7 pasos a seguir para crear videos de capacitación para empleados

En la actualidad, el video sin duda se ha convertido en el nuevo modo de aprendizaje. Según un estudio de Pew Research, el 87 % de los usuarios de YouTube utilizan la plataforma para descubrir cómo hacer cosas que nunca antes habían hecho.

Otro informe indica que en 2021, el 71 % de las personas recurrió a ver dos o más videos instructivos por semana. Las cifras no sorprenden, ya que las nuevas tecnologías han hecho que crear y compartir videos visualmente atractivos sea más fácil que nunca.

Curiosamente, los videos también se han convertido en una parte central de la capacitación de los empleados. En el pasado, las empresas reproducían cintas VHS con contenido de capacitación genérico sobre salud y seguridad o cumplimiento. Sin embargo, las cosas han cambiado y ¡cómo!

¿Qué hace que los videos de capacitación para empleados sean efectivos?

En palabras simples, los videos hacen que la capacitación sea más interactiva y atractiva. Eso es especialmente útil cuando se trata de temas secos como la incorporación de empleados, la educación sobre productos y el cumplimiento. Además, es bien sabido que las imágenes son más fáciles de recordar que las palabras.

El video ofrece un contexto visual y un tono mucho más ricos que el texto, combinando múltiples modos de comunicación en un solo formato. Cuando alguien puede ver "cómo" se debe hacer algo antes de intentarlo por su cuenta en lugar de leer sobre ello, eso ayuda.

Por último, los videos son más rentables que tener sesiones en persona. De hecho, la capacitación remota con video ganó prioridad debido a la pandemia con el 28% de las empresas reportando una disminución en sus presupuestos de capacitación, mientras que el 49% dijo que se mantuvo igual.

Tipos de videos de capacitación para empleados

Ahora que sabemos que los videos tienen un valor pedagógico significativo e impulsan el aprendizaje y el desarrollo de muchas maneras, veamos diferentes videos de capacitación que puede crear para explicar varios aspectos de su negocio y operaciones:

1. Capturas de pantalla

Un screencast es típicamente una grabación de la pantalla de la computadora, donde el entrenador explica o realiza una tarea en tiempo real. Estas grabaciones también se pueden editar para crear demostraciones de video independientes. Si desea hacer videos explicativos breves y rápidos, los screencasts son una excelente opción.

Usados ​​correctamente, pueden ser atractivos y rentables para educar y capacitar a sus empleados en muchas cosas, desde tutoriales de sitios web y análisis profundos de proyectos hasta explicaciones de recursos humanos y demostraciones técnicas.

2. Tutoriales o videos instructivos

Dichos videos ayudan a los nuevos empleados paso a paso sobre cómo seguir un proceso o realizar una tarea particular en la empresa. Los cuestionarios a mitad de video, los cuestionarios interactivos y las anotaciones frecuentes ayudan a aumentar las tasas de participación.

Los tutoriales son versátiles y puede cubrir casi cualquier tema con ellos. Incluso dentro de los videos instructivos, hay algunos enfoques diferentes que puede tomar:

• Demostraciones: tales videos demuestran un proceso o producto en acción.
• Tutoriales: como sugiere el nombre, estos explican cómo hacer algo, generalmente en pasos numerados.
• Videos animados: Estos funcionan maravillosamente para propósitos de visualización de datos donde tener una persona de la vida real que explique podría confundir a los empleados.

3. Capturas de presentación

Casi el 90% de las personas ponen un gran esfuerzo en sus presentaciones. Sin embargo, aprovecharlos al máximo sigue siendo un desafío, principalmente porque una vez que la persona ha hecho una presentación sobre el lanzamiento de un producto o un cambio en la política de cumplimiento, no se puede volver atrás y reproducirla en la vida real.

Ahí es donde grabarlo es útil. Puede capturar la presentación en tiempo real mientras presenta o hacerlo por adelantado para beneficiarse del modelo invertido.

De esa manera, su presentación puede estar disponible bajo demanda tanto para aquellos que no pudieron asistir como para los futuros empleados. Muchas herramientas de captura de pantalla son útiles, como Camtasia , que le permite grabar su voz sobre su presentación directamente dentro de PowerPoint.

4. Videos hechos por empleados

Son una gran adición al programa de capacitación porque al pedirles a los empleados que creen videos sobre temas específicos, puede probarlos simultáneamente. Pueden practicar lo que aprendieron a través de videos y hacer versiones más accesibles para los nuevos empleados.

Siete pasos a seguir para crear un video de capacitación convincente para empleados

Crear un video puede ser desalentador. Uno necesita hacer todo bien: equipo, iluminación, guión, efectos especiales, etc.

Entonces, antes de sentirse abrumado, respire hondo y simplemente siga estos siete pasos uno por uno para crear videos atractivos que permanecerán con sus empleados incluso después de que hayan terminado de verlos:

1. Primero, decide qué quieres enseñar

Puede crear videos sobre muchos temas, pero es mejor desarrollar un calendario que contenga detalles de lo que desea producir y cuándo usar sus recursos de manera óptima. Comprenda los requisitos de su negocio y luego concéntrese en un tema que beneficiará a sus empleados.

Podría considerar una variedad de temas como la ética profesional, el cumplimiento, las iniciativas de productos, la diversidad y la inclusión, entre otros. También puede dividir el video en varios segmentos para que sea nítido y más fácil de ver.

