Soluciones impulsadas por la tecnología para la gestión del capital de trabajo

Publicado: 2023-05-28

Todos los días, se deben tomar decisiones estratégicas para monitorear, evaluar, proteger y optimizar el flujo de efectivo de su negocio.

Sin embargo, la carga de los datos fragmentados y los procesos obsoletos y engorrosos pueden dificultar su capacidad para administrar el capital de trabajo de su negocio de manera efectiva.

Con el aumento de las tasas de interés, la alta volatilidad del mercado y la incertidumbre económica en la mente de muchos, ahora es esencial implementar acciones para proteger los balances, anticipar las necesidades de efectivo y optimizar las operaciones para lograr un mayor control y visibilidad.

La gestión del capital de trabajo es un asunto apremiante. Los líderes empresariales y los equipos financieros deben aprovechar el poder tecnológico contable y financiero disponible para maximizar la eficiencia y mejorar las operaciones.

La importancia de la gestión del capital de trabajo

El capital de trabajo es un indicador clave de rendimiento (KPI) confiable al que los directores financieros (CFO) deben prestar atención. Esta relación, que es su activo circulante/pasivo circulante, es un fiel testigo de la salud financiera a corto plazo de su empresa.

Al considerar los activos y pasivos a corto plazo, puede determinar su capital de trabajo neto para evaluar el dinero disponible para cubrir sus gastos actuales. Le brinda una visión crítica de sus finanzas, ciclo de dinero y activos para tomar la decisión correcta y actualizar su estrategia general.

¿Por qué la gestión del capital de trabajo es crítica en este momento?

En el clima económico actual, administrar su capital de trabajo con mano de hierro es esencial para operar de manera efectiva y mantenerse competitivo. Después de todo, el flujo de efectivo es el principal generador de valor, y el riesgo de pasar por alto la gestión efectiva del capital de trabajo es difícil de pagar.

Especialmente en una recesión económica, con el aumento de las insolvencias y el aumento de las tasas de interés, la liquidez debe fluir y ser accesible en previsión de gastos y necesidades inesperados. Como era de esperar, los CFO están tratando de factorizar sus cuentas por cobrar o vender sus cuentas por cobrar para optimizar su flujo de efectivo.

Según Johannes Wehrmann, director general de ventas corporativas de Demica, un proveedor de plataformas de financiación de la cadena de suministro, ahora más empresas buscan instalaciones de financiación de capital circulante.

Administrar el efectivo de manera más eficiente y pagar deudas más altas mediante la venta de cuentas por cobrar es el mejor movimiento, y la administración efectiva del capital de trabajo es el mejor aliado para implementar esta estrategia.

Cómo la tecnología optimiza la gestión del capital circulante

Ahora más que nunca, los líderes empresariales deben fomentar la resiliencia y la agilidad dentro de sus organizaciones para ayudar a mitigar los riesgos potenciales actuales o futuros.

Hacer un seguimiento de sus finanzas, administrar su ciclo de pedido a cobro, reducir los días de ventas pendientes (DSO) y saber dónde está su dinero es esencial pero requiere mucho tiempo.

Aprovechar la tecnología para suavizar estos procesos es un cambio de juego.

Con el software adecuado, puede automatizar las operaciones contables, proporcionar herramientas de análisis financiero y de toma de decisiones, y mejorar la comunicación y la colaboración. Puede ahorrarle tiempo y dinero valiosos al reducir la necesidad de ingresar datos manualmente y mejorar la precisión. También facilita la previsión financiera y la elaboración de presupuestos y aborda la carga de datos fragmentados para asegurarse de que todos estén en sintonía con respecto a los asuntos financieros.

Los siguientes son algunos de los beneficios del uso de la tecnología para aumentar la gestión del capital de trabajo.

  • Agregación de datos: para varias empresas, los datos financieros se encuentran dispersos en múltiples plataformas, incluidas hojas de cálculo, documentos manuales o digitales, correspondencia por correo electrónico y plataformas de contabilidad o ERP.
    La introducción de nuevas soluciones tecnológicas reúne todos estos datos en una sola plataforma, brindándoles a usted y a su equipo una línea de visión clara sobre la salud financiera de su negocio.
    Esto permite una mejor gestión del capital de trabajo en todos los ámbitos para su organización.
  • Promover el análisis y la automatización: la tecnología le permite a usted y a sus equipos automatizar tareas manuales y obtener información y datos de administración de capital de trabajo más precisos y actualizados para su negocio.

¿Qué tipos de KPI deben monitorear los CFO?

