Tabellenkalkulation zum Organisieren von Veröffentlichungskampagnen – Tutorial Dienstag

Willkommen zu einem weiteren Tutorial-Dienstag! Heute beschreibe ich, wie man (kostenlos!) eine Tabelle erstellt, die eine Liste von Websites für alle Kontakt- oder Inhaltsinitiativen verfolgt und organisiert.

Das Ziel besteht darin, eine Tabelle zu erstellen, die hilft, die vielen Websites zu organisieren, auf die wir zum Schreiben abzielen. Egal, ob Sie im Internet schreiben, um Autorität, Beziehungen oder Links zu erlangen – Sie benötigen ein solides Organisationssystem. Warum nicht kostenlos einen machen?

Die meisten Online-Autoren, Freiberufler und Linkbuilder kontaktieren viele Zielseiten gleichzeitig. Bei so vielen Zielen, die herumschweben, kann es leicht sein, Details zu jedem einzelnen zu vergessen oder sogar zu verwechseln, welche Site welche ist. Durch eine Datenbank mit Ihren Kontakten und Ideen können diese Probleme abgemildert werden.

Wenn wir besonders clever sind, kann uns die Tabelle auch bei der Analyse der gefundenen Sites helfen: Jede Spalte dient als Qualitätsmerkmal, das Sie bei der Site-Suche überprüfen können. Besonders für diejenigen, die gerade erst mit ihrem Online-Schreibportfolio beginnen, kann das Ausfüllen einer festgelegten Liste von Site-Qualitätsfeldern dabei helfen, gute Suchgewohnheiten zu entwickeln und große Datenmengen zu organisieren.

Für mein heutiges Beispiel suche ich nach Websites mit Bezug zu Videospielen. Weil mein hypothetischer Kunde Videospielprodukte verkauft. Welche Art von Videospielprodukten? Stellen Sie keine schwierigen Fragen.

Erstellen Sie Ihre Tabelle

Als Erstes müssen Sie einen Speicherort für alle Ihre Ziel-Sites erstellen. Sie können jedes beliebige Programm verwenden (wir verwenden BuzzStream hier bei Page One Power), aber nicht jeder hat Zugang zu kostenpflichtigen Tools. Heute verwende ich Google Docs.

Besonders wenn Sie alleine arbeiten, sind einfache Tabellenkalkulationen eine ausgezeichnete Lösung für die Anforderungen Ihres Unternehmens. Nichts geht über vielseitig und kostenlos.

Nicht sicher, wie Sie anfangen sollen? Keine Angst, Cory hat einen Beitrag zum Erstellen von Tabellenkalkulationen in Google Docs geschrieben!

Die erste Spalte, die Sie hinzufügen müssen, ist die Spalte „URL“ oder „Site-Name“. Das hat offensichtliche Gründe, hoffe ich.

Jetzt können wir zu den anderen Spalten übergehen, die Sie benötigen und wie sie Ihnen bei der Site-Überprüfung helfen können.

Profi-Tipp: Frieren Sie die obere Reihe ein, um das Durchsuchen der Zeile zu erleichtern.

1. Relevanz/ Schlüsselwörter

Der WICHTIGSTE Teil beim Schreiben für andere Blogs besteht darin, Ihr Publikum zu kennen. Wo Sie schreiben und was Sie schreiben, hängt davon ab, ob Sie mit den richtigen Leuten über die richtigen Themen sprechen. Aus diesem Grund muss Relevanz das Leitelement Ihrer Tabelle sein.

Eine einfache Möglichkeit, diese Spalte auszufüllen, besteht darin, einfach die Themen aufzulisten, die jede Website in ihre Navigationsleiste auf der Startseite einfügt, und sie als durchsuchbare Tags zu verwenden:

|

V

In Ihrer Tabelle können Sie jetzt "Strg + f" drücken und nach Themen suchen, die Sie benötigen.

Indem Sie jedes Keyword eintippen, zwingen Sie sich auch zu überlegen, ob die Site wirklich gut zu Ihrem Kunden passt. Wenn Sie Gaming-Websites besuchen und sich dabei ertappen, „Rezepte, Kochgeschirr, Chefinterviews usw.“ zu schreiben. Als Top-Navigationslinks auf der Site sollten Sie unbedingt überdenken, ob Sie hier richtig sind.

Bonus! Abschnitt nach Relevanz

Um Ihre Tabelle etwas besser zu organisieren, empfehle ich Ihnen, die relevantesten dieser Registerkarten zu verwenden, um Ihre Zielwebsites nach Themen zu gruppieren. Teilen Sie die Websites nach ihrem allgemeinen Schwerpunkt in Ihrem Dokument auf. Dies wird Ihnen helfen, besser organisierte Präsentationen zu erstellen (und kann Ihnen visuell zeigen, welche Themen online am beliebtesten sind).

