Création de feuilles de calcul pour l'organisation de campagnes de publication — Tutoriel mardi

Bienvenue dans un autre tutoriel mardi ! Aujourd'hui, je vais expliquer comment créer une feuille de calcul (gratuite !) Qui suivra et organisera une liste de sites pour toute initiative de sensibilisation ou de contenu.

L'objectif est de créer une feuille de calcul qui aide à organiser les nombreux sites que nous ciblerons pour l'écriture. Que vous écriviez sur le Web pour gagner de l'autorité, des relations ou des liens, vous avez besoin d'un système organisationnel solide. Pourquoi ne pas en créer un gratuitement ?

La plupart des rédacteurs en ligne, des pigistes et des créateurs de liens contactent simultanément de nombreux sites cibles. Avec autant de cibles flottantes, il peut être facile d'oublier des détails sur chacune ou même de confondre quel site est lequel. Avoir une base de données de vos contacts et de vos idées atténue ces problèmes.

Si nous sommes particulièrement intelligents, la feuille de calcul peut également nous aider à analyser les sites que nous trouvons : chaque colonne sert de marqueur de qualité que vous pouvez examiner au fur et à mesure que vous trouvez un site. Surtout pour ceux qui commencent tout juste à rédiger leur portfolio en ligne, remplir une liste de champs de qualité du site peut aider à développer de bonnes habitudes de prospection et à organiser de grandes quantités de données.

Pour mon exemple d'aujourd'hui, je vais chercher des sites liés aux jeux vidéo. Parce que mon hypothétique client vend des produits de jeux vidéo. Quel genre de produits de jeux vidéo ? Ne posez pas de questions difficiles.

Création de votre feuille de calcul

La première chose à faire est de créer un emplacement pour stocker tous vos sites cibles. Vous pouvez utiliser n'importe quel programme que vous souhaitez (nous utilisons BuzzStream ici à Page One Power), mais tout le monde n'a pas accès aux outils payants. Alors aujourd'hui, j'utiliserai Google Docs.

Surtout si vous travaillez seul, les feuilles de calcul simples sont une excellente solution aux besoins de votre organisation. Rien ne vaut la polyvalence et la gratuité.

Pas sûr de savoir comment commencer? N'ayez crainte, Cory a écrit un article sur la création de feuilles de calcul dans Google Docs !

La première colonne que vous devez ajouter est la colonne "URL" ou "Nom du site". C'est pour des raisons évidentes, j'espère.

Nous pouvons maintenant passer aux autres colonnes dont vous aurez besoin et comment elles peuvent vous aider dans le processus de vérification du site.

Conseil de pro : figez la ligne du haut pour faciliter la navigation sur toute la ligne.

1. Pertinence/ Mots clés

La partie la PLUS IMPORTANTE de l'écriture pour d'autres blogs est de connaître votre public. L'endroit où vous écrivez et ce que vous écrivez sont tous deux déterminés par le fait que vous vous adressez aux bonnes personnes sur les bons sujets. Pour cette raison, la pertinence doit être l'élément directeur de votre feuille de calcul.

Un moyen simple de remplir cette colonne consiste simplement à répertorier les sujets que chaque site Web place dans sa barre de navigation sur la page d'accueil et à les utiliser comme balises de recherche :

|

V

Dans votre feuille de calcul, vous pourrez désormais appuyer sur « ctrl + f » et rechercher les sujets dont vous avez besoin.

En tapant chaque mot-clé, vous vous forcez également à déterminer si le site convient vraiment à votre client. Si vous allez sur des sites Web de jeux et que vous vous retrouvez à écrire « des recettes, des ustensiles de cuisine, des interviews de chefs, etc. en tant que principaux liens de navigation sur le site, vous devez absolument réévaluer si vous êtes au bon endroit.

Prime! Section par pertinence

Pour organiser un peu mieux votre tableur, je vous recommande d'utiliser le plus pertinent de ces onglets pour regrouper vos sites cibles par sujet. Divisez les sites en fonction de leur objectif général dans votre document. Cela vous aidera à créer des présentations plus organisées (et peut vous montrer visuellement quels sujets sont les plus populaires en ligne).

