Criação de planilha para organização de campanhas de publicação - tutorial terça-feira

Bem-vindo a outro Tutorial terça-feira! Hoje estarei abordando como construir uma planilha (de graça!) Que rastreará e organizará uma lista de sites para qualquer divulgação ou iniciativas de conteúdo.

O objetivo é criar uma planilha que ajude a organizar os muitos sites que direcionaremos para redação. Esteja você escrevendo pela web para obter autoridade, relacionamentos ou links, você precisa de um sistema organizacional sólido. Por que não fazer um de graça?

A maioria dos redatores online, freelancers e construtores de links, contata vários sites-alvo simultaneamente. Com tantos alvos flutuando por aí, pode ser fácil esquecer detalhes sobre cada um ou até mesmo confundir qual site é qual. Ter um banco de dados de seus contatos e ideias atenua esses problemas.

Se formos especialmente espertos, a planilha também pode nos ajudar a analisar os sites que encontramos: Cada coluna serve como um marcador de qualidade que você pode examinar enquanto encontra o site. Especialmente para aqueles que estão apenas começando seus portfólios de escrita online, preencher uma lista definida de campos de qualidade do site pode ajudar a desenvolver bons hábitos de prospecção e organizar grandes quantidades de dados.

Para o meu exemplo de hoje, procurarei sites relacionados a videogames. Porque meu hipotético cliente vende produtos de videogame. Que tipo de produtos de videogame? Não faça perguntas difíceis.

Criando sua planilha

A primeira coisa que você precisa fazer é criar um local para armazenar todos os seus sites de destino. Você pode usar qualquer programa que desejar (usamos o BuzzStream aqui no Page One Power), mas nem todos têm acesso a ferramentas pagas. Então, hoje vou usar o Google Docs.

Especialmente se você estiver operando por conta própria, planilhas simples são uma excelente solução para as necessidades de sua organização. Nada supera o versátil e gratuito.

Não sabe como começar? Não tenha medo, Cory escreveu um post sobre a criação de planilhas no Google Docs!

A primeira coluna que você precisa adicionar é a coluna “URL” ou “Nome do site”. Espero que seja por razões óbvias.

Agora podemos passar para as outras colunas de que você precisará e como elas podem ajudá-lo no processo de verificação do local.

Dica profissional: Congele a linha superior para navegar mais facilmente na linha.

1. Relevância / Palavras-chave

A parte MAIS IMPORTANTE de escrever para outros blogs é conhecer seu público. Onde você escreve e o que você escreve são determinados pelo fato de você estar falando com as pessoas certas sobre os tópicos certos. Por isso, a relevância deve ser o elemento norteador de sua planilha.

Uma maneira fácil de preencher esta coluna é simplesmente listar os tópicos que cada site coloca em sua barra de navegação na página inicial e usá-los como tags pesquisáveis:

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V

Em sua planilha, você agora poderá pressionar “ctrl + f” e pesquisar os tópicos de que precisar.

Ao digitar cada palavra-chave, você também se força a considerar se o site realmente é adequado para o seu cliente. Se você está procurando sites de jogos e se pega escrevendo "receitas, utensílios de cozinha, entrevistas com chefs, etc." Como os principais links de navegação do site, você definitivamente deve reavaliar se está no lugar certo.

Bônus! Seção por Relevância

Para organizar um pouco melhor sua planilha, recomendo usar a mais pertinente dessas guias como uma forma de agrupar seus sites-alvo por assunto. Divida os sites de acordo com o foco geral em seu documento. Isso o ajudará a criar argumentos de venda mais organizados (e pode mostrar visualmente quais tópicos são os mais populares online).

Ajuda começar com uma seção que é extraordinariamente específica, o mais próximo possível de sua área de especialização. A partir daí, você pode dar um passo para trás e expandir seu alcance, centímetro a centímetro, para incluir nichos e tópicos mais amplos.

Aqui está uma representação visual dessa ampliação do tópico:

Cada um desses tópicos pode ser sua própria seção na planilha. Ter essa hierarquia em vigor o ajudará a determinar que tipos de argumentos de vendas usar e quanta linguagem cada público do site provavelmente entenderá.

Além de ser relevante para o seu cliente, você também tem um bom motivo para valorizar a relevância para o seu próprio crescimento pessoal como escritor. Quanto mais específico for um nicho para o qual você contribua de forma consistente, maior será a probabilidade de você apoiar uma marca pessoal forte. Muitas das publicações de maior autoridade na web têm padrões rígidos para seus colaboradores - quanto mais focado for seu portfólio, maiores serão as chances de você ser considerado uma autoridade e ganhar um lugar em suas listas.

