной точки зрения нам хорошо служило замечать вещи на нашей периферии.

Представьте, что это теплый день, вы идете по лотку с кустами, но вам не по себе. Вы замечаете что-то на периферии, и это большая тигровая змея. А вы останавливаетесь, пропускаете змею и продолжаете. Это часть нашего инстинкта бегства или борьбы. Но дело в том, что мы больше не живем в кустах, пытаясь выжить.

На рабочем месте мы используем префронтальную кору, исполнительную часть нашего мозга, чтобы концентрироваться, планировать, расставлять приоритеты, писать контент и разрабатывать стратегии. Эта часть нашего мозга не работает в режиме многозадачности, и к ней трудно получить доступ, когда мы находимся в состоянии стресса.

Есть еще один компонент наших отвлекающих факторов. Наш мозг любит новизну. Когда мы видим что-то новое, нейротрансмиттеры вызывают выброс дофамина, и это определяет наше поведение. Когда наш мозг получает этот небольшой выброс дофамина, мы ищем большего. Таким образом, очень интересно проверять наши почтовые ящики, социальные сети и т. д.

Как мы справляемся с отвлекающими факторами? Если мы хотим сосредоточиться, мы должны настроить нашу рабочую среду так, чтобы наш мозг работал лучше всего. Вот что вы можете сделать, чтобы дольше оставаться сосредоточенным:

• Устраните отвлекающие факторы
• Уменьшите многозадачность
• Делайте короткие перерывы каждые 25 минут
• Слушайте музыку, желательно без слов
• Начните день с самой сложной задачи, желательно утром

Инструменты и приложения, повышающие продуктивность в PR

Многочисленные инструменты и приложения претендуют на повышение продуктивности вашего PR. Сотни. Ключевым моментом является поиск идеальных для ваших нужд. Для этого выполните следующие шаги, прежде чем выбрать лучший инструмент и приложение:

1. Определите результат, которого вы хотите достичь с помощью нового инструмента или приложения.
2. Проверьте, как этот результат повысит эффективность команды и организации
3. Выберите инструмент или программу, которая поможет вам сделать это наиболее эффективно.
4. Обязательно протестируйте его перед покупкой
5. Будьте осведомлены о том, как его использовать

Без лишних слов, вот:

Лучшие инструменты и приложения для повышения продуктивности в PR

Инструмент для создания визуально приятного пресс-релиза

Презли

Конечно, ваш пресс-релиз можно опубликовать в Google Docs только с текстом. Но гораздо лучше приправить свое объявление мультимедийным чутьем. Они предоставляют читателю всю информацию, необходимую для создания вашей истории, при этом будучи эстетически привлекательными и привлекательными. Вы можете включать изображения, видео, сообщения в социальных сетях, аудиоклипы и любые встраиваемые материалы, которые вы можете себе представить.

Prezly позволяет включать в пресс-релиз любые типы медиафайлов — даже видео в прямом эфире — и упрощает весь процесс. Если вы работаете с международными пресс-релизами, они упрощают переключение между переводами. Это также может помочь сэкономить много времени на переводе, поскольку они предлагают более 40 языков!

Инструмент для создания контента для соц.

Канва

Если у вас есть дизайнер на борту, вам может не понадобиться инструмент для этого. Однако, если вы пытаетесь сократить разрыв между работой своими руками и наймом профессионала, Canva — лучший выбор. Вы можете использовать его для создания логотипов, презентаций, плакатов, фильмов, публикаций в социальных сетях и многого другого. Это удобно и бесплатно!

Помимо возможности «перетаскивать» такие элементы, как готовые изображения, элементы, текст и т. д., он имеет обширную библиотеку шаблонов! Шаблоны доступны для каждого типа предопределенного формата (история IG, пост IG...). Вы можете использовать весь шаблон или просто использовать его в качестве вдохновения. Это поможет вам создавать контент намного быстрее, позволяя вам сосредоточиться на других, более важных вещах.

Инструмент, который поможет вам сосредоточиться

Сосредоточьтесь

Существуют программы, которые могут помочь вам отвлечься от онлайн-отвлечений, если вам нужно сосредоточиться на определенной деятельности, но не доверяйте себе, чтобы сопротивляться онлайн-искушению пролистывать социальные сети.

Вы можете использовать StayFocusd, это фантастический инструмент. Это расширение Google Chrome, которое либо ограничивает количество времени, которое вы можете проводить на определенных веб-сайтах, либо полностью отключает другие. Когда дело доходит до веб-сайтов, которые вы хотите ограничить, и количества времени, которое вы хотите потратить, избегая их, это полностью настраивается.

Инструмент для новостей

флипборд

Вы всегда должны быть в курсе текущих событий, потому что быть в курсе того, что происходит в новостях, — обязанность пиарщика. У всех нас есть надежные источники информации, и мы все знаем, как много времени уходит на проверку каждого в отдельности. Новостные агрегаторы отлично умеют собирать новости из разных источников и представлять их нам в одном удобном месте.

Flipboard, несомненно, является одним из лучших и самых популярных новостных агрегаторов, доступных на сегодняшний день. Вы можете выбрать интересующие вас регионы и темы новостей, о которых вы хотите услышать.

Инструмент для мониторинга освещения в СМИ и отчетности

Медиатулкит

Принимая во внимание поток информации, который происходит каждую секунду, может быть сложно собрать все материалы о вашей компании. У нас есть отличные новости, так что не волнуйтесь. Лучшие инструменты мониторинга СМИ обнаружат для вас любые соответствующие упоминания, если они существуют.