Il est utile de commencer par une section extraordinairement spécialisée, aussi proche de votre domaine d'expertise que possible. À partir de là, vous pouvez prendre du recul et élargir votre champ d'action, centimètre par centimètre, pour inclure des niches et des sujets plus larges.

Voici une représentation visuelle de cet élargissement du sujet :

Chacun de ces sujets peut être sa propre section sur la feuille de calcul. La mise en place de cette hiérarchie vous aidera à déterminer les types de présentations à utiliser et le jargon que chaque public du site est susceptible de comprendre.

En plus de rester pertinent pour votre client, vous avez également de bonnes raisons de valoriser la pertinence pour votre propre développement personnel en tant qu'écrivain. Plus un créneau auquel vous contribuez est spécifique, plus vous êtes susceptible de soutenir une marque personnelle forte. La plupart des publications de la plus haute autorité sur le Web ont des normes strictes pour leurs contributeurs. Plus votre portfolio est ciblé, plus vous avez de chances d'être considéré comme une autorité et de gagner une place sur leurs listes.

TL; DR : Gardez le jeu long à l'esprit. Un portfolio axé sur la pertinence peut ouvrir la porte à des publications plus importantes et de meilleure qualité.

2. Règles/directives de publication d'invités

La présence d'une page « Écrire pour nous » ou « Contribution » sur un site potentiel est une aubaine. C'est là que les propriétaires de sites décrivent ce qu'ils attendent des auteurs contributeurs, ainsi que des informations précieuses sur leur public cible et les types d'articles qu'ils aiment.

Il vous montrera également comment éviter de cocher votre éditeur potentiel. S'ils vous disent d'utiliser une chronologie spécifique ou d'utiliser une ligne d'objet spécifique dans votre e-mail, faites-le. Duh.

Certaines de ces pages sont d'assez haut niveau :

Et certains sont fous en profondeur :

Lisez tout ça. Avec attention.

Mettez un lien vers chaque page WFU dans cette colonne. De cette façon, vous aurez toujours un accès rapide à toutes les informations chaque fois que vous aurez besoin de vous rafraîchir la mémoire.

PSA : Il est important de noter que de nombreux sites n'ont pas de pages « écrivez pour nous ». Ne laissez pas cela vous décourager. Si vous pouvez rédiger un e-mail solide et offrir une véritable valeur au lectorat du site, même les sites les plus autorisés vous donneront une chance. Cela aide si vous avez déjà été en contact avec le site ou si vous avez mis un pied dans la porte, mais parfois, la sensibilisation à froid sur les sites peut très bien se passer. Croyez en vous! Vous pouvez faire eet.

3. Métriques

Certaines personnes prennent les mesures plus au sérieux que d'autres. Lorsqu'il s'agit d'évaluer un site cible potentiel, certains ont un minimum d'AD sur lequel ils insistent, certains un minimum de trafic.

Si cela fait une différence pour vous, ajoutez des colonnes à votre feuille pour héberger les statistiques. Cela simplifiera le processus de vérification au fur et à mesure que vous parcourrez votre liste plus tard.

Si vous êtes vraiment, VRAIMENT sérieux au sujet des métriques, vous pouvez également ajouter un système de codage couleur à cette colonne afin que vous puissiez mieux hiérarchiser les cibles à poursuivre :

Entre vous et moi, cependant, si vous accordez la priorité à la pertinence et choisissez soigneusement vos sites en fonction de leur public, les métriques ne domineront pas autant votre destin.

4. Pitch Sujets/Titres

La section « emplacements » est la deuxième plus importante après votre colonne « pertinence » car elle vous aidera à établir la pertinence de votre contenu à la fois pour le public du site et pour votre lien.

