Creación de hojas de cálculo para organizar campañas de publicación: martes de tutoriales

¡Bienvenido a otro tutorial de martes! Hoy hablaré sobre cómo crear una hoja de cálculo (¡gratis!) Que rastreará y organizará una lista de sitios para cualquier iniciativa de alcance o contenido.

El objetivo es crear una hoja de cálculo que ayude a organizar los muchos sitios a los que nos dirigiremos para escribir. Ya sea que esté escribiendo en la web para ganar autoridad, relaciones o vínculos, necesita un sistema organizativo sólido. ¿Por qué no hacer uno gratis?

La mayoría de los escritores en línea, autónomos y creadores de enlaces por igual, se ponen en contacto con muchos sitios de destino simultáneamente. Con tantos objetivos flotando alrededor, puede ser fácil olvidar los detalles de cada uno o incluso confundir qué sitio es cuál. Tener una base de datos de sus contactos e ideas mitiga estos problemas.

Si somos especialmente inteligentes, la hoja de cálculo también puede ayudarnos a analizar los sitios que encontramos: cada columna sirve como un marcador de calidad que puede examinar a medida que busca un sitio. Especialmente para aquellos que recién comienzan sus portafolios de redacción en línea, completar una lista establecida de campos de calidad del sitio puede ayudar a desarrollar buenos hábitos de prospección y organizar grandes cantidades de datos.

Para mi ejemplo de hoy, buscaré sitios relacionados con los videojuegos. Porque mi hipotético cliente vende productos de videojuegos. ¿Qué tipo de productos de videojuegos? No hagas preguntas difíciles.

Creando su hoja de cálculo

Lo primero que debe hacer es crear un lugar para almacenar todos sus sitios de destino. Puede usar cualquier programa que desee (usamos BuzzStream aquí en Page One Power), pero no todos tienen acceso a herramientas pagas. Así que hoy usaré Google Docs.

Especialmente si está operando por su cuenta, las hojas de cálculo simples son una excelente solución para las necesidades de su organización. Nada supera a lo versátil y gratuito.

¿No sabe cómo empezar? ¡No temas, Cory escribió una publicación sobre la creación de hojas de cálculo en Google Docs!

La primera columna que debe agregar es la columna "URL" o "Nombre del sitio". Esto es por razones obvias, espero.

Ahora podemos pasar a las otras columnas que necesitará y cómo pueden ayudarlo en el proceso de verificación del sitio.

Consejo profesional: congele la fila superior para navegar más fácilmente por la línea.

1. Relevancia / Palabras clave

La parte MÁS IMPORTANTE de escribir para otros blogs es conocer a tu audiencia. El lugar donde escribe y lo que escribe depende de si está hablando con las personas adecuadas sobre los temas adecuados. Debido a esto, la relevancia debe ser el elemento rector de su hoja de cálculo.

Una forma fácil de completar esta columna es simplemente enumerar los temas que cada sitio web coloca en su barra de navegación en la página de inicio y usarlos como etiquetas de búsqueda:

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En su hoja de cálculo, ahora podrá presionar "ctrl + f" y buscar los temas que necesite.

Al escribir cada palabra clave, también se obliga a considerar si el sitio realmente es adecuado para su cliente. Si busca sitios web de juegos y se encuentra escribiendo "recetas, utensilios de cocina, entrevistas con chefs, etc." como los principales enlaces de navegación en el sitio, definitivamente debe reevaluar si se encuentra en el lugar correcto.

¡Prima! Sección por relevancia

Para organizar un poco mejor su hoja de cálculo, le recomiendo usar la más pertinente de estas pestañas como una forma de agrupar sus sitios objetivo por tema. Divida los sitios por su enfoque general en su documento. Esto te ayudará a crear presentaciones más organizadas (y puede mostrarte visualmente qué temas son los más populares en línea).

Es útil comenzar con una sección que sea extraordinariamente especializada, lo más cercana a su área de especialización como sea humanamente posible. A partir de ahí, puede dar un paso atrás y ampliar su ámbito, centímetro a centímetro, para incluir nichos y temas más amplios.

Aquí hay una representación visual de esta ampliación de tema:

Cada uno de estos temas puede ser su propia sección en la hoja de cálculo. Tener esta jerarquía en su lugar lo ayudará a determinar qué tipos de presentaciones usar y cuánta jerga es probable que comprenda cada audiencia del sitio.

Además de seguir siendo relevante para su cliente, también tiene buenas razones para valorar la relevancia para su propio crecimiento personal como escritor. Cuanto más específico sea el nicho al que contribuya de manera constante, más probabilidades tendrá de respaldar una marca personal sólida. Muchas de las publicaciones de la más alta autoridad en la web tienen estándares estrictos para sus colaboradores: cuanto más enfocado esté su portafolio, más posibilidades tendrá de ser considerado una autoridad y ganar un lugar en sus listas.