Las empresas que aprovechan la tecnología y los datos para administrar su capital de trabajo pueden aumentar sus resultados. Según McKinsey, se debe centrar la atención en tres áreas clave para mejorar la gestión del capital circulante.

  • Construir una infraestructura de datos centralizada: esto es esencial para evitar pérdidas de ingresos causadas por datos desconectados, fragmentados e inexactos (ya sea información de clientes obsoleta, facturas incorrectas u hojas de cálculo desordenadas).
    Al centralizar los datos y confiar en el software apropiado, puede resolver fácilmente el problema de la hemorragia de efectivo.
  • Monitoreo de los KPI correctos mientras implementa soluciones para administrar el capital de trabajo: si desea evaluar la eficiencia de su estrategia de administración de capital de trabajo, debe monitorear de cerca los KPI relevantes para acceder a información detallada.
    La previsión precisa a través de KPI permite tomar decisiones basadas en datos para anticipar amenazas a su flujo de caja, como escasez de inventario y sobreventa.
  • Implementación de informes prospectivos: confiar en la gestión manual de proveedores y los procesos de pago en las cadenas de suministro y más allá solo puede obstaculizar su competitividad y la eficiencia de sus operaciones.
    La automatización de las cuentas por pagar y las soluciones de capital de trabajo le brinda más flexibilidad para pagar a sus proveedores y recibir pagos a cambio, lo que acelera su flujo de caja.

La siguiente imagen detalla los KPI esenciales que deben estar en el radar de un CFO.

un ejemplo de los KPI que podría incorporar el tablero mensual de un CFO

Fuente: McKinsey

Tipos de soluciones de gestión del capital circulante

La optimización de la gestión del capital de trabajo va de la mano con mantenerse al tanto de sus clientes y administrar sus cuentas por cobrar, ya que es la principal fuente de sangrado de efectivo. Implica la laboriosa tarea de segmentar su cartera de clientes mediante la identificación y priorización de clientes de alto riesgo y morosos en serie (o todavía no).

Por supuesto, puedes pedirles a tus empleados que realicen esta tediosa tarea o encargarte tú mismo, como hacen muchos dueños de negocios. Sin embargo, también tiene la opción de invertir en algoritmos de clasificación avanzados para categorizar sin problemas a sus clientes según su riesgo para limitar su exposición a los perfiles más riesgosos.

¿Cómo?

Mediante el uso de software de gestión de capital de trabajo. Se contactará a los clientes relevantes inmediatamente después de la emisión de la factura para garantizar que cobre sus tarifas más rápido y mantenga sus cuentas por cobrar bajo control.

Las mejores soluciones de gestión del capital circulante incluyen software y servicios que ayudan a mitigar el riesgo y optimizar el flujo de caja de su empresa. Aprovecha las soluciones de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, la gestión de préstamos y la gestión y optimización de la facturación.

Software de automatización de cuentas por cobrar

Confiar únicamente en la tecnología ERP y CRM no es sostenible. Solo recopila datos más dispersos y desagregados para procesar. Además, apegarse a los procesos manuales puede afectar negativamente la moral y los costos de su equipo al acumular demasiados procesos propensos a errores. Con el software de cuentas por cobrar, puede:

  • Confíe en las soluciones de cobro automatizado para contactar a los clientes. Esto los incentiva a pagar lo antes posible. El software genera correos electrónicos de recordatorio unos días antes de la fecha de vencimiento para garantizar que los clientes recuerden sus tarifas.
  • Evita retrasos en los pagos. Ofrezca a los clientes un proceso de pago de un solo paso accesible para todos los métodos de pago (Stripe, débito directo, ACH o transferencia EE).
  • Usa una estrategia personalizada. Descubra qué funciona mejor para cada cliente. Algunos pueden responder más a los correos electrónicos que a los mensajes de texto, mientras que otros pueden responder mejor a las llamadas del equipo de control de crédito.

Software de automatización de cuentas por pagar

El software de automatización de cuentas por pagar permite a las organizaciones compradoras recibir facturas, gestionar aprobaciones y procesar pagos sin problemas. Con este software, usted puede:

  • Habilitar facturación electrónica. Esto reemplaza los métodos obsoletos basados ​​en papel que, con demasiada frecuencia, provocan la pérdida de datos o errores. Algunas soluciones incluso pueden convertir facturas en papel a electrónicas utilizando inteligencia artificial para extraer y almacenar datos relevantes en el almacenamiento basado en la nube.
  • Permitir una fácil reconciliación. Almacene datos relevantes o redirija automáticamente a los equipos apropiados para su revisión. Este proceso automatizado ahorra a los equipos un tiempo considerable, ya que la reconciliación es un proceso bien conocido, engorroso, aunque crucial.
  • Disponer de archivo y seguridad de datos. Todo lo que necesita es de fácil acceso para todos sus departamentos y está listo para usar con fines de auditoría. Como resultado, fortalece la coordinación dentro de su equipo y facilita la comunicación.