De plus, toutes les informations sur un site que vous avez recueillies ne seront pas utiles si vous n'avez pas d'article en tête. Il y a beaucoup d'écrivains sur le Web et un éditeur pourrait très bien être heureux d'attribuer des sujets à l'un d'entre eux. L'attrait de VOUS laisser écrire pour leur site est que vous proposez votre propre sujet unique.

Lors de la vérification d'un site cible, il est important de pouvoir identifier le sujet que vous pouvez couvrir, presque immédiatement. Trouver le bon sujet peut prendre du temps, mais vous devriez être capable de décrire quelques idées assez rapidement dans votre esprit tout en explorant le site.

Si vous ne pouvez pas penser à au moins un sujet pertinent à présenter quelques minutes au plus après avoir trouvé un site, il y a de fortes chances que vous ne soyez pas au bon endroit.

Cette colonne est un bon endroit pour noter les lacunes de contenu du site ou les articles auxquels vous pourriez écrire une réponse ou une réfutation.

Que vous répertoriiez des titres d'articles réels à présenter ou des mots-clés que vous pourriez couvrir, cette section est un bon moyen de vous rappeler ce que vous envisagez précisément d'écrire pour ce site lorsque vous le placez dans votre feuille de calcul.

5. Coordonnées

C'est là que vous devez placer toutes les informations que vous pouvez trouver sur la ou les personnes à qui vous parlerez dans le cadre de votre sensibilisation.

Selon vos préférences, incluez les e-mails, les identifiants sociaux, les numéros de téléphone, etc. Une façon d'organiser vos informations consiste à créer des colonnes distinctes pour chaque méthode de contact distincte. Cependant, je préfère toujours mettre la forme la plus pertinente d'informations de contact dans la cellule appropriée, puis créer une note pour contenir tout ce dont je veux me souvenir :

Plus important encore, vous devez inclure le nom et le titre du poste de votre contact. La partie nom est évidente : adressez-vous toujours à quelqu'un par son nom si vous pouvez l'aider. C'est juste poli (et intelligent). Prendre note du titre du poste de votre contact vous aidera à mieux adapter votre approche, car vous saurez quel est son rôle et quel type de conversation vous devriez vous attendre à avoir.

Même si un site n'a qu'un formulaire Web (ce qui est très rare alors continuez à chercher !), collez cette URL dans votre document. De cette façon, vous n'aurez pas à chercher si vous devez à nouveau utiliser le formulaire Web.

Quelque chose qui mérite d'être mentionné, c'est que vous devriez garder les informations, même si elles ne fonctionnent pas. Si une adresse e-mail est morte, gardez une note qui vous le rappelle. En plus de vous faire gagner du temps plus tard, vous pourrez peut-être également engager votre contact en mentionnant qu'une autre forme de communication a échoué. C'est utile pour eux de savoir et ils pourraient bien vous en remercier.

6. REMARQUES

Écoutez-moi très attentivement. Les notes sont votre amie.

Frieeeend.

Vous connaissez toutes ces informations étranges auxquelles vous pensez en consultant un site pour la première fois ? Quelque chose comme « Oh regardez des liens morts qu'ils n'ont pas corrigés » ou « Cela ressemble à un article intéressant » peut vous être utile plus tard.

Il convient de noter ce que chaque site recherche chez un écrivain. S'ils sont très clairs sur le fait qu'ils ne veulent que des écrivains professionnels qui peuvent contribuer tout le temps, vous devez le savoir.

La mise en évidence est difficile.

S'ils n'ont pas du tout de page « écrivez pour nous », notez-le. S'ils changent actuellement de plateforme ou restructurent leur calendrier éditorial, notez-le. S'il y a un délai de deux mois entre la soumission et la publication, notez-le. Si un site s'adresse à un groupe démographique particulier, notez-le.

Notez toutes les choses.

Dans le pire des cas : vous avez une colonne que vous regardez rarement. Meilleur scénario : vous vous souvenez des détails qui vous permettent de rédiger un argumentaire complet et réfléchi.

Notez toutes les choses.