TL; DR: Tenga en cuenta el juego a largo plazo. Un portafolio centrado en la relevancia puede abrir las puertas a publicaciones mejores y más grandes.

2. Reglas / pautas de publicación de invitados

La presencia de una página "Escribe para nosotros" o "Contribución" en un sitio posible es una bendición. Aquí es donde los propietarios del sitio describen lo que quieren de los escritores que contribuyen, así como información valiosa sobre su público objetivo y qué tipo de artículos les gustan.

También le mostrará cómo evitar marcar a su posible editor. Si le dicen que use una línea de tiempo específica o una línea de asunto específica en su correo electrónico, hágalo. Duh.

Algunas de estas páginas son de un nivel bastante alto:

Y algunos están locos en profundidad:

Léelo todo. Con cuidado.

Ponga un enlace a cada página de la WFU en esta columna. De esta manera, siempre tendrás acceso rápido a toda la información cuando necesites refrescar tu memoria.

PSA: Es importante tener en cuenta que muchos sitios no tienen páginas para "escribir para nosotros". No dejes que esto te desanime. Si puede escribir un correo electrónico sólido y ofrecer un valor genuino a los lectores del sitio, incluso los sitios más autorizados le darán una oportunidad. Es útil si ya ha tenido contacto con el sitio antes o si se ha conectado en red con un pie en la puerta, pero a veces el contacto en frío con los sitios puede funcionar muy bien. ¡Cree en ti mismo! Puedes hacerlo eet.

3. Métricas

Algunas personas se toman las métricas más en serio que otras. Cuando se trata de evaluar un sitio objetivo potencial, algunos tienen un DA mínimo en el que insisten, algunos una cantidad mínima de tráfico.

Si estos hacen una diferencia para usted, agregue columnas a su hoja para albergar las estadísticas. Esto simplificará el proceso de investigación a medida que revise su lista más adelante.

Si realmente, REALMENTE se toma en serio las métricas, también puede agregar un sistema de codificación de colores a esta columna para que pueda priorizar mejor qué objetivos perseguir:

Sin embargo, entre tú y yo, si priorizas la relevancia y eliges tus sitios con cuidado en función de sus audiencias, las métricas no dominarán tu destino tanto.

4. Temas / títulos de la presentación

La sección "lanzamientos" es la siguiente en importancia después de la columna "relevancia" porque le ayudará a establecer la relevancia de su contenido tanto para la audiencia del sitio como para su enlace.

Además, toda la información sobre un sitio que ha recopilado no será útil si no tiene un artículo en mente. Hay muchos escritores en la web y un editor podría estar feliz de asignar temas a cualquiera de ellos. El atractivo de dejarte escribir para su sitio es que estás proponiendo tu propio tema único.

Al examinar un sitio de destino, es importante poder identificar qué tema puede cubrir, prácticamente de inmediato. Encontrar el tema correcto puede llevar tiempo, pero debería poder esbozar un par de ideas en su mente con bastante rapidez mientras explora el sitio.

Si no puede pensar en al menos un tema relevante para presentar a los pocos minutos de encontrar un sitio, lo más probable es que esté en el lugar equivocado.

Esta columna es un buen lugar para tomar nota de cualquier brecha de contenido que tenga el sitio o artículos sobre los que podría escribir una respuesta o refutación.

Ya sea que enumere los títulos de artículos reales para presentar o las palabras clave que podría cubrir, esta sección es una buena manera de recordar lo que exactamente imaginó escribir para este sitio cuando lo colocó en su hoja de cálculo.

5. Información de contacto

Aquí es donde debe colocar cualquier información que pueda encontrar sobre la persona o personas con las que hablará en su alcance.

Dependiendo de su preferencia, incluya correos electrónicos, identificadores sociales, números de teléfono, etc. Una forma de organizar su información es crear columnas separadas para cada método de contacto. Sin embargo, siempre prefiero poner la forma más pertinente de información de contacto en la celda adecuada y luego crear una nota que contenga cualquier otra cosa que quiera recordar:

Lo más importante es que debe incluir el nombre y el puesto de trabajo de su contacto. La parte del nombre es obvia: siempre diríjase a alguien por su nombre si puede evitarlo. Es educado (e inteligente). Tomar nota del puesto de trabajo de su contacto le ayudará a adaptar mejor su alcance porque sabrá cuál es su función y qué tipo de conversación debe esperar tener.

Incluso si un sitio solo tiene un formulario web (lo cual es muy raro, ¡siga buscando!), Pegue esa URL en su documento. De esta manera, no tendrá que buscar si necesita usar el formulario web nuevamente.

Algo que vale la pena mencionar es que debe mantener la información disponible, incluso si no funciona. Si una dirección de correo electrónico está muerta, guarde una nota que le recuerde ese hecho. Además de ahorrarle tiempo más tarde, es posible que también pueda involucrar a su contacto mencionando que otra forma de comunicación falló. Eso es útil para ellos saberlo y tal vez te lo agradezcan.