4 beneficios del software de gestión de capital de trabajo

1. Procesos automatizados

La gestión del capital de trabajo mejora una vez que se automatiza la función de contabilidad. Es una estrategia óptima para recaudar más efectivo y reducir su DSO mientras aumenta la productividad de sus equipos y se enfoca en operaciones de valor agregado.

2. Eficiencia maximizada

El software de automatización de cuentas por pagar y por cobrar puede simplificar el procesamiento y el seguimiento de las facturas. Ayuda a reducir los errores de pago y detecta pagos duplicados o fraudulentos. Las soluciones automatizadas son fáciles de integrar en sus sistemas financieros existentes, por lo que no tiene que preocuparse por el flujo de datos y la comunicación.

3. Costo y productividad optimizados

Los procesos de recopilación manual son largos y consumen mucho tiempo en contextos B2C o B2B, lo que perjudica la productividad.

La recogida manual implica:

  • Ponerse en contacto con los clientes para confirmar la recepción de la factura e incentivarlos a que le paguen lo antes posible.
  • Enviar un correo electrónico de recordatorio unos días antes de la fecha de vencimiento para asegurarse de que el cliente no se haya olvidado de sus tarifas.
  • Llamar o enviar correos electrónicos a los clientes para recordarles nuevamente.

Para las empresas B2B, el proceso es aún más arduo, especialmente en ausencia de un equipo de control de crédito dedicado, como es el caso de las pymes.

Además de sus responsabilidades y deberes existentes, los empleados deben:

  • Dedique tiempo a identificar a los morosos.
  • Priorizar la urgencia de los pagos.
  • Contacto y seguimiento con clientes individuales hasta asegurar la recepción de pagos atrasados.
  • Comience con correos electrónicos de recordatorio, luego cambie a cartas, llamadas telefónicas e incluso avisos legales cuando hayan pasado los marcadores de tiempo específicos establecidos en su protocolo de recolección.

La automatización elimina dichos procesos manuales y les devuelve tiempo a los empleados para que se concentren en tareas de mayor valor agregado.

La automatización de cuentas por pagar también puede reducir el costo del procesamiento de facturas al reducir la cantidad de entrada de datos involucrada en el proceso y eliminar el almacenamiento de documentos, el franqueo y los costos de producción de facturas. La automatización de cuentas por cobrar tiene el mismo impacto positivo en sus finanzas.

4. Mejora de las relaciones con los clientes

La automatización de cuentas por pagar puede aumentar la transparencia de su negocio, ya que integra todas las reglas de cumplimiento dentro del sistema. Ayuda a mitigar los riesgos y prevenir el fraude al detectar de inmediato facturas duplicadas, cargos adicionales y actividad fraudulenta.

La automatización de su función de contabilidad ayuda a mejorar las relaciones con los clientes a través de una mejor comunicación. El pago se hace más fácil para el cliente, además de recibir un recordatorio de pago y, por lo tanto, puede desbloquear sus ingresos pendientes mientras mantiene buenas relaciones con sus clientes.

Las soluciones automatizadas de cuentas por cobrar segmentan a sus clientes separando a los clientes leales con un buen historial de comportamiento de pago de los pagadores en serie tardíos. También utiliza un tono de voz diferente para cada uno de ellos, ya sea un empujón suave o un enfoque más estricto.

La inteligencia artificial puede establecer estrategias de seguimiento creativas al evaluar la frecuencia ideal de los recordatorios de pago y confiar en la comunicación omnicanal. Por ejemplo, puede incluso adaptar el mensaje a su destinatario según la edad o imitar su estilo.

El desafío del capital de trabajo

Ahora está claro que la gestión del capital de trabajo debe estar en lo más alto de la agenda de los CFO, pero está lejos de ser el caso.

En un webcast reciente de Deloitte, los participantes evaluaron mal la capacidad de su organización para impulsar el rendimiento del capital de trabajo y admitieron que estaban "algo o muy preocupados".

Cualquier empresa que intente impulsar el crecimiento liberando efectivo debe abordar el desafío de la gestión del capital de trabajo aprovechando el poder de la tecnología y la automatización.

Comprender los componentes clave de la automatización contable. Vea cómo la tecnología puede optimizar los procesos de gestión financiera de su empresa.