Mediatoolkit предлагает мониторинг СМИ в режиме реального времени из более чем 100 миллионов онлайн-источников, круглосуточно и без выходных на любом языке. Он позволяет отслеживать и отслеживать упоминания вашего бренда, конкурентов, кампаний, ключевых людей, хэштегов и т. д. Этот отмеченный наградами инструмент может предоставить безупречную информацию о бизнесе, особенно благодаря встроенной системе отчетности.

Mediatoolkit предлагает 7-дневную бесплатную пробную версию!

Инструмент для организации вашей работы

Понятие

Notion — это приложение, которое доминирует на рынке и растет, как Slack в первые дни своего существования, простым и неограниченным образом со свободным доступом ко всем его функциям.

С помощью кроссплатформенного менеджера задач Notion вы сможете улучшить как личное, так и профессиональное планирование. Для создания, управления и совместной работы с другими вы можете использовать свой компьютер и смартфон независимо от того, находитесь ли вы в сети или в автономном режиме.

С помощью этого инструмента вы можете составлять тексты, списки, флажки, маркеры и многое другое, организуя свою работу с помощью таблиц, баз данных, галерей и календарей. Он также имеет высокую степень универсальности. Кроме того, Notion позволяет добавлять страницы и подстраницы в качестве папок на рабочем столе.

Инструмент для чтения пресс-релизов и электронных писем

грамматически

Невозможно постоянно производить безошибочное письмо. Вы обнаружите ошибки, если будете внимательно читать в следующий раз, когда возьмете в руки практически любую широко читаемую книгу или посмотрите фильм с включенными субтитрами. (Недавно я заметил одну из них в «Бесславных ублюдках» Квентина Тарантино. Будучи невротическим корректором, мне трудно наслаждаться жизнью.)

Таким образом, создание системы безопасности, построенной на умных алгоритмах, которая направляет нас в правильном направлении, логично. Grammarly — это приложение, которое поможет вам избежать небрежности при спешке с отправкой электронных писем и оказать поддержку, если вы знаете, что словесное мастерство — не самое лучшее для вас. Попробуйте расширение Chrome бесплатно, чтобы узнать, подходит ли оно вам.

Приведенный выше список далеко не полный. Пожалуйста, используйте этот список в качестве отправной точки, потому что мир инструментов и технологий по связям с общественностью постоянно развивается. Проверьте, подходят ли инструменты вам и вашей команде, и поэкспериментируйте с ними.

3 книги, которые стоит прочитать, чтобы достичь продуктивности в PR

Атомные привычки Джеймса Клира

Этот бестселлер Джеймса Клира основан на идее о том, что мы часто недооцениваем важность ежедневных небольших улучшений. Мы часто обманываем себя, думая, что большой успех требует масштабных действий. На самом деле из мелочей складываются значительные изменения.

Пять основных уроков книги «Атомные привычки»:

• Привычки — это совокупность интересов самосовершенствования.
• Вместо того, чтобы ставить цели, сосредоточьтесь на своей системе, если хотите добиться больших результатов.
• Сконцентрируйтесь на том, кем вы хотите быть, а не на том, чего вы хотите достичь.
• Четыре закона изменения поведения — это простые рекомендации по формированию лучших привычек. Во-первых, сделать это очевидным; два — сделать его привлекательным, три — сделать его легким, а четыре — сделать его удовлетворительным.
• Окружающая среда является последним фактором, формирующим поведение человека.

«Поток» Михая Чиксентмихайи

Чиксентмихайи углубляется в то, что он называет Потоком, оптимальным психологическим состоянием, которое, если оно достигается, приводит к погружению и интенсивной концентрации на задачах. Это внутреннее руководство по открытию успеха, прогресса и удовольствия с помощью Flow. Как специалисты по связям с общественностью, мы часто переключаемся между работой над задачами, которые либо слишком просты для нас и больше не являются сложными, либо слишком сложны для нас и вызывают стресс.

Формула потока? Установите грань между простым и сложным, чтобы ваши проблемы были одновременно важными и совместимыми с вашей способностью действовать.

Вот некоторые из наиболее важных советов Чиксентмихайи для этого:

• Выберите и четко определите свои цели.
• Найдите способы отслеживать свой прогресс.
• Научитесь полностью сосредотачиваться на поставленной задаче.
• Развивайте навыки, необходимые для продвижения.
• Продолжайте повышать ставки.

Неподвижность — это ключ от Райана Холидей

Эта книга может показаться оксюмороном для «занятых» специалистов по связям с общественностью, которые часто преуспевают в быстро меняющейся среде. Но бывают моменты, когда замедление является мудрым. Холидей подчеркивает в своей книге важность тишины и тишины для полноценной профессиональной и личной жизни.

Пять ключевых выводов «Still Is the Key»:

• Развивайте умственную неподвижность.
• Не позволяйте социальным сетям и мелким проблемам взять верх над вами.
• Решите, что игнорировать, а о чем НЕ думать
• Экономьте свою энергию
• Создайте жизнь, от которой не нужно убегать!

Подводить итоги

Вот оно! Это подборка лучших советов, инструментов и книг, которые позволят вам достичь полной продуктивности в PR. Хорошо, полная производительность может быть немного амбициозной, но она может приблизить вас!