2. Escribir el guión y diseñar un storyboard

Cuando comience a escribir el guión, tendrá una imagen más clara en su mente con respecto a cómo desea que fluya el video. Desde el diseño de las escenas hasta el tipo de imágenes, puede visualizar la configuración completa con este ejercicio.

Al escribir el guión, léalo en voz alta para que su tono y fluidez coincidan con toda la configuración grabada en su mente. Elimine todas las palabras adicionales y la jerga innecesaria. Acorte sus oraciones y asegúrese de que su mensaje sea directo y útil para muchas personas diferentes.

Si produce un video sin ningún guión, demostrará que ha trabajado de manera desordenada. Una vez que haya terminado con esto, cree un guión gráfico que muestre una secuencia pictórica del video.

Utilice capturas de pantalla, copie y pegue imágenes y dibuje figuras de palitos para demostrar cada escena de video en papel antes de que comience la producción.

3. Elija un formato de video adecuado

El paso n.º 2 lo ayudará a decidir qué formato de video desea elegir. Piense en los tipos que discutimos en las secciones anteriores e intente elegir uno según el tipo de capacitación que desea brindar. Por ejemplo, puede crear un video de capacitación tipo screencast para guiar a los empleados a través de la nueva interfaz de CRM.

Sin embargo, si solo está creando videos animados, es mejor invertir en un creador de videos de animación brillante como Animaker , Doratoon y VIDDYOZE . Una vez que conozca el alcance completo del proceso de creación de videos, configure una herramienta de gestión de proyectos como Trello para mantener a todas las partes interesadas al día. También puede realizar un seguimiento de las notas del proyecto y los plazos de entrega en una hoja de Google que se puede compartir.

4. Ordena tu equipo

Esto no debería ser un problema ya que todos tienen un teléfono inteligente y una computadora portátil con cámaras integradas. Pero si está buscando producir videos en HD, invertir en una cámara de alta gama no estaría de más a largo plazo: la calidad es importante.

Y si usa una herramienta de captura de pantalla, ni siquiera necesitará una cámara. Puede comprar otros equipos, como un micrófono de solapa, un trípode y reflectores de luz en línea. Además, verifique si necesita una licencia para el software de edición de video.

Si planea incluir música en los videos, hay muchas bibliotecas de música paga, como Airbit y Songtradr, desde donde puede elegir ritmos que coincidan con la apariencia general del video.

5. Graba tu video de entrenamiento

Una vez que el equipo esté ordenado, comience a grabar su video a menos que decida optar por un video animado o capturar la presentación que brinde en tiempo real. Planifique la fecha, la hora y el lugar de la sesión y coordine los horarios de las partes interesadas que estarán en la pantalla.

Elija un entorno tranquilo, como una sala de conferencias, o alquile un estudio fuera de las instalaciones. Evite los fondos ocupados donde los objetos o las personas estén en constante movimiento. El foco debe estar únicamente en el presentador.

Al grabar, concéntrese en la calidad del audio sobre el video. El audio deficiente distrae más que las imágenes deficientes. Además, no se olvide de capturar material de archivo adicional. Por ejemplo, si su presentador habla sobre "cómo trabajar en equipo", capture material adicional de los colegas que trabajan juntos.

Si está grabando en su pantalla, use herramientas como Prezi para hacerlo. La experiencia visual debe ser lo más limpia posible, así que cierre todas las pestañas y limpie su escritorio. Antes de grabar, asegúrese de saber cómo navegar por el proceso usted mismo.

Evite averiguarlo sobre la marcha. Practique los pasos tanto como sea posible para que su grabación resulte atractiva y fluida.

6. Edita el vídeo

La mayor ventaja de producir videos de capacitación para empleados es que tiene control total sobre cómo se combina. Una vez que haya filmado el video, creado las animaciones o grabado su pantalla, use cualquier software de edición de video para pulir el producto final y agregar la marca, la música y las transiciones para lograr un mayor atractivo. Algunas de las mejores soluciones disponibles en el mercado incluyen Vimeo Create y Adobe Premiere Pro .

7. Aloje y distribuya sus videos de capacitación para empleados

Una vez que el video esté listo, necesitará un lugar para alojarlo y compartirlo con su fuerza laboral. Un buen LMS lo ayuda a incrustar videos externos de sitios como YouTube y hacerlos fácilmente accesibles para los empleados.

Si el contenido del video es confidencial y solo desea que un grupo específico de personas lo vea, use una solución de alojamiento de video como Panopto para transmitir contenido de la manera más segura posible. También puede deslistar videos en YouTube y asegurarse de que solo las personas seleccionadas tengan los enlaces.

A ti

Quizás una de las mayores ventajas de los videos de capacitación es que puede asegurarse de que todos los empleados tengan la misma experiencia, lo cual es imposible cuando una persona real entrena.

Cuando la empresa farmacéutica AstraZeneca quiso capacitar a sus 70 000 empleados, quería una plataforma interactiva e hizo bien el trabajo.

La uniformidad era de suma importancia, por lo que utilizaron la plataforma Workplace de Facebook para informar a los empleados sobre la estrategia de la empresa a través de videos en vivo. Este método de capacitación resultó en un aumento del 35 % en el consumo de contenido en comparación con cuando usaban una intranet.

Cuando crea y lanza videos de capacitación, involucra mejor a sus empleados y se asegura de que puedan volver a verlos cada vez que necesiten un repaso. Entonces, ¿está listo para crear su propia serie de videos de capacitación para empleados?