Es hilft, mit einem Bereich zu beginnen, der außergewöhnlich nischenförmig ist und so nah wie möglich an Ihrem Fachgebiet liegt. Von dort aus können Sie einen Schritt zurücktreten und Ihren Anwendungsbereich Zoll für Zoll erweitern, um breitere Nischen und Themen einzubeziehen.

Hier ist eine visuelle Darstellung dieser Erweiterung des Themas:

Jedes dieser Themen kann ein eigener Abschnitt in der Tabelle sein. Mit dieser Hierarchie können Sie bestimmen, welche Arten von Präsentationen Sie verwenden sollten und wie viel Jargon jede Website-Zielgruppe wahrscheinlich versteht.

Abgesehen davon, dass Sie für Ihren Kunden relevant bleiben, haben Sie auch guten Grund, die Relevanz für Ihr persönliches Wachstum als Autor zu schätzen. Je spezifischer eine Nische Sie konsequent mitgestalten, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie eine starke persönliche Marke unterstützen. Viele der Veröffentlichungen mit den höchsten Autoritäten im Internet haben strenge Standards für ihre Mitwirkenden – je fokussierter Ihr Portfolio ist, desto größer ist die Chance, dass Sie als Autorität gelten und sich einen Platz in ihren Listen verdienen.

TL;DR: Behalte das lange Spiel im Hinterkopf. Ein auf Relevanz fokussiertes Portfolio kann Türen zu größeren und besseren Publikationen öffnen.

2. Regeln/Richtlinien für Gastbeiträge

Das Vorhandensein einer „Write for Us“- oder „Contribution“-Seite auf einer potenziellen Website ist ein Glücksfall. Hier skizzieren Website-Besitzer, was sie von beitragenden Autoren erwarten, sowie wertvolle Informationen über ihre Zielgruppe und welche Art von Artikeln sie mögen.

Es zeigt Ihnen auch, wie Sie vermeiden, Ihren zukünftigen Redakteur abzuhaken. Wenn sie Ihnen sagen, dass Sie eine bestimmte Zeitachse oder eine bestimmte Betreffzeile in Ihrer E-Mail verwenden sollen, tun Sie es. Äh.

Einige dieser Seiten sind ziemlich hochrangig:

Und einige sind verrückt in die Tiefe:

Lesen Sie alles. Sorgfältig.

Fügen Sie in diese Spalte einen Link zu jeder WFU-Seite ein. Auf diese Weise haben Sie immer schnellen Zugriff auf alle Informationen, wenn Sie Ihr Gedächtnis auffrischen müssen.

PSA: Es ist wichtig zu beachten, dass viele Websites keine „Schreib für uns“-Seiten haben. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen. Wenn Sie eine solide E-Mail schreiben und der Leserschaft der Site einen echten Mehrwert bieten können, geben Ihnen selbst die maßgeblichsten Sites eine Chance. Es hilft, wenn Sie schon einmal Kontakt mit der Site hatten oder einen Fuß in der Tür haben, aber manchmal kann kalte Kontaktaufnahme zu Sites wirklich gut gehen. Glaube an dich selbst! Sie können eet machen.

3. Metriken

Manche Leute nehmen Metriken ernster als andere. Wenn es darum geht, eine potenzielle Ziel-Site zu bewerten, haben einige eine Mindest-DA, auf der sie bestehen, einige ein Minimum an Traffic.

Wenn diese für Sie einen Unterschied machen, fügen Sie Ihrem Blatt Spalten hinzu, um die Statistiken aufzunehmen. Dies wird den Überprüfungsprozess vereinfachen, während Sie später Ihre Liste durchgehen.

Wenn Sie es mit Metriken wirklich, WIRKLICH ernst meinen, können Sie dieser Spalte auch ein Farbcodierungssystem hinzufügen, damit Sie besser priorisieren können, welche Ziele verfolgt werden sollen:

Wenn Sie jedoch Relevanz priorisieren und Ihre Websites sorgfältig auf der Grundlage ihrer Zielgruppen auswählen, werden Metriken Ihr Schicksal nicht annähernd so stark bestimmen.

4. Pitch-Themen/-Titel

Der Abschnitt „Pitches“ ist nach Ihrer „Relevanz“-Spalte der zweitwichtigste, da er Ihnen hilft, die Relevanz Ihres Inhalts sowohl für das Publikum der Site als auch für Ihren Link zu ermitteln.