6. NOTAS

Escúchame con mucha atención. Las notas son tus amigas.

Frieeeeend.

¿Conoces todos esos extraños fragmentos de información que piensas mientras miras un sitio por primera vez? Cualquier cosa como "Mire algunos enlaces muertos que no han arreglado" o "Parece una publicación interesante" puede serle útil más adelante.

Vale la pena señalar lo que cada sitio busca en un escritor. Si tienen muy claro que solo quieren escritores profesionales que puedan contribuir todo el tiempo, debes saberlo.

Resaltar es difícil.

Si no tienen una página de "escribir para nosotros" en absoluto, téngalo en cuenta. Si actualmente están cambiando de plataforma o reestructurando su calendario editorial, tenga en cuenta eso. Si hay un tiempo de espera de dos meses entre el envío y la publicación, tenga en cuenta eso. Si un sitio atiende a un grupo demográfico en particular, tenga en cuenta eso.

Tenga en cuenta todas las cosas.

En el peor de los casos: tiene una columna que rara vez mira. En el mejor de los casos: recuerdas los detalles que te permiten escribir un discurso completo y reflexivo.

Tenga en cuenta todas las cosas.

7. Columnas adicionales

Un par de columnas adicionales que podría considerar son:

• "Presencia de influencers"
• ¿Qué escritores también han publicado en este sitio? Podrías pedirle a uno de ellos que te presente o tal vez simplemente mantenerte en contacto con ellos.
• Información de enlace
• ¿A qué página de destino esperas enlazar? ¿Qué texto de anclaje utilizaría idealmente?
• "Intentos de divulgación"
• ¿Cuántos seguimientos he enviado? ¿En qué fechas envié estos seguimientos? (¿Debo dejar a estas personas en paz todavía?)

Pero aprenderá a mezclar y combinar su hoja de cálculo de acuerdo con sus necesidades individuales.

8. Hojas para las etapas de divulgación

El siguiente paso es configurar pestañas en su hoja de cálculo para que pueda organizar en qué etapa de alcance se encuentra con cada sitio. A medida que se ponga en contacto con sitios nuevos, podrá moverlos a una hoja de cálculo diferente. Esto no solo le permitirá mantener sus sitios más en orden, sino que podrá saber rápida y fácilmente con cuántos sitios está en comunicación y qué tan cerca están de la publicación.

Elegí tratar nuestra lista de objetivos inicial como "Necesita divulgación", lo que indica que todavía no he intentado presentar estos sitios. Lo nombraré como tal haciendo clic en la flecha junto a "Hoja1" en la parte inferior de la pantalla, luego seleccionando "Cambiar nombre":

Ahora crearé una nueva pestaña para "In Outreach", que indica que he enviado un mensaje o una propuesta. Puedo hacer eso duplicando mi hoja actual (para mantener mi fila superior congelada y los encabezados de sección), seleccionando nuevamente la flecha en la pestaña en la parte inferior de la pantalla. Esta vez seleccione "Duplicar":

... y cambie el nombre de esa pestaña en consecuencia.

Repetiré este proceso para crear otras pestañas, en función de cómo me gusta organizar mis prospectos. Para mi hoja de cálculo, quiero estos:

• "Necesita ayuda"
• Para sitios que he encontrado pero que aún no he contactado.
• "En alcance"
• Para los sitios a los que he enviado correos electrónicos al menos una vez.
• Pestaña "En comunicación"
• Para sitios que me han respondido.
• "Enlace adquirido"
• Para sitios en los que publiqué con éxito.
• "Nunca respondió"
• Para sitios de los que no he recibido respuesta.
• "Muerto"
• Para los sitios que me han pedido que no vuelva a contactarme por cualquier motivo (no aceptar contribuciones externas, cerrar el sitio, etc., ¡tomen nota!).
• "En espera"
• Para los sitios que han solicitado que me comunique con ellos nuevamente en una fecha posterior. O para los sitios que estoy esperando para difundir, digamos si sé que se está desarrollando un activo mejor enlazable.

Puedo cambiar fácilmente entre estas pestañas y mover sitios entre ellas mientras navego por mi relación con cada sitio. También tenga en cuenta que puede buscar en todas las pestañas a la vez utilizando la función "ctrl + h".

Así que veamos lo que hemos logrado.

Tenemos una hoja de cálculo para almacenar información pertinente sobre los objetivos de escritura. Cada columna de esta hoja de cálculo funciona como parte de un control de calidad del sitio.

Una herramienta como esta puede ahorrarle horas de tiempo y siglos de dolores de cabeza.

En esta época, usar una hoja de cálculo como esta puede parecer un poco burdo. Pero cuando se trata de una organización versátil (y de nuevo con la parte gratuita ), muy pocas cosas superan a una buena hoja de cálculo. Pruebe y vea qué columnas y pestañas funcionan mejor para usted.