7. Colonnes supplémentaires

Voici quelques colonnes supplémentaires que vous pourriez envisager :

• "Présence d'influenceurs"
• Quels auteurs ont également publié sur ce site ? Vous pouvez demander à l'un d'eux une introduction ou peut-être simplement correspondre avec eux.
• Informations sur le lien
• À quelle page de destination espérez-vous créer un lien ? Quel texte d'ancrage utiliseriez-vous idéalement ?
• « Tentatives de sensibilisation »
• Combien de suivis ai-je envoyé ? À quelles dates ai-je envoyé ces suivis ? (Devrais-je laisser ces gens tranquilles ?)

Mais vous apprendrez à mélanger et assortir votre feuille de calcul en fonction de vos besoins individuels.

8. Fiches pour les étapes de sensibilisation

L'étape suivante consiste à configurer des onglets sur votre feuille de calcul afin que vous puissiez organiser l'étape de diffusion à laquelle vous vous trouvez avec chaque site. Lorsque vous contacterez de nouveaux sites, vous pourrez les déplacer dans une autre feuille de calcul. Non seulement cela vous permettra de garder vos sites plus en ordre, mais vous serez également en mesure de dire rapidement et facilement avec combien de sites vous êtes en communication et à quel point ils sont proches de la publication.

J'ai choisi de traiter notre liste de cibles initiales comme « Besoins de sensibilisation », indiquant que je n'ai pas encore essayé de présenter ces sites. Je vais le nommer ainsi en cliquant sur la flèche à côté de « Sheet1 » en bas de l'écran, puis en sélectionnant « Renommer » :

Maintenant, je vais créer un nouvel onglet pour « In Outreach », indiquant que j'ai envoyé un message ou un pitch. Je peux le faire en dupliquant ma feuille actuelle (afin de conserver ma ligne supérieure et mes en-têtes de section figés), en sélectionnant à nouveau la flèche dans l'onglet en bas de l'écran. Cette fois, sélectionnez « Dupliquer » :

...et renommez cet onglet en conséquence.

Je vais répéter ce processus pour créer d'autres onglets, en fonction de la façon dont j'aime organiser mes prospects. Pour ma feuille de calcul, je veux ceux-ci:

• « Besoin de sensibilisation »
• Pour les sites que j'ai trouvés mais que je n'ai pas encore contactés.
• « En sensibilisation »
• Pour les sites que j'ai envoyé par e-mail au moins une fois.
• Onglet "En communication"
• Pour les sites qui m'ont répondu.
• « Lien acquis »
• Pour les sites où j'ai publié avec succès.
• "Jamais répondu"
• Pour les sites dont je n'ai reçu aucune réponse.
• "Morte"
• Pour les sites qui m'ont demandé de ne pas recontacter pour quelque raison que ce soit (ne pas accepter de contributions extérieures, fermer le site, etc. - prenez note !).
• "En attente"
• Pour les sites qui m'ont demandé de vous recontacter ultérieurement. Ou pour les sites que j'attends de diffuser, disons si je sais qu'un meilleur actif pouvant être lié est en cours de développement.

Je peux facilement basculer entre ces onglets et déplacer des sites entre eux au fur et à mesure que je navigue dans ma relation avec chaque site. Notez également que vous pouvez rechercher tous les onglets à la fois en utilisant la fonction "ctrl + h".

Voyons donc ce que nous avons fait.

Nous avons une feuille de calcul pour stocker des informations pertinentes sur l'écriture des objectifs. Chaque colonne de cette feuille de calcul fait partie d'un contrôle qualité du site.

Un outil comme celui-ci peut vous faire gagner des heures et des maux de tête.

De nos jours, utiliser un tableur comme celui-ci peut sembler un peu grossier. Mais lorsqu'il s'agit d'une organisation polyvalente (et encore une fois avec la partie gratuite ), très peu de choses battent une bonne feuille de calcul. Jouez et voyez quelles colonnes et quels onglets vous conviennent le mieux.