TL; DR: Mantenha o jogo longo em mente. Um portfólio focado na relevância pode abrir portas para publicações maiores e melhores.

2. Regras / Diretrizes de postagem de convidados

A presença de uma página “Escreva para nós” ou “Contribuição” em um site potencial é uma dádiva de Deus. É aqui que os proprietários de sites descrevem o que desejam dos escritores contribuintes, bem como informações valiosas sobre seu público-alvo e os tipos de artigos de que gostam.

Também mostrará como evitar irritar seu editor em potencial. Se eles disserem para você usar uma linha do tempo específica ou uma linha de assunto específica em seu e-mail, faça isso. Duh.

Algumas dessas páginas são de nível bastante alto:

E alguns são loucos em profundidade:

Leia tudo isso. Cuidadosamente.

Coloque um link para cada página da WFU nesta coluna. Dessa forma, você sempre terá acesso rápido a todas as informações sempre que precisar refrescar a memória.

PSA: É importante observar que muitos sites não possuem páginas “escreva para nós”. Não se deixe desencorajar. Se você puder escrever um e-mail sólido e oferecer valor genuíno aos leitores do site, mesmo os sites mais confiáveis ​​lhe darão uma chance. Ajuda se você já teve contato com o site antes ou já conseguiu entrar em rede, mas às vezes o contato direto com os sites pode ser muito bom. Acredite em si mesmo! Você pode fazer eet.

3. Métricas

Algumas pessoas levam as métricas mais a sério do que outras. Quando se trata de avaliar um site-alvo em potencial, alguns têm um mínimo de DA em que insistem, outros, uma quantidade mínima de tráfego.

Se isso fizer diferença para você, adicione colunas à sua planilha para abrigar as estatísticas. Isso simplificará o processo de verificação conforme você analisa sua lista posteriormente.

Se você realmente leva as métricas a sério, você também pode adicionar um sistema de codificação por cores a esta coluna para que possa priorizar melhor quais metas buscar:

Entre você e eu, no entanto, se você priorizar a relevância e escolher seus sites com cuidado com base em seus públicos, as métricas não dominarão seu destino tanto.

4. Tópicos / títulos de argumento de venda

A seção de “argumentos de venda” é a próxima mais importante após a coluna de “relevância”, pois ela o ajudará a estabelecer a relevância do seu conteúdo tanto para o público do site quanto para o seu link.

Além disso, todas as informações sobre um site que você reuniu não serão úteis se você não tiver um artigo em mente. Existem muitos escritores na web e um editor ficaria muito feliz em atribuir tópicos a qualquer um deles. O apelo de permitir que VOCÊ escreva para o site deles é que você está propondo seu próprio tópico exclusivo.

Ao examinar um site de destino, é importante ser capaz de identificar qual tópico você pode cobrir - praticamente imediatamente. Encontrar o tópico certo pode levar algum tempo, mas você deve ser capaz de delinear algumas idéias em sua mente com bastante rapidez enquanto explora o site.

Se você não consegue pensar em pelo menos um tópico relevante para lançar no máximo alguns minutos depois de encontrar um site, é provável que você esteja no lugar errado.

Esta coluna é um bom lugar para anotar quaisquer lacunas de conteúdo que o site tenha ou artigos para os quais você poderia escrever uma resposta ou refutação.

Independentemente de você listar títulos de artigos reais ou palavras-chave que você poderia cobrir, esta seção é uma boa maneira de lembrar o que exatamente você imaginou escrever para este site ao colocá-lo em sua planilha.

5. Informações de contato

É aqui que você deve colocar qualquer informação que possa encontrar sobre a pessoa ou pessoas com quem você falará em seu evangelismo.

Dependendo de sua preferência, inclua e-mails, atendentes sociais, números de telefone, etc. Uma maneira de organizar suas informações é criar colunas separadas para cada método de contato separado. No entanto, sempre prefiro colocar a forma mais pertinente de informações de contato na célula adequada e, em seguida, criar uma nota para conter tudo o que quero lembrar:

Mais importante ainda, você precisa incluir o nome e o cargo de seu contato. A parte do nome é óbvia: sempre se dirija a alguém pelo nome, se puder. É apenas educado (e inteligente). Anotar o cargo do seu contato o ajudará a adaptar melhor o seu alcance, porque você saberá qual é a função dele e que tipo de conversa deve esperar ter.

Mesmo se um site tiver apenas um formulário da web (o que é muito raro, então continue procurando!), Cole esse URL em seu documento. Dessa forma, você não precisará procurar se precisar usar o formulário da web novamente.

Algo que vale a pena mencionar é que você deve manter as informações por perto, mesmo que não dêem certo. Se um endereço de e-mail estiver morto, mantenha uma nota que o lembre desse fato. Além de economizar seu tempo mais tarde, você também pode engajar seu contato mencionando que outra forma de comunicação falhou. Isso é útil para eles saberem e eles só podem agradecer por isso.

6. NOTAS

Ouça-me com atenção. As notas são suas amigas.

Frieeeeend.

Você conhece todas aquelas informações estranhas que você pensa enquanto acessa um site pela primeira vez? Algo como “Oh, olhe, alguns links inativos que eles não consertaram” ou “Parece uma postagem interessante” pode ser útil para você mais tarde.

É importante notar o que cada site procura em um escritor. Se eles estão muito certos de que querem apenas escritores profissionais que possam contribuir o tempo todo, você deve saber disso.

Destacar é difícil.

Se eles não tiverem uma página “escreva para nós”, observe isso. Se eles estão trocando de plataforma ou reestruturando seu calendário editorial, observe isso. Se houver um tempo de espera de dois meses entre o envio e a publicação, observe isso. Se um site atende a um determinado grupo demográfico, observe isso.

Observe todas as coisas.

Pior cenário: você tem uma coluna que raramente olha. Melhor cenário: você se lembra de detalhes que permitem escrever um argumento de venda completo e cuidadoso.

Observe todas as coisas.

7. Colunas Adicionais

Algumas colunas adicionais que você pode considerar são:

• “Presença de influenciadores”
• Que escritores também publicaram neste site? Você pode pedir uma apresentação a um deles ou talvez apenas se corresponder com eles.
• Informação do link
• Para qual página de destino você espera criar um link? Qual texto âncora você usaria idealmente?
• “Tentativas de divulgação”
• Quantos acompanhamentos eu enviei? Em quais datas eu enviei esses acompanhamentos? (Devo deixar essas pessoas em paz ainda?)

Mas você aprenderá a misturar e combinar sua planilha de acordo com suas necessidades individuais.

8. Folhas para Estágios de Divulgação

A próxima etapa é configurar guias em sua planilha para que você possa organizar em qual estágio de divulgação você está em cada site. Ao entrar em contato com novos sites, você poderá movê-los para uma planilha diferente. Isso não apenas permitirá que você mantenha seus sites mais organizados, mas também poderá saber de forma rápida e fácil com quantos sites está se comunicando e o quão perto eles estão da publicação.

Decidi tratar nossa lista de alvos inicial como “Alcance de necessidades”, indicando que ainda não tentei lançar esses sites. Vou chamá-lo dessa forma clicando na seta ao lado de “Folha1” na parte inferior da tela e selecionando “Renomear”:

Agora vou criar uma nova guia para “In Outreach”, indicando que enviei uma mensagem ou argumento de venda. Posso fazer isso duplicando minha planilha atual (para manter minha linha superior congelada e cabeçotes de seção), selecionando novamente a seta na guia na parte inferior da tela. Desta vez, selecione “Duplicar”:

... e renomeie essa guia de acordo.

Vou repetir esse processo para criar outras guias, com base em como gosto de organizar meus clientes potenciais. Para minha planilha, quero estes:

• “Precisa de Divulgação”
• Para sites que encontrei, mas ainda não entrei em contato.
• “In Outreach”
• Para sites que enviei pelo menos uma vez.
• Guia “Em comunicação”
• Para sites que me responderam.
• “Link adquirido”
• Para sites onde publiquei com sucesso.
• “Nunca respondeu”
• Para sites dos quais não recebi resposta.
• "Morto"
• Para sites que me pediram para não entrar em contato novamente por qualquer motivo (não aceitando contribuições externas, fechando o site, etc .-- anote!).
• "Em espera"
• Para sites que solicitaram um contato novamente em uma data posterior. Ou para sites que estou esperando para alcançar, digamos se eu sei que um ativo melhor linkável está sendo desenvolvido.

Posso facilmente alternar entre essas guias e mover sites entre elas enquanto navego em meu relacionamento com cada site. Observe também que você pode pesquisar todas as guias de uma vez usando a função "ctrl + h".

Então, vamos ver o que fizemos.

Temos uma planilha para armazenar informações pertinentes sobre como escrever alvos. Cada coluna desta planilha funciona como uma parte de uma verificação de qualidade do site.

Uma ferramenta como essa pode economizar horas de tempo e muitas dores de cabeça.

Nos dias de hoje, usar uma planilha como essa pode parecer um pouco grosseiro. Mas quando se trata de organização versátil (e novamente com a parte gratuita ), poucas coisas superam uma boa planilha. Experimente e veja quais colunas e guias funcionam melhor para você.