Außerdem sind alle Informationen zu einer Site, die Sie gesammelt haben, nicht nützlich, wenn Sie keinen Artikel im Sinn haben. Es gibt viele Autoren im Internet, und ein Redakteur könnte gerne jedem von ihnen Themen zuweisen. Der Reiz, SIE für ihre Site schreiben zu lassen, besteht darin, dass Sie Ihr eigenes, einzigartiges Thema vorschlagen.

Bei der Überprüfung einer Zielwebsite ist es wichtig, zu erkennen, welches Thema Sie behandeln können – und das so ziemlich sofort. Es kann einige Zeit dauern, das richtige Thema zu finden, aber Sie sollten in der Lage sein, einige Ideen ziemlich schnell im Kopf zu skizzieren, während Sie die Site erkunden.

Wenn Ihnen innerhalb weniger Minuten nach der Suche nach einer Website nicht mindestens ein relevantes Thema einfällt, sind Sie wahrscheinlich am falschen Ort.

Diese Spalte ist ein guter Ort, um Inhaltslücken auf der Website oder Artikel zu notieren, zu denen Sie eine Antwort oder eine Widerlegung schreiben könnten.

Unabhängig davon, ob Sie tatsächliche Artikeltitel für die Präsentation oder Schlüsselwörter auflisten, die Sie behandeln könnten, dieser Abschnitt ist eine gute Möglichkeit, sich daran zu erinnern, was genau Sie sich vorgestellt haben, als Sie es in Ihre Tabelle einfügen.

5. Kontaktinformationen

Hier sollten Sie alle Informationen platzieren, die Sie über die Person oder Personen finden, mit denen Sie in Ihrer Kontaktaufnahme sprechen werden.

Fügen Sie je nach Vorliebe E-Mails, soziale Kontakte, Telefonnummern usw. hinzu. Eine Möglichkeit, Ihre Informationen zu organisieren, besteht darin, separate Spalten für jede einzelne Kontaktmethode zu erstellen. Ich ziehe es jedoch immer vor, die relevanteste Form von Kontaktinformationen in die richtige Zelle einzugeben und dann eine Notiz zu erstellen, die alles enthält, was ich mir merken möchte:

Am wichtigsten ist, dass Sie den Namen und die Berufsbezeichnung Ihres Kontakts angeben. Der Namensteil ist offensichtlich: Sprechen Sie jemanden immer mit Namen an, wenn Sie ihm helfen können. Es ist nur höflich (und klug). Wenn Sie sich die Berufsbezeichnung Ihres Kontakts notieren, können Sie Ihre Kontaktaufnahme besser anpassen, da Sie wissen, welche Rolle er spielt und welche Art von Gespräch Sie erwarten sollten.

Auch wenn eine Website nur über ein Webformular verfügt (was sehr selten vorkommt, also weitersuchen!), fügen Sie diese URL in Ihr Dokument ein. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr suchen, wenn Sie das Webformular erneut verwenden müssen.

Erwähnenswert ist, dass Sie Informationen aufbewahren sollten, auch wenn sie nicht herauskommen. Wenn eine E-Mail-Adresse tot ist, machen Sie sich eine Notiz, die Sie daran erinnert. Abgesehen davon, dass Sie später Zeit sparen, können Sie Ihren Kontakt möglicherweise auch ansprechen, indem Sie erwähnen, dass eine andere Form der Kommunikation fehlgeschlagen ist. Das ist hilfreich für sie zu wissen und sie werden es Ihnen vielleicht danken.

6. HINWEISE

Hör mir ganz genau zu. Notizen sind dein Freund.

Frieeeend.

Kennen Sie all die seltsamen Informationen, die Ihnen beim ersten Betrachten einer Website einfallen? Etwas wie „Oh, sieh mal ein paar tote Links, die sie nicht repariert haben“ oder „Das sieht nach einem interessanten Beitrag aus“ kann dir später hilfreich sein.

Es ist erwähnenswert, wonach jede Site bei einem Autor sucht. Wenn ihnen klar ist, dass sie nur professionelle Autoren wollen, die die ganze Zeit etwas beitragen können, sollten Sie das wissen.

Hervorheben ist schwer.

Wenn sie überhaupt keine „Schreib für uns“-Seite haben, beachten Sie dies. Beachten Sie dies, wenn sie derzeit die Plattform wechseln oder ihren Redaktionskalender umstrukturieren. Wenn zwischen Einreichung und Veröffentlichung eine zweimonatige Wartezeit vergeht, beachten Sie dies. Beachten Sie dies, wenn eine Website auf eine bestimmte demografische Gruppe ausgerichtet ist.

Notieren Sie alle Dinge.

Worst-Case-Szenario: Sie haben eine Spalte, die Sie selten betrachten. Best-Case-Szenario: Sie erinnern sich an Details, die es Ihnen ermöglichen, einen gründlichen, durchdachten Pitch zu schreiben.

