Creazione di fogli di calcolo per l'organizzazione di campagne editoriali — Tutorial martedì

Benvenuti in un altro tutorial martedì! Oggi parlerò di come creare un foglio di calcolo (gratuitamente!) che terrà traccia e organizzerà un elenco di siti per eventuali iniziative di sensibilizzazione o di contenuto.

L'obiettivo è creare un foglio di calcolo che aiuti a organizzare i numerosi siti che prenderemo di mira per la scrittura. Sia che tu stia scrivendo in giro per il web per acquisire autorità, relazioni o collegamenti, hai bisogno di un solido sistema organizzativo. Perché non crearne uno gratis?

La maggior parte degli scrittori online, dei liberi professionisti e dei costruttori di link allo stesso modo, contatta molti siti di destinazione contemporaneamente. Con così tanti obiettivi in ​​giro, può essere facile dimenticare i dettagli su ciascuno di essi o persino confondere quale sito è quale. Avere un database dei tuoi contatti e delle tue idee mitiga questi problemi.

Se siamo particolarmente intelligenti, il foglio di calcolo può anche aiutarci ad analizzare i siti che troviamo: ogni colonna funge da indicatore di qualità che puoi esaminare mentre trovi il sito. Soprattutto per coloro che hanno appena iniziato i loro portafogli di scrittura online, la compilazione di un elenco di campi di qualità del sito può aiutare a sviluppare buone abitudini di ricerca e organizzare grandi quantità di dati.

Per il mio esempio di oggi, cercherò siti relativi ai videogiochi. Perché il mio ipotetico cliente vende prodotti per videogiochi. Che tipo di prodotti per videogiochi? Non fare domande difficili.

Creare il tuo foglio di calcolo

La prima cosa che devi fare è creare un luogo in cui archiviare tutti i tuoi siti di destinazione. Puoi utilizzare qualsiasi programma desideri (usiamo BuzzStream qui a Page One Power), ma non tutti hanno accesso a strumenti a pagamento. Quindi oggi userò Google Docs.

Soprattutto se operi da solo, i semplici fogli di calcolo sono un'ottima soluzione per le esigenze della tua organizzazione. Niente batte versatile e gratuito.

Non sai come iniziare? Non temere, Cory ha scritto un post sulla creazione di fogli di calcolo in Google Docs!

La prima colonna che devi aggiungere è la colonna "URL" o "Nome sito". Questo per ovvie ragioni, spero.

Ora possiamo passare alle altre colonne di cui avrai bisogno e come possono aiutarti nel processo di verifica del sito.

Suggerimento per professionisti: blocca la riga superiore per navigare più facilmente lungo la riga.

1. Rilevanza/Parole chiave

La parte PI IMPORTANTE dello scrivere per altri blog è conoscere il tuo pubblico. Dove scrivi e cosa scrivi sono entrambi determinati dal fatto che tu stia parlando con le persone giuste sugli argomenti giusti. Per questo motivo, la pertinenza deve essere l'elemento guida del tuo foglio di calcolo.

Un modo semplice per compilare questa colonna è semplicemente elencare gli argomenti che ciascun sito Web inserisce nella barra di navigazione della home page e utilizzarli come tag ricercabili:

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Nel tuo foglio di calcolo, ora sarai in grado di premere "ctrl + f" e cercare gli argomenti di cui hai bisogno.

Digitando ogni parola chiave, ti costringi anche a considerare se il sito è davvero adatto al tuo cliente. Se stai cercando siti Web di giochi e ti ritrovi a scrivere "ricette, pentole, interviste a chef, ecc." come collegamenti di navigazione principali sul sito, dovresti assolutamente rivalutare se sei nel posto giusto.

Bonus! Sezione per rilevanza

Per organizzare un po' meglio il tuo foglio di calcolo, ti consiglio di utilizzare la più pertinente di queste schede come modo per raggruppare i tuoi siti di destinazione per argomento. Dividi i siti in base al loro focus generale nel tuo documento. Questo ti aiuterà a creare presentazioni più organizzate (e può mostrarti visivamente quali argomenti sono i più popolari online).

È utile iniziare con una sezione straordinariamente di nicchia, il più vicino possibile alla tua area di competenza. Da lì puoi fare un passo indietro ed espandere la tua competenza, centimetro dopo centimetro, per includere nicchie e argomenti più ampi.

Ecco una rappresentazione visiva di questo ampliamento dell'argomento:

Ciascuno di questi argomenti può essere una propria sezione nel foglio di calcolo. Avere questa gerarchia in atto ti aiuterà a determinare quali tipi di pitch usare e quanto gergo è probabile che ogni pubblico del sito capisca.

Oltre a rimanere rilevante per il tuo cliente, hai anche buone ragioni per valutare la rilevanza per la tua crescita personale come scrittore. Più specifica è una nicchia a cui contribuisci in modo coerente, più è probabile che tu supporti un forte marchio personale. Molte delle pubblicazioni più autorevoli sul Web hanno standard rigorosi per i loro collaboratori: più il tuo portfolio è focalizzato, maggiori sono le possibilità che tu sia considerato un'autorità e guadagna un posto nei loro elenchi.

TL; DR: Tieni a mente il gioco lungo. Un portfolio incentrato sulla pertinenza può aprire le porte a pubblicazioni più grandi e migliori.

2. Regole/linee guida per la pubblicazione degli ospiti

La presenza di una pagina "Scrivi per noi" o "Contributi" su un potenziale sito è una manna dal cielo. Qui è dove i proprietari dei siti delineano ciò che vogliono dagli scrittori che contribuiscono, oltre a preziose informazioni sul loro pubblico di destinazione e sul tipo di articoli che preferiscono.

Ti mostrerà anche come evitare di spuntare il tuo potenziale editor. Se ti dicono di utilizzare una sequenza temporale specifica o di utilizzare una riga dell'oggetto specifica nella tua e-mail, fallo. Duh.

Alcune di queste pagine sono di livello abbastanza alto:

E alcuni sono pazzi in profondità:

Leggi tutto. Con attenzione.

Metti un link a ogni pagina WFU in questa colonna. In questo modo, avrai sempre un rapido accesso a tutte le informazioni ogni volta che avrai bisogno di rinfrescarti la memoria.

PSA: È importante notare che molti siti non hanno pagine "scrivi per noi". Non lasciare che questo ti scoraggi. Se puoi scrivere un'e-mail solida e offrire un valore genuino ai lettori del sito, anche i siti più autorevoli ti daranno una possibilità. È utile se hai avuto contatti con il sito in precedenza o hai messo in rete un piede nella porta, ma a volte il contatto freddo con i siti può andare davvero bene. Credi in te stesso! Puoi fare eet.

3. Metriche

Alcune persone prendono le metriche più seriamente di altre. Quando si tratta di valutare un potenziale sito target, alcuni hanno un DA minimo su cui insistono, altri una quantità minima di traffico.

Se questi fanno la differenza per te, aggiungi colonne al tuo foglio per ospitare le statistiche. Ciò semplificherà il processo di controllo mentre navighi nell'elenco in un secondo momento.

Se sei davvero, DAVVERO serio riguardo alle metriche, puoi anche aggiungere un sistema di codifica a colori a questa colonna in modo da poter dare una priorità migliore a quali obiettivi perseguire:

Detto tra me e te, tuttavia, se dai la priorità alla pertinenza e scegli attentamente i tuoi siti in base al loro pubblico, le metriche non domineranno il tuo destino quasi altrettanto.

4. Argomenti/titoli del pitch

La sezione "proposte" è la successiva più importante dopo la colonna "rilevanza" perché ti aiuterà a stabilire la pertinenza del tuo contenuto sia per il pubblico del sito che per il tuo link.

Inoltre, tutte le informazioni su un sito che hai raccolto non saranno utili se non hai in mente un articolo. Ci sono molti scrittori sul web e un editore potrebbe benissimo essere felice di assegnare argomenti a ciascuno di essi. Il fascino di lasciarti scrivere per il loro sito è che stai proponendo il tuo argomento unico.

Quando esamini un sito target, è importante essere in grado di identificare quale argomento puoi trattare, praticamente immediatamente. Trovare l'argomento giusto potrebbe richiedere tempo, ma dovresti essere in grado di delineare un paio di idee nella tua mente abbastanza rapidamente mentre esplori il sito.

Se non riesci a pensare ad almeno un argomento rilevante da proporre entro pochi minuti dalla ricerca di un sito, è probabile che ti trovi nel posto sbagliato.

Questa colonna è un buon posto per prendere nota di eventuali lacune nei contenuti del sito o articoli a cui potresti scrivere una risposta o una confutazione.

Sia che tu elenchi i titoli degli articoli effettivi da presentare o le parole chiave che potresti coprire, questa sezione è un buon modo per ricordare esattamente cosa hai immaginato di scrivere per questo sito quando lo metti nel tuo foglio di calcolo.

5. Informazioni di contatto

Qui è dove dovresti inserire tutte le informazioni che puoi trovare sulla persona o sulle persone con cui parlerai nella tua attività di sensibilizzazione.

A seconda delle tue preferenze, includi email, social handle, numeri di telefono, ecc. Un modo per organizzare le tue informazioni è creare colonne separate per ogni metodo di contatto separato. Tuttavia, preferisco sempre inserire la forma più pertinente di informazioni di contatto nella cella corretta e quindi creare una nota per contenere qualsiasi altra cosa che voglio ricordare:

Soprattutto, devi includere il nome e il titolo di lavoro del tuo contatto. La parte del nome è ovvia: rivolgiti sempre a qualcuno per nome se puoi evitarlo. È solo educato (e intelligente). Prendere nota del titolo di lavoro del tuo contatto ti aiuterà a personalizzare meglio il tuo raggio d'azione perché saprai qual è il loro ruolo e che tipo di conversazione dovresti aspettarti di avere.

Anche se un sito ha solo un modulo web (che è molto raro, quindi continua a cercare!), incolla quell'URL nel tuo documento. In questo modo non dovrai andare a cercare se hai bisogno di usare nuovamente il modulo web.

Qualcosa che vale la pena ricordare è che dovresti tenere le informazioni in giro, anche se non funzionano. Se un indirizzo email è morto, tieni una nota che te lo ricordi. Oltre a farti risparmiare tempo in seguito, potresti anche essere in grado di coinvolgere il tuo contatto menzionando che un'altra forma di comunicazione non è riuscita. È utile che lo sappiano e potrebbero ringraziarti per questo.

6. NOTE

Ascoltami molto attentamente. Le note sono tue amiche.

amico.

Conosci tutte quelle strane informazioni che ti vengono in mente mentre guardi un sito per la prima volta? Qualcosa come "Oh guarda alcuni collegamenti morti che non hanno corretto" o "Sembra un post interessante" può esserti utile in seguito.

Vale la pena notare ciò che ogni sito cerca in uno scrittore. Se sono molto chiari sul fatto che vogliono solo scrittori professionisti che possono contribuire tutto il tempo, dovresti sapere che entrando.

Evidenziare è difficile.

Se non hanno affatto una pagina "scrivi per noi", tienilo presente. Se stanno attualmente cambiando piattaforma o ristrutturando il loro calendario editoriale, tienilo presente. Se c'è un tempo di attesa di due mesi tra l'invio e la pubblicazione, tienilo presente. Se un sito si rivolge a un particolare gruppo demografico, tienilo presente.

Nota tutte le cose.

Scenario peggiore: hai una colonna che guardi raramente. Scenario migliore: ricordi i dettagli che ti consentono di scrivere una presentazione approfondita e ponderata.

Nota tutte le cose.

7. Colonne aggiuntive

Un paio di colonne aggiuntive che potresti prendere in considerazione sono:

• “Presenza di influencer”
• Quali scrittori hanno pubblicato anche su questo sito? Potresti chiedere a uno di loro di presentarsi o forse semplicemente corrispondere con loro.
• Informazioni sul collegamento
• A quale pagina di destinazione speri di collegarti? Quale testo di ancoraggio useresti idealmente?
• “Tentativi di divulgazione”
• Quanti follow-up ho inviato? In quali date ho inviato questi follow-up? (Devo ancora lasciare in pace queste persone?)

Ma imparerai a combinare e abbinare il tuo foglio di calcolo in base alle tue esigenze individuali.

8. Fogli per le fasi di sensibilizzazione

Il passaggio successivo consiste nell'impostare le schede sul foglio di calcolo in modo da poter organizzare la fase di sensibilizzazione in cui ti trovi con ciascun sito. Quando contatti nuovi siti, sarai in grado di spostarli in un foglio di lavoro diverso. Ciò non solo ti consentirà di mantenere i tuoi siti più in ordine, ma sarai in grado di dire rapidamente e facilmente con quanti siti sei in comunicazione e quanto sono vicini alla pubblicazione.

Ho scelto di trattare il nostro elenco di obiettivi iniziale come "Needs Outreach", indicando che non ho ancora provato a presentare questi siti. Lo chiamerò così facendo clic sulla freccia accanto a "Foglio1" nella parte inferiore dello schermo, quindi selezionando "Rinomina":

Ora creerò una nuova scheda per "In Outreach", indicando che ho inviato un messaggio o una presentazione. Posso farlo duplicando il mio foglio corrente (in modo da mantenere la riga superiore e le intestazioni di sezione bloccate), selezionando nuovamente la freccia nella scheda nella parte inferiore dello schermo. Questa volta seleziona “Duplica”:

...e rinomina la scheda di conseguenza.

Ripeterò questo processo per creare altre schede, in base a come mi piace organizzare i miei potenziali clienti. Per il mio foglio di calcolo, voglio questi:

• “Ha bisogno di aiuto”
• Per i siti che ho trovato ma non ho ancora contattato.
• “A portata di mano”
• Per i siti a cui ho inviato email almeno una volta.
• Scheda “In comunicazione”
• Per i siti che mi hanno risposto.
• "Link acquisito"
• Per i siti in cui ho pubblicato con successo.
• “Mai risposto”
• Per i siti da cui non ho ricevuto risposta.
• "Morto"
• Per i siti che mi hanno chiesto di non contattarmi più per qualsiasi motivo (non accettare contributi esterni, chiudere il sito, ecc.-- prendi nota!).
• "In attesa"
• Per i siti che hanno richiesto di ricontattarmi in un secondo momento. O per i siti che sto aspettando di raggiungere, diciamo se so che è in fase di sviluppo una risorsa collegabile migliore.

Posso facilmente passare da una scheda all'altra e spostare i siti tra di loro mentre navigo nella mia relazione con ciascun sito. Nota anche che puoi cercare tutte le schede contemporaneamente usando la funzione "ctrl + h".

Quindi diamo un'occhiata a cosa abbiamo combinato.

Abbiamo un foglio di calcolo per ospitare informazioni pertinenti sulla scrittura degli obiettivi. Ogni colonna di questo foglio di calcolo funge da parte di un controllo di qualità del sito.

Uno strumento come questo può farti risparmiare ore di tempo e anni di mal di testa.

Al giorno d'oggi, usare un foglio di calcolo come questo può sembrare un po' rozzo. Ma quando si tratta di un'organizzazione versatile (e di nuovo con il bit gratuito ), pochissime cose battono un buon foglio di calcolo. Gioca e scopri quali colonne e schede funzionano meglio per te.