Notieren Sie alle Dinge.

7. Zusätzliche Spalten

Einige zusätzliche Spalten, die Sie in Betracht ziehen könnten, sind:

• „Präsenz von Influencern“
• Welche Autoren haben auch auf dieser Seite veröffentlicht? Sie könnten einen von ihnen um eine Einführung bitten oder vielleicht einfach nur mit ihnen korrespondieren.
• Linkinformationen
• Auf welche Landingpage möchten Sie verlinken? Welchen Ankertext würden Sie idealerweise verwenden?
• „Versuchsversuche“
• Wie viele Follow-ups habe ich gesendet? An welchen Daten habe ich diese Follow-ups gesendet? (Soll ich diese Leute noch in Ruhe lassen?)

Aber Sie werden lernen, Ihre Tabellenkalkulation nach Ihren individuellen Bedürfnissen zu kombinieren.

8. Blätter für die Outreach-Phasen

Der nächste Schritt besteht darin, Registerkarten in Ihrer Tabelle einzurichten, damit Sie organisieren können, in welcher Phase der Kontaktaufnahme Sie sich mit jeder Site befinden. Wenn Sie neue Websites kontaktieren, können Sie diese in eine andere Tabelle verschieben. Auf diese Weise können Sie nicht nur Ihre Sites in Ordnung halten, sondern Sie können auch schnell und einfach feststellen, mit wie vielen Sites Sie kommunizieren und wie nah sie an der Veröffentlichung sind.

Ich habe mich dafür entschieden, unsere anfängliche Zielliste als „Needs Outreach“ zu behandeln, was darauf hinweist, dass ich noch nicht versucht habe, diese Sites zu präsentieren. Ich werde es so benennen, indem ich unten auf dem Bildschirm auf den Pfeil neben „Blatt1“ klicke und dann „Umbenennen“ wähle:

Jetzt erstelle ich einen neuen Tab für „In Outreach“, der anzeigt, dass ich eine Nachricht oder einen Pitch gesendet habe. Ich kann dies tun, indem ich mein aktuelles Blatt dupliziere (um meine eingefrorenen oberen Zeilen- und Abschnittsköpfe beizubehalten), indem ich erneut den Pfeil in der Registerkarte am unteren Bildschirmrand auswähle. Wählen Sie diesmal „Duplizieren“:

...und benennen Sie diese Registerkarte entsprechend um.

Ich wiederhole diesen Vorgang, um weitere Registerkarten zu erstellen, je nachdem, wie ich meine Interessenten organisieren möchte. Für meine Tabelle möchte ich diese:

• „Braucht Öffentlichkeitsarbeit“
• Für Websites, die ich gefunden, aber noch nicht kontaktiert habe.
• „Im Einsatz“
• Für Websites, die ich mindestens einmal per E-Mail gesendet habe.
• Registerkarte „In Kommunikation“
• Für Websites, die sich an mich gemeldet haben.
• „Link erworben“
• Für Websites, auf denen ich erfolgreich veröffentlicht habe.
• „Nie geantwortet“
• Für Websites, von denen ich keine Antwort erhalten habe.
• "Tot"
• Für Sites, die mich gebeten haben, mich aus irgendeinem Grund nicht mehr zu kontaktieren (keine externen Beiträge annehmen, die Site schließen usw. - notieren Sie sich!).
• "In Wartestellung"
• Für Websites, die gebeten haben, mich zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu kontaktieren. Oder für Websites, auf die ich warte, wenn ich weiß, dass ein besser verknüpfbares Asset entwickelt wird.

Ich kann leicht zwischen diesen Registerkarten wechseln und Sites zwischen ihnen verschieben, während ich in meiner Beziehung zu jeder Site navigiere. Beachten Sie auch, dass Sie alle Registerkarten gleichzeitig durchsuchen können, indem Sie die Funktion "Strg + h" verwenden.

Schauen wir uns also an, was wir geschaffen haben.

Wir haben eine Tabelle mit relevanten Informationen zum Schreiben von Zielen. Jede Spalte dieser Tabelle dient als Teil einer Site-Qualitätsprüfung.

Ein Tool wie dieses kann Ihnen Stunden an Zeit und Kopfschmerzen ersparen.

In der heutigen Zeit kann die Verwendung einer Tabellenkalkulation wie dieser etwas grob erscheinen. Aber wenn es um vielseitige Organisation (und wieder mit dem kostenlosen Bit) geht, gibt es nur wenige Dinge, die eine gute Tabellenkalkulation übertreffen. Spielen Sie herum und sehen Sie, welche Spalten und Registerkarten für Sie am besten